Kurzanleitung: In 6 einfachen Schritten zu den Transaktionsdetails in Excel für BC gelangen

1. Richten Sie Ihre Excel-to-Business-Central-Verbindung ein: Installieren Sie ein Excel-Add-in, das sich direkt mit Ihrer BC-Datenbank verbindet.

2. Wählen Sie Tabellen und Felder für Ihren Bericht aus: Wählen Sie die Business-Central-Datentabellen aus, die Sie für Ihren Zusammenfassungsbericht benötigen.

3. Erstellen Sie Ihren Zusammenfassungsbericht in Excel: Erstellen Sie aggregierte Ansichten mithilfe von Summen, Zählungen oder Mittelwerten aus Ihren BC-Daten.

4. Konfigurieren Sie die Drilldown-Funktion: Aktivieren Sie die Möglichkeit, auf eine beliebige Zelle zu klicken und die zugrunde liegenden Transaktionsdatensätze anzuzeigen.

5. Navigieren Sie zur Detailebene der Transaktion: Klicken Sie auf zusammenfassende Zahlen, um die unterstützenden Transaktionen sofort anzuzeigen.

6. Aktualisieren und teilen Sie Ihre Berichte: Nutzen Sie die Ein-Klick-Aktualisierung von Exsion365, um Ihre Drilldown-Berichte aktuell und teilbar zu halten.

So führen Sie eine Drilldown-Analyse auf Transaktionsebene in Business Central durch

1. Richten Sie Ihre Excel-to-Business-Central-Verbindung ein

Der erste Schritt besteht darin, eine Live-Verbindung zwischen Excel und Ihrer Business-Central-Umgebung herzustellen. Sie benötigen ein Excel-Add-in, das direkt aus Ihrer BC-Datenbank lesen kann, ohne dass Datenexporte erforderlich sind.

Öffnen Sie nach der Installation Excel und suchen Sie nach der Registerkarte des Add-ins. Erstellen Sie von dort aus eine neue Verbindung, indem Sie die URL Ihrer BC-Umgebung eingeben und sich mit Ihren Microsoft-Anmeldedaten authentifizieren.

Diese Verbindung berücksichtigt Ihre bestehenden BC-Benutzerberechtigungen. Wenn Sie einen Kundendatensatz in BC sehen können, können Sie dieselben Daten auch in Excel abrufen. Falls nicht, zeigt das Add-in diese ebenfalls nicht an.

2. Wählen Sie Tabellen und Felder für Ihren Bericht aus

Sobald die Verbindung hergestellt ist, wählen Sie die Business-Central-Tabellen aus, die Sie einbeziehen möchten. Für Finanz-Drilldown-Berichte starten Sie in der Regel mit der Tabelle Sachposten (General Ledger Entries) und fügen dann verwandte Tabellen wie Debitorposten (Customer Ledger Entries) oder Kreditorposten (Vendor Ledger Entries) hinzu.

Wählen Sie nur die Felder aus, die Sie benötigen. Für einen GuV-Bericht können dies Kontonummer, Buchungsdatum, Betrag und Belegnummer sein. Durch die Begrenzung der Feldauswahl bleibt die Datenaktualisierung schnell.

Ziehen Sie in Erwägung, Tabellen hinzuzufügen, die mit Ihren Hauptdaten verknüpft sind. Durch die Verknüpfung der Sachpostentabelle mit der Artikelpostentabelle sehen Sie beispielsweise sowohl den Buchhaltungseintrag als auch die Lagerbewegung, die ihn verursacht hat.

3. Erstellen Sie Ihren Zusammenfassungsbericht in Excel

Strukturieren Sie nun Ihren Bericht so, dass aggregierte Zahlen angezeigt werden. Verwenden Sie die standardmäßigen Excel-Funktionen SUMME, ANZAHL oder MITTELWERT auf Ihren BC-Daten oder nutzen Sie die integrierten Aggregationsmethoden des Add-ins.

Gruppieren Sie Ihre Daten nach den Dimensionen, die für Ihre Analyse wichtig sind. Dies kann nach Kontokategorie, Kostenstelle, Projektcode oder Zeitraum erfolgen. Ein typischer Managementbericht zeigt monatliche Spalten mit Zeilengruppierungen nach Konto oder Abteilung.

Halten Sie das Layout Ihrer Zusammenfassung übersichtlich. Jede Zelle sollte einen einzelnen aggregierten Wert darstellen, in den Sie später tiefer einsteigen können. Vermeiden Sie verbundene Zellen oder komplexe verschachtelte Formeln, die die Drilldown-Navigation stören könnten.

4. Konfigurieren Sie die Drilldown-Funktion

Dieser Schritt verbindet Ihre Zusammenfassungszellen mit den zugrunde liegenden Transaktionen. Das Exsion Excel Add-in für Business Central enthält die Funktion „Details weergeven“ (Details anzeigen), die dies automatisch erledigt.

Platzieren Sie Ihren Cursor auf einer beliebigen Zelle, die einen aggregierten Wert enthält. Im Aufgabenbereich des Add-ins werden die für diese spezifische Zelle angewendeten Filter angezeigt, sodass Sie genau sehen, welche Konten, Datumsbereiche und Dimensionswerte zu dieser Zahl beitragen.

Für benutzerdefinierte Drilldown-Pfade legen Sie fest, welche Felder in Ihrer Transaktionsliste erscheinen sollen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Belegnummer, Buchungsdatum, Beschreibung und Betrag für jeden einzelnen Eintrag hinter einer Summenzahl sehen.

5. Navigieren Sie zur Detailebene der Transaktion

Wenn der Drilldown konfiguriert ist, klicken Sie in der Registerkarte des Add-ins auf die Schaltfläche „Drilldown“, während sich Ihr Cursor auf einer Zusammenfassungszelle befindet. Dadurch wird sofort ein neuer Bericht erstellt, der jede Transaktion anzeigt, die diese Gesamtsumme bildet.

Die Drilldown-Ergebnisse werden je nach Ihren Einstellungen in einer neuen Browser-Registerkarte oder einem neuen Excel-Arbeitsblatt geöffnet. Jede Zeile stellt eine einzelne gebuchte Transaktion aus Business Central dar, komplett mit allen von Ihnen angegebenen Detailfeldern.

Nutzen Sie die integrierten Filter- und Sortierfunktionen von Excel in dieser Transaktionsliste. Sie können schnell ungewöhnliche Einträge identifizieren, Muster erkennen oder bestimmte Datensätze für weitere Untersuchungen exportieren. Die Drilldown-Ausgabe besteht aus Standard-Excel-Daten, sodass alle Ihre vertrauten Analysemethoden angewendet werden können.

6. Aktualisieren und teilen Sie Ihre Berichte

Berichte verlieren an Wert, wenn sie veraltete Zahlen zeigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Gegevens vernieuwen“ (Daten aktualisieren), um die neuesten Informationen aus Business Central in Ihre bestehende Berichtsstruktur zu laden.

Diese Ein-Klick-Aktualisierung aktualisiert alle Ihre zusammenfassenden Zahlen und behält die Drilldown-Verbindungen bei. Sie müssen nichts neu erstellen oder Daten manuell aus BC exportieren.

Um Berichte mit Kollegen zu teilen, die das Add-in nicht installiert haben, nutzen Sie die Funktion „Formeln in Werte umwandeln“. Dies ersetzt alle Live-BC-Verbindungen durch statische Werte und erstellt eine Standard-Excel-Datei, die jeder öffnen kann. Speichern Sie eine Kopie mit den Originalformeln für Ihren nächsten Aktualisierungszyklus.

Was ist der Unterschied zwischen Drilldown und Drillthrough im Berichtswesen?

Drilldown führt Sie vertikal durch Ihre Datenhierarchie, während der Kontext des Berichts beibehalten wird. Sie beginnen beispielsweise mit Jahreszahlen, gehen dann zu Quartalszahlen über, gefolgt von monatlichen und schließlich täglichen Werten. Jede Ebene enthüllt detailliertere Informationen innerhalb derselben logischen Struktur.

Drillthrough führt Sie horizontal zu einem völlig anderen Bericht. Ein Klick auf eine Umsatzzahl öffnet beispielsweise einen separaten Verkaufsauftragsbericht, der zeigt, welche spezifischen Aufträge diesen Umsatz generiert haben. Der Zielbericht hat sein eigenes Layout und seinen eigenen Zweck.

Für Finanzteams in Business Central ist der Drilldown bis auf Transaktionsebene in der Regel die nützlichere Funktion. Wenn Ihr CFO fragt, warum die Reisekosten gestiegen sind, möchten Sie die tatsächlich gebuchten Belege sehen und nicht einen anderen zusammenfassenden Bericht über Reisen.

Warum sollten Finanzteams Excel anstelle der integrierten Berichte von Business Central verwenden?

Business Central enthält zwar Finanzberichtsfunktionen, diese arbeiten jedoch innerhalb der BC-Benutzeroberfläche. Dies bedeutet, dass Sie zwischen Anwendungen wechseln, BC-spezifische Berichtstools erlernen müssen und die Flexibilität verlieren, die Excel bietet.

Excel bleibt die Umgebung, in der Financial Controller ihre Analysen durchführen. Sie kennen bereits die Tastenkombinationen, Formeln und Formatierungsoptionen. Das Hinzufügen von Daten aus BC sollte nicht voraussetzen, dass Sie ein völlig neues Tool erlernen müssen.

Mit einem Excel-nativen Ansatz kombinieren Sie BC-Daten mit Informationen aus anderen Quellen in einer Arbeitsmappe. Ihr Drilldown-Bericht kann Sachposten mit Budgetzahlen aus einem Planungssystem oder Mitarbeiterdaten aus der Personalabteilung zusammenführen. Diese quellenübergreifende Flexibilität ist in BC allein nicht verfügbar.

Wie Exsion365 Ihnen hilft, schneller zu den Transaktionsdetails zu gelangen

Exsion365 verbindet Excel direkt mit Ihren Business-Central-Daten, ganz ohne Exporte oder Zwischenstationen. Das Exsion Excel Add-in bietet Ihnen Live-Zugriff auf jede Tabelle und jedes Feld in Ihrer BC-Datenbank.

Die Erstellung von Berichten erfolgt in dem Tool, das Sie bereits kennen. Definieren Sie Ihre Datenquellen, wenden Sie Filter an, erstellen Sie Aggregationen und formatieren Sie die Ergebnisse mit standardmäßigen Excel-Funktionen. Exsion365 fügt die BC-Verbindungsebene hinzu, während Sie die volle Kontrolle über die Darstellung behalten.

Der Drilldown zu den Details auf Transaktionsebene erfordert nur einen Klick. Wählen Sie eine Zusammenfassungszelle aus, drücken Sie auf Drilldown und sehen Sie jeden gebuchten Eintrag, der zu dieser Zahl beiträgt. Kein Warten auf die IT, keine benutzerdefinierte Entwicklung, kein Wechseln zwischen Systemen.

Das Berichten für mehrere Mandanten funktioniert auf dieselbe Weise. Wenn Sie mehrere BC-Unternehmen verwalten, können Sie mit Exsion365 konsolidierte Berichte über alle hinweg erstellen und per Drilldown in die Transaktionen des jeweiligen Unternehmens blicken.

Sind Sie bereit, keine Daten mehr zu exportieren, sondern sie direkt zu analysieren? Kontaktieren Sie Exsion365 für eine Live-Demonstration des Drilldown-Berichtswesens in Ihrer eigenen BC-Umgebung.

Häufig gestellte Fragen (FAQs) zur Drilldown-Analyse in Excel für Business Central

Kann ich einen Drilldown zu Transaktionen über mehrere Business-Central-Mandanten hinweg durchführen?

Ja. Exsion365 unterstützt konsolidierte Berichte für mehrere Mandanten. Das bedeutet, dass Sie eine konsolidierte Zusammenfassung erstellen und dann in die Transaktionen jedes einzelnen Mandanten vordringen können. Die Drilldown-Ergebnisse zeigen an, zu welchem Unternehmen jede Transaktion gehört, sodass Sie die volle Transparenz in Ihrer Organisation behalten.

Benötige ich spezielle Berechtigungen, um den Drilldown in Excel für BC zu nutzen?

Ihr Drilldown-Zugriff richtet sich nach Ihren bestehenden Business-Central-Benutzerberechtigungen. Wenn Sie eine bestimmte Tabelle oder einen Datensatz in BC anzeigen können, können Sie in Excel per Drilldown darauf zugreifen. Das Exsion Excel Add-in umgeht keine Sicherheitseinstellungen.

Wie schnell ist der Drilldown im Vergleich zur Ausführung von Berichten in Business Central?

Der Drilldown in Exsion365 liefert in der Regel innerhalb von Sekunden Transaktionslisten, selbst bei großen Datenmengen. Die Geschwindigkeit hängt von der Leistung Ihrer BC-Umgebung und der Anzahl der Datensätze ab, aber die meisten Finanzteams empfinden es als schneller, als sich durch die BC-Oberfläche zu klicken, um dieselben Informationen zu finden.

Kann ich meine Drilldown-Ergebnisse für die Audit-Dokumentation speichern?

Absolut. Wenn Sie einen Drilldown durchführen, werden die Ergebnisse als Standard-Excel-Daten angezeigt. Sie können diese als separate Datei speichern, ausdrucken oder die relevanten Zeilen in Ihre Arbeitspapiere kopieren. Die Funktion „Formeln in Werte umwandeln“ von Exsion365 konvertiert Live-Verbindungen zur Archivierung in statische Daten.

Was passiert, wenn sich die zugrunde liegenden BC-Daten nach dem Drilldown ändern?

Ihre Drilldown-Ergebnisse spiegeln den Zustand der Daten in dem Moment wider, in dem Sie geklickt haben. Wenn Transaktionen nach Ihrem Drilldown in BC gebucht oder geändert werden, erscheinen diese Änderungen erst, wenn Sie Ihren Zusammenfassungsbericht aktualisieren und den Drilldown erneut ausführen. Für Audit-Trails ist dieses Snapshot-Verhalten hilfreich, um zu dokumentieren, was Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt geprüft haben.