Het bouwen van managementrapportages op basis van Microsoft Dynamics 365 Business Central-data hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met de juiste aanpak kan uw financieel team real-time Excel-rapporten maken die met één klik worden vernieuwd. Exsion365 maakt dit eenvoudig door Excel rechtstreeks te verbinden met uw Business Central-data, zodat u data-exports volledig kunt overslaan.

Deze handleiding loodst u door zeven praktische stappen om managementrapportages in Excel te maken met behulp van live Business Central-data. U leert hoe u uw verbinding instelt, flexibele sjablonen ontwerpt en inzichten levert waarmee uw managementteam direct aan de slag kan.

Snelgids: Managementrapportages bouwen in Excel in 7 eenvoudige stappen

1. Definieer uw rapportage-eisen - Breng in kaart welke specifieke statistieken en KPI's uw managementteam moet volgen.

2. Stel uw Excel-naar-Business Central-verbinding in - Realiseer een directe koppeling tussen Excel en uw BC-data met Exsion365.

3. Selecteer de relevante Business Central-tabellen - Kies de databronnen die uw financiële en operationele informatie bevatten.

4. Bouw uw rapportlay-out in Excel - Ontwerp een duidelijke, leesbare structuur om uw gegevens te presenteren.

5. Voeg formules en berekeningen toe - Creëer de analyselogica die ruwe data omzet in bruikbare inzichten.

6. Configureer het automatisch vernieuwen van data - Stel een handmatige (één klik) of geplande vernieuwing in om rapporten actueel te houden.

7. Distribueer en deel uw rapporten - Lever voltooide rapporten op aan belanghebbenden in hun voorkeursformaat.

Hoe u real-time managementrapportages in Excel maakt vanuit Business Central

1. Definieer uw rapportage-eisen

Begin met het inventariseren van de exacte statistieken waar uw managementteam het vaakst om vraagt. Veelvoorkomende voorbeelden zijn omzet per productgroep, ouderdomsanalyse van openstaande vorderingen, cashflow-prognoses en winstmarges per afdeling. Praat met uw CFO en operationeel managers om te begrijpen welke cijfers leidend zijn voor hun beslissingen.

Leg ook de rapportagefrequentie vast. Sommige rapportages volgen een maandelijkse cyclus, terwijl andere wekelijks of dagelijks moeten worden bijgewerkt. Als u dit vooraf weet, helpt dit bij het ontwerpen van rapporten die aansluiten bij het daadwerkelijke zakelijke ritme.

2. Stel uw Excel-naar-Business Central-verbinding in

Een directe verbinding tussen Excel and Business Central maakt handmatige data-exports overbodig. Installeer een Excel-add-in die verbinding maakt met uw BC-omgeving. Deze verbinding respecteert uw bestaande Business Central-gebruikersrechten, waardoor de databeveiliging intact blijft.

Zodra deze is geïnstalleerd, verifieert u uw identiteit met uw Microsoft-inloggegevens. De configuratie kost slechts een paar minuten en vereist geen betrokkenheid van uw IT-afdeling. U ziet de beschikbare Business Central-tabellen en -velden direct in het Excel-lint.

3. Selecteer de relevante Business Central-tabellen

Business Central slaat gegevens op in meerdere tabellen. Voor financiële rapportages haalt u doorgaans gegevens op uit de tabellen Grootboekposten, Klantenposten en het Rekeningschema. Operationele rapporten kunnen putten uit Verkoopregels, Inkoopregels of Artikelposten.

Filter uw dataselectie om alleen de records op te nemen die u nodig heeft. Dit houdt uw rapporten snel en doelgericht. Als u bijvoorbeeld een maandelijkse winst-en-verliesrekening maakt, filtert u op boekingsdatum om alleen de huidige periode op te halen.

4. Bouw uw rapportlay-out in Excel

Ontwerp uw rapport met de eindgebruiker in gedachten. Plaats samenvattende cijfers bovenaan, waar directieleden als eerste kijken. Gebruik duidelijke koppen en een consistente opmaak in het hele document. Groepeer gerelateerde statistieken zodat het rapport een logisch verhaal vertelt.

Overweeg om aparte werkbladen te maken voor verschillende doelgroepen. Uw CFO wil misschien samenvattingen op hoofdlijnen, terwijl afdelingshoofden details op transactieniveau nodig hebben. Dankzij de werkbladstructuur van Excel kunt u in beide behoeften voorzien binnen één enkel werkmapontwerp.

5. Voeg formules en berekeningen toe

Excel-formules transformeren ruwe Business Central-data in zinvolle analyses. Gebruik SOM.ALS om bedragen te aggregeren per rekening of afdeling. Pas voorwaardelijke opmaak toe om afwijkingen die drempelwaarden overschrijden te markeren. Bouw trendberekeningen die de huidige resultaten vergelijken met voorgaande perioden.

Houd formules eenvoudig en goed gedocumenteerd. Voeg opmerkingen toe aan cellen waarin complexe berekeningen worden uitgelegd. Dit maakt het onderhoud eenvoudiger wanneer u of een collega het rapport maanden later moet bijwerken.

6. Configureer het automatisch vernieuwen van data

De echte kracht van live Business Central-rapportage zit in het vernieuwen van data met één enkele klik. Na uw eerste configuratie kost het bijwerken van een rapport seconden in plaats van uren. U kunt ook automatische vernieuwingen inplannen om 's nachts uit te voeren, zodat uw ochtendrapporten altijd de definitieve cijfers van gisteravond bevatten.

Test uw vernieuwingsproces na het aanbrengen van wijzigingen in de lay-out. Controleer of nieuwe gegevens correct worden ingeladen en formules naar verwachting worden herberekend. Deze kleine kwaliteitscontrole voorkomt verrassingen wanneer u rapporten deelt met het management.

7. Distribueer en deel uw rapporten

Sla uw voltooide rapporten op een gedeelde locatie op waar belanghebbenden er toegang toe hebben. SharePoint en OneDrive integreren uitstekend met Excel, waarbij de opmaak behouden blijft en versiebeheer mogelijk is. Voor ontvangers die geen live data nodig hebben, exporteert u een PDF-momentopname.

Overweeg om e-maildistributie in te stellen voor periodieke rapporten. Ontvangers krijgen dan de nieuwste cijfers zonder in te hoeven loggen op een systeem. Dit drempels weg en verhoogt het gebruik van rapportages binnen uw organisatie.

Waarom hebben financiële teams real-time Business Central-rapporten nodig?

Financiële teams besteden een aanzienlijk deel van hun werkweek aan het voorbereiden van rapporten. Onderzoek naar automatisering van financiële rapportages toont aan dat het verminderen van handmatige dataverwerking controllers tijd geeft om zich te concentreren op analyses en strategisch advies. Wanneer uw cijfers altijd actueel zijn, kunt u vragen van het management binnen enkele minuten in plaats van uren beantwoorden.

Real-time toegang verbetert ook de nauwkeurigheid. Elke handmatige export- en kopieeractie brengt het risico op fouten met zich mee. Een directe verbinding met Business Central zorgt ervoor dat uw Excel-cijfers altijd overeenkomen met de bron.

Wat zijn de voordelen van ad-hoc rapportage zonder IT-ondersteuning?

Traditionele BI-platforms vereisen vaak de tussenkomst van een ontwikkelaar voor elke nieuwe rapportageaanvraag. Dit zorgt voor knelpunten en vertragingen. Self-service tools stellen finance professionals in staat om hun eigen ad-hoc rapportages te bouwen zodra er een nieuwe vraag rijst.

U krijgt de flexibiliteit om zelfstandig data te verkennen. Als een manager vraagt naar de prestaties van een specifiek product in het afgelopen kwartaal, kunt u die informatie direct ophalen. Geen supporttickets, geen wachttijden, geen overleg met technische teams.

Hoe Exsion365 u helpt bij het bouwen van real-time managementrapportages

Exsion365 verbindt Excel rechtstreeks met uw Business Central-data zonder ingewikkelde configuratie. U werkt in de vertrouwde Excel-omgeving terwijl u live gegevens uit uw ERP raadpleegt. Rapporten worden met één klik vernieuwd en uw Business Central-gebruikersrechten houden de gegevens veilig.

De oplossing ondersteunt rapportages over meerdere bedrijven, zodat u cijfers over verschillende entiteiten kunt consolideren zonder van omgeving te hoeven wisselen. Financiële teams bij meer dan 21.000 organisaties gebruiken Exsion365 om de rapportagetijd te verkorten en de datanauwkeurigheid te verbeteren.

Klaar om uw Business Central-rapportages te vereenvoudigen? Plan een demo om te zien hoe Exsion365 aansluit bij uw specifieke behoeften.

Veelgestelde vragen over het bouwen van BC-managementrapportages in Excel

Kan ik rapportages over meerdere bedrijven maken vanuit Business Central in Excel?

Ja, rapportages over meerdere bedrijven (multi-company) worden volledig ondersteund. Met Exsion365 kunt u data van meerdere Business Central-bedrijven in één Excel-werkmap laden. Dit maakt geconsolideerde rapportages eenvoudig, zonder handmatig samenvoegen.

Heb ik IT-hulp nodig om Excel-rapportages vanuit Business Central op te zetten?

Nee, u heeft geen hulp van IT nodig. Exsion365 wordt geïnstalleerd als een Excel-add-in en maakt gebruik van uw bestaande Business Central-inloggegevens. Het installatieproces duurt slechts enkele minuten en u bepaalt zelf tot welke gegevens u toegang heeft.

Hoe vaak kan ik mijn Business Central-rapporten vernieuwen?

U kunt op elk gewenst moment handmatig vernieuwen met één enkele klik wanneer u actuele cijfers nodig heeft. Exsion365 biedt ook geplande vernieuwingsopties via ExsionTime, zodat rapporten automatisch op vaste tijden kunnen worden bijgewerkt.

Wat gebeurt er met mijn bestaande Excel-kennis en -sjablonen?

Uw Excel-kennis is direct toepasbaar. Exsion365 brengt Business Central-data naar standaard Excel, zodat u dezelfde formules, opmaak en functies kunt gebruiken die u al kent. U kunt ook bestaande sjablonen converteren door statische gegevens te vervangen door live verbindingen.

Zijn mijn Business Central-gegevens veilig bij het gebruik van Excel-rapportagetools?

De databeveiliging wordt gehandhaafd via uw Business Central-gebruikersrechten. Exsion365 respecteert de toegangsrechten die in uw ERP zijn geconfigureerd, zodat gebruikers alleen de gegevens zien waartoe ze gemachtigd zijn. Er worden geen gevoelige gegevens buiten uw beveiligde omgeving opgeslagen.