Fouten voorkomen bij de bron met veldvalidatie

Eén verkeerd ingevuld veld in Business Central, en je bent als controller zo een halve dag bezig om uit te zoeken waarom de cijfers niet kloppen. Herkenbaar? Veel gedoe in de rapportage begint niet in de rapportage, maar bij de invoer. Thomas Werkhoven, directeur van Exsion 365 en zelf nog controller, vertelt waarom Exsion sinds dit jaar Field Validation van 2-Controlware gebruikt, en hoe schone data bij de bron de rapportage betrouwbaar houdt.

Fouten in de rapportage beginnen bij de invoer

Slechte data in je rapportage begint bijna altijd bij de invoer, niet bij de rapportage zelf. Thomas ziet dat van twee kanten. "Ik ben eigenaar van Exsion, maar ik kom bij klanten ook binnen als controller of CFO. En dan zie je waar het misgaat: iemand vult een veld verkeerd in, en die fout zit vanaf dat moment in je data." Eén vergeten veld werkt door in elk rapport dat je daarna draait. Je ziet het pas als de cijfers al de deur uit zijn, en dan ben je fouten aan het herstellen in plaats van te kijken naar wat de cijfers je vertellen.

Opsporen kan Exsion reeds, voorkomen is de volgende stap

Exsion Reporting is goed in opsporen. Je draait een validatierapport en ziet meteen waar iets niet klopt, bijvoorbeeld een post op de verkeerde rekening of een ontbrekende dimensie. "Exsion is de detective, het stelt vast wat er misgaat," legt Thomas uit. Je kunt je rapportage aanpassen zoveel je wilt, maar dan blijf je fouten opsporen nadat ze al gemaakt zijn. Volgende maand typt iemand hetzelfde veld weer verkeerd. De echte winst zit dus niet in beter opsporen, maar in voorkomen, en dat kan alleen als de data bij de bron al klopt.

Wat Field Validation doet

Field Validation van 2-Controlware zet regels op velden in Business Central. Wordt iets vergeten of verkeerd ingevuld, dan kom je niet verder tot het klopt. Je bepaalt zelf wanneer een regel geldt, dus gebruikers krijgen geen meldingen op het verkeerde moment. Thomas geeft voorbeelden uit de eigen administratie van Exsion. "Bij een klant met een btw-bedrijfsboekingsgroep op EU moet een btw-nummer worden ingevuld. Er moet een factuuremailadres staan, zodat de factuur op de juiste plek terechtkomt. En bij contracten leggen we de juiste defer-code vast, met de einddatum en de partnerdimensie."

De combinatie maakt het sterk

Field Validation en Exsion Reporting versterken elkaar. "Exsion stelt vast wat er misgaat, met Field Validation zorg je er preventief voor dat het niet meer gebeurt," zegt Thomas. Soms vang je een fout gewoon met Exsion binnen de standaard van Business Central. In andere gevallen is een validatie op een veld precies wat je nodig hebt. Zo dek je de hele keten af, van invoer tot rapportage.

Waarom 2-Controlware

Dat het 2-Controlware werd, voelde logisch. "De oprichter is net als ik registeraccountant, en hij werkt zelf al jaren met Exsion," vertelt Thomas. Ze kwamen elkaar tegen op een klantendag van een gezamenlijke partner en organiseren inmiddels samen webinars. "Waar hij al jaren fan is van Exsion, ben ik fan geworden van zijn Field Validation." Geen toeval, want ze kijken op dezelfde manier naar data: liever bij de bron goed dan achteraf herstellen.

De eerste ervaringen

Exsion gebruikt Field Validation nu een paar maanden, dus met harde cijfers is Thomas voorzichtig. "Wat ik merk, is dat de brondata schoner binnenkomt en dat we minder tijd kwijt zijn aan herstelwerk." Hij ziet een bredere verschuiving. "De laatste jaren gebruiken controllers Exsion steeds vaker niet alleen om te rapporteren, maar ook om hun cijfers te controleren." Field Validation is voor hem de volgende stap: niet alleen zien dat iets fout is, maar voorkomen dat het gebeurt.

Zelf schone data bij de bron?

Werk je met Business Central en herken je die stroom aan invoerfouten? Schone data bij de bron en betrouwbare rapportage in Excel horen bij elkaar. Neem contact op met Exsion 365, dan laten we zien hoe die combinatie werkt in jouw situatie.

Thomas Werkhoven is directeur van Exsion 365 en werkt zelf nog als controller.