Erstellung von Excel-nativen Berichten für Microsoft Dynamics 365 Business Central: Ein Leitfaden für CFOs und Controller

Fragen Sie eine Gruppe von Controllern, wie man Excel-basierte Berichte aus Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) erstellt, und Sie werden wahrscheinlich eine Reihe unterschiedlicher Antworten erhalten. Einer versteht darunter vielleicht den Export einer statischen Liste in ein Tabellenblatt, ein anderer verweist auf die integrierten Finanzberichts-Vorlagen und ein dritter glaubt, dass es sich um etwas ganz anderes handelt: eine direkte, aktualisierbare Verbindung zwischen Excel und dem ERP-System, die überhaupt keinen Export erfordert. Diese dritte Definition ist die Idealvorstellung von Excel-nativem Reporting, und es lohnt sich, sie von den anderen beiden abzugrenzen, bevor Sie Ihren nächsten Bericht erstellen.

In Eile? Werfen Sie unten einen Blick auf unsere häufig gestellten Fragen zum Berichtswesen für Dynamics 365 Business Central.

Excel-natives Reporting: Eine Definition

Excel-natives Reporting für Business Central bedeutet, dass Sie Ihre Daten direkt in einer Live-Excel-Arbeitsmappe analysieren, die über ein Add-in verbunden ist, das aktuelle Zahlen aus Ihrem ERP-System abruft. Anstatt einen statischen Schnappschuss zu exportieren und jeden Monat neu aufzubauen, können Sie denselben Bericht mit einem Klick aktualisieren. Die Zahlen werden direkt aktualisiert, während Formeln und Formatierungen erhalten bleiben. Gleichzeitig bleiben Ihre Business Central-Daten unberührt.

Warum diese Unterscheidung wichtig ist

Business Central bietet bereits verschiedene Möglichkeiten, Daten nach Excel zu übertragen. Sie können eine Listenseite in Excel öffnen, einen Finanzbericht über die Funktion „Neue Excel-Vorlage erstellen“ exportieren oder Berichte auf Basis von OData-Feeds über Power Query erstellen. Microsofts eigene Dokumentation zur Integration von Finanzberichten in Excel beschreibt diesen Workflow gut, und für einen einzelnen Monatsbericht funktioniert das auch einwandfrei.

Probleme entstehen jedoch bei größeren Datenmengen. Jede dieser Methoden erzeugt einen Schnappschuss. Sobald eine neue Transaktion gebucht wird, ist dieser Schnappschuss veraltet, und jemand muss den Export erneut ausführen, die Arbeitsmappe wieder öffnen und die Formatierung manuell anpassen. Der FP&A Statistics Report 2026 von Limelight Software ergab, dass fast alle Finanzexperten bei der Planung nach wie vor auf Tabellenkalkulationen setzen, aber 82 Prozent gaben an, Entscheidungen auf Basis von Daten zu treffen, die bereits veraltet sind, wenn sie sie betrachten. Diese Lücke zwischen dem Glauben an aktuelle Zahlen und dem tatsächlichen Vorliegen aktueller Zahlen ist genau das, was Excel-natives Reporting schließt. Der Begriff selbst wird jedoch oft ungenau verwendet, daher ist es hilfreich zu wissen, was sich tatsächlich dafür qualifiziert.

Worauf Sie bei Excel-Berichten achten sollten

Drei Merkmale unterscheiden ein Excel-natives Reporting-Tool von einem einmaligen Export.

Die Verbindung ist live, nicht statisch: Sie warten nicht auf einen geplanten Batch-Job oder die Aktualisierung eines Data Warehouse. Wenn Sie auf Aktualisieren klicken, fragt Excel Business Central direkt ab und ruft die Daten ab, die zu diesem Zeitpunkt gebucht sind.

Ihre Formeln und Ihr Layout überstehen die Aktualisierung: Bei einem Standardexport werden Rohdaten in ein neues Tabellenblatt kopiert, was bedeutet, dass jede Pivot-Tabelle, jede bedingte Formatierung und jede Funktion neu angewendet werden muss. Bei einer Excel-nativen Einrichtung bleibt die Berichtsstruktur erhalten und nur die zugrunde liegenden Zahlen ändern sich.

Beibehaltung der Sicherheitsstrukturen auf Benutzerebene: Da die Verbindung mit Ihren bestehenden Business Central-Anmeldedaten authentifiziert wird, sieht ein Controller nur das, was seine Berechtigungen zulassen. Niemand benötigt einen separaten Exportprozess, nur um sensible Einheiten oder Unternehmen vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Dies unterscheidet sich vom Öffnen einer Business Central-Liste in Excel, was einen einmaligen Schnappschuss darstellt, und es unterscheidet sich von einer vollständigen Business-Intelligence-Plattform, die meist eine starke IT-Beteiligung erfordert, um Modelle zu definieren oder Berichte zu aktualisieren. Excel-natives Reporting liegt dazwischen: Live-Daten, aber in der Tabellenkalkulationsumgebung, mit der Finanzteams bereits vertraut sind. Exsion365s eigener Leitfaden zur Auswahl eines Excel-Reporting-Tools für Business Central führt durch dieselbe Bewertung aus der Perspektive eines Finanzteams.

Wie die Business Central-Verbindung funktioniert

Die Einrichtung ist einfacher, als die meisten Controller erwarten. Ein Excel-Add-in wird zusammen mit Ihrer bestehenden Microsoft 365-Lizenz installiert und authentifiziert Ihre Business Central-Anmeldedaten. Von dort aus erscheinen die verfügbaren Tabellen und Felder direkt im Excel-Menüband. Sie wählen die benötigten Tabellen aus und erstellen das Layout so, wie Sie es von jedem anderen Excel-Bericht gewohnt sind.

Sobald die Struktur steht, dauert das Aktualisieren nur Sekunden. Stellen Sie die Zahlen dieses Monats neben die des Vormonats, das Budget und den Vorjahreszeitraum, und jeder Vergleich wird mit einem einzigen Klick aktualisiert. Wenn eine Zahl unplausibel erscheint, ermöglichen es die meisten Excel-nativen Tools, direkt von der Summenkennzahl auf die zugrunde liegende Buchung herunterzudrillen, ohne die Arbeitsmappe zu verlassen. Es lohnt sich, diese Art der Nachverfolgbarkeit bereits vor dem Monatsende in Ihre Prozesse zu integrieren, nicht erst währenddessen. Exsion365 beschreibt genau diesen Workflow im Leitfaden zur Erstellung von Managementberichten in Excel in sieben Schritten, und ein ergänzender Beitrag befasst sich mit der Durchführung von Hauptbuchprüfungen auf dieselbe Weise.

Die Auswirkungen auf den Alltag des Finanzteams

Die unmittelbarste Veränderung betrifft die Zeitaufteilung. Datenfehler und Abstimmungsprobleme nehmen bei den meisten Finanzteams einen erheblichen Teil des Monats in Anspruch, und ein Großteil dieser Zeit ist eher auf die manuelle Bearbeitung als auf die zugrunde liegende Buchhaltung selbst zurückzuführen. Wenn die Verbindung zu Business Central live ist, fällt dieser Erfassungsschritt größtenteils weg. Was bleibt, ist der Teil der Arbeit, der tatsächlich Urteilsvermögen erfordert: Abweichungen zu erklären, ein unplausibles Konto zu kennzeichnen oder zu entscheiden, was die Unternehmensleitung als Nächstes sehen muss.

Es gibt noch einen zweiten, stillen Vorteil. Da Excel-native Berichte jedes Mal auf dieselben autorisierten Daten zugreifen, bleiben die Vergleiche von Monat zu Monat konsistent. Niemand muss die Exportversion eines Analysten mit der eines anderen abstimmen. Alle schauen auf dieselbe Live-Quelle, nur durch ihr eigenes Arbeitsblatt.

Für Unternehmen, die mehr als eine Business Central-Firma führen, ermöglicht dies zudem eine Konsolidierung ohne zusätzliche Tools. Berichte, die Daten aus mehreren Einheiten, Währungen oder Umgebungen abrufen, können in einer einzigen Arbeitsmappe zusammengefasst werden, anstatt in einem Stapel separater Dateien, die manuell zusammengeführt werden müssen. Hier kommt für Finanzteams, die mehrere juristische Personen verwalten, in der Regel eine Lösung wie Exsion Corporate ins Spiel.

Erste Schritte mit Excel-nativem Reporting

Sie müssen Ihre vorhandenen Vorlagen nicht ersetzen, um auf Excel-natives Reporting umzustellen. Die meisten Teams beginnen mit der Konvertierung von ein oder zwei besonders wichtigen Berichten – meist jenen, die am häufigsten neu erstellt werden, wie eine monatliche GuV oder eine Offene-Posten-Liste der Debitoren – und erweitern das System von dort aus, sobald sich der Workflow bewährt hat. Exsion Reporting ist für diese schrittweise Einführung konzipiert: Verbinden Sie sich mit Business Central oder Dynamics NAV und ersetzen Sie statische Daten durch einen Live-Feed, ohne Excel neu erlernen zu müssen. Tarife und Einrichtungsdetails finden Sie auf der Preisseite.

Für Teams, die diesen Schritt in Erwägung ziehen, ist der sinnvollste nächste Schritt meist, den Bericht zu konvertieren, der jeden Monat am meisten Zeit raubt, und in der Praxis zu testen, wie sich die Aktualisierung anfühlt, bevor eine weitreichendere Entscheidung über Tools getroffen wird.

FAQs