Tijd.

Het is het enige waar elke financieel controller tekort aan heeft. De maandafsluiting komt eraan, de rapporten moeten worden opgemaakt, de cijfers moeten extra worden gecontroleerd. Er is altijd wel iemand die een fout ontdekt — en plotseling moet je alles weer vanaf nul opbouwen.

Zelfs met zwaargewicht systemen zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central al in gebruik, is de financiële rapportage voor de meesten nog steeds traag, zwaar en omslachtig. Vooral wanneer je onder druk staat en probeert het grotere plaatje niet uit het oog te verliezen.

Ik denk dat een van de grootste sterktes is dat het elke keer weer werkt.

Mary EllenController bij AASK

Bij AASK betekende financiële rapportage voorheen maar één ding: uren verloren aan opmaak. “Vóór Exsion was onze rapportage traag”, zegt Mary Ellen, controller bij AASK. “Elk rapport moest handmatig worden bewerkt om het een afgewerkte en consistente uitstraling te geven voordat het kon worden voorgelegd aan de financiële commissie, de raad van bestuur, onze CFO en CEO.”

En het ging niet alleen om het mooi maken van de dingen. “Onze grootste inefficiënties zaten in de opmaak. De rapporten… hadden gewoon geen enkele consistentie en zagen er zeker niet uit als financiële overzichten.” Dat betekende meer tijd besteden aan kolommen, lettertypen en lay-outs — en minder tijd aan het analyseren van de werkelijke cijfers.

Erger nog? Kleine fouten betekenden opnieuw beginnen. “Vooral als je het rapport af had en er bleek een klein, onbeduidend foutje in te zitten, moest je het hele rapport opnieuw doen — en dat ging allemaal om de opmaak.”

Dat liep snel op. “Ik zou zeggen dat het oude proces omslachtig, traag en verouderd was.” En met zo'n 30 rapporten die elke maand moesten worden opgeleverd, was de druk constant. “Ik zag een beetje op tegen het einde van de maand, omdat ik wist dat het me zo'n twee dagen van mijn tijd zou kosten.”

Een plug-and-play verschuiving

Na jaren van trage, onhandige rapportages vond AASK Exsion Reporting — een tool die is gebouwd om samen te werken met Business Central, niet ertegenin. De onboarding? Direct. “Ik kon het rapportagesysteem al binnen enkele weken na de start gebruiken,” zegt Mary Ellen.

Voor een klein team met een grote missie was het zelf kunnen bouwen van rapporten zonder de IT-afdeling in te schakelen een gamechanger. Geen trial-and-error meer. Geen gedoe. “Ik denk dat een van de grootste sterktes is dat het elke keer weer werkt.” Vanaf de allereerste keer wist ze: “Het eerste rapport waar jullie me mee hielpen, liet zien dat dit me echt enorm veel tijd zou gaan besparen.”

“Het is ontzettend handig dat alles wat in Exsion Reporting gebeurt, eruitziet als in Excel. Dit is herkenbaar voor financiële controllers zoals ik. Iedereen kan er direct mee aan de slag!”

Mary EllenController bij AASK

Het resultaat

• Rapportagetijd met 20 uur per maand verkort. Wat vroeger twee volle dagen kostte, duurt nu nog maar een paar uur. Voor Mary Ellen and het team van AASK was het automatiseren van hun rapportages niet zomaar een tijdbesparing — het was een complete verandering in hun manier van werken.

• Herbruikbare sjablonen. Niet meer elke maand alles vanaf nul opbouwen. “De meest waardevolle tool voor ons is de opmaak geweest — dat je een financieel rapport exact zo kunt opmaken als je nodig hebt en het vervolgens elke maand opnieuw kunt gebruiken.”
  Het resultaat: meer tijd, minder sleur — en 16 tot 20 uur besparing per maand.

• Met één klik heeft AASK alle gegevens opgemaakt en vernieuwd. “Echt, het grootste verschil nu is dat het tijdbesparend is. In plaats van twee dagen over deze dertig maandrapportages te doen, kost het me letterlijk maar een paar uur.” En als iemand een fout ontdekt? Geen stress. “Als een van mijn teamleden een fout vindt, is het vrij snel en eenvoudig te corrigeren in één of alle rapporten.”

• Het downloadt alle gegevens uit BC. Met Exsion vallen de gegevens direct op hun plek. “Met een simpele klik op de knop en het wijzigen van de maand, worden alle gegevens uit BC volledig opgemaakt en gedownload in het formaat dat ik nodig heb. Eenvoudiger kan niet.”

• Betere rapportages, grotere impact. Met 20 uur besparing per maand heeft het financiële team van AASK nu meer ruimte voor planning en strategie. Duidelijke rapportages ondersteunen betere beslissingen — en betere beslissingen helpen meer kinderen.​​

Betere rapportage bouwt vertrouwen op en ondersteunt naleving

Betrouwbare rapportages helpen ook bij audits en updates voor het bestuur. Nu levert het team van AASK volledige rapporten op waarin alle cijfers kloppen. Dat betekent minder verrassingen — en sterker toezicht. Want in de woorden van Mary Ellen: "Je kunt geen non-profitorganisatie runnen zonder duidelijke financiële cijfers."

Goede rapportage is niet alleen administratie. Het bouwt vertrouwen op, toont impact en helpt organisaties gefocust te blijven op hun missie.

"Ik zou heel verdrietig zijn als jullie morgen zouden verdwijnen. Wat ik het meeste zou missen is het gemak waarmee ik mijn financiële rapportages maak."

Over AASK

AASK staat voor “Aid to Adoption of Special Kids”.

AASK, opgericht in 1988, was de eerste erkende organisatie in Arizona die zich richtte op pleegzorg door bloed- of aanverwanten — het plaatsen van kinderen bij familieleden of bekenden. Sindsdien heeft de non-profitorganisatie meer dan 4.000 kinderen geholpen een permanent thuis te vinden, met een verbazingwekkende stabiliteit van 95% in de plaatsingen.

In tegenstelling tot traditionele adoptiebureaus richt AASK zich op kinderen die vaak over het hoofd worden gezien — oudere jeugd, groepen broers en zussen, en kinderen met emotionele, ontwikkelings- of fysieke behoeften.​