Boro-Wide: Business Central rapportage van dagen naar minuten

Boro-Wide, een afvalverwerkingsbedrijf met ongeveer 12.000 klanten, heeft de rapportagetijd van Business Central teruggebracht van dagen naar minuten door Exsion Reporting in Excel te introduceren naast de implementatie van Microsoft Dynamics 365 Business Central. Een afstemmingsrapport voor facturering, waar consultants een paar maanden en $ 5.000 tot $ 10.000 voor nodig zouden hebben gehad om het te bouwen, werd in eigen beheer in een paar dagen gebouwd; gegevensverzoeken voor audits en compliance die voorheen uren of dagen kostten, duren nu minuten; en zeven gebruikers verspreid over meerdere afdelingen halen hun eigen gegevens op zonder op ontwikkelaars te hoeven wachten. Dit is het verhaal van hoe CFO Arman Sharipov dit voor elkaar kreeg.

Projectoverzicht

Toen Boro-Wide Microsoft Dynamics 365 Business Central implementeerde, werd Exsion Reporting in Excel geïntroduceerd om snellere toegang tot ERP-gegevens te bieden voor rapportage en analyse. Teams ontdekten hoe eenvoudig ze rechtstreeks in Excel rapporten konden bouwen en vernieuwen zonder afhankelijk te zijn van ontwikkelaars. Tegenwoordig helpt Exsion Boro-Wide bij het genereren van ad-hocrapporten, het afstemmen van factureringen voor ongeveer 12.000 klanten, het beantwoorden van complianceverzoeken in minuten in plaats van dagen, en het maken van prototypen van rapporten die later worden omgezet in Power BI-dashboards.

Resultaten in één oogopslag

[[TABLE_START]]

Prestatie-indicator | Voorheen | Nu

Het afstemmingsrapport voor de facturering van klanten bouwen | Een paar maanden en $ 5.000 tot $ 10.000 via consultants (schatting) | Een paar dagen, gebouwd door de CFO zelf

Een kolom toevoegen of een rapport aanpassen | Weken en duizenden dollars via programmeurs | Uren of minuten, gedaan in Excel

Gegevensverzoeken voor audits en compliance | Uren of dagen handmatig rapporten combineren | Minuten

Excel verbinden met Business Central | Betrokkenheid van ontwikkelaars | Binnen enkele minuten, door elke gebruiker

Exsion-gebruikers bij Boro-Wide | Één (de CFO) | Zeven gebruikers verspreid over meerdere afdelingen

[[TABLE_END]]

Exsion365 introduceren bij een nieuw bedrijf

Arman Sharipov, CFO van Boro-Wide, was al bekend met Exsion Reporting in Excel vanuit een vorige functie. "Ik had de tool al eerder gebruikt en vond hem erg prettig," zegt hij. "Dus toen ik bij Boro-Wide aan de slag ging en ontdekte dat ze Business Central aan het implementeren waren, heb ik het geïntroduceerd. Vervolgens liet ik mensen zien wat ik deed en hoe makkelijk het is, en ze begonnen het zelf te gebruiken. Vanaf daar is het heel natuurlijk gegroeid." Nu hebben ze zeven gebruikers verspreid over meerdere afdelingen.

Waarom vroeg in een Business Central-implementatie beginnen met rapportage?

Wanneer organisaties een ERP-systeem implementeren, ontdekken ze vaak dat de ingebouwde rapporten niet op elke operationele vraag antwoord geven. Voor Sharipov was die uitdaging herkenbaar.

"In de meeste ERP-systemen ben je beperkt tot de rapporten die al bestaan," legt hij uit. "Als je een kolom wilt toevoegen of iets in een rapport wilt aanpassen, moet je dat meestal aanvragen bij programmeurs. Dat kan weken duren, duizenden dollars kosten en vereist vaak meerdere pogingen om de plooien glad te strijken."

Dit is het meest merkbaar tijdens de implementatiefase, wanneer teams hun processen verfijnen. "Aan het begin van een ERP-implementatie ontstaan er voortdurend nieuwe rapportagebehoeften, omdat je de beperkingen van ingebouwde rapporten ontdekt," zegt hij. "Je ontdekt misschien elke dag of elke week wel iets anders waarover je wilt rapporteren." Om deze redenen raadt hij aan zo vroeg mogelijk in de Business Central-implementatie met Exsion te beginnen. "Het is zelfs handig tijdens de testfase. Wanneer je bijvoorbeeld proefdraait voor de facturering, kun je de resultaten meteen controleren en fouten opsporen terwijl ze zich nog in de sandbox-omgeving bevinden."

Die controle in de sandbox is mogelijk omdat Exsion via de API verbinding maakt met Business Central en over verschillende omgevingen heen werkt. Dezelfde werkmap kan dus tijdens het testen naar een sandbox verwijzen en na de livegang naar de productieomgeving.

Hoe rapporteert Boro-Wide zonder op ontwikkelaars te hoeven wachten?

Een van de grootste voordelen van de oplossing van Exsion365 is de mogelijkheid om rechtstreeks in Excel aangepaste rapporten te bouwen, terwijl live gegevens uit Business Central worden opgehaald. "Je kunt alle gegevens ophalen die je nodig hebt en bijna elk rapport bouwen," legt Sharipov uit. "Je hoeft niet weken of maanden te wachten tot ontwikkelaars het voor je maken; je kunt het in een paar uur of zelfs minuten zelf doen. En het is een live gegevensverbinding, dus zodra het rapport is gebouwd, kun je het op elk gewenst moment vernieuwen."

Microsoft beschrijft de standaardroute in de handleiding voor het exporteren van Business Central-gegevens naar Excel. Die route levert een momentopname op; de werkmappen van Boro-Wide behouden de verbinding, waardoor vernieuwen met één klik gebeurt in plaats van een nieuwe export te maken. De query-definitie bevindt zich in de werkmap als een leesbaar raster (tabel, velden, filters, koppelingen), wat de reden is waarom collega's de rapporten van Sharipov konden overnemen en aanpassen zonder ontwikkelaar.

Afstemming en commissierapportage met grote datasets

Een van de eerste rapporten die Sharipov bij Boro-Wide bouwde, voorziet in een belangrijke operationele behoefte. "We bedienen meer dan 12.000 klanten. We moeten voortdurend het aantal bediende klanten afstemmen met het aantal gefactureerde klanten," legt hij uit. "Dat is een cruciale controle voor ons. Als we op Business Central-consultants hadden vertrouwd om dat rapport voor ons te bouwen, had dat waarschijnlijk een paar maanden geduurd en misschien $ 5.000 tot $ 10.000 gekost. Met Exsion heb ik het rapport in een paar dagen zelf gebouwd." Het team verfijnde het vervolgens tijdens een paar facturatiecycli voordat het definitief in gebruik werd genomen.

Nu werkt Sharipov aan een ander bedrijfskritisch rapport. "We betalen onze verkoopvertegenwoordigers een maandelijkse commissie op basis van nieuwe en verlengde accounts. Met zoveel klanten is dat een enorme hoeveelheid gegevens om te verwerken, en we moeten dit snel berekenen. Zolang Excel het aankan, kan Exsion dat ook."

Wat volume betreft, kan Excel meer aan dan de meeste controllers verwachten. Exsion vernieuwt 700.000 grootboekpost-regels in minder dan vijf seconden, en wanneer gegevens rechtstreeks in het PivotTable-gegevensmodel worden geladen, kan een enkele draaitabel tot 25 miljoen Business Central-regels bevatten. Een klantenbestand van 12.000 accounts met maandelijkse facturatieregels past daar ruimschoots binnen.

Efficiënte rapportage voor audits en compliance

Voor een gereguleerde sector als afvalbeheer zijn rapportageverzoeken van auditors en toezichthouders heel gewoon. "Wanneer auditors om specifieke gegevens vragen, kun je die direct ophalen," zegt Sharipov. "Als we Exsion niet hadden, zouden we gegevens uit meerdere rapporten moeten combineren met veel handmatig werk. In plaats daarvan duurt wat voorheen uren of dagen kostte, nu letterlijk minuten."

Hoe werkt Exsion samen met Power BI?

Boro-Wide gebruikt ook Microsoft Power BI voor dashboards en rapportagevisualisaties. Voor Sharipov vullen Exsion Reporting in Excel en Power BI elkaar perfect aan. "Coderen in Power BI kan lastig en tijdrovend zijn, dus ik gebruik Exsion als een plek om met de gegevens te experimenteren en te bepalen hoe we willen dat het rapport eruitziet," legt hij uit. "In Exsion kun je snel itereren. Zodra je de logica en de structuur die je wilt begrijpt, is het veel eenvoudiger om dat rapport naar Power BI over te zetten om een dashboard of andere visualisatie te maken."

Deze verdeling (Excel voor het operationele en verkennende werk en Power BI voor de vaste dashboards) zien we bij veel klanten. We hebben dit beschreven in Power BI of Excel: een eerlijke vergelijking voor controllers.

Eenvoudige acceptatie binnen de organisatie

Een ander voordeel van Exsion is de vertrouwde, op Excel gebaseerde interface. "Ik heb mezelf eigenlijk geleerd hoe ik het moet gebruiken," zegt Sharipov. "Het is intuïtief genoeg dat je er gewoon mee aan de slag kunt gaan en gaandeweg leert." Toen andere medewerkers zagen welke rapporten er werden gebouwd, begonnen zij de tool ook te gebruiken.

Vandaag de dag gebruiken teams binnen Boro-Wide Exsion Reporting in Excel voor:

• Financiële rapportage

• Audit- en complianceverzoeken

• Afstemming van facturering

• Berekeningen van verkoopcommissies

• Ad-hoc data-analyse

"Wanneer iemand snel gegevens nodig heeft, kunnen ze die gewoon zelf ophalen," zegt hij. Omdat Exsion de gebruikersrechten van Business Central overneemt, ziet elk van die zeven gebruikers alleen de gegevens die ze in Business Central mogen zien, zonder dat er een tweede beveiligingsmodel hoeft te worden onderhouden.

Ondersteuning wanneer u dat nodig hebt

Aan de slag gaan met Exsion is eenvoudiger dan ooit. "De verbinding met Business Central maken is zo eenvoudig. Elke gebruiker kan het in een paar minuten doen." De add-in wordt in ongeveer vijf minuten geïnstalleerd vanuit AppSource via Extension Management, en binnen een minuut wordt er per e-mail een proeflicentie voor 30 dagen verzonden; de prijzen zijn openbaar.

Wat gebeurt er als u hulp nodig hebt? "Omdat het naadloos integreert, heb ik eigenlijk nauwelijks ondersteuning nodig gehad. Maar als dat wel zo is, reageert het team van Exsion365 snel en lossen ze onze problemen op. Ze zijn erg prettig om mee te werken; ik heb geen klachten!"

Voor Boro-Wide heeft de implementatie van Exsion Reporting voor Dynamics 365 Business Central de manier waarop financiële gegevens worden geraadpleegd en geanalyseerd getransformeerd. Eén ding is zeker: welke rapportagebehoeften er in de toekomst ook ontstaan, Exsion365 heeft de oplossing.

Veelgestelde vragen

[[FAQ_START]]

Hoe is Boro-Wide Exsion gaan gebruiken met Business Central? | CFO Arman Sharipov had Exsion in een eerdere functie gebruikt en introduceerde het tijdens de Business Central-implementatie. Collegae zagen zijn rapporten en namen het zelf over, en het bedrijf heeft nu zeven gebruikers verspreid over meerdere afdelingen.

Wat heeft Boro-Wide bespaard op haar afstemmingsrapport voor de facturering? | Sharipov schat dat consultants een paar maanden en $ 5.000 tot $ 10.000 nodig zouden hebben gehad om het rapport te bouwen dat de bediende klanten afstemt met de gefactureerde klanten. Hij bouwde het zelf in een paar dagen.

Hoe handelt Boro-Wide gegevensverzoeken voor audits en compliance af? | Gegevens worden rechtstreeks vanuit Business Central in Excel geladen wanneer auditors erom vragen. Verzoeken die voorheen uren of dagen handmatig rapporten combineren kostten, duren nu minuten.

Gebruikt Boro-Wide Exsion in plaats van Power BI? | Nee, de twee werken samen. Exsion wordt gebruikt om snel met gegevens te experimenteren en prototypen van rapporten te maken. Zodra de logica duidelijk is, wordt het rapport overgezet naar Power BI als een dashboard.

[[FAQ_END]]