Wie Sie in Excel für BC in 6 Schritten einen Drilldown zu Transaktionen durchführen (2026)

Um in Excel für Business Central einen Drilldown auf Transaktionen durchzuführen, verbinden Sie Excel über ein Add-In mit Business Central, erstellen Sie einen Zusammenfassungsbericht über Sachposten (Tabelle 17) oder die Buchungsblatttabellen, setzen Sie Ihren Cursor auf eine Summe und nutzen Sie den Drilldown: Mit Exsion Reporting öffnet "Show Details" Business Central gefiltert nach dem genauen Konto und Datumsbereich hinter der Zelle, und ein Doppelklick in einer Pivot-Tabelle listet die zugrunde liegenden Zeilen auf einem neuen Blatt auf. Jede Zahl in der Arbeitsmappe bleibt bis zu ihren Buchungen rückverfolgbar – genau das, was ein Wirtschaftsprüfer verlangt und ein CFO erwartet, wenn eine Zahl unplausibel erscheint. Die folgenden sechs Schritte beschreiben die Einrichtung, die zwei Drilldown-Pfade und wie Sie den Prüfpfad beim Aktualisieren oder Teilen der Datei erhalten.

Schnellanleitung: In 6 Schritten einen Drilldown auf Transaktionen in Excel für BC durchführen

1. Richten Sie Ihre Excel-zu-Business-Central-Verbindung ein: Installieren Sie ein Excel-Add-In, das direkt über die API aus Business Central liest.

2. Wählen Sie die Tabellen und Felder für Ihren Bericht aus: Wählen Sie aus, welche Business-Central-Tabellen Sie für die Zusammenfassung benötigen.

3. Erstellen Sie Ihren Zusammenfassungsbericht in Excel: Erstellen Sie aggregierte Ansichten mit Pivot-Tabellen, Summen, Zählungen oder den Live-Finanzfunktionen.

4. Überprüfen Sie die Filter hinter einer Zelle: Sehen Sie genau, welche Konten, Daten und Dimensionen eine Zahl ergeben.

5. Navigieren Sie zur Transaktionsebene (Detailansicht): Öffnen Sie die Buchungen hinter einer Summe in Business Central oder auf einem neuen Blatt.

6. Aktualisieren und teilen Sie Ihre Berichte: Halten Sie Drilldown-Berichte mit einem Klick auf dem neuesten Stand und archivieren Sie Snapshots für die Prüfungsakte.

Welchen Drilldown-Pfad sollten Sie verwenden?

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Methode | Was Sie sehen | Bestens geeignet für | Einschränkung

Details anzeigen (Show Details) auf einer Zelle | Business Central öffnet sich, gefiltert nach dem genauen Konto und Datumsbereich hinter der Zelle | Prüfungsfragen, Überprüfung einer Buchung im Quellsystem | Erfordert ein Business-Central-Login mit denselben Berechtigungen

Doppelklick in einer Pivot-Tabelle | Die zugrunde liegenden Zeilen erscheinen auf einem neuen Excel-Blatt | Sortieren, Filtern und Kommentieren der Einträge in Excel | Die Teilmenge sollte unter etwa 1 Million Zeilen liegen

Filter-Raster in der Arbeitsmappe | Die Tabelle, Mandanten, Felder, Filter und Verknüpfungen, die die Zahl generiert haben | Erklärung eines Berichts gegenüber einem Kollegen oder Prüfer | Schreibgeschützt für Kollegen ohne Lizenz

Formeln zu Werten (Snapshot) | Eine statische Kopie mit den Zahlen zum Zeitpunkt der Prüfung | Revisionsunterlagen und Archivierung | Kein weiterer Drilldown in der Kopie möglich

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Wie führt man eine Drilldown-Analyse bis auf Transaktionsebene in Business Central durch?

1. Richten Sie Ihre Excel-zu-Business-Central-Verbindung ein

Der erste Schritt ist eine Live-Verbindung zwischen Excel und Ihrer Business-Central-Umgebung. Sie benötigen ein Excel-Add-In für Business Central, das direkt über die API aus Business Central liest – ohne Exporte, ein Data Warehouse, ein Azure SQL-Replikat, eine VM oder ein Gateway. Exsion Reporting lässt sich über die Erweiterungsverwaltung in AppSource in etwa fünf Minuten installieren, und der Lizenzschlüssel für die 30-tägige Testversion kommt innerhalb einer Minute per E-Mail an.

Suchen Sie nach der Installation in Excel nach der Registerkarte "Exsion". Erstellen Sie von dort aus eine Verbindung, indem Sie Ihre Business-Central-Umgebung eingeben und sich mit Ihren Microsoft-Anmeldedaten authentifizieren.

Diese Verbindung übernimmt Ihre bestehenden Business-Central-Benutzerberechtigungen. Wenn Sie einen Datensatz in Business Central sehen können, können Sie dieselben Daten auch in Excel abrufen. Falls nicht, zeigt das Add-In sie ebenfalls nicht an, und dieselbe Regel gilt für jeden Drilldown.

2. Wählen Sie die Tabellen und Felder für Ihren Bericht aus

Sobald die Verbindung steht, wählen Sie aus, welche Business-Central-Tabellen einbezogen werden sollen. Für Finanz-Drilldown-Berichte starten Sie in der Regel mit Sachposten (Tabelle 17) und fügen dann verknüpfte Tabellen wie Debitorenposten (Tabelle 21) oder Kreditorenposten (Tabelle 25) hinzu. Erweiterungstabellen und FlowFields sind ebenfalls verfügbar.

Wählen Sie nur die Felder aus, die Sie benötigen. Für eine Gewinn- und Verlustrechnung können dies beispielsweise Sachkontonummer, Buchungsdatum, Betrag und Belegnummer sein. Die Begrenzung der Feldauswahl hält die Datenaktualisierung schnell: 700.000 Sachpostenzeilen werden in weniger als fünf Sekunden geladen, und Excel bleibt während des Vorgangs voll einsatzbereit.

Erwägen Sie, Tabellen hinzuzufügen, die mit Ihren Hauptdaten verknüpft sind. Wenn Sie beispielsweise die Sachposten mit den Artikelposten (Tabelle 32) oder den Wertposten (Tabelle 5802) verknüpfen, können Sie sowohl die Buchung als auch die Lagerbewegung sehen, die sie verursacht hat. Fügen Sie die Tabelle hinzu, und Exsion schlägt den Schlüssel vor. Es stehen Inner, Outer, Inner Top 1 und Not Exists Joins zur Verfügung, wie in Verknüpfung von Business-Central-Tabellen in Excel beschrieben.

3. Erstellen Sie Ihren Zusammenfassungsbericht in Excel

Strukturieren Sie nun den Bericht, um aggregierte Zahlen anzuzeigen. Nutzen Sie die Standardfunktionen von Excel wie SUMME, ANZAHL oder MITTELWERT auf den Business-Central-Daten, erstellen Sie eine Pivot-Tabelle oder nutzen Sie die 16 Live-Finanzfunktionen (Kontosaldo, Kontoname, Debitorensaldo, Dimensionsname u. a.), die die eigene Filtersyntax von Business Central unterstützen, wie z. B. 01-01-26..31-03-26 für ein Quartal oder 4000..4999|6100 für eine Reihe von Konten.

Gruppieren Sie die Daten nach den für Ihre Analyse relevanten Dimensionen: Kontenkategorie, Kostenstelle, Projektcode oder Zeitraum. Ein typischer Managementbericht zeigt monatliche Spalten mit Zeilengruppierungen nach Konto oder Abteilung. Bei sehr großen Datenmengen können Sie die Daten direkt in das Pivot-Datenmodell ausgeben; auf diese Weise wurden bereits 25 Millionen Zeilen aus Business Central in eine einzige Pivot-Tabelle geladen.

Halten Sie das Layout der Zusammenfassung übersichtlich. Jede Zelle sollte einen einzelnen aggregierten Wert darstellen, in den Sie später hineindringen können. Vermeiden Sie verbundene Zellen oder komplexe verschachtelte Formeln, die die Drilldown-Navigation stören könnten, und halten Sie Live-Formeln unter etwa 40.000 bis 50.000 Berechnungen pro Arbeitsmappe, da sie ab diesem Punkt die Leistung beeinträchtigen.

4. Überprüfen Sie die Filter hinter einer Zelle

Dieser Schritt verbindet Ihre Zusammenfassungszellen mit den zugrunde liegenden Transaktionen, und hier beginnt der Prüfpfad. Platzieren Sie Ihren Cursor auf einer beliebigen Zelle, die einen aggregierten Wert enthält. Der Exsion-Aufgabenbereich zeigt die auf diese spezifische Zelle angewendeten Filter an: genau welche Konten, Datumsbereiche, Mandanten und Dimensionswerte zu dieser Zahl beitragen.

Die Abfragedefinition selbst wird als lesbares Raster in die Arbeitsmappe geschrieben (Tabelle, Mandanten, Felder, Filter, Verknüpfungen, FlowField-Berechnungen). Ein Prüfer muss sich nicht auf ein verstecktes Makro verlassen; das Raster ist die Dokumentation, und jeder lizenzierten Kollege kann es bearbeiten, während Kollegen ohne Lizenz es lesen, Pivot-Tabellen verschieben und Drilldowns durchführen können.

Für benutzerdefinierte Drilldown-Pfade definieren Sie, welche Felder in Ihrer Transaktionsliste erscheinen sollen. Belegnummer, Buchungsdatum, Beschreibung und Betrag für jeden einzelnen Eintrag hinter einer Zusammenfassungszahl sind ein sinnvoller Standard zur Unterstützung von Prüfungen.

5. Navigieren Sie zur Transaktionsebene

Es gibt zwei Wege dorthin. Platzieren Sie den Cursor auf einer Zusammenfassungszelle und nutzen Sie "Show Details" (in der niederländischen Benutzeroberfläche als "Details weergeven" bezeichnet) im Exsion-Menüband. Business Central öffnet sich im Browser, gefiltert nach dem genauen Konto und Datumsbereich hinter dieser Zelle. Sie sehen also die gebuchten Posten direkt im Quellsystem – mit denselben Berechtigungen und den gleichen Business-Central-Filterkriterien, die Sie manuell eingeben würden.

Doppelklicken Sie stattdessen in einer Pivot-Tabelle auf einen Wert. Excel schreibt die zugrunde liegenden Zeilen auf ein neues Blatt, komplett mit den von Ihnen angegebenen Detailfeldern. Dies funktioniert für jede Teilmenge unter einer Million Zeilen und belässt alles innerhalb der Arbeitsmappe.

Nutzen Sie die integrierten Filter- und Sortierfunktionen von Excel in dieser Transaktionsliste. Sie können schnell ungewöhnliche Buchungen identifizieren, Muster erkennen oder bestimmte Datensätze in eine Prüfungsdatei kopieren. Die Drilldown-Ausgabe besteht aus Standard-Excel-Daten, sodass all Ihre vertrauten Analysemethoden anwendbar sind. Derselbe Ansatz unterstützt auch Hauptbuchprüfungen und den Bankabstimmungsprozess in Excel.

6. Aktualisieren und teilen Sie Ihre Berichte

Berichte verlieren an Wert, wenn sie veraltete Zahlen zeigen. Klicken Sie auf "Daten aktualisieren" (auf Niederländisch "Gegevens vernieuwen"), um die neuesten Informationen aus Business Central in Ihre bestehende Berichtsstruktur zu ziehen. Diese Aktualisierung mit nur einem Klick bringt alle zusammenfassenden Zahlen auf den neuesten Stand und hält die Drilldown-Verbindungen intakt. Sie müssen nichts neu aufbauen oder Daten erneut exportieren.

Um Berichte mit Kollegen zu teilen, die das Add-In nicht haben: Benutzer ohne Lizenz können die Arbeitsmappe dennoch öffnen, lesen, Pivot-Tabellen verschieben und Drilldowns nutzen. Verwenden Sie für die Prüfungsakte "Formeln zu Werten": Dies ersetzt alle Live-Verbindungen zu Business Central durch statische Zahlen und erstellt eine Standard-Excel-Datei, die genau dokumentiert, was Sie zu diesem Zeitpunkt geprüft haben. Speichern Sie eine Kopie mit den ursprünglichen Formeln für Ihren nächsten Aktualisierungszyklus.

Was ist der Unterschied zwischen Drilldown und Drillthrough im Reporting?

Ein Drilldown führt Sie vertikal durch Ihre Datenhierarchie, während Sie im selben Berichtskontext bleiben. Sie beginnen beispielsweise mit Jahressummen, gehen dann zu Quartalszahlen über, gefolgt von monatlichen und schließlich täglichen Werten. Jede Ebene enthüllt detailliertere Daten innerhalb derselben logischen Struktur.

Ein Drillthrough führt Sie horizontal zu einem völlig anderen Bericht. Ein Klick auf eine Umsatzzahl könnte beispielsweise einen separaten Kundenauftragsbericht öffnen, der zeigt, welche spezifischen Aufträge diesen Umsatz generiert haben. Der Zielbericht hat sein eigenes Layout und seinen eigenen Zweck.

Für Finanzteams in Business Central ist der Drilldown bis auf Transaktionsebene in der Regel die nützlichere Funktion. Wenn Ihr CFO fragt, warum die Reisekosten gestiegen sind, möchten Sie die tatsächlich gebuchten Belege sehen und nicht einen anderen zusammenfassenden Bericht über Reisen.

Warum sollten Finanzteams den Drilldown in Excel statt in den integrierten Berichten von Business Central nutzen?

Business Central verfügt über Finanzberichtsfunktionen, diese arbeiten jedoch innerhalb der Business-Central-Benutzeroberfläche. Das bedeutet, dass Sie zwischen Anwendungen wechseln, Business-Central-spezifische Berichtstools erlernen und auf die Flexibilität verzichten müssen, die Excel bietet.

Excel bleibt die Umgebung, in der Finanzcontroller ihre Analysen durchführen. Sie kennen bereits die Tastaturkürzel, Formeln und Formatierungsoptionen. Das Hinzufügen von Daten aus Business Central sollte nicht das Erlernen eines völlig neuen Tools erfordern; der Vergleich zwischen Power BI und Excel zeigt auf, wann sich ein BI-Tool als zusätzliche Ebene lohnt.

Mit einem Excel-nativen Ansatz kombinieren Sie Business-Central-Daten mit Informationen aus anderen Quellen in einer einzigen Arbeitsmappe. Ihr Drilldown-Bericht kann Sachkontenbuchungen mit Budgetzahlen aus dem Sachkontobudgetposten (Tabelle 96), einem Planungssystem oder Personalbestandsdaten aus der Personalabteilung verknüpfen. Diese quellübergreifende Flexibilität ist in Business Central allein nicht verfügbar. Und da "Show Details" Sie immer in Business Central landen lässt, reißt der Pfad zurück zur Quelle nie ab.

Wie hilft Ihnen Exsion, schneller einen Drilldown auf Transaktionen durchzuführen?

Exsion verbindet Excel direkt mit Ihren Business-Central-Daten – ohne Exporte oder Zwischenschritte. Das Exsion Excel-Add-In bietet Ihnen Live-Zugriff auf jede Tabelle und jedes Feld in Ihrer Business-Central-Datenbank und übernimmt die Berechtigungen aus Business Central, anstatt ein zweites Sicherheitsmodell einzuführen.

Das Erstellen von Berichten erfolgt in dem Tool, das Sie bereits kennen. Definieren Sie Ihre Datenquellen, wenden Sie Filter an, erstellen Sie Aggregationen und formatieren Sie Ergebnisse mit Standard-Excel-Funktionen. Exsion fügt die Business-Central-Verbindungsebene hinzu, während Sie die volle Kontrolle über die Darstellung behalten.

Der Drilldown auf Transaktionsebene erfolgt mit einem Klick. Wählen Sie eine Zusammenfassungszelle aus, klicken Sie auf "Show Details" und sehen Sie jeden gebuchten Beleg, der zu dieser Zahl beiträgt, direkt in Business Central selbst. Oder machen Sie einen Doppelklick in einer Pivot-Tabelle und erhalten Sie die Zeilen direkt in Excel. Kein Warten auf die IT, keine kundenspezifische Entwicklung, kein Wechseln zwischen Systemen.

Das konsolidierte Berichtswesen über mehrere Mandanten hinweg funktioniert auf dieselbe Weise. Wählen Sie die Mandanten im Raster aus, und das Ergebnis erhält eine Mandantenspalte. So erstellen Sie Gruppen-Zusammenfassungen über all Ihre Gesellschaften hinweg mit Drilldown in die Transaktionen jedes einzelnen Mandanten. Für Gruppen, die Eliminierungen und Währungsumrechnungen benötigen, gibt es Exsion Corporate.

Sind Sie bereit, keine Daten mehr zu exportieren, sondern sie direkt zu analysieren? Starten Sie die 30-tägige Testversion auf der Preisseite oder kontaktieren Sie Exsion für eine Demonstration des Drilldown-Reportings in Ihrer eigenen Business-Central-Umgebung.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

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Kann ich einen Drilldown auf Transaktionen über mehrere Business-Central-Mandanten hinweg durchführen? | Ja. Exsion unterstützt mandantenübergreifende Berichte. Sie können also eine Gruppen-Zusammenfassung erstellen und dann in die Transaktionen jedes einzelnen Mandanten vordringen. Die Drilldown-Ergebnisse zeigen an, zu welchem Mandanten jede Transaktion gehört, sodass Sie die volle Transparenz in Ihrer Organisation behalten.

Benötige ich spezielle Berechtigungen, um den Drilldown in Excel für Business Central zu nutzen? | Nein. Der Drilldown-Zugriff folgt Ihren bestehenden Business-Central-Benutzerberechtigungen. Wenn Sie eine bestimmte Tabelle oder einen Datensatz in Business Central anzeigen können, können Sie in Excel einen Drilldown darauf durchführen. Das Add-In umgeht keine Sicherheitseinstellungen.

Wie schnell ist der Drilldown im Vergleich zur Ausführung von Berichten in Business Central? | Der Drilldown in Exsion liefert Transaktionslisten in der Regel innerhalb von Sekunden, selbst bei großen Datenmengen. Die Geschwindigkeit hängt von Ihrer Business-Central-Umgebung und der Anzahl der Datensätze ab, aber die meisten Finanzteams finden es schneller, als in der Benutzeroberfläche von Business Central nach denselben Informationen zu suchen.

Kann ich meine Drilldown-Ergebnisse für die Prüfungsdokumentation speichern? | Ja. Drilldown-Ergebnisse erscheinen als Standard-Excel-Daten, die Sie speichern, drucken oder in Prüfungsarbeitsblätter kopieren können. Die Funktion "Formeln zu Werten" konvertiert die Live-Verbindungen in statische Daten für die Archivierung, und mit "Show Details" kann ein Prüfer die exakt gefilterten Einträge in Business Central wieder öffnen.

Was passiert, wenn sich die zugrunde liegenden Business-Central-Daten ändern, nachdem ich den Drilldown durchgeführt habe? | Ihre Drilldown-Ergebnisse spiegeln die Daten zum Zeitpunkt des Klicks wider. Transaktionen, die danach gebucht oder geändert werden, erscheinen erst, wenn Sie die Zusammenfassung aktualisieren und den Drilldown erneut ausführen. Für Prüfpfade hilft Ihnen dies zu dokumentieren, was Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt geprüft haben.

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