Uw controller maakt al gebruik van Exsion, weet uw team dat?

Je controller haalt in een paar seconden een actueel rapport op uit Business Central, met één druk op de knop bijgewerkt. Twee bureaus verderop is een collega nog steeds een export uit Business Central in Excel aan het kopiëren. Zelfde bedrijf, zelfde licentie, een compleet andere manier van werken. De oplossing is eenvoudiger dan het lijkt: een Exsion-werkmap kan met het hele team gedeeld worden, collega's met een licentie vernieuwen hem zelf, collega's zonder licentie lezen hem, verschuiven de draaitabellen en zoomen in op de cijfers, en de query achter het rapport is in de werkmap geschreven waar iedereen hem kan zien. Dit artikel legt uit hoe je een Exsion-rapport van dat ene bureau af krijgt en in handen van iedereen die de cijfers nodig heeft.

Waarom blijft Exsion bij één persoon hangen?

In veel organisaties is Exsion ooit binnengekomen via één persoon: een controller die het onder de knie kreeg, slimme rapportages bouwde en zijn of haar maandeinde aanzienlijk versnelde. Geweldig, behalve dat het dan vaak geparkeerd blijft op dat ene bureau.

De rest van het team weet niet goed wat er mogelijk is, of gaat ervan uit dat het ingewikkeld is. Dus blijven collega's exporteren, plakken en wachten, terwijl de oplossing al binnen handbereik is, op dezelfde licentie waar je sowieso al voor betaalt. Microsofts eigen handleiding over het exporteren van Business Central-gegevens naar Excel beschrijft een handmatige stap die zich elke keer herhaalt als de cijfers veranderen; het hele punt van Exsion is dat die stap verdwijnt.

Het hebben van de kennis bij slechts één persoon werkt prima, totdat die persoon op vakantie gaat, het te druk krijgt of vertrekt. Dan is er niemand om het rapport te draaien en loopt het werk vast. Je bent dan afhankelijk van één enkele collega voor cijfers die het hele team nodig heeft. Dat is een zwakke schakel in je proces. Die persoon doet niets verkeerd, maar kennis die op slechts één plek leeft, gaat snel verloren.

Wat mis je als slechts één persoon het gebruikt?

Zolang Exsion op één bureau blijft liggen, haal je er maar een fractie van de waarde uit. Collega's die hun eigen cijfers willen, moeten er nog steeds elke keer om vragen, waardoor ze afhankelijk blijven. Ondertussen blijft het overzicht dat je zou kunnen delen in het hoofd van één persoon opgesloten.

Zonde, want het hoeft niet zo te zijn. Exsion Reporting is zo gebouwd dat ook collega's zonder technische kennis met bestaande rapporten kunnen werken. Ze hoeven niets te bouwen, alleen maar te openen en te vernieuwen. En omdat de invoegtoepassing de gebruikersrechten van Business Central overneemt, ziet een collega die een gedeeld rapport vernieuwt alleen de bedrijven en gegevens die hij of zij in Business Central zelf mag zien. Er hoeft geen tweede beveiligingsmodel te worden ingericht voordat je een bestand deelt.

Hoe werkt het delen van een Exsion-rapport eigenlijk?

Een Exsion-rapport is een normale Excel-werkmap. Wat het anders maakt, is een leesbaar raster in het bestand dat de querydefinitie bevat: welke tabel, welke bedrijven, welke velden, welke filters, welke joins, welke flowfield-berekeningen. Iedereen die de werkmap opent kan dat raster lezen, dus de logica zit nooit verstopt in het hoofd van één persoon of in een macro die niemand durft aan te raken.

Wie wat kan doen met die werkmap hangt af van één ding: of ze een Exsion-licentie hebben.

[[TABLE_START]]

Collega | Licentie | Wat ze kunnen doen met een gedeeld rapport

Controller die het rapport gebouwd heeft | Ja | Het queryraster aanpassen, velden of bedrijven toevoegen, vernieuwen, delen

Financiële collega | Ja | Met één klik vernieuwen, filters wijzigen, Details Weergeven gebruiken om Business Central te openen op exact de juiste rekening en datumreeks

Manager of projectleider | Nee | De werkmap openen, de laatst vernieuwde cijfers lezen, draaitabellen verschuiven, dubbelklikken op een draaitabelcel voor de onderliggende regels

Externe accountant of auditor | Nee | Een kopie 'Formules naar Waarden' ontvangen met statische cijfers en zonder verbinding met Business Central

[[TABLE_END]]

Vernieuwen: licentie vereist

Elke collega met een licentie kan een gedeelde werkmap openen en op vernieuwen drukken. Exsion maakt via de API verbinding met Business Central, voert de query in het raster uit en vervangt de gegevens. Een vernieuwing van 700.000 Grootboekpost-regels (tabel 17) duurt minder dan vijf seconden en Excel blijft tijdens het uitvoeren reageren. Dezelfde collega kan ook het raster aanpassen, bijvoorbeeld om een extra bedrijf aan te vinken of een dimensiekolom toe te voegen, omdat de definitie platte tekst is en geen code.

Lezen en inzoomen: geen licentie vereist

Een collega zonder licentie opent hetzelfde bestand in gewoon Excel. Ze zien de cijfers van de laatste vernieuwing, ze kunnen de draaitabellen filteren en verschuiven, en als het rapport is opgebouwd als een draaitabel kunnen ze dubbelklikken op een cel om de onderliggende regels te zien, zolang die subset onder de circa één miljoen regels blijft. Details Weergeven, de drill-down die Business Central opent gefilterd op de exacte rekening en datumreeks achter een cel, is wat gebruikers met een licentie extra krijgen. Voor de meeste managers is de draaitabel voldoende.

Naar buiten sturen: Formules naar Waarden

Soms wil je een rapport sturen naar iemand die helemaal geen live verbinding met Business Central mag hebben: een bank, een accountant, een aandeelhouder. Formules naar Waarden zet de werkmap om in statische cijfers. De lay-out blijft behouden, de formules en het queryraster verdwijnen, en de ontvanger krijgt een gewoon Excel-bestand.

Gedeelde bestanden klein houden: pivot-only werkmappen

Grote rapporten zijn makkelijker te delen als ze zijn opgebouwd als pivot-only werkmappen. Exsion kan gegevens rechtstreeks in het gegevensmodel van de draaitabel laden, met tot wel 25 miljoen Business Central-regels in één draaitabel. Een pivot-only werkmap met één miljoen regels is 6 tot 7 MB, terwijl dezelfde gegevens op een werkblad 30 tot 40 MB groot zijn. Dat is het verschil tussen een bestand dat opent vanuit een SharePoint-link op een laptop en een bestand dat vastloopt in Outlook.

Hoe zorg je dat het hele team profiteert?

Begin klein. Deel de rapporten die je al hebt met de collega's die ze nodig hebben, en laat ze zien hoe ze deze zelf kunnen vernieuwen. Op die manier hoeven ze niet meer te wachten op een export. Plan ook een korte sessie van een half uur waarin jullie samen door één rapport lopen.

Een praktische volgorde die in de meeste financiële teams werkt:

1. Kies de drie rapporten waar collega's het vaakst om vragen, meestal de V&W per kostenplaats, de openstaande postenlijst uit de Klantenposten (tabel 21) en een project- of artikelenoverzicht.

2. Sla ze op een gedeelde locatie op en open het queryraster met het team zodat iedereen de tabel, bedrijven, velden en filters achter de cijfers ziet.

3. Geef een licentie aan de twee of drie collega's die moeten vernieuwen; de rest werkt met de laatst vernieuwde cijfers en de draaitabellen.

4. Voor rapporten die elke ochtend actueel moeten zijn zonder dat er iemand op een knop drukt, upload je de werkmap naar Business Central met ExsionTime en laat je deze op schema draaien.

5. Spreek af wie de eigenaar is van elk rapport, zodat een wijziging in het raster op één plek wordt doorgevoerd.

Je hoeft niet van iedereen een expert te maken. Het gaat erom dat meer mensen hun eigen cijfers kunnen ophalen en de kennis niet meer bij slechts één persoon ligt. Als je een stapsgewijze opbouw van een deelbaar rapport wilt zien, bekijk dan hoe je in 7 stappen Business Central managementrapportages in Excel bouwt.

Hoe ziet dit eruit in een echt team?

N+P Group begon met 7 Exsion-licenties en groeide in vier jaar tijd naar 50, rapporterend over 45 entiteiten zonder één enkele handmatige export. Die groei kwam niet voort uit een uitrolproject; het kwam doordat collega's een gedeelde werkmap zagen, deze zelf vernieuwden en om een eigen exemplaar vroegen. AASK ging een vergelijkbare weg en bespaart nu meer dan 20 uur per maand op rapporten die voorheen handmatig in elkaar werden gezet. Je leest het hele verhaal in de N+P Group case.

Hoe haal je meer uit wat je al hebt?

Wil je dat je team breder met Exsion gaat werken? Kijk eens wie het nu gebruikt en wie er nog meer baat bij zou hebben. Vaak zijn een paar gedeelde rapporten en een korte uitleg al genoeg om merkbaar meer uit Exsion te halen. Extra licenties staan op de openbare prijzenpagina, en een collega die het vernieuwen wil uitproberen voordat je tot aankoop overgaat, kan de 30-dagen proefversie gebruiken op dezelfde rapporten. We denken graag met je mee over hoe je de tool verder kunt inzetten binnen je organisatie; neem contact op voor een korte sessie.

Veelgestelde vragen

[[FAQ_START]]

Hebben collega's een Exsion-licentie nodig om een gedeeld rapport te openen? | Nee. Iedereen kan de werkmap in Excel openen, de laatst vernieuwde cijfers lezen, de draaitabellen verschuiven en dubbelklikken voor onderliggende regels. Een licentie is alleen nodig om de gegevens uit Business Central te vernieuwen of de query aan te passen.

Kan een collega zonder Business Central-rechten gegevens zien die hij niet mag zien? | Nee. Exsion neemt de gebruikersrechten van Business Central over, dus een collega met licentie die vernieuwt, krijgt alleen de bedrijven en tabellen te zien die hij in Business Central mag zien.

Hoe stuur ik een Exsion-rapport naar een accountant of bank? | Gebruik Formules naar Waarden. Dit zet de werkmap om in statische cijfers en verwijdert de live verbinding, zodat de ontvanger een gewoon Excel-bestand krijgt.

Waarom zijn gedeelde Exsion-bestanden zo groot en hoe maak ik ze kleiner? | Werkbladgegevens bij één miljoen regels zijn 30 tot 40 MB groot. Bouw het rapport in plaats daarvan op als een pivot-only werkmap op het gegevensmodel en dezelfde gegevens zijn 6 tot 7 MB groot.

Kan een gedeeld rapport automatisch vernieuwen zonder controller? | Ja. ExsionTime uploadt de werkmap naar Business Central en voert deze op schema uit, zodat de cijfers elke ochtend actueel zijn zonder dat er iemand op vernieuwen hoeft te drukken.

[[FAQ_END]]