N+P Group: 45 Business Central-entiteiten, geen exports

N+P Group, een internationaal afval-tot-grondstofbedrijf met meer dan 500 werknemers en 45 juridische entiteiten in het Verenigd Koninkrijk en Nederland, ging in vier jaar tijd van 7 naar 50 Exsion-licenties en voert nu managementrapportages, twee maandelijkse managementconsolidaties, een aandeelhoudersconsolidatie, wekelijkse groeps-cashflow- en bankreconciliatiecontroles uit vanuit Business Central in Excel, zonder één enkel rapport te downloaden. Group Financial Controller Chris Hoyle legt uit hoe het financieel team daar is gekomen, van de eerste zes maanden van handmatig compileren naar een team waarin iedereen, van het managementteam tot de sitebeheerders, op vernieuwen drukt.

Chris Hoyle is Group Financial Controller bij N+P Group, een internationaal bedrijf dat gespecialiseerd is in het herbestemmen van afval tot duurzame grondstoffen. Het bedrijf is actief binnen drie kernactiviteiten: het verhandelen van afvalstromen, het sorteren van recyclebare materialen tot hoogwaardige grondstofstromen en het verwerken van niet-recyclebaar afval tot alternatieve brandstoffen. Met meer dan 500 werknemers, 45 juridische entiteiten en activiteiten in het Verenigd Koninkrijk en Nederland zijn de rapportage-eisen aanzienlijk.

Resultaten in één oogopslag

[[TABLE_START]]

Metriek | Voorheen | Nu

Exsion-licenties | 7 | 50, vier jaar later

Groeps-cashflowoverzicht over 40 tot 50 entiteiten | Eenmaal, misschien eenmaal per maand | Elke week

Rapporten downloaden van 45 tot 50 juridische entiteiten | Handmatig, per entiteit | Geen, één keer vernieuwen en de data stroomt binnen

Ad-hoc dataverzoeken vanuit de organisatie | Grote projecten om rapporten te bouwen | 10 tot 20 vragen per maand beantwoord door key-users, geen project

Tijd voor een nieuw teamlid om zelfstandig te werken | Niet gemeten | Een paar sessies verspreid over een paar dagen

Eerste zes maanden na een Business Central go-live zonder Exsion | Altijd rapporten downloaden en compileren | Niet herhaald: Exsion vanaf dag één

[[TABLE_END]]

Wat was de uitdaging van rapporteren over een groeiende, internationale groep?

N+P exploiteert meerdere bedrijfsonderdelen met tientallen juridische entiteiten. Elke entiteit heeft haar eigen bankrekeningen, haar eigen transacties en haar eigen rapportagevereisten. Voor een financieel team betekent dat gegevens ophalen uit tientallen bronnen, deze consolideren en rapporten produceren. Handmatig.

Chris: "We hebben onze hele controleomgeving op ons ERP-systeem gebouwd en gebruiken Exsion om snel en eenvoudig toegang te krijgen tot de gegevens daarin. Daardoor kunnen we rapportages opstellen voor al onze verschillende soorten processen, of het nu gaat om managementrapportages, cashflowrapportages of onze auditcyclus."

In Business Central-termen is elk van die 45 entiteiten een apart bedrijf met een eigen Grootboekpost (tabel 17) en Bankpost (tabel 271). Met Exsion Reporting kan het team de bedrijven in één queryraster aanvinken en één tabel met een bedrijfskolom terugkrijgen, wat rapportage op groepsniveau mogelijk maakt zonder een export per entiteit.

Managementrapportage en consolidatie

N+P voert twee maandelijkse managementconsolidaties en een aandeelhoudersconsolidatie uit. Gegevens stromen rechtstreeks vanuit Business Central naar Excel, waar het team gestandaardiseerde rapporten heeft gebouwd van het niveau van individuele juridische entiteiten tot aan de volledige groepsconsolidatie.

Chris: "Tijdens de maandsluiting kunnen we deze rapporten vernieuwen om de voortgang te bewaken, mogelijke problemen te identificeren en vervolgens te rapporteren op business unit- en groepsniveau."

Die monitoring tijdens het proces is het praktische verschil tussen een live verbinding en een export. Een refresh van 700.000 grootboekpost-rijen duurt minder dan vijf seconden, zodat de groepscontroller elke ochtend van de maandsluiting de status kan controleren in plaats van pas wanneer deze is afgerond. Voor groepen die daarnaast intercompany-eliminaties en valuta-omrekening nodig hebben, voegt Exsion Corporate die laag toe; onze handleiding over hoe meerdere bedrijven in Business Central te consolideren met Excel doorloopt de stappen.

Omzet, tonnage en marge per contract

De handelsdivisie van N+P is een unieke operatie. Tonnagedata uit de operationele software stroomt rechtstreeks Business Central in, wat betekent dat het financiële team operationele en financiële gegevens in hetzelfde rapport kan combineren via Exsion.

Chris: "We hebben rapporten gestructureerd per klant en leverancier, en we kunnen de omzet, de kostprijs van de omzet en de marge op elk contract inzien. We budgetteren onder dezelfde structuur, dus tijdens de maandsluiting kunnen we heel eenvoudig vergelijken met het budget en zien waar de verschillen liggen."

Hoe ging cashflow van maandelijks naar wekelijks?

Het consolideren van de kasposities van 40 tot 50 juridische entiteiten, elk met hun eigen bankrekeningen, zou zonder directe datatoegang een enorm tijdrovende klus zijn. Met Exsion doet het team dit wekelijks.

Chris: "Zonder Exsion zouden we de cashflow eenmaal, misschien eenmaal per maand bekijken. In dit soort omgevingen is dat niet snel genoeg. Exsion stelt ons in staat om het elke week te doen."

Het team gebruikt de cashflowrapporten op meerdere niveaus: voor het dagelijkse kasbeheer, maar ook om de liquiditeitsposities van de groep te rapporteren aan het managementteam.

Chris: "Het mooie van Exsion is dat alle gegevens op één plek staan. Daardoor kunnen we rapporten bouwen op verschillende niveaus van de organisatie, of dat nu de juridische entiteit, de business unit of de groep is."

Bankreconciliatie: AI matcht, Exsion verifieert

Business Central biedt nu AI-functionaliteit voor bankreconciliatie. Copilot helpt banktransacties automatisch te matchen met grootboekposten en doet suggesties waar standaardregels tekortschieten; Microsoft beschrijft dit proces in hun handleiding over het afstemmen van bankrekeningen in Business Central. Maar automatisch matchen is niet hetzelfde als aantoonbaar correct. Dat is waar Exsion om de hoek komt kijken: voor grootboekcontroles, uitzonderingslijsten en reconciliatierapporten in Excel.

Bij N+P gebruikt het team Exsion momenteel om transactiegegevens te downloaden en bankreconciliaties rechtstreeks in Excel uit te voeren. Er is een project gaande om het volledige reconciliatieproces over te brengen naar Business Central, inclusief AI-matching voor betalingsruns. Zodra dat live is, verschuift de rol van Exsion: van het opbouwen van de reconciliatie naar het verifiëren en beoordelen ervan.

Chris: "Het is de bedoeling dat de management accountants meer een beoordelaar worden in plaats van een handmatige uitvoerder. We zullen Exsion gebruiken om rapporten te bouwen op basis van de reconciliatie in BC."

Dat is de richting: AI regelt de matching binnen Business Central, Exsion levert de rapportagelaag waarmee controllers kunnen controleren, filteren en bewijzen dat alles klopt.

Waarom gebruikt iedereen in finance het?

Bij N+P werkt het hele financiële team met Exsion Reporting, van het managementteam tot aan de administratieve teams op de afzonderlijke locaties. Dat is geen toeval.

Chris: "We hoeven geen tijd te besteden aan het downloaden van rapporten van onze 45, 50 juridische entiteiten. We drukken gewoon op vernieuwen en de data stroomt binnen. Dat bespaart ons veel tijd. En dat is voor mij het belangrijkste voordeel."

Omdat Exsion de gebruikersrechten van Business Central overneemt, ziet een locatiebeheerder die één bedrijf in Business Central kan zien, datzelfde bedrijf in Excel, en ziet de groepscontroller ze alle 45. Er hoeft geen tweede beveiligingsmodel te worden onderhouden naarmate het aantal licenties groeide van 7 naar 50.

Productief vanaf dag één

Nieuwe teamleden krijgen vanaf hun eerste dag toegang tot Exsion. Het team hanteert een buddysysteem: een ervaren gebruiker wordt gekoppeld aan de nieuwe collega. Binnen een paar dagen werken mensen zelfstandig.

Chris: "De software was al vooraf op mijn systeem geïnstalleerd. Vanaf dag één had ik toegang en kon ik het gebruiken. Het is super eenvoudig. Je bevindt je in een omgeving die iedereen al begrijpt, omdat je gewoon in Excel werkt. Binnen een paar sessies, verspreid over een paar dagen, zijn nieuwe mensen heel snel ingewerkt."

Geen projecten meer voor nieuwe rapporten

Wanneer er een nieuw rapport nodig is, wendt het team zich tot een van de ervaren key-users. Geen projectplan nodig, geen IT-betrokkenheid, geen weken wachten.

Chris: "We krijgen waarschijnlijk 10 tot 20 ad-hocvragen per maand uit alle delen van de organisatie. Als de data er is, kunnen we erbij. We doen geen grote projecten meer om rapporten te bouwen."

N+P rolt ook een teambrede training uit met Exsion365, zodat het bredere team zelfstandig eigen rapporten kan bouwen.

Waarom Exsion?

Chris heeft bij organisaties gewerkt waar Exsion niet beschikbaar was. Hij heeft zelfs Business Central geïmplementeerd voor een bedrijf zonder Exsion toe te voegen, en noemt dat achteraf een grote fout.

Chris: "We hebben de eerste zes maanden na de implementatie van 365 in feite de hele tijd rapporten gedownload en samengesteld. Ik zou het 100% aanbevelen. Als je worstelt met werken in silo's, of als je veel tijd kwijt bent aan het downloaden van meerdere rapporten in Excel, ze samenstelt en opnieuw formatteert, dan bespaart dit je team fundamenteel uren per week."

Beginnen is bewust risicoarm: de add-in wordt in ongeveer vijf minuten geïnstalleerd vanuit AppSource, de proefperiode van 30 dagen omvat het volledige product en de prijzen zijn openbaar, zodat een groep met 45 entiteiten een multi-company refresh kan testen voordat ze zich vastleggen op een enkele licentie.

Veelgestelde vragen

[[FAQ_START]]

Over hoeveel entiteiten rapporteert N+P Group met Exsion? | 45 juridische entiteiten in het Verenigd Koninkrijk en Nederland, met rapporten opgebouwd vanaf individueel entiteitsniveau tot aan de volledige groepsconsolidatie.

Hoe vaak consolideert N+P Group de cashflow? | Wekelijks. Zonder directe datatoegang zou het team de cashflow over haar 40 tot 50 entiteiten eenmaal, misschien eenmaal per maand bekijken; met Exsion gebeurt dit wekelijks.

Hoe gebruikt N+P Group Exsion naast Copilot-bankreconciliatie in Business Central? | Copilot matcht automatisch banktransacties binnen Business Central, en Exsion wordt gebruikt om de reconciliatie in Excel te controleren, te filteren en te verifiëren, zodat management accountants controleurs worden in plaats van handmatige uitvoerders.

Hoe snel zijn nieuwe financiële medewerkers bij N+P Group productief met Exsion? | Nieuwe teamleden krijgen op dag één toegang en worden gekoppeld aan een ervaren gebruiker. Binnen een paar sessies verspreid over een paar dagen werken ze zelfstandig.

[[FAQ_END]]