De maandeinde is bijna daar. Voordat de cijfers de deur uitgaan, loop je nog één keer door het grootboek. Staat alles op de juiste plek, zijn boekingen op de juiste rekening geboekt, zijn er vreemde uitschieters? Op zich geen ingewikkeld werk, maar het kost je zo een ochtend: exporteren, sorteren, vergelijken met vorige maand en opnieuw beginnen zodra er iets wijzigt. Klinkt bekend? In dit bericht laat Thomas Werkhoven, directeur van Exsion365 en in hart en nieren nog steeds controller, zien hoe hij zijn grootboek controleert in Excel, zonder het gedoe.

Waar de grootboekcontrole vastloopt

Iedere controller doet het: het grootboek doorlopen voor de afsluiting. Je wilt weten of boekingen op de juiste rekening staan, of een rekening plotseling veel hoger uitvalt dan vorige maand en of er iets niet klopt.

Het probleem is niet de controle zelf. Het is het verzamelen. Je exporteert een grootboekoverzicht, plakt dit in Excel, haalt de cijfers van de vorige maand erbij en zet ze naast elkaar. Zodra er een boeking binnenkomt, kun je weer opnieuw beginnen. Je besteedt dus meer tijd aan het klaarzetten van de cijfers dan aan het kijken naar wat er werkelijk aan de hand is.

Waarom de standaard niet altijd volstaat

In Business Central zelf kun je grootboekposten bekijken, maar dat betekent doorklikken van rekening naar posten naar de onderliggende boekingen, scherm na scherm. Twee periodes naast elkaar zetten of meerdere bedrijven vergelijken is niet eenvoudig. Elke export is een momentopname die je de volgende dag weer opnieuw kunt uitvoeren.

Daarom grijpen veel controllers naar Excel. Ze richten de cijfers in zoals ze die willen zien, met de vergelijkingen die voor hen logisch zijn. Het enige nadeel van de oude manier is dat die cijfers handmatig in Excel terechtkomen, waardoor ze snel verouderen.

Hoe ik mijn grootboek controleer in Exsion

De belangrijkste controle voor mij is de cijferbeoordeling. Ik zet deze maand naast vorige maand, het budget en vorig jaar. In Exsion kies ik de nieuwe periode, klik op vernieuwen en precies die vergelijkingen staan klaar. Geen export, geen plakwerk.

Voorwaardelijke opmaak markeert direct elke afwijking die niet logisch is. Zo zie ik in één oogopslag of de afschrijving van deze maand is geboekt, of een overlopende post klopt of dat een bedrag plotseling uit de toon valt. Als er iets opvalt, zoom ik in op de onderliggende boeking, helemaal tot aan de factuur.

Daarna loop je door een paar balans- en tussenrekeningen. Komt de loonheffing die ik deze maand betaal overeen met de aangifte van vorige maand? Sluiten de banksaldi aan? Als er iets verandert in Business Central, vernieuw ik met één klik en is alles weer up-to-date.

Wat het je oplevert

Een concreet voorbeeld: een belastingboeking die op de verkeerde grootboekrekening was beland. Ik zag het meteen in het overzicht, omdat de rekening afweek van de maand ervoor. Zonder die vergelijking had ik het pas gevonden toen de cijfers al naar buiten waren.

Ook heb ik een paar controles ingesteld vóór de grootboekcontrole zelf. Zijn alle banken bijgewerkt, zijn alle contracten gefactureerd? Een eenvoudig symbool, bijvoorbeeld een smiley, laat me zien of mijn administratie in orde is voordat ik begin. Dat zorgt voor minder fouten bij de controle zelf.

De grootste winst zit in de faalkosten. Je krijgt het rapport in één keer goed, in de juiste volgorde, in plaats van achteraf zaken te corrigeren. Je controleert in plaats van dat je verzamelt, en je houdt tijd over voor de vraag die er echt toe doet: waarom wijkt dit af?

Probeer het zelf

Wil je zien hoe dit werkt voor je eigen grootboekcontroles? Je kunt Exsion 60 dagen gratis proberen. We bouwen samen je eerste rapport, zodat je meteen ziet hoe het werkt voor jouw inrichting. Meer dan 20.000 gebruikers werken al op deze manier met hun Business Central-data.

Lees meer >>>