Hoe AASK hun rapportages heeft geprofessionaliseerd

AASK, een non-profitorganisatie in Arizona die haar financiën beheert op Microsoft Dynamics 365 Business Central, heeft haar maandrapportage ingekort van twee volledige dagen naar een paar uur door haar rapporten te professionaliseren met Exsion Reporting in Excel. Controller Mary Ellen maakt ongeveer 30 maandrapporten voor de financiële commissie, de raad van bestuur, de CFO en de CEO; elk rapport wordt nu met één klik vernieuwd en opgemaakt in plaats van handmatig opnieuw te moeten worden opgebouwd, wat elke maand 16 tot 20 uur bespaart. Dit is haar verhaal over wat er veranderd is.

Waarom kostte de maandrapportage bij AASK voorheen twee dagen?

Tijd. Het is het enige waar elke financieel controller tekort aan komt. Het einde van de maand nadert, de rapporten moeten worden opgemaakt, de cijfers moeten extra worden gecontroleerd. Er is altijd wel iemand die een fout ontdekt, en plotseling begin je weer helemaal opnieuw.

Zelfs met zwaargewicht systemen zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central die al operationeel zijn, blijft de financiële rapportage voor de meesten traag, zwaar en omslachtig. Vooral wanneer je onder druk staat en het grotere geheel niet uit het oog wilt verliezen.

"Ik vind dat een van de grootste sterktes is dat het elke keer werkt." Mary Ellen, Controller bij AASK

Bij AASK betekende financiële rapportage voorheen één ding: uren verloren aan opmaak. "Vóór Exsion was onze rapportage traag," zegt Mary Ellen, controller bij AASK. "Elk rapport moest handmatig worden aangepast om het een afgewerkte en consistente uitstraling te geven voordat het kon worden ingediend bij de financiële commissie, de raad van bestuur, onze CFO en CEO."

En het ging er niet alleen om dat het er mooi uitzag. "Onze grootste inefficiënties zaten in de opmaak. De rapporten hadden simpelweg geen enkele consistentie en zagen er zeker niet professioneel financieel uit." Dat betekende meer tijd besteden aan kolommen, lettertypen en lay-outs, en minder tijd aan het analyseren van de daadwerkelijke cijfers.

En wat nog erger was? Kleine fouten betekenden opnieuw beginnen. "Vooral als je het rapport klaar had en er was een klein foutje, dan moest je het rapport helemaal opnieuw maken, en dat draaide allemaal weer om de opmaak."

Dat tikte snel aan. "Ik zou het oude proces omschrijven als omslachtig, traag en verouderd." En met zo'n 30 rapporten die elke maand ingeleverd moesten worden, was de druk constant. "Ik zag er best wel tegenop aan het einde van de maand, omdat ik wist dat het me ongeveer twee dagen van mijn tijd zou kosten."

Dat patroon – exporteren uit Business Central, plakken in een sjabloon, de lay-out herstellen, de volgende maand herhalen – is de standaardroute die Microsoft beschrijft in haar gids voor het exporteren van Business Central-gegevens naar Excel. Het werkt prima voor een eenmalige actie, maar het is niet schaalbaar naar 30 rapporten per maand.

Resultaten in één oogopslag

[[TABLE_START]]

Metriek | Voorheen | Nu

Tijd om de 30 maandrapporten te maken | Ongeveer twee volledige dagen | Een paar uur

Bespaarde uren per maand | Geen | 16 tot 20 uur

Opmaak per rapport | Handmatig, elke maand, opnieuw gedaan na elke fout | Eén keer opgemaakt, elke maand hergebruikt

Een fout herstellen die door het team is gevonden | Het rapport vanaf nul opnieuw maken | Snel een of alle rapporten aanpassen

De gegevens vernieuwen vanuit Business Central | Handmatige bewerking per rapport | Eén klik, verander de maand, gegevens worden gedownload en opgemaakt

Tijd tot eerste werkende rapport | Niet van toepassing | Binnen enkele weken na de start

[[TABLE_END]]

Hoe vond de plug-and-play-omslag plaats?

Na jaren van trage, onhandige rapportages vond AASK Exsion Reporting, een tool die gebouwd is om met Business Central samen te werken, in plaats van ertegenin. De onboarding? Direct. "Ik kon het rapportagesysteem al binnen een paar weken na de start gebruiken," zegt Mary Ellen.

Voor een klein team met een grote missie was het zelf kunnen bouwen van rapporten zonder de IT-afdeling in te hoeven schakelen een echte gamechanger. Geen trial-and-error meer. Geen gedoe. "Ik vind dat een van de grootste sterktes is dat het elke keer werkt." Vanaf de allereerste run wist ze: "Het eerste rapport waar jullie me mee hielpen, liet zien dat dit me echt enorm veel tijd zou gaan besparen."

Een deel van de reden waarom het altijd werkt, is dat er niets tussen Excel en Business Central in zit. Exsion maakt rechtstreeks verbinding via de API, zonder datawarehouse, zonder replica-database en zonder gateway die kan uitvallen. Bovendien neemt het de gebruikersrechten van Business Central over, zodat de controller exact ziet wat ze ook in Business Central ziet. De add-in is binnen vijf minuten geïnstalleerd vanuit AppSource en de query achter elk rapport wordt als een leesbare tabel in het werkblad geschreven. Dat is wat een rapport maand na maand herbruikbaar maakt.

"Het is ontzettend handig dat alles wat in Exsion Reporting gebeurt, er ook uitziet alsof het in Excel is gedaan. Dit is heel herkenbaar voor financiële controllers zoals ik. Iedereen kan er direct mee aan de slag!" Mary Ellen, Controller bij AASK

Wat is er veranderd voor AASK?

• Rapportagetijd met 20 uur per maand verkort. Wat voorheen twee volledige dagen kostte, duurt nu nog maar een paar uur. Voor Mary Ellen en het team van AASK was het automatiseren van hun rapportage niet alleen een tijdbesparing; het was een complete cultuuromslag in hun manier van werken.

• Herbruikbare sjablonen. Nooit meer elke maand alles vanaf nul opbouwen. "De meest waardevolle tool voor ons is de opmaak; dat je een financieel rapport exact zo kunt opmaken als je nodig hebt en het vervolgens elke maand opnieuw kunt gebruiken." Het resultaat: meer tijd, minder administratieve rompslomp en 16 tot 20 uur besparing per maand.

• Eén klik, alle gegevens opgemaakt en vernieuwd. "Het grootste verschil is nu echt de tijdbesparing. In plaats van twee dagen te besteden aan deze dertig maandrapporten, kost het me nu letterlijk een paar uur." En als iemand een fout ontdekt? Geen stress. "Als een van mijn teamleden een fout vindt, is het heel eenvoudig om een of alle rapporten snel aan te passen."

• Het downloadt alle gegevens uit BC. Met Exsion vallen de gegevens direct op hun plek. "Met een snelle druk op de knop en het aanpassen van de maand, worden alle gegevens uit BC volledig opgemaakt en gedownload in het format dat ik nodig heb. Eenvoudiger kan niet."

• Betere rapportage, meer impact. Met 20 uur besparing per maand heeft het financiële team van AASK nu meer ruimte voor planning en strategie. Duidelijke rapportages ondersteunen betere beslissingen, en betere beslissingen helpen meer kinderen.

Hoe werkt het wijzigen van de maand in de praktijk?

De maand is een filter op de query, geschreven in de eigen filtersyntaxis van Business Central (bijvoorbeeld een datumbereik zoals 01-01-26..31-01-26 op de Grootboekpost, tabel 17). Pas die ene cel aan, klik op vernieuwen, en alle 30 rapporten nemen de nieuwe periode over met behoud van dezelfde lay-out. Exsion vernieuwt 700.000 grootboekposten in minder dan vijf seconden, dus op de schaal van AASK is de wachttijd verwaarloosbaar. Dezelfde aanpak wordt stap voor stap beschreven in hoe u in 7 stappen managementrapportages voor Business Central bouwt in Excel.

Waarom zorgt betere rapportage voor meer vertrouwen en betere naleving?

Betrouwbare rapportages zijn ook een groot voordeel bij audits en updates voor het bestuur. Nu levert het team van AASK volledige rapporten op met de juiste cijfers op de juiste plek. Dat betekent minder verrassingen en sterker toezicht. Want in de woorden van Mary Ellen: "Je kunt geen non-profitorganisatie runnen zonder duidelijke financiële cijfers."

Goede rapportage is niet alleen administratie. Het bouwt vertrouwen op, toont impact aan en helpt organisaties hun missie te volbrengen.

"Ik zou heel verdrietig zijn als jullie morgen zouden verdwijnen. Wat ik het meeste zou missen, is het gemak waarmee ik mijn financiële rapportages maak." Mary Ellen, Controller bij AASK

Voor een financieel team van een non-profitorganisatie is ook de kostenkant belangrijk. Exsion hanteert transparante prijzen en biedt een volledige proefperiode van 30 dagen aan, zodat een controller eerst een maandrapportage kan herbouwen met live Business Central-gegevens voordat er ergens voor getekend wordt.

Over AASK

AASK staat voor "Aid to Adoption of Special Kids".

AASK werd opgericht in 1988 en was de eerste vergunninghoudende instelling in Arizona die zich richtte op pleegzorg binnen het eigen netwerk (kinship care), waarbij kinderen bij familieleden of bekenden werden geplaatst. Sindsdist heeft de non-profitorganisatie meer dan 4.000 kinderen geholpen een permanent thuis te vinden, met een verbazingwekkende stabiliteit van 95% in de plaatsingen.

In tegenstelling tot traditionele adoptiebureaus richt AASK zich op kinderen die vaak over het hoofd worden gezien: oudere jeugd, groepen broers en zussen, en kinderen met emotionele, ontwikkelings- of fysieke behoeften.

Veelgestelde vragen

[[FAQ_START]]

Hoeveel tijd bespaart AASK met Exsion Reporting? | Tussen de 16 and 20 uur per maand. De 30 maandrapporten die voorheen ongeveer twee volledige dagen kostten, nemen nu slechts een paar uur in beslag.

Wat was de grootste inefficiëntie in het oude rapportageproces van AASK? | De opmaak. Elk rapport moest handmatig worden aangepast voor een consistente, professionele financiële uitstraling, en een klein foutje betekende dat het hele rapport opnieuw moest worden gemaakt.

Hoe vernieuwt AASK haar maandrapporten nu? | Met één druk op de knop en het aanpassen van de maand downloadt Exsion alle gegevens uit Business Central en zet deze direct in de lay-out die de controller nodig heeft.

Hoe snel kon AASK aan de slag met Exsion? | Controller Mary Ellen gebruikte het rapportagesysteem al binnen een paar weken na de start, en het eerste rapport liet direct zien dat het een enorme tijdsbesparing zou opleveren.

[[FAQ_END]]