Chris Hoyle is Group Financial Controller bij N+P Group, een internationale onderneming die gespecialiseerd is in de opwerking van afvalstromen tot duurzame grondstoffen. Het bedrijf is actief binnen drie kernactiviteiten: de handel in afvalstromen, het sorteren van recyclebare materialen tot hoogwaardige grondstoffenstromen en de verwerking van niet-recyclebaar afval tot alternatieve brandstoffen. Met meer dan 500 werknemers, 45 juridische entiteiten en operationele activiteiten in het Verenigd Koninkrijk en Nederland zijn de rapportage-eisen aanzienlijk.

De uitdaging: rapporteren over een groeiende, internationale groep

N+P exploiteert meerdere business units met tientallen juridische entiteiten. Elke entiteit heeft haar eigen bankrekeningen, haar eigen transacties en haar eigen rapportage-eisen. Voor een financieel team betekent dit dat er gegevens uit tientallen bronnen moeten worden gehaald, geconsolideerd en gerapporteerd. Handmatig.

Chris: "We hebben onze volledige controleomgeving opgebouwd rond ons ERP-systeem en gebruiken Exsion om snel en eenvoudig toegang te krijgen tot de gegevens daarin. Dat stelt ons in staat om rapportages op te stellen voor al onze verschillende soorten processen, of het nu gaat om managementrapportages, cashflowrapportages of onze auditcyclus."

Managementrapportage en consolidatie

N+P voert maandelijks twee managementconsolidaties en een aandeelhoudersconsolidatie uit. De gegevens stromen rechtstreeks vanuit Business Central naar Excel, waar het team gestandaardiseerde rapporten heeft gebouwd, variërend van het niveau van individuele juridische entiteiten tot en met de volledige groepsconsolidatie.

Chris: "Terwijl we door de maandsluiting gaan, kunnen we deze rapporten vernieuwen om de voortgang van de maandsluiting te bewaken, eventuele problemen te identificeren en vervolgens te rapporteren op het niveau van de business unit en de groep."

Omzet, tonnage en marge per contract

De handelsdivisie van N+P is een unieke activiteit. Tonnagedata uit de operationele software stroomt Business Central binnen, wat betekent dat het financiële team operationele en financiële gegevens in hetzelfde rapport kan combineren via Exsion.

Chris: "We hebben rapporten die zijn gestructureerd op basis van klant en leverancier, en we kunnen de omzet, de kostprijs van de omzet en de marge op elk contract inzien. We budgetteren volgens dezelfde structuur, dus tijdens de maandsluiting kunnen we heel eenvoudig vergelijken met het budget en zien waar de verschillen zitten."

Cashflow: van maandelijks naar wekelijks

Het consolideren van de kasposities van 40 tot 50 juridische entiteiten, elk met hun eigen bankrekeningen, zou zonder directe gegevenstoegang een enorm tijdrovende klus zijn. Met Exsion doet het team dit wekelijks.

Chris: "Zonder Exsion zouden we de cashflow één keer, misschien één keer per maand, bekijken. In een dergelijke omgeving is dat niet snel genoeg. Exsion stelt ons in staat om dit elke week te doen."

Het team gebruikt de cashflowrapportages op meerdere niveaus: voor het dagelijkse kasbeheer, maar ook om de liquiditeitsposities van de groep te rapporteren aan het managementteam.

Chris: "Het mooie van Exsion is dat alle gegevens op één plek staan. Dat stelt ons in staat om rapporten te bouwen op verschillende niveaus van de organisatie, of dat nu de juridische entiteit, de business unit of de groep is."

Bankreconciliatie: AI matcht, Exsion verifieert

Business Central biedt nu AI-functionaliteit voor bankreconciliatie. Copilot helpt banktransacties automatisch te matchen met grootboekposten en doet suggesties waar standaardregels tekortschieten. Maar automatisch matchen is niet direct hetzelfde als aantoonbaar correct. Dat is waar Exsion om de hoek komt kijken: voor grootboekcontroles, uitzonderingslijsten en reconciliatierapporten in Excel.

Bij N+P gebruikt het team Exsion momenteel om transactiegegevens te downloaden en bankreconciliaties rechtstreeks in Excel uit te voeren. Er is een project gaande om het volledige reconciliatieproces over te brengen naar Business Central, inclusief AI-matching voor betalingsruns. Zodra dat live is, verschuift de rol van Exsion: van het opstellen van de reconciliatie naar het verifiëren en controleren ervan.

Chris: "Het is de bedoeling dat de management accountants meer een controlerende rol krijgen in plaats van handmatig werk te verrichten. We zullen Exsion gebruiken om rapportages te bouwen op basis van de reconciliatie in BC."

Dat is de richting waarin het gaat: AI regelt de matching binnen Business Central, Exsion biedt de rapportagelaag waarmee controllers kunnen controleren, filteren en bewijzen dat alles klopt.

Iedereen binnen finance gebruikt het

Bij N+P werkt het voltallige financiële team met Exsion Reporting, van het managementteam tot aan de administratieve teams op de individuele vestigingen. Dat is geen toeval.

Chris: "We hoeven geen tijd te besteden aan het downloaden van rapporten van onze 45 of 50 juridische entiteiten. We drukken gewoon op 'vernieuwen' en de gegevens stromen binnen. Dat bespaart ons heel veel tijd. En dat is voor mij het belangrijkste voordeel."

Productief vanaf dag één

Nieuwe teamleden krijgen vanaf hun eerste dag toegang tot Exsion. Het team werkt met een buddy-systeem: een ervaren gebruiker wordt gekoppeld aan de nieuwe collega. Binnen een paar dagen werken mensen zelfstandig.

Chris: "De software was al op mijn systeem geïnstalleerd. Vanaf dag één had ik toegang en kon ik het gebruiken. Het is super eenvoudig. Je bevindt je in een omgeving die iedereen al begrijpt, omdat je gewoon in Excel werkt. Binnen een paar sessies, verspreid over een paar dagen, zijn nieuwe medewerkers heel snel ingewerkt."

Geen projecten meer voor nieuwe rapportages

Wanneer er een nieuw rapport nodig is, wendt het team zich tot een van de ervaren key-users. Er is geen projectplan nodig, geen IT-betrokkenheid en geen wekenlange wachttijd.

Chris: "We krijgen waarschijnlijk maandelijks zo'n 10 tot 20 ad-hocvragen vanuit alle hoeken van het bedrijf. Als de data er is, kunnen we die ophalen. We doen geen grote projecten meer om rapporten te bouwen."

N+P rolt de komende weken ook een teambrede training met Exsion365 uit, zodat het bredere team zelfstandig eigen rapportages kan bouwen.

Waarom Exsion?

Chris heeft bij organisaties gewerkt waar Exsion niet beschikbaar was. Hij heeft zelfs Business Central geïmplementeerd voor een bedrijf zonder Exsion toe te voegen, en noemt dat achteraf een grote fout.

Chris: "We hebben de eerste zes maanden na de implementatie van 365 in wezen voortdurend rapporten zitten downloaden en samenstellen. Ik zou het absoluut aanbevelen. Als je moeite hebt met werken in silo's, of als je veel tijd kwijt bent aan het downloaden van meerdere rapporten in Excel, het samenvoegen en het opnieuw opmaken ervan, dan bespaart dit je team simpelweg uren per week."