Snelle handleiding: In 6 eenvoudige stappen inzoomen op transacties in Excel voor BC

1. Stel de verbinding tussen Excel en Business Central in: Installeer een Excel-invoegtoepassing die rechtstreeks verbinding maakt met uw BC-database.

2. Selecteer de tabellen en velden voor uw rapport: Kies welke Business Central-gegevenstabellen u nodig hebt voor uw samenvattende rapport.

3. Bouw uw samenvattende rapport in Excel: Maak geaggregeerde weergaven op basis van sommen, tellingen of gemiddelden van uw BC-gegevens.

4. Configureer de drill-down functionaliteit: Schakel de mogelijkheid in om op een willekeurige cel te klikken en de onderliggende transactiegegevens te bekijken.

5. Navigeer naar detailniveau op transactieniveau: Klik op de samenvattende cijfers om de onderliggende transacties direct te openen.

6. Rapporten vernieuwen en delen: Gebruik de vernieuwingsfunctie met één klik van Exsion365 om uw drill-down-rapporten up-to-date en deelbaar te houden.

Inzoomen (Drill-Down) op transactieniveau in Business Central

1. Stel de verbinding tussen Excel en Business Central in

De eerste stap is het tot stand brengen van een live koppeling tussen Excel en uw Business Central-omgeving. U hebt een Excel-invoegtoepassing nodig die rechtstreeks uit uw BC-database kan lezen zonder dat u gegevens hoeft te exporteren.

Open na installatie Excel en zoek naar het tabblad van de invoegtoepassing in het lint. Maak van daaruit een nieuwe verbinding door de URL van uw BC-omgeving in te voeren en u aan te melden met uw Microsoft-inloggegevens.

Deze verbinding respecteert uw bestaande BC-gebruikersrechten. Als u een klantrecord in BC kunt zien, kunt u diezelfde gegevens ophalen in Excel. Als u dit niet kunt, zal de invoegtoepassing deze ook niet tonen.

2. Selecteer de tabellen en velden voor uw rapport

Zodra uw verbinding tot stand is gebracht, kiest u welke Business Central-tabellen u wilt opnemen. Voor financiële drill-down-rapporten begint u meestal met de tabel Grootboekposten en voegt u vervolgens gerelateerde tabellen toe zoals Klantenposten of Leveranciersposten.

Selecteer alleen de velden die u nodig hebt. Voor een verlies- en winstrekening kunt u bijvoorbeeld Rekeningnummer, Boekingsdatum, Bedrag en Documentnummer opnemen. Door uw selectie van velden te beperken, blijven de gegevens snel vernieuwen.

U kunt ook overwegen tabellen toe te voegen die aan uw hoofdgegevens zijn gekoppeld. Door bijvoorbeeld de tabel Grootboekposten te koppelen aan de tabel Artikelposten, ziet u zowel de boekingspost als de voorraadmutatie die deze heeft veroorzaakt.

3. Bouw uw samenvattende rapport in Excel

Structureer uw rapport nu zo dat het geaggregeerde cijfers toont. Gebruik de standaard Excel-functies SOM, AANTAL of GEMIDDELDE op uw BC-gegevens, of gebruik de ingebouwde aggregatiemethoden van de invoegtoepassing.

Groepeer uw gegevens op basis van de dimensies die belangrijk zijn voor uw analyse. Dit kan per rekeningcategorie, kostenplaats, projectcode of tijdsperiode zijn. Een typisch managementrapport toont maandelijkse kolommen met rijgroeperingen per rekening of afdeling.

Houd de lay-out van uw samenvatting overzichtelijk. Elke cel moet een enkele geaggregeerde waarde vertegenwoordigen waarin u later kunt inzoomen. Vermijd samengevoegde cellen of complexe geneste formules die de drill-down-navigatie kunnen verstoren.

4. Configureer de drill-down functionaliteit

Deze stap verbindt uw samenvattende cellen met de onderliggende transacties. De Exsion Excel-invoegtoepassing voor Business Central bevat een functie "Details weergeven" die dit automatisch doet.

Plaats uw cursor op elke cel die een geaggregeerde waarde bevat. Het taakvenster van de invoegtoepassing toont de filters die op die specifieke cel zijn toegepast, zodat u precies kunt zien welke rekeningen, datumbereiken en dimensiewaarden aan dat getal bijdragen.

Voor aangepaste drill-down-paden definieert u welke velden in uw transactielijst moeten verschijnen. Misschien wilt u het Documentnummer, de Boekingsdatum, de Omschrijving en het Bedrag zien voor elke afzonderlijke post achter een samenvattingscijfer.

5. Navigeer naar detailniveau op transactieniveau

Zodra de drill-down is geconfigureerd, klikt u op de knop "Drilldown" in het lint van de invoegtoepassing terwijl uw cursor op een samenvattende cel staat. Hiermee wordt direct een nieuw rapport gegenereerd dat elke transactie toont waaruit dat totaal bestaat.

De drill-down resultaten worden geopend in een nieuw browsertabblad of Excel-blad, afhankelijk van uw instellingen. Elke rij vertegenwoordigt een enkele geboekte transactie uit Business Central, compleet met alle detailvelden die u hebt opgegeven.

Gebruik de ingebouwde filters en sorteeropties van Excel voor deze transactielijst. U kunt snel ongebruikelijke posten identificeren, patronen ontdekken of specifieke records exporteren voor verder onderzoek. De drill-down output bestaat uit standaard Excel-gegevens, dus al uw vertrouwde analysetechnieken zijn van toepassing.

6. Rapporten vernieuwen en delen

Rapporten verliezen hun waarde als ze verouderde cijfers tonen. Klik op de knop "Gegevens vernieuwen" om de nieuwste informatie uit Business Central in uw bestaande rapportstructuur te laden.

Deze vernieuwing met één klik werkt al uw samenvattingscijfers bij en behoudt de drill-down verbindingen. U hoeft niets opnieuw op te bouwen of gegevens opnieuw te exporteren vanuit BC.

Om rapporten te delen met collega's die de invoegtoepassing niet hebben, gebruikt u de functie "Formules naar waarden". Hiermee worden alle live BC-verbindingen vervangen door statische waarden, waardoor een standaard Excel-bestand ontstaat dat door iedereen kan worden geopend. Sla een kopie op met de originele formules intact voor uw volgende vernieuwingscyclus.

Wat is het verschil tussen drill-down en drill-through in rapportages?

Drill-down brengt u verticaal door uw gegevenshiërarchie heen, terwijl u binnen de context van hetzelfde rapport blijft. U kunt beginnen met jaartotalen en vervolgens inzoomen op kwartaal-, maand- en dagniveaus. Elk niveau onthult meer gedetailleerde gegevens binnen dezelfde logische structuur.

Drill-through brengt u horizontaal naar een compleet ander rapport. Klikken op een omzetcijfer kan een afzonderlijk verkooporderrapport openen dat laat zien welke specifieke orders die omzet hebben gegenereerd. Het bestemmingsrapport heeft zijn eigen lay-out en doel.

Voor financiële teams die met Business Central werken, is inzoomen (drill-down) tot op transactieniveau meestal de nuttigste optie. Wanneer uw CFO vraagt waarom de reiskosten zijn gestegen, wilt u de daadwerkelijk geboekte posten zien, en niet een ander samenvattend rapport over reizen.

Waarom zouden financiële teams Excel gebruiken in plaats van de ingebouwde rapporten van Business Central?

Business Central bevat wel financiële rapportagemogelijkheden, maar deze werken binnen de BC-interface. Dit betekent dat u moet schakelen tussen applicaties, BC-specifieke rapportageprogramma's moet leren kennen en de flexibiliteit verliest die Excel biedt.

Excel blijft de omgeving waarin financial controllers hun analyses uitvoeren. U kent de sneltoetsen, formules en opmaakopties al. Het toevoegen van gegevens uit BC mag niet betekenen dat u een compleet nieuwe tool moet leren.

Met een Excel-native aanpak combineert u BC-gegevens met informatie uit andere bronnen in één werkmap. Uw drill-down rapport kan grootboekposten combineren met budgetcijfers uit een planningssysteem of personeelsgegevens van HR. Die flexibiliteit tussen verschillende bronnen is niet mogelijk met BC alleen.

Hoe Exsion365 u helpt om sneller in te zoomen op transacties

Exsion365 verbindt Excel rechtstreeks met uw Business Central-gegevens, zonder tussenstappen of export. De Exsion Excel-invoegtoepassing geeft u live toegang tot elke tabel en elk veld in uw BC-database.

Het bouwen van rapporten gebeurt in de tool die u al kent. Definieer uw gegevensbronnen, pas filters toe, maak aggregaties en maak resultaten op met standaard Excel-functies. Exsion365 voegt de BC-passende verbindingslaag toe terwijl u de volledige controle over de presentatie behoudt.

Inzoomen naar het detailniveau van de transactie gebeurt met één klik. Selecteer een samenvattende cel, druk op Drilldown en bekijk elke geboekte post die aan dat cijfer bijdraagt. U hoeft niet te wachten op IT, u hebt geen maatwerk nodig en u hoeft niet te schakelen tussen systemen.

Rapportage over meerdere bedrijven werkt op dezelfde manier. Als u meerdere BC-entiteiten beheert, kunt u met Exsion365 geconsolideerde rapporten over al deze entiteiten bouwen, met de mogelijkheid om in te zoomen op de transacties van elk afzonderlijk bedrijf.

Bent u klaar om te stoppen met het exporteren van gegevens en te beginnen met analyseren? Neem contact op met Exsion365 voor een demonstratie van drill-down rapportages in uw eigen BC-omgeving.

Veelgestelde vragen over drill-down analyses in Excel voor Business Central

Kan ik inzoomen op transacties in meerdere Business Central-bedrijven?

Ja. Exsion365 ondersteunt rapportages over meerdere bedrijven, wat betekent dat u een geconsolideerde samenvatting kunt maken en vervolgens kunt inzoomen op transacties van elke afzonderlijke entiteit. De drill-down resultaten tonen bij welk bedrijf elke transactie hoort, zodat u het volledige overzicht over uw organisatie behoudt.

Heb ik speciale machtigingen nodig om drill-down te gebruiken in Excel voor BC?

Uw drill-down-toegang volgt uw bestaande Business Central-gebruikersrechten. Als u een specifieke tabel of record in BC kunt bekijken, kunt u er in Excel op inzoomen. De Exsion Excel-invoegtoepassing omzeilt geen enkele beveiligingsinstelling.

Hoe snel is de drill-down in vergelijking met het uitvoeren van rapporten in Business Central?

Drill-down in Exsion365 toont transactielijsten doorgaans binnen enkele seconden, zelfs voor grote datasets. De snelheid is afhankelijk van de prestaties van uw BC-omgeving en het aantal records, maar de meeste financiële teams vinden het sneller dan navigeren door de interface van BC om dezelfde informatie te vinden.

Kan ik mijn drill-down-resultaten opslaan voor auditdocumentatie?

Absoluut. Wanneer u inzoomt, verschijnen de resultaten als standaard Excel-gegevens. U kunt dit opslaan als een apart bestand, afdrukken of de relevante rijen kopiëren naar uw auditwerkdocumenten. De Exsion365-functie "Formules naar waarden" zet live verbindingen om naar statische gegevens voor archivering.

Wat gebeurt er als de onderliggende BC-gegevens veranderen nadat ik ben ingezoomd?

Uw drill-down resultaten weerspiegelen de gegevens op het moment dat u klikte. Als er transacties in BC worden geboekt of gewijzigd nadat u bent ingezoomd, verschijnen die wijzigingen pas als u uw samenvattende rapport vernieuwt en opnieuw inzoomt. Voor audittrails helpt dit model u de stand van zaken vast te leggen die u op een specifiek moment hebt beoordeeld.