Ein einziges falsch ausgefülltes Feld in Business Central, und schon kann man als Controller einen halben Tag damit verbringen, herauszufinden, warum die Zahlen nicht stimmen. Kommt Ihnen das bekannt vor? Ein Großteil des Ärgers bei der Berichterstattung beginnt nicht im Reporting, sondern bei der Dateneingabe. Thomas Werkhoven, Geschäftsführer von Exsion 365 und selbst noch Controller, erklärt, warum Exsion seit diesem Jahr Field Validation von 2-Controlware einsetzt und wie saubere Daten an der Quelle die Berichterstattung zuverlässig halten.

Fehler in Ihrer Berichterstattung beginnen bei der Dateneingabe

Mangelhafte Daten in Ihrer Berichterstattung haben ihren Ursprung fast immer bei der Eingabe, nicht im Bericht selbst. Thomas sieht das von beiden Seiten. „Ich bin Inhaber von Exsion, komme aber auch als Controller oder CFO zu Kunden. Und da sieht man, wo es schiefgeht: Jemand füllt ein Feld falsch aus, und ab diesem Moment sitzt der Fehler in Ihren Daten.“ Ein einziges vergessenes Feld zieht sich durch jeden Bericht, den Sie danach ausführen. Sie bemerken es erst, wenn die Zahlen bereits vorliegen, und dann beheben Sie Fehler, anstatt sich anzusehen, was die Zahlen Ihnen sagen.

Exsion kann Fehler bereits aufspüren, sie zu verhindern ist der nächste Schritt

Exsion Reporting ist gut im Aufspüren. Sie führen einen Validierungsbericht aus und sehen sofort, wo etwas nicht stimmt, beispielsweise eine Buchung auf dem falschen Konto oder eine fehlende Dimension. „Exsion ist der Detektiv, es stellt fest, was schiefläuft“, erklärt Thomas. Sie können Ihren Bericht so oft anpassen, wie Sie wollen, aber dann spüren Sie Fehler immer erst auf, nachdem sie bereits gemacht wurden. Im nächsten Monat tippt wieder jemand dasselbe Feld falsch ein. Der eigentliche Gewinn liegt also nicht im besseren Aufspüren, sondern in der Vermeidung, und das funktioniert nur, wenn die Daten an der Quelle stimmen.

Was Field Validation tut

Field Validation von 2-Controlware legt Regeln für Felder in Business Central fest. Wenn etwas vergessen oder falsch ausgefüllt wird, können Sie erst fortfahren, wenn es richtig ist. Sie bestimmen selbst, wann eine Regel gilt, damit Anwender keine Meldungen im falschen Moment erhalten. Thomas nennt Beispiele aus der eigenen Verwaltung von Exsion. „Für einen Kunden mit einer EU-Umsatzsteuer-Geschäftsbuchungsgruppe muss eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eingetragen werden. Eine Rechnungs-E-Mail-Adresse muss vorhanden sein, damit die Rechnung am richtigen Ort landet. Und für Verträge erfassen wir den richtigen Abgrenzungscode zusammen mit dem Enddatum und der Partnerdimension.“

Die Kombination macht es stark

Field Validation und Exsion Reporting verstärken sich gegenseitig. „Exsion stellt fest, was schiefläuft, und mit Field Validation sorgen Sie dafür, dass es nicht wieder vorkommt“, sagt Thomas. Manchmal fängt man einen Fehler mit Exsion innerhalb des Business Central-Standards ab. In anderen Fällen ist eine Validierung eines Feldes genau das, was Sie brauchen. Auf diese Weise decken Sie die gesamte Kette ab, von der Eingabe bis zur Berichterstattung.

Warum 2-Controlware

Dass es 2-Controlware wurde, fühlte sich logisch an. „Der Gründer ist Wirtschaftsprüfer, genau wie ich, und er arbeitet selbst seit Jahren mit Exsion“, sagt Thomas. Sie trafen sich auf einem Kundentag eines gemeinsamen Partners und führen nun gemeinsam Webinare durch. „Während er seit Jahren ein Fan von Exsion ist, bin ich ein Fan von seiner Field Validation geworden.“ Kein Zufall, denn sie betrachten Daten auf dieselbe Weise: besser direkt an der Quelle richtig als nachträglich repariert.

Die ersten Erfahrungen

Exsion setzt Field Validation erst seit wenigen Monaten ein, daher ist Thomas vorsichtig mit harten Zahlen. „Was mir auffällt, ist, dass die Quelldaten sauberer ankommen und wir weniger Zeit für die Nacharbeit aufwenden müssen.“ Er sieht einen breiteren Wandel. „In den letzten Jahren nutzen Controller Exsion zunehmend nicht nur für die Berichterstattung, sondern auch zur Überprüfung ihrer Zahlen.“ Für ihn ist Field Validation der nächste Schritt: nicht nur zu sehen, dass etwas falsch ist, sondern zu verhindern, dass es passiert.

Möchten Sie selbst saubere Daten an der Quelle?

Arbeiten Sie mit Business Central und kennen Sie diese Flut von Dateneingabefehlern? Saubere Daten an der Quelle und eine zuverlässige Berichterstattung in Excel gehören zusammen. Setzen Sie sich mit Exsion 365 in Verbindung und wir zeigen Ihnen, wie diese Kombination in Ihrer Situation funktioniert.

Thomas Werkhoven is Geschäftsführer von Exsion 365 und arbeitet weiterhin als Controller.