Christiania Shipping brengt rapportage over meerdere Business Central-bedrijven samen in één Excel-overzicht met Exsion365

Christiania Shipping, een maritieme groep met 14 Business Central-bedrijven en 46 schepen, heeft de rapportage per bedrijf vervangen door één Excel-bestand dat in enkele seconden actuele gegevens van alle 14 bedrijven vernieuwt. Met Exsion Reporting filtert het financiële team op bedrijf, schip, reis, scheepsmanager of dimensie, beoordeelt het de balans, de winst- en verliesrekening en de financieringscontroles binnen de groep, en spoort het boekingen die naar het verkeerde bedrijf zijn geboekt in een vroeg stadium op. Om daar te komen waren twee sessies van 3 uur nodig en een belangrijk rapport voor meerdere bedrijven dat in een paar uur was gebouwd, zonder een Business Central-consultant. Finance Manager Estian Koch legt uit hoe het werkt.

Projectoverzicht

Christiania Shipping had een praktische manier nodig om complexe gegevens van meerdere bedrijven en dimensies te combineren. Exsion Reporting brengt dit allemaal naar Excel in een vertrouwd, flexibel formaat. In plaats van afzonderlijke rapporten voor elk bedrijf uit te voeren, kan het team één rapport vernieuwen, filters toepassen op bedrijf, schip, datum, scheepsmanager of dimensie, en snel financiële informatie over de hele groep bekijken. Als onderdeel van de overstap naar Microsoft Dynamics 365 Business Central had het financiële team een rapportageoplossing nodig die verder gaat dan de standaardfunctionaliteit om de manier te ondersteunen waarop het bedrijf daadwerkelijk opereert: over bedrijven, schepen, reizen en scheepsbeheerstructuren heen.

Resultaten in een oogopslag

[[TABLE_START]]

Metriek | Voorheen | Nu

Groepsrapportage | Afzonderlijke rapporten per bedrijf, 14 bedrijven één voor één gewisseld in Business Central | Eén Excel-bestand met actuele gegevens van alle 14 bedrijven naast elkaar

Een rapport wijzigen of maken | Aanvraag bij de Business Central-implementatiepartner | Intern gedaan door het financiële team, geen consultant

Een rapport vernieuwen | Opnieuw exporteren per bedrijf | Wijzig de instellingen, klik op vernieuwen, resultaat binnen enkele seconden

Tijd om productief te worden | Niet gemeten | Twee sessies van 3 uur met Exsion365

Het bouwen van het belangrijkste rapport voor meerdere bedrijven | Standaard niet beschikbaar | Een paar uur met begeleiding van Exsion365

[[TABLE_END]]

Hoe rapporteer je over meerdere bedrijven in Business Central?

"De grote uitdaging met Business Central is dat elk bedrijf zijn eigen gegevens heeft," zegt Estian Koch, Finance Manager bij Christiania Shipping. "Vanuit een groepsrapportageperspectief wil je alles bij elkaar hebben, zodat je nauwkeurige inzichten kunt krijgen."

Zonder Exsion Reporting zou het team zijn Business Central-implementatiepartner moeten vragen om aangepaste rapporten te bouwen. Zelfs dan zouden de resultaten nog steeds individueel moeten worden beoordeeld, en niet als een geheel. "Het grootste voordeel van Exsion voor ons is dat al onze bedrijven onmiddellijk zichtbaar zijn," zegt Koch. "In plaats van afzonderlijke rapporten per bedrijf uit te voeren, hebben we de gegevens van elk bedrijf naast elkaar om alles in één oogopslag te zien."

In Exsion is dat een kwestie van de bedrijven aanvinken in de query-grid. Het resultaat komt terug met een bedrijfskolom, zodat een grootboekpostenquery (tabel 17) over 14 bedrijven in één tabel terechtkomt die een draaitabel kan splitsen per bedrijf, schip of scheepsmanager. Microsofts eigen weg naar groepscijfers wordt beschreven in de handleiding voor geconsolideerde bedrijfsrapportage in Business Central; Christiania Shipping wilde de onderliggende boekingen naast elkaar in Excel hebben, en niet alleen de geconsolideerde totalen.

Waarom Excel en niet Business Central?

"We waren gewend om gegevens naar Excel te exporteren," zegt Koch. "Exsion werd aanbevolen als de beste oplossing om gegevens uit Business Central van verschillende bedrijven in onze rapporten te krijgen." Hij licht toe: "Als je gegevens in een tabel hebt gestructureerd, is het eenvoudig om ze in verschillende formaten te bekijken en verschillende dimensies met elkaar te vergelijken. Excel geeft ons meer flexibiliteit voor analyses dan wanneer we proberen het rapport rechtstreeks uit Business Central te halen."

Er is wel wat leerwerk mee gemoeid, vooral om te begrijpen welke Business Central-tabellen de informatie bevatten die nodig is voor een rapport. De leercurve is echter beheersbaar. "Op de meeste Business Central-schermen zijn er snelkoppelingen die een informatiebalk oproepen om te laten zien waar uw gegevens zich in de database bevinden. Zodra u begrijpt waar de informatie vandaan komt, is het vrij eenvoudig om deze met Exsion naar Excel te halen," zegt Koch. "Voor iemand in een controlling- of financiële rapportagerol is die basiskennis al onderdeel van het werk."

Eén bestand, actuele gegevens van alle 14 bedrijven

"In plaats van te moeten schakelen tussen bedrijven in Business Central, hebben we één Excel-bestand dat actuele gegevens van ze allemaal ophaalt. We hebben meerdere weergaven gemaakt om aan verschillende rapportagebehoeften te voldoen, waaronder balansbeoordeling, winst- en verliesanalyse en financieringsgerelateerde controles. Vervolgens kunnen we de gegevens filteren op basis van onze behoeften op dat moment," merkt Koch op.

"Met Exsion kunnen we onze bestaande rapporten aanpassen, of zelfs nieuwe maken, zonder een Business Central-consultant in te huren. Ik heb bijvoorbeeld een managementrapport gebouwd dat gegevens uit het grootboek haalt om de totale kosten per schip te tonen. Elke maand vergelijken we dat met de scheepsbudgetten om de prestaties te evalueren. We kunnen filteren en sorteren op dimensies, of de gegevens zelfs combineren in één tabel." Exsion Reporting is niet alleen flexibel, maar geeft hen ook toegang to de meest recente financiële gegevens. "Zodra het rapport is gebouwd, wijzigt u de instellingen, klikt u op vernieuwen en het resultaat is binnen enkele seconden beschikbaar," zegt Koch.

De snelheid blijft behouden bij grote volumes: Exsion vernieuwt 700.000 grootboekpostenrijen in minder dan vijf seconden en Excel blijft responsief terwijl het draait. Omdat de querydefinitie als een leesbare tabel in het werkblad is geschreven, kan het kosten-per-schip rapport door een collega worden gekopieerd en aangepast zonder het opnieuw te hoeven bouwen.

Hoe spoort Christiania Shipping fouten op bij 46 schepen?

Christiania Shipping gebruikt Business Central-dimensies om gedetailleerde financiële analyses te ondersteunen. "Eén dimensie volgt per schip. Een andere dimensie volgt per reis. We gebruiken ook een aparte dimensie om de scheepsmanager bij te houden die verantwoordelijk is voor het desbetreffende schip, en om de kosten tussen scheepsmanagers te vergelijken," zegt Koch.

Exsion365 maakt die informatie gemakkelijker toegankelijk en analyseerbaar in Excel.

"We gebruiken Exsion om onze boekhouding voor meerdere bedrijven en dimensies te monitoren en te controleren," legt hij uit. "Het helpt ons te zien wat er in verschillende bedrijven en voor verschillende schepen is geboekt, en of de activiteit van het schip naar het juiste bedrijf is geboekt. Dat helpt ons om snel fouten op te sporen en uniformiteit binnen onze hele groep te garanderen."

Die controle is alleen mogelijk wanneer alle 14 bedrijven in één tabel staan. Een scheepsdimensie die verschijnt in een bedrijf waar dat schip niet wordt beheerd, valt in een draaitabel direct op, en Details Weergeven opent Business Central op exact de rekening en het datumbereik achter de cel, zodat de boeking bij de bron kan worden gecorrigeerd.

Productief binnen enkele uren, niet in weken

Christiania Shipping had geen lang trainingsproces nodig om Exsion Reporting te gaan gebruiken. "We hadden een introductie van 3 uur om ons op weg te helpen," zegt Koch. "Nadat we het in gebruik hadden genomen, deelde het Exsion365-team in nog een sessie van 3 uur best practices en lieten ze me zien hoe ik de meer geavanceerde functionaliteit kon gebruiken."

Een belangrijk rapport voor meerdere bedrijven werd ook in een paar uur ontwikkeld met begeleiding van Exsion365. Die praktische ondersteuning hielp Christiania Shipping snel van concept naar bruikbare rapportage te gaan. "Het product is eenvoudig te gebruiken," zegt Koch. "En als we vragen hadden, reageerde het Exsion-team snel."

De technische installatie is ook kort. De invoegtoepassing wordt via Extensiebeheer in ongeveer vijf minuten geïnstalleerd vanuit AppSource, en deze erft de gebruikersrechten van Business Central. Een financieel manager die alle 14 bedrijven in Business Central mag zien, ziet ze dus ook alle 14 in Excel, en een collega met toegang tot twee bedrijven ziet er twee. De prijzen zijn openbaar en de proefperiode van 30 dagen dekt het volledige product.

Gebouwd voor Business Central-gebruikers met meerdere bedrijven

Voor Christiania Shipping is de grootste waarde van Exsion365 duidelijk: als je weet waar de cijfers staan, kun je erover rapporteren, hoe complex je bedrijfsstructuur ook is. "Als je een Business Central-gebruiker bent met meerdere bedrijven, is Exsion absoluut de moeite waard," zegt Koch. "Het grootste voordeel is dat al je bedrijven onmiddellijk zichtbaar zijn." Terwijl de maritieme groep haar reis voortzet naar een modern, cloudgebaseerd ERP-systeem binnen de hele organisatie, biedt Exsion365 hen een basis, en een partner, die vertrouwd en flexibel is en de uitdaging van rapportage over meerdere bedrijven aankan.

Als uw groep voor dezelfde vraag staat, loodst onze gids over hoe u meerdere bedrijven in Business Central kunt consolideren met behulp van Excel u door de stappen, en groepen die daarnaast eliminaties en valutaomrekeningen nodig hebben, kunnen kijken naar Exsion Corporate.

Veelgestelde vragen

[[FAQ_START]]

Over hoeveel bedrijven rapporteert Christiania Shipping in één Excel-bestand? | Alle 14 Business Central-bedrijven. Eén werkmap haalt actuele gegevens op van elk bedrijf en het team filtert op bedrijf, schip, datum, scheepsmanager of dimensie.

Welke Business Central-dimensies gebruikt Christiania Shipping? | Eén dimensie volgt het schip, één volgt de reis en een derde volgt de scheepsmanager die verantwoordelijk is voor het schip, waarmee het team de kosten tussen scheepsmanagers voor 46 schepen kan vergelijken.

Hoe lang duurde het voordat Christiania Shipping productief was met Exsion? | Een introductie van 3 uur hielp het team op weg, een tweede sessie van 3 uur behandelde best practices en geavanceerde functionaliteit, en een belangrijk rapport voor meerdere bedrijven werd in een paar uur gebouwd met begeleiding van Exsion365.

Heeft Christiania Shipping nog een Business Central-consultant nodig voor rapporten? | Nee. Het financiële team past bestaande rapporten zelf aan en bouwt nieuwe, zoals een managementrapport dat maandelijks de totale kosten per schip vergelijkt met de scheepsbudgetten.

[[FAQ_END]]