Fehler an der Quelle verhindern mit Field Validation

Ein einziges falsch ausgefülltes Feld in Business Central, und schon ist man als Controller mal eben einen halben Tag damit beschäftigt herauszufinden, warum die Zahlen nicht stimmen. Kommt Ihnen das bekannt vor? Viele Probleme in der Berichterstattung beginnen nicht bei der Berichterstattung selbst, sondern bereits bei der Dateneingabe. Thomas Werkhoven, Geschäftsführer von Exsion 365 und selbst noch als Controller tätig, erklärt, warum Exsion seit diesem Jahr Field Validation von 2-Controlware einsetzt und wie saubere Daten an der Quelle die Berichterstattung zuverlässig halten.

Fehler in der Berichterstattung beginnen bei der Eingabe

Mangelhafte Daten in Ihrer Berichterstattung haben fast immer ihren Ursprung bei der Eingabe, nicht bei der Berichterstattung selbst. Thomas sieht das von zwei Seiten: "Ich bin Eigentümer von Exsion, komme aber bei Kunden auch als Controller oder CFO zum Einsatz. Und genau da sieht man, wo es schiefgeht: Jemand füllt ein Feld falsch aus, und ab diesem Moment zieht sich dieser Fehler durch Ihre Daten." Ein einziges vergessenes Feld wirkt sich auf jeden Bericht aus, den Sie danach erstellen. Man bemerkt es erst, wenn die Zahlen bereits das Haus verlassen haben, und dann ist man mit der Fehlerbehebung beschäftigt, anstatt sich darauf zu konzentrieren, was die Zahlen einem eigentlich sagen.

Aufspüren kann Exsion bereits, Vermeiden ist der nächste Schritt

Exsion Reporting ist stark im Aufspüren. Sie erstellen einen Validierungsbericht und sehen sofort, wo etwas nicht stimmt, zum Beispiel eine Buchung auf dem falschen Konto oder eine fehlende Dimension. "Exsion ist der Detektiv, es stellt fest, was schiefgelaufen ist", erklärt Thomas. Sie können Ihre Berichterstattung so oft anpassen, wie Sie wollen, aber damit spüren Sie Fehler immer erst im Nachhinein auf. Im nächsten Monat tippt eine andere Person dasselbe Feld wieder falsch ein. Der echte Gewinn liegt also nicht im besseren Aufspüren, sondern in der Vermeidung – und das geht nur, wenn die Daten bereits an der Quelle stimmen.

Was Field Validation tut

Field Validation von 2-Controlware definiert Regeln für Felder in Business Central. Wird etwas vergessen oder falsch ausgefüllt, kann der Benutzer nicht fortfahren, bis es korrigiert ist. Sie bestimmen selbst, wann eine Regel gilt, sodass Benutzer keine Meldungen im falschen Moment erhalten. Thomas nennt Beispiele aus der eigenen Verwaltung von Exsion: "Bei einem Kunden mit einer EU-Umsatzsteuer-Geschäftsbuchungsgruppe muss eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eingetragen werden. Es muss eine Rechnungs-E-Mail-Adresse hinterlegt sein, damit die Rechnung an der richtigen Stelle ankommt. Und bei Verträgen hinterlegen wir den richtigen Abgrenzungscode mit dem Enddatum und der Partnerdimension."

Die Kombination macht es stark

Field Validation und Exsion Reporting verstärken sich gegenseitig. "Exsion stellt fest, was schiefgeht, und mit Field Validation sorgen Sie präventiv dafür, dass es gar nicht erst wieder passiert", sagt Thomas. Manchmal fängt man einen Fehler einfach mit Exsion innerhalb des Standards von Business Central ab. In anderen Fällen ist eine Validierung direkt auf einem Feld genau das, was man braucht. So decken Sie die gesamte Kette ab, von der Eingabe bis zur Berichterstattung.

Warum 2-Controlware

Dass die Wahl auf 2-Controlware fiel, war naheliegend. "Der Gründer ist genau wie ich Wirtschaftsprüfer und arbeitet selbst seit Jahren mit Exsion", erzählt Thomas. Sie trafen sich auf einem Kundentag eines gemeinsamen Partners und organisieren mittlerweile zusammen Webinare. "Während er schon seit Jahren ein Fan von Exsion ist, bin ich ein Fan seiner Field Validation geworden." Kein Zufall, denn sie betrachten Daten auf die gleiche Weise: Lieber direkt an der Quelle korrigieren als im Nachhinein Fehler beheben.

Die ersten Erfahrungen

Exsion nutzt Field Validation nun seit einigen Monaten, weshalb Thomas mit harten Zahlen noch vorsichtig ist. "Was ich merke, ist, dass die Quelldaten sauberer reinkommen und wir weniger Zeit für Korrekturarbeiten aufwenden müssen." Er stellt einen breiteren Wandel fest: "In den letzten Jahren nutzen Controller Exsion immer häufiger nicht nur für die Berichterstattung, sondern auch zur Kontrolle ihrer Zahlen." Field Validation ist für ihn der nächste Schritt: Nicht nur zu sehen, dass etwas falsch ist, sondern zu verhindern, dass es überhaupt passiert.

Möchten Sie selbst saubere Daten an der Quelle?

Arbeiten Sie mit Business Central und kennen Sie diese Flut an Eingabefehlern? Saubere Daten an der Quelle und eine zuverlässige Berichterstattung in Excel gehören zusammen. Nehmen Sie Kontakt mit Exsion 365 auf, und wir zeigen Ihnen, wie diese Kombination in Ihrer Situation funktioniert.

Thomas Werkhoven ist Geschäftsführer von Exsion 365 und arbeitet selbst noch als Controller.