Stel je voor: je krijgt als controller een dringende vraag van de directie over de marges van een specifiek project. De cijfers zitten in Business Central, maar het omzetten naar een bruikbaar rapport kost normaal gesproken dagen. Je moet wachten tot de IT-afdeling tijd heeft, iemand moet een aangepast rapport bouwen, en tegen de tijd dat je het hebt, is de informatie alweer verouderd. Een scenario dat voor veel controllers herkenbaar is. Financiële afdelingen staan voortdurend onder druk om snel met antwoorden te komen. Controllers willen daarom steeds vaker zelf aan de slag met hun data, zonder afhankelijk te zijn van anderen.

In deze blog vertelt Elielma Silva, Senior Consultant Exsion Reporting bij Exsion365, hoe je je als controller kunt ontwikkelen tot data-expert en welke tools je daarbij helpen.

Waarom controllers steeds meer data-experts worden

De rol van de controller is de afgelopen jaren drastisch veranderd. Je bent niet langer alleen verantwoordelijk voor het bewaken van de cijfers – je moet ook inzichten leveren die de bedrijfsstrategie ondersteunen. Dit vraagt om een proactieve houding en de juiste tools. Als consultant zie ik steeds vaker dat controllers gefrustreerd raken door het gebrek aan flexibiliteit in hun rapportageprocessen. Je wilt niet afhankelijk zijn van de IT-afdeling voor elk rapport dat je nodig hebt. Als controller heb je de financiële kennis al in huis, maar mis je vaak de tools om die kennis om te zetten in bruikbare rapportages.

• De uitdagingen van rapportage in Business Central

Microsoft Dynamics Business Central is een krachtig ERP-systeem dat door veel Nederlandse bedrijven wordt gebruikt. Maar als het op rapportage aankomt, zijn er uitdagingen.

Business Central bevat enorm veel waardevolle financiële data, maar het ontsluiten van die data is niet altijd eenvoudig. Als controller worstel je vooral met het combineren van data uit verschillende tabellen, het snel vernieuwen van rapportages, en het zelfstandig aanpassen van bestaande rapporten zonder hulp van IT.

Enkele veelvoorkomende uitdagingen zijn:

• Het formatteren van rapporten kost elke keer opnieuw tijd
• Voor complexe rapportages ben je afhankelijk van externe consultants
• Bij een snelle vraag van directie of accountant duurt het te lang om een rapport te maken
• Het combineren van verschillende databronnen is lastig of zelfs onmogelijk

Excel als vertrouwde omgeving voor de controller

De meeste controllers werken dagelijks met Excel en voelen zich daar comfortabel bij. Het probleem is vaak de kloof tussen Business Central en Excel.

Als controller ben je in feite een Excel-expert. Je weet precies welke formules je moet gebruiken en hoe je data moet visualiseren. Wat je nodig hebt, is een brug tussen je financiële systeem en Excel, zodat je je Excel-kennis kunt toepassen op je Business Central-data.

Dit is precies waar een tool als Exsion Reporting op inspeelt. Door een directe verbinding tussen Excel en Business Central te maken, kun je als controller je vertrouwde Excel-omgeving gebruiken om krachtige rapportages te bouwen.

Hoe bouw je zelf krachtige rapportages?

Met de juiste tools kun je als controller zelf aan de slag met het bouwen van rapportages. Begin klein en bouw vanuit daar verder. Een mooi voorbeeld komt van een constructiebedrijf dat Exsion gebruikt voor budgetcontrole: ze hebben te maken met een complex budget met verschillende fasen van constructie, van de voorbereiding van de grond tot het bouwen zelf. Met traditionele methoden duurde het dagen om een goed overzicht te krijgen. Nu vernieuwen ze hun rapport met één klik en hebben ze meteen inzicht in hoe de kosten zich verhouden tot het budget.

De voordelen van zelfstandige rapportage

Als controller die zelf rapportages kan bouwen, pluk je direct de vruchten:

1.         Tijdsbesparing: Een klant vertelde me dat hun controllers vroeger uren bezig waren met het formatteren van rapporten die ze uit Business Central downloadden. Nu bouwen ze het rapport één keer en vernieuwen ze het met één klik, zonder opnieuw te formatteren.

2.         Flexibiliteit: Je bent niet meer afhankelijk van anderen. Als een accountant of auditor onverwacht om informatie vraagt, heb je die binnen enkele minuten beschikbaar.

3.         Diepere inzichten: Doordat je als controller zowel de financiële kennis als de datatoegang hebt, kun je verbanden leggen die anderen missen. Een van onze klanten ontdekte inefficiënties in hun inkoopproces die ze anders nooit hadden gezien.

4.         Kostenefficiëntie: Je hoeft geen grote BI-implementaties te doen voor relatief eenvoudige rapportages. Veel bedrijven gebruiken Exsion naast Power BI, waarbij Power BI wordt gebruikt voor vaste dashboards en Exsion voor ad-hoc analyses en rapportages.

Begin vandaag nog als data-expert

Als controller sta je op een kruispunt. Je kunt blijven wachten op anderen om je van de juiste data te voorzien, of je kunt zelf de controle nemen. Met tools die naadloos integreren met zowel Business Central als Excel, heb je alles wat je nodig hebt om je te ontwikkelen tot een echte data-expert binnen je organisatie.

Wat mij betreft, is de keuze eenvoudig. Controllers die zich ontwikkelen tot data-experts worden waardevoller voor hun organisatie en hebben meer impact op strategische beslissingen. Je bespaart niet alleen tijd, maar levert ook betere inzichten.

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe je als controller krachtige rapportages kunt bouwen zonder afhankelijk te zijn van IT? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo en ontdek hoe eenvoudig het kan zijn.