Hauptbuchprüfung in Excel ohne Aufwand

Der Monatsabschluss steht vor der Tür. Bevor die Zahlen veröffentlicht werden, überprüfen Sie das Hauptbuch noch einmal. Stimmt alles, sind die Posten auf dem richtigen Konto verbucht, gibt es ungewöhnliche Ausreißer? An sich keine komplizierte Arbeit, aber man verliert schnell einen ganzen Vormittag damit: Exportieren, Sortieren, Vergleichen mit dem Vormonat und alles von vorn, sobald sich etwas ändert. Kommt Ihnen das bekannt vor? In diesem Blog zeigt Thomas Werkhoven, Geschäftsführer von Exsion365 und im Herzen immer noch Controller, wie er seine Hauptbuchkontrolle in Excel durchführt – ganz ohne diesen Aufwand.

Wo die Hauptbuchkontrolle ins Stocken gerät

Jeder Controller tut es: Vor dem Abschluss das Hauptbuch überprüfen. Sie möchten wissen, ob die Buchungen auf dem richtigen Konto erfasst sind, ob ein Konto plötzlich viel höher ausfällt als im Vormonat und ob es Unstimmigkeiten gibt.

Das Problem liegt nicht in der eigentlichen Kontrolle, sondern in der Datenbeschaffung. Sie exportieren eine Hauptbuchübersicht, kopieren sie in Excel, suchen die Zahlen des Vormonats heraus und stellen sie nebeneinander. Sobald eine neue Buchung hinzukommt, fangen Sie wieder von vorne an. So verbringen Sie mehr Zeit mit der Aufbereitung der Zahlen als mit der Analyse dessen, was tatsächlich vor sich geht.

Warum der Standard nicht immer ausreicht

In Business Central selbst können Sie zwar Hauptbuchposten einsehen, müssen sich aber von Konto zu Posten und zu den zugrunde liegenden Buchungen durchklicken – Bildschirm für Bildschirm. Zwei Perioden nebeneinander zu stellen oder mehrere Mandanten zu vergleichen, ist nicht ohne Weiteres möglich. Zudem ist jeder Export nur eine Momentaufnahme, die Sie am nächsten Tag wieder neu erstellen müssen.

Deshalb greifen viele Controller auf Excel zurück. Dort stellen sie die Zahlen so dar, wie sie sie sehen möchten, mit den für sie relevanten Vergleichen. Der Nachteil der alten Methode ist jedoch, dass diese Zahlen manuell in Excel übertragen werden und somit schnell veralten.

Wie ich meine Hauptbuchkontrolle mit Exsion mache

Die wichtigste Kontrolle ist für mich die Kennzahlenanalyse. Ich vergleiche diesen Monat mit dem Vormonat, dem Budget und dem Vorjahr. In Exsion wähle ich den neuen Zeitraum aus, aktualisiere die Daten, und genau diese Vergleiche stehen bereit. Kein Exportieren, kein Kopieren und Einfügen.

Dank bedingter Formatierung werden unlogische Abweichungen sofort sichtbar. So sehe ich auf einen Blick, ob die Abschreibungen in diesem Monat gebucht wurden, ob ein Abgrenzungsposten stimmt oder ob ein Betrag plötzlich aus dem Rahmen fällt. Fällt mir etwas auf, klicke ich mich bis zur zugrunde liegenden Buchung und dem Beleg durch.

Danach überprüfe ich noch einige Bilanz- und Interims-Konten. Stimmt die in diesem Monat gezahlte Lohnsteuer mit der Anmeldung des Vormonats überein? Passen die Banksalden? Wenn sich in Business Central etwas ändert, aktualisiere ich die Daten mit einem Klick, und alles ist wieder auf dem neuesten Stand.

Was es Ihnen bringt

Ein konkretes Beispiel: Ein Steuerposten, der auf dem falschen Hauptbuchkonto gelandet ist. In der Übersicht habe ich das sofort gesehen, weil das Konto vom Vormonat abwich. Ohne diesen Vergleich hätte ich den Fehler erst gefunden, nachdem die Zahlen bereits rausgegangen wären.

Ich richte mir auch einige Prüfungen vor der eigentlichen Hauptbuchkontrolle ein. Sind alle Banken aktualisiert, sind alle Verträge abgerechnet? Mit einem einfachen Symbol, beispielsweise einem Smiley, sehe ich, ob meine Buchhaltung auf dem neuesten Stand ist, bevor ich beginne. Dadurch habe ich bei der eigentlichen Kontrolle weit weniger Fehler zu korrigieren.

Der größte Gewinn liegt in der Reduzierung von Fehlerkosten. Sie erstellen den Bericht einmalig korrekt und in der richtigen Reihenfolge, anstatt im Nachhinein Korrekturen vornehmen zu müssen. Sie kontrollieren, anstatt Daten zu sammeln, und gewinnen Zeit für die Frage, auf die es wirklich ankommt: Warum weicht das ab?

Probieren Sie es selbst aus

Möchten Sie sehen, wie das für Ihre eigene Hauptbuchkontrolle funktioniert? Sie können Exsion 60 Tage lang kostenlos testen. Wir erstellen Ihren ersten Bericht gemeinsam, sodass Sie sofort sehen, wie es in Ihrer Praxis funktioniert. Mehr als 20.000 Anwender arbeiten bereits auf diese Weise mit ihren Business Central-Daten.

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