Eén verkeerd ingevuld veld in Business Central en je bent als controller zomaar een halve dag kwijt om uit te zoeken waarom de cijfers niet kloppen. Klinkt bekend? Veel administratieve rompslomp in rapportages begint niet bij de rapportage zelf, maar al bij de invoer. Thomas Werkhoven, directeur van Exsion 365 en zelf nog altijd actief als controller, legt uit waarom Exsion sinds dit jaar Field Validation van 2-Controlware gebruikt, en hoe schone data bij de bron de rapportage betrouwbaar houdt.

Fouten in je rapportage beginnen bij de invoer

Slechte data in je rapportage begint bijna altijd bij de invoer, niet in de rapportage zelf. Thomas ziet dit van beide kanten. "Ik ben eigenaar van Exsion, maar ik kom ook als controller of CFO bij klanten over de vloer. En dan zie je waar het misgaat: iemand vult een veld verkeerd in, en vanaf dat moment zit de fout in je data." Eén vergeten veld werkt door in elk rapport dat je daarna draait. Je merkt het pas als de cijfers er al uitgerold zijn, en dan ben je fouten aan het herstellen in plaats van te kijken naar wat de cijfers je vertellen.

Exsion kan fouten al opsporen, voorkomen is de volgende stap

Exsion Reporting is goed in het opsporen van fouten. Je draait een validatierapport en ziet meteen waar iets niet klopt, bijvoorbeeld een boeking op de verkeerde rekening of een ontbrekende dimensie. "Exsion is de detective, het stelt vast wat er misgaat," legt Thomas uit. Je kunt je rapport zo vaak aanpassen als je wilt, maar dan blijf je fouten achteraf opsporen. Volgende maand typt iemand datzelfde veld weer verkeerd in. De echte winst zit dus niet in beter opsporen, maar in voorkómen, en dat werkt alleen als de data bij de bron al goed staat.

Wat Field Validation doet

Field Validation van 2-Controlware stelt regels in voor velden in Business Central. Als er iets vergeten is of verkeerd wordt ingevuld, kun je niet verder totdat het klopt. Je bepaalt zelf wanneer een regel geldt, zodat gebruikers geen meldingen krijgen op het verkeerde moment. Thomas geeft voorbeelden uit de eigen administratie van Exsion. "Voor een klant met een EU-btw-bedrijfsboekingsgroep moet er een btw-nummer worden ingevoerd. Er moet een e-mailadres voor facturatie zijn, zodat de factuur op de juiste plek terechtkomt. En voor contracten leggen we de juiste uitstelcode vast, samen met de einddatum en de partnerdimensie."

De combinatie maakt het sterk

Field Validation en Exsion Reporting versterken elkaar. "Exsion stelt vast wat er misgaat, en met Field Validation zorg je ervoor dat het niet nog eens gebeurt," zegt Thomas. Soms vang je een fout af met Exsion binnen de standaard van Business Central. In andere gevallen is een validatie op een specifiek veld precies wat je nodig hebt. Op die manier dek je de hele keten af, van invoer tot rapportage.

Waarom 2-Controlware

Dat de keuze op 2-Controlware viel, voelde logisch. "De oprichter is registeraccountant, net als ik, en hij werkt zelf al jaren met Exsion," vertelt Thomas. Ze ontmoetten elkaar op een relatiedag van een gezamenlijke partner en organiseren nu samen webinars. "Waar hij al jaren fan is van Exsion, ben ik fan geworden van zijn Field Validation." Geen toeval, want ze kijken op dezelfde manier naar data: beter direct goed bij de bron dan achteraf herstellen.

De eerste ervaringen

Exsion maakt nu een paar maanden gebruik van Field Validation, dus Thomas is voorzichtig met harde cijfers. "Wat ik merk is dat de brongegevens schoner binnenkomen en dat we minder tijd kwijt zijn aan herstelwerk." Hij ziet een bredere verandering. "De afgelopen jaren hebben controllers Exsion steeds vaker gebruikt om niet alleen te rapporteren, maar ook om hun cijfers te controleren." Voor hem is Field Validation de volgende stap: niet alleen zien dat er iets mis is, maar voorkomen dat het gebeurt.

Wil je zelf ook schone data bij de bron?

Werk je met Business Central en herken je die stroom aan invoerfouten? Schone data bij de bron en betrouwbare rapportages in Excel horen bij elkaar. Neem contact op met Exsion 365, en we laten je zien hoe die combinatie in jouw situatie werkt.

Thomas Werkhoven is directeur van Exsion 365 en is daarnaast nog steeds actief als controller.