Der Monatsabschluss steht kurz bevor. Bevor die Zahlen rausgehen, gehen Sie das Hauptbuch noch einmal durch. Ist alles am richtigen Platz, sind die Buchungen auf dem richtigen Konto erfasst, gibt es ungewöhnliche Ausreißer? Keine komplizierte Arbeit an sich, aber sie kostet Sie leicht einen Vormittag: Exportieren, Sortieren, Vergleichen mit dem Vormonat und von vorne beginnen, sobald sich etwas ändert. Kommt Ihnen das bekannt vor? In diesem Beitrag zeigt Thomas Werkhoven, Geschäftsführer von Exsion365 und im Herzen immer noch Controller, wie er sein Hauptbuch in Excel prüft – ganz ohne Aufwand.

Wo die Hauptbuchprüfung ins Stocken gerät

Jeder Controller tut es: das Hauptbuch vor dem Abschluss durchgehen. Sie wollen wissen, ob Buchungen auf dem richtigen Konto liegen, ob ein Konto plötzlich viel höher ausfällt als im Vormonat und ob irgendetwas unstimmig ist.

Das Problem ist nicht die Prüfung selbst. Es ist das Zusammentragen. Sie exportieren eine Hauptbuchübersicht, fügen sie in Excel ein, rufen die Zahlen des Vormonats auf und stellen sie nebeneinander. Sobald eine neue Buchung eingeht, können Sie von vorne anfangen. Sie verbringen also mehr Zeit damit, die Zahlen aufzubereiten, als sich anzusehen, was tatsächlich vor sich geht.

Warum der Standard nicht immer ausreicht

In Business Central selbst können Sie zwar Sachposten einsehen, aber das bedeutet, dass Sie sich von Konto zu Posten bis hin zu den zugrunde liegenden Buchungen klicken müssen – Bildschirm für Bildschirm. Zwei Perioden nebeneinander zu stellen oder mehrere Mandanten zu vergleichen, ist nicht unkompliziert. Jeder Export ist eine Momentaufnahme, die Sie am nächsten Tag erneut durchführen können.

Deshalb greifen viele Controller zu Excel. Sie bereiten die Zahlen so auf, wie sie sie sehen wollen, mit den Vergleichen, die für sie sinnvoll sind. Der einzige Nachteil der alten Methode ist, dass diese Zahlen manuell in Excel landen und daher schnell veralten.

Wie ich mein Hauptbuch in Exsion prüfe

Die wichtigste Prüfung ist für mich der Zahlenvergleich. Ich stelle diesen Monat dem letzten Monat, dem Budget und dem Vorjahr gegenüber. In Exsion wähle ich den neuen Zeitraum aus, drücke auf Aktualisieren, und genau diese Vergleiche sind bereit. Kein Exportieren, kein Einfügen.

Eine bedingte Formatierung markiert jede Abweichung, die nicht sofort logisch erscheint. So sehe ich auf einen Blick, ob die Abschreibung für diesen Monat gebucht ist, ob eine Abgrenzung stimmt oder ob ein Betrag plötzlich aus der Reihe tanzt. Wenn etwas auffällt, drille ich bis zur zugrunde liegenden Buchung durch, bis hin zur Rechnung.

Danach gehe ich einige Bilanz- und Interimskonten durch. Stimmt die Lohnsteuer, die ich diesen Monat zahle, mit der Erklärung des Vormonats überein? Stimmen die Bankguthaben? Wenn sich in Business Central etwas ändert, aktualisiere ich mit einem Klick und alles ist wieder auf dem neuesten Stand.

Was es Ihnen bringt

Ein konkretes Beispiel: Eine Steuerbuchung, die auf dem falschen Hauptbuchkonto gelandet ist. Ich habe sie in der Übersicht sofort entdeckt, weil das Konto vom Vormonat abwich. Ohne diesen Vergleich hätte ich den Fehler erst gefunden, als die Zahlen bereits raus waren.

Ich richte mir auch einige Prüfungen vor der eigentlichen Hauptbuchprüfung ein. Sind alle Banken auf dem neuesten Stand, sind alle Verträge abgerechnet? Eine einfache Markierung, zum Beispiel ein Smiley, zeigt mir, ob meine Buchhaltung in Ordnung ist, bevor ich anfange. Das sorgt für weniger Fehler bei der Prüfung selbst.

Der größte Gewinn liegt in der Reduzierung von Fehlerkosten. Sie erhalten den Bericht sofort fehlerfrei, in der richtigen Reihenfolge, anstatt im Nachhinein Dinge korrigieren zu müssen. Sie prüfen, anstatt Daten zusammenzutragen, und behalten Zeit für die Frage, auf die es wirklich ankommt: Warum weicht das ab?

Probieren Sie es selbst aus

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