Представете си следното: като финансов контрольор получавате спешно искане от ръководството относно маржовете на конкретен проект. Данните се намират в Business Central, но превръщането им в използваем отчет обикновено отнема дни. Трябва да изчакате, докато ИТ отделът разполага с време, някой трябва да създаде потребителски отчет, а докато той е готов, информацията вече е остаряла.

Ситуация, която много контрольори ще разпознаят. Финансовите екипи постоянно са подложени на натиск да предоставят бързо отговори. Ето защо все повече контрольори искат да работят директно със своите данни - без да зависят от други. В този блог Елиелма Силва, старши консултант Exsion Reporting в Exsion365, обяснява как контрольорите могат да се превърнат в истински експерти по данни и кои инструменти могат да подпомогнат тази трансформация.

Защо контрольорите се превръщат в експерти по данни

Ролята на контролера се промени значително през последните години. Вече не сте отговорни само за наблюдението на числата - от вас се очаква да предоставяте и прозрения, които подпомагат вземането на стратегически решения. Тази промяна изисква проактивно мислене и правилните инструменти.

Като консултант често виждам как контрольорите са разочаровани от липсата на гъвкавост в процесите на отчитане. Не искате да разчитате на ИТ за всеки отчет, от който се нуждаете. Вече имате финансовата експертиза - това, което често ви липсва, са инструментите, които да превърнат тази експертиза в приложими, персонализирани отчети.

• Предизвикателствата при изготвянето на отчети в Business Central

Microsoft Dynamics Business Central е мощна ERP система, която се използва от много компании. Но когато става въпрос за отчитане, често възникват предизвикателства.

В Business Central се съхраняват множество финансови данни, но достъпът до тях и ефективното им използване невинаги са лесни. Контролерите често се борят с комбинирането на данни от множество таблици, бързото обновяване на отчетите или самостоятелното модифициране на отчетите - без да се налага да се обаждат на ИТ отдела.

Често срещаните предизвикателства включват:

• Преформатиране на отчети всеки път от нулата
• Разчитане на външни консултанти за сложни отчети
• затруднения да се реагира бързо на спешни въпроси от ръководството или одиторите
• Трудно - или дори невъзможно - комбиниране на множество източници на данни

Excel: надеждната среда на контролера

Повечето контрольори работят с Excel всеки ден и се чувстват комфортно, когато го използват. Истинският проблем е разликата между Business Central и Excel.

Като контрольор вие вече сте експерт по Excel. Знаете как да използвате формулите и как да представяте данните ясно. Това, от което се нуждаете, е мост между вашата ERP система и Excel - така че да можете да прилагате уменията си в Excel директно към данните от Business Central.

Точно това предлага инструмент като Exsion Reporting. Като свързват Excel директно с Business Central, контрольорите могат да създават мощни отчети, използвайки познатата им среда на Excel.

Как да създавате свои собствени мощни отчети

С правилните инструменти можете да поемете пълен контрол върху процеса на изготвяне на отчети. Започнете с малки стъпки и изграждайте оттук нататък.

Един чудесен пример идва от строителна компания, която използва Exsion за бюджетен контрол. Те се занимават със сложни бюджети, които обхващат множество строителни фази - от основите до завършването. С традиционните инструменти им отнема дни, за да получат ясен преглед. Сега с едно кликване те опресняват отчета и веднага виждат как действителните разходи се съпоставят с бюджета.

Предимства на отчитането на самообслужване

Контрольорите, които могат сами да създават отчети, бързо виждат ползите:

1. Спестяване на време: Един клиент ми каза, че неговите контрольори са прекарвали часове в оформяне на отчети, експортирани от Business Central. Сега те създават отчета веднъж и го обновяват с едно кликване - без повече повтарящо се форматиране.
2. Гъвкавост: Вече не сте зависими от другите. Ако одитор или изпълнителен директор поиска конкретни данни, можете да ги предоставите за минути.
3. По-дълбоки прозрения: Като контрольор вие разбирате финансовия контекст и сега имате пряк достъп до данните - това ви позволява да откриете модели и неефективност, които другите могат да пропуснат.
4. Разходна ефективност: Няма нужда от големи внедрявания на BI за сравнително прости отчети. Много компании използват Exsion заедно с Power BI - Power BI за стандартни информационни табла, а Exsion за ad hoc анализи и отчети.

Започнете пътуването си като експерт по данни днес

Като администратор сте на кръстопът. Можете да продължите да чакате другите да ви предоставят данните, от които се нуждаете, или можете да поемете контрола сами. С инструментите, които се интегрират безпроблемно както с Business Central, така и с Excel, разполагате с всичко необходимо, за да се превърнете в истински експерт по данните във вашата организация.

Според мен изборът е ясен. Контрольорите, които предприемат тази стъпка, не само пестят време, но и предоставят по-остри прозрения и допринасят по-стратегически за бизнеса.

Искате да научите повече?

Любопитно ви е как можете да създавате мощни отчети, без да разчитате на ИТ?
Свържете се с нас за безплатна демонстрация и открийте колко лесно може да бъде това.