Project in vogelvlucht

Toen Boro-Wide Microsoft Dynamics 365 Business Central implementeerde, werd Exsion Reporting in Excel geïntroduceerd om sneller toegang te krijgen tot ERP-data voor rapportage en analyse. Teams ontdekten hoe eenvoudig ze zelf rapporten konden bouwen en vernieuwen in Excel, zonder afhankelijk te zijn van ontwikkelaars. Tegenwoordig helpt Exsion Boro-Wide bij het genereren van ad-hocrapporten, het afstemmen van de facturatie voor ongeveer 12.000 klanten, het beantwoorden van compliance-verzoeken in minuten in plaats van dagen, en het maken van prototypen van rapporten die later worden omgezet in Power BI-dashboards.

Exsion365 introduceren bij een nieuw bedrijf

Arman Sharipov, CFO van Boro-Wide, was al bekend met Exsion Reporting in Excel vanuit een eerdere functie. “Ik had de tool al eens gebruikt en vond hem erg prettig,” zegt hij. “Dus toen ik bij Boro-Wide in dienst trad en zag dat ze Business Central implementeerden, heb ik het geïntroduceerd. Vervolgens liet ik mensen zien wat ik deed en hoe eenvoudig het is, en ze begonnen het zelf te gebruiken. Vanaf daar is het heel natuurlijk gegroeid.” Inmiddels hebben ze zeven gebruikers verspreid over meerdere afdelingen.

Vanaf het begin eenvoudig kritieke rapporten genereren

Wanneer organisaties een ERP-systeem implementeren, merken ze vaak dat de ingebouwde rapporten niet op elke operationele vraag een antwoord bieden. Voor Sharipov was die uitdaging herkenbaar.

“In de meeste ERP-systemen ben je beperkt tot de rapporten die al bestaan,” legt hij uit. “Als je een kolom wilt toevoegen of iets wilt aanpassen in een rapport, moet je dat meestal aanvragen bij programmeurs. Dat kan weken duren, duizenden dollars kosten en er zijn vaak meerdere iteraties nodig om de foutjes eruit te halen.”

Dit is het meest merkbaar tijdens de implementatiefase, wanneer teams hun processen verfijnen. “Aan het begin van een ERP-implementatie ontstaan er voortdurend nieuwe rapportagebehoeften naarmate je de beperkingen van ingebouwde rapporten ontdekt,” zegt hij. “Je vindt misschien elke dag of elke week wel iets nieuws waar je over wilt rapporteren.” Om deze redenen raadt hij aan zo vroeg mogelijk in de Business Central-implementatie met Exsion te beginnen. “Het is zelfs tijdens de testfase nuttig. Wanneer je bijvoorbeeld proefdraait voor de facturatie, kun je de resultaten direct controleren en fouten opsporen terwijl ze zich nog in de zandbakomgeving bevinden.”

Flexibele rapportage zonder te wachten op ontwikkelaars

Een van de grootste voordelen van de oplossing van Exsion365 is de mogelijkheid om rechtstreeks in Excel aangepaste rapporten te bouwen, terwijl er live data uit Business Central wordt opgehaald. “Je kunt alle gegevens ophalen die je nodig hebt en vrijwel elk rapport bouwen,” legt Sharipov uit. “Je hoeft niet weken of maanden te wachten tot ontwikkelaars het voor je maken; je kunt het binnen een paar uur of zelfs minuten zelf doen. En het is een live dataverbinding, dus zodra het rapport gebouwd is, kun je het op elk gewenst moment vernieuwen.”

Afstemming en commissierapportage met grote datasets

Een van de eerste rapporten die Sharipov bij Boro-Wide bouwde, voorziet in een belangrijke operationele behoefte. “We bedienen meer dan 12.000 klanten. We moeten voortdurend het aantal bediende klanten afstemmen met het aantal gefactureerde klanten,” legt hij uit. “Dat is voor ons een cruciale controle. Als we op Business Central-consultants hadden moeten vertrouwen om dat rapport voor ons te bouwen, had dat waarschijnlijk een paar maanden geduurd en misschien wel $5.000 tot $10.000 gekost. Met Exsion heb ik het rapport in een paar dagen zelf gebouwd.” Het team heeft het vervolgens tijdens een aantal facturatiecycli verfijnd voordat het vast in gebruik werd genomen.

Nu werkt Sharipov aan een ander bedrijfskritisch rapport. “We betalen onze verkoopmedewerkers een maandelijkse commissie op basis van nieuwe en verlengde accounts. Met zoveel klanten is dat een enorme hoeveelheid data om te verwerken, en we moeten dit snel kunnen berekenen. Zolang Excel het aankan, kan Exsion het ook.”

Efficiënte audit- and compliancerapportage

Voor een gereguleerde sector zoals afvalbeheer zijn informatieverzoeken van accountants en toezichthouders aan de orde van de dag. “Wanneer auditors om specifieke gegevens vragen, kun je die direct ophalen,” zegt Sharipov. “Als we geen Exsion hadden, zouden we gegevens uit meerdere rapporten moeten combineren met veel handmatig werk. In plaats daarvan duurt wat voorheen uren of dagen kostte, nu letterlijk minuten.”

Hoe Exsion samenwerkt met Power BI

Boro-Wide gebruikt ook Microsoft Power BI voor dashboards en rapportagevisualisaties. Voor Sharipov vullen Exsion Reporting in Excel and Power BI elkaar perfect aan. “Coderen in Power BI kan lastig en tijdrovend zijn, dus ik gebruik Exsion als een plek om met de data te experimenteren en te bepalen hoe we het rapport eruit willen laten zien,” legt hij uit. “In Exsion kun je snel itereren. Zodra je de logica en de gewenste structuur begrijpt, is het veel eenvoudiger om dat rapport over te zetten naar Power BI om een dashboard of andere visualisatie te maken.”

Eenvoudige acceptatie binnen de organisatie

Een ander voordeel van Exsion is de vertrouwde interface op basis van Excel. “Ik heb mezelf eigenlijk geleerd hoe ik het moet gebruiken,” zegt Sharipov. “Het is intuïtief genoeg dat je er gewoon mee kunt gaan werken en gaandeweg leert.” Toen andere medewerkers zagen welke rapporten er werden gebouwd, begonnen zij de tool ook te gebruiken.

Tegenwoordig gebruiken teams binnen heel Boro-Wide Exsion Reporting in Excel voor:

- Financiële rapportage, audit- en complianceverzoeken, facturatie-afstemming, berekeningen van verkoopcommissies en ad-hoc data-analyse.

“Wanneer iemand snel gegevens nodig heeft, kunnen ze die gewoon zelf ophalen,” zegt hij.

Ondersteuning wanneer u dat nodig heeft

Aan de slag gaan met Exsion is eenvoudiger dan ooit. “Het koppelen met Business Central is zo simpel. Elke gebruiker kan dat binnen een paar minuten doen.”

Wat gebeurt er als u hulp nodig heeft? “Omdat het naadloos integreert, heb ik nauwelijks ondersteuning nodig gehad. Maar als het wel zo is, reageert het team van Exsion365 snel en lossen ze onze problemen op. Ze zijn heel prettig om mee samen te werken; ik heb geen enkele klacht!”

Voor Boro-Wide heeft de implementatie van Exsion Reporting voor Dynamics 365 Business Central de manier veranderd waarop financiële gegevens worden ontsloten en geanalyseerd. Eén ding is zeker: welke rapportagebehoeften er in de toekomst ook ontstaan, Exsion365 heeft de oplossing.