Das Erstellen von Management-Berichten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central Daten muss nicht kompliziert sein. Mit dem richtigen Ansatz kann Ihr Finanzteam Echtzeit-Excel-Berichte erstellen, die sich mit einem einzigen Klick aktualisieren. Exsion365 macht dies ganz einfach, indem es Excel direkt mit Ihren Business Central-Daten verbindet, sodass Sie Datenexporte komplett überspringen können.

Diese Anleitung führt Sie durch sieben praktische Schritte zur Erstellung von Management-Berichten in Excel unter Verwendung von Live-Daten aus Business Central. Sie erfahren, wie Sie Ihre Verbindung einrichten, flexible Vorlagen entwerfen und Erkenntnisse liefern, auf die Ihr Führungsteam sofort reagieren kann.

Kurzanleitung: So erstellen Sie Management-Berichte in Excel in 7 einfachen Schritten

1. Definieren Sie Ihreberichtsanforderungen – Identifizieren Sie die spezifischen Kennzahlen und KPIs, die Ihr Management-Team verfolgen muss.

2. Richten Sie Ihre Excel-zu-Business-Central-Verbindung ein – Stellen Sie mithilfe von Exsion365 eine direkte Verbindung zwischen Excel und Ihren BC-Daten her.

3. Wählen Sie die relevanten Business Central-Tabellen aus – Wählen Sie die Datenquellen aus, die Ihre Finanz- und Betriebsinformationen enthalten.

4. Erstellen Sie Ihr Berichtslayout in Excel – Entwerfen Sie eine klare, lesbare Struktur für die Präsentation Ihrer Daten.

5. Fügen Sie Formeln und Berechnungen hinzu – Erstellen Sie die Analyselogik, die Rohdaten in umsetzbare Erkenntnisse verwandelt.

6. Konfigurieren Sie die automatische Datenaktualisierung – Richten Sie eine Ein-Klick- oder geplante Aktualisierung ein, um die Berichte aktuell zu halten.

7. Verteilen und teilen Sie Ihre Berichte – Liefern Sie fertige Berichte an die Stakeholder in ihrem bevorzugten Format.

So erstellen Sie Echtzeit-Management-Berichte in Excel aus Business Central

1. Definieren Sie Ihre Berichtsanforderungen

Beginnen Sie damit, genau die Kennzahlen aufzulisten, die Ihr Management-Team am häufigsten anfordert. Typische Beispiele sind der Umsatz nach Produktlinie, das Alter offener Forderungen, Cashflow-Prognosen und Gewinnmargen nach Abteilung. Sprechen Sie mit Ihrem CFO und Ihren Betriebsleitern, um zu verstehen, welche Zahlen ihre Entscheidungen beeinflussen.

Dokumentieren Sie auch die Berichtshäufigkeit. Einige Berichte laufen in einem monatlichen Zyklus, während andere wöchentliche oder tägliche Updates erfordern. Wenn Sie dies im Voraus wissen, können Sie Berichte entwerfen, die den tatsächlichen Geschäftsrhythmen entsprechen.

2. Richten Sie Ihre Excel-zu-Business-Central-Verbindung ein

Eine direkte Verbindung zwischen Excel und Business Central macht den manuellen Export von Daten überflüssig. Installieren Sie ein Excel-Add-In, das eine Verbindung zu Ihrer BC-Umgebung herstellt. Diese Verbindung berücksichtigt Ihre vorhandenen Business Central-Benutzerberechtigungen, sodass die Datensicherheit gewahrt bleibt.

Nach der Installation authentifizieren Sie sich mit Ihren Microsoft-Anmeldedaten. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten und erfordert kein Eingreifen Ihrer IT-Abteilung. Sie sehen die verfügbaren Business Central-Tabellen und -Felder direkt in der Excel-Multifunktionsleiste.

3. Wählen Sie die relevanten Business Central-Tabellen aus

Business Central speichert Daten in mehreren Tabellen. Für die Finanzberichterstattung greifen Sie in der Regel auf die Tabellen Sachkonteneinträge, Debitorenposten und Kontenrahmen zu. Betriebsberichte können aus den Tabellen Verkaufszeilen, Einkaufszeilen oder Artikeleinträge stammen.

Filtern Sie Ihre Datenauswahl so, dass sie nur die Datensätze enthält, die Sie tatsächlich benötigen. Dies hält Ihre Berichte schnell und fokussiert. Wenn Sie beispielsweise eine monatliche GuV erstellen, filtern Sie nach dem Buchungsdatum, um nur die aktuelle Periode abzurufen.

4. Erstellen Sie Ihr Berichtslayout in Excel

Gestalten Sie Ihren Bericht mit dem Endleser im Blick. Platzieren Sie Zusammenfassungen ganz oben, wo Führungskräfte zuerst hinschauen. Verwenden Sie klare Überschriften und eine konsistente Formatierung im gesamten Dokument. Gruppieren Sie zusammengehörige Kennzahlen, damit der Bericht eine logische Geschichte erzählt.

Erwägen Sie, separate Arbeitsblätter für verschiedene Zielgruppen zu erstellen. Ihr CFO wünscht sich vielleicht allgemeine Zusammenfassungen, während Abteilungsleiter Details auf Transaktionsebene benötigen. Die Arbeitsblattstruktur von Excel ermöglicht es Ihnen, beide Anforderungen in einer einzigen Arbeitsmappe zu erfüllen.

5. Fügen Sie Formeln und Berechnungen hinzu

Excel-Formeln verwandeln rohe Business Central-Daten in aussagekräftige Analysen. Verwenden Sie SUMMEWENN, um Beträge nach Konto oder Abteilung zu aggregieren. Nutzen Sie die bedingte Formatierung, um Abweichungen hervorzuheben, die Schwellenwerte überschreiten. Erstellen Sie Trendberechnungen, die aktuelle Ergebnisse mit früheren Perioden vergleichen.

Halten Sie Formeln einfach und gut dokumentiert. Fügen Sie Zellkommentare hinzu, die komplexe Berechnungen erklären. Dies erleichtert die Wartung, wenn Sie oder ein Kollege den Bericht Monate später aktualisieren müssen.

6. Konfigurieren Sie die automatische Datenaktualisierung

Die wahre Stärke der Live-Berichterstattung in Business Central liegt in der Aktualisierung der Daten mit einem einzigen Klick. Nach der Ersteinrichtung dauert das Aktualisieren eines Berichts Sekunden statt Stunden. Sie können auch automatische Aktualisierungen planen, die über Nacht laufen, sodass Ihre Berichte am Morgen immer die finalen Zahlen von gestern enthalten.

Testen Sie Ihren Aktualisierungsvorgang nach Layoutänderungen. Überprüfen Sie, ob neue Daten korrekt eingepflegt und Formeln wie erwartet neu berechnet werden. Diese kleine Qualitätskontrolle verhindert Überraschungen bei der Weitergabe von Berichten an das Management.

7. Verteilen und teilen Sie Ihre Berichte

Speichern Sie Ihre fertigen Berichte an einem gemeinsamen Ort, auf den alle Beteiligten zugreifen können. SharePoint und OneDrive lassen sich hervorragend in Excel integrieren, wodurch Formatierungen erhalten bleiben und eine Versionsverfolgung möglich ist. Für Empfänger, die keine Live-Daten benötigen, exportieren Sie einen PDF-Schnappschuss.

Erwägen Sie die Einrichtung eines E-Mail-Verteilers für wiederkehrende Berichte. Die Empfänger erhalten die neuesten Zahlen, ohne sich in irgendeinem System anmelden zu müssen. Dies baut Hürden ab und erhöht die Akzeptanz von Berichten in Ihrem Unternehmen.

Warum benötigen Finanzteams Echtzeit-Berichte aus Business Central?

Finanzteams verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitswoche mit der Erstellung von Berichten. Untersuchungen zur Automatisierung der Finanzberichterstattung zeigen, dass die Reduzierung der manuellen Datenverarbeitung Controllern den Rücken freihält, damit sie sich auf Analysen und strategische Beratung konzentrieren können. Wenn Ihre Zahlen immer aktuell sind, können Sie Fragen des Managements in Minuten statt in Stunden beantworten.

Der Echtzeitzugriff verbessert zudem die Genauigkeit. Jeder manuelle Export und Kopiervorgang birgt das Risiko von Fehlern. Eine direkte Verbindung zu Business Central sorgt dafür, dass Ihre Excel-Zahlen immer mit dem Quellsystem übereinstimmen.

Was sind die Vorteile von Ad-hoc-Berichten ohne IT-Unterstützung?

Traditionelle BI-Plattformen erfordern oft die Einbindung von Entwicklern für jede neue Berichtsanfrage. Dies führt zu Engpässen und Verzögerungen. Self-Service-Tools ermöglichen es Finanzexperten, ihre eigenen Ad-hoc-Berichte zu erstellen, sobald eine neue Frage auftaucht.

Sie gewinnen an Flexibilität, um Daten unabhängig zu untersuchen. Wenn ein Manager nach der Leistung eines bestimmten Produkts im letzten Quartal fragt, können Sie diese Informationen sofort abrufen. Keine Tickets, keine Wartezeiten, kein Hin und Her mit technischen Teams.

Wie Exsion365 Ihnen hilft, Echtzeit-Management-Berichte zu erstellen

Exsion365 verbindet Excel ohne komplexe Einrichtung direkt mit Ihren Business Central-Daten. Sie arbeiten in der vertrauten Excel-Umgebung und greifen gleichzeitig auf Live-Informationen aus Ihrem ERP zu. Berichte werden mit einem Klick aktualisiert, und Ihre Business Central-Berechtigungen sorgen für die Sicherheit der Daten.

Die Lösung unterstützt mandantenübergreifende Berichterstattung, sodass Sie Zahlen über verschiedene Einheiten hinweg konsolidieren können, ohne zwischen den Umgebungen wechseln zu müssen. Finanzteams in mehr als 21.000 Unternehmen nutzen Exsion365, um die Berichtszeit zu verkürzen und die Datengenauigkeit zu verbessern.

Bereit, Ihre Berichterstattung in Business Central zu vereinfachen? Vereinbaren Sie eine Demo, um zu sehen, wie Exsion365 zu Ihren spezifischen Anforderungen passt.

FAQs zum Erstellen von BC-Management-Berichten in Excel

Kann ich mandantenübergreifende Berichte aus Business Central in Excel erstellen?

Ja, die mandantenübergreifende Berichterstattung wird vollständig unterstützt. Mit Exsion365 können Sie Daten von mehreren Business Central-Mandanten in einer einzigen Excel-Arbeitsmappe zusammenführen. Dies macht die konsolidierte Berichterstattung ohne manuelles Zusammenführen ganz einfach.

Benötige ich IT-Hilfe, um die Excel-Berichterstattung aus Business Central einzurichten?

Nein, Sie benötigen keine Unterstützung durch die IT. Exsion365 wird als Excel-Add-In installiert und nutzt Ihre vorhandenen Business Central-Anmeldedaten. Der Einrichtungsprozess dauert nur wenige Minuten, und Sie steuern selbst, auf welche Daten Sie zugreifen.

Wie oft kann ich meine Business Central-Berichte aktualisieren?

Sie können die Berichte jederzeit mit einem einzigen Klick aktualisieren, wenn Sie aktuelle Zahlen benötigen. Exsion365 bietet über ExsionTime auch geplante Aktualisierungsoptionen, sodass sich Berichte in festgelegten Intervallen automatisch aktualisieren können.

Was passiert mit meinen vorhandenen Excel-Kenntnissen und Vorlagen?

Ihre Excel-Kenntnisse lassen sich direkt übertragen. Exsion365 bringt Business Central-Daten in das Standard-Excel, sodass Sie dieselben Formeln, Formatierungen und Funktionen nutzen können, die Sie bereits kennen. Sie können auch vorhandene Vorlagen konvertieren, indem Sie statische Daten durch Live-Verbindungen ersetzen.

Sind meine Business Central-Daten bei Verwendung von Excel-Berichtstools sicher?

Die Datensicherheit wird durch Ihre Business Central-Benutzerberechtigungen gewährleistet. Exsion365 respektiert die in Ihrem ERP konfigurierten Zugriffsrechte, sodass Benutzer nur die Daten sehen, für die sie eine Berechtigung haben. Es werden keine sensiblen Informationen außerhalb Ihrer kontrollierten Umgebung gespeichert.