Project in vogelvlucht

Christiania Shipping had behoefte aan een praktische manier om complexe gegevens van meerdere bedrijven en dimensies te combineren. Exsion Reporting brengt dit allemaal samen in Excel in een vertrouwd en flexibel formaat. In plaats van voor elk bedrijf afzonderlijke rapporten uit te voeren, kan het team nu één rapport vernieuwen, filters toepassen op bedrijf, schip, datum, scheepsmanager of dimensie, en snel de financiële informatie van de hele groep inzien. Als onderdeel van de overstap naar Microsoft Dynamics 365 Business Central had het financiële team behoefte aan een rapportage-oplossing die verder gaat dan de standaardfunctionaliteit. De oplossing moest aansluiten bij de manier waarop het bedrijf daadwerkelijk opereert: over verschillende bedrijven, schepen, reizen en scheepsmanagementstructuren heen.

Rapporteren over meerdere bedrijven in Business Central

“De grote uitdaging met Business Central is dat elk bedrijf zijn eigen gegevens heeft,” zegt Estian Koch, Finance Manager bij Christiania Shipping. “Vanuit een groepsrapportageperspectief wil je alles bij elkaar hebben om nauwkeurige inzichten te krijgen.”

Zonder Exsion Reporting zou het team de Business Central-implementatiepartner moeten vragen om aangepaste rapporten te bouwen. Zelfs dan zouden de resultaten nog steeds afzonderlijk moeten worden beoordeeld en niet als één geheel. “Het grootste voordeel van Exsion voor ons is dat we al onze bedrijven direct in beeld hebben,” zegt Koch. “In plaats van aparte rapporten per bedrijf te draaien, hebben we de gegevens van elk bedrijf naast elkaar om alles in één oogopslag te zien.”

Waarom Excel, en niet Business Central

“We waren gewend om gegevens naar Excel te exporteren,” zegt Koch. “Exsion werd aanbevolen als de beste oplossing om gegevens uit Business Central over verschillende bedrijven heen in onze rapporten te krijgen.” Hij legt uit: “Als je gegevens in een tabel hebt gestructureerd, is het eenvoudig om deze in verschillende formaten te bekijken en verschillende dimensies met elkaar te vergelijken. Excel geeft ons meer flexibiliteit voor analyses dan wanneer we het rapport rechtstreeks uit Business Central proberen te halen.”

Er is wel een leercurve, vooral om te begrijpen in welke Business Central-tabellen de benodigde informatie voor een rapport staat. De leercurve is echter beheersbaar. “Op de meeste Business Central-schermen zijn er snelkoppelingen die een informatiebalk openen om te laten zien waar je gegevens zich in de database bevinden. Zodra je begrijpt waar de informatie vandaan komt, is het importeren ervan in Excel met Exsion vrij eenvoudig,” aldus Koch. “Voor iemand in een controlling- of financiële rapportagerol behoort die basiskennis al tot het takenpakket.”

Eén bestand, actuele gegevens van alle 14 bedrijven

“In plaats van in Business Central tussen bedrijven te moeten schakelen, hebben we nu één Excel-bestand dat actuele gegevens van alle bedrijven ophaalt. We hebben meerdere weergaven gemaakt om verschillende rapportagebehoeften te ondersteunen, waaronder de balanscontrole, winst- en verliesanalyses en financieringsgerelateerde controles. Vervolgens kunnen we de gegevens filteren op basis van onze behoeften op dat moment,” merkt Koch op.

“Met Exsion kunnen we onze bestaande rapporten aanpassen, of zelfs nieuwe maken, zonder een Business Central-consultant in te huren. Ik heb bijvoorbeeld een managementrapport gebouwd dat gegevens uit het grootboek ophaalt om de totale kosten per schip te tonen. Elke maand vergelijken we dat met de scheepsbudgetten om de prestaties te evalueren. We kunnen filteren en sorteren op dimensies, of zelfs de gegevens combineren in één tabel.” Exsion Reporting is niet alleen flexibel, maar geeft hen ook toegang tot de meest recente financiële gegevens. “Zodra het rapport is gebouwd, verander je de instellingen, klik je op vernieuwen en is het resultaat binnen enkele seconden beschikbaar,” zegt Koch.

Fouten opsporen over 46 schepen

Christiania Shipping gebruikt Business Central-dimensies ter ondersteuning van gedetailleerde financiële analyses. “Eén dimensie houdt gegevens per schip bij. Een andere dimensie volgt de reizen. We gebruiken ook een aparte dimensie om de scheepsmanager bij te houden die verantwoordelijk is voor het desbetreffende schip, en om kosten tussen scheepsmanagers te vergelijken,” zegt Koch.

Exsion365 maakt die informatie gemakkelijker toegankelijk en analyseerbaar in Excel.

“We gebruiken Exsion om onze boekhouding over meerdere bedrijven en dimensies heen te bewaken en te controleren,” legt hij uit. “Het helpt ons te zien wat er in verschillende bedrijven en voor verschillende schepen is geboekt, en of de activiteiten van het schip op het juiste bedrijf zijn geboekt. Dat helpt ons om snel fouten op te sporen en uniformiteit binnen onze hele groep te garanderen.”

Productief binnen enkele uren, niet weken

Christiania Shipping had geen langdurig trainingstraject nodig om met Exsion Reporting aan de slag te gaan. “We hadden een introductie van 3 uur om ons op weg te helpen,” zegt Koch. “Nadat we het in gebruik hadden genomen, deelde het team van Exsion365 in nog een sessie van 3 uur best practices en lieten ze me zien hoe ik de meer geavanceerde functionaliteit kon gebruiken.”

Een belangrijk rapport voor meerdere bedrijven werd eveneens in een paar uur ontwikkeld, onder begeleiding van Exsion365. Die praktische ondersteuning hielp Christiania Shipping om snel van concept naar bruikbare rapportage over te gaan. “Het product is eenvoudig in gebruik,” zegt Koch. “En als we vragen hadden, reageerde het Exsion-team snel.”

Gebouwd voor Business Central-gebruikers met meerdere bedrijven

Voor Christiania Shipping is de grootste waarde van Exsion365 duidelijk: als je weet waar de cijfers staan, kun je erover rapporteren, hoe complex je bedrijfsstructuur ook is. “Als je een Business Central-gebruiker bent met meerdere bedrijven, is Exsion absoluut de moeite waard,” zegt Koch. “Het grootste voordeel is dat al je bedrijven direct zichtbaar zijn.” Terwijl de maritieme groep haar reis voortzet naar een modern, cloudgebaseerd ERP-systeem voor de gehele organisatie, biedt Exsion365 hen een basis en een partner die vertrouwd en flexibel is, en die de uitdaging van rapportages over meerdere bedrijven moeiteloos aankan.