De controller als data-expert

Een controller wordt een data-expert op het moment dat hij of zij zelf een managementvraag kan beantwoorden met live Business Central-data, zonder te hoeven wachten tot IT een rapport heeft gebouwd. De tool die dat mogelijk maakt is de tool die ze al gebruiken: Excel, rechtstreeks verbonden met Business Central-tabellen, ververst met één klik en met behoud van dezelfde machtigingen die ze binnen Business Central hebben. In dit artikel legt Elielma Silva, Senior Consultant Exsion Reporting bij Exsion365, uit hoe die verschuiving er in de praktijk uitziet en hoe je deze kunt maken.

Laten we eerst kijken naar het gebruikelijke scenario. Als financieel controller ontvang je een dringend verzoek van het management over de marge op een specifiek project. De data staat in Business Central, maar het kost normaal gesproken dagen om dit om te zetten in een bruikbaar rapport. Je wacht tot IT tijd heeft, iemand bouwt een rapport op maat en tegen de tijd dat het er is, is de informatie al achterhaald. Veel controllers zullen deze situatie herkennen, en dat is de reden waarom steeds meer van hen rechtstreeks met hun data willen werken.

Waarom worden controllers data-experts?

De rol van de controller is de afgelopen jaren aanzienlijk veranderd. Je bent niet langer alleen verantwoordelijk voor het bewaken van de cijfers; er wordt van je verwacht dat je het inzicht levert dat strategische beslissingen ondersteunt. Die verschuiving vraagt om een proactieve mindset en de juiste tools.

Als consultant zie ik vaak dat controllers gefrustreerd zijn door het gebrek aan flexibiliteit in hun rapportageproces. Je wilt niet voor elk rapport afhankelijk zijn van IT. Je hebt de financiële expertise immers al in huis. Wat vaak ontbreekt, is het middel om die expertise om te zetten in een rapport dat je zelf kunt aanpassen.

Wat maakt rapporteren in Business Central lastig?

Microsoft Dynamics 365 Business Central is een krachtig ERP-systeem en bevat een schat aan financiële data. Het ontsluiten en combineren van die data is echter het lastige deel. De eigen rapportagemogelijkheden van Business Central, beschreven in Microsofts overzicht van rapportage en business intelligence, variëren van ingebouwde rapporten en financiële rapportages tot Power BI. Elk dekt een deel af; geen van hen stelt een controller in staat om bijvoorbeeld de Grootboekposten (tabel 17), Projectposten (169) en de bijbehorende dimensieset van elke boeking zonder hulp te combineren in één flexibele lay-out.

Veelvoorkomende uitdagingen zijn:

• Elke maand na een export hetzelfde rapport opnieuw vanaf nul moeten opmaken

• Afhankelijk zijn van externe consultants voor alles wat buiten de standaardrapporten valt

• Moeite hebben om snel te reageren op dringende vragen van het management of accountants

• Het lastig of onmogelijk vinden om verschillende tabellen in één weergave te combineren

De onderstaande tabel laat zien hoe de drie werkwijzen zich tot elkaar verhouden bij een typische vraag rond de maandafsluiting.

[[TABLE_START]]

Werkwijze | Wie bouwt het rapport | Tijd tot antwoord | Actualiteit van data | Kan de controller het aanpassen

Maatwerkrapport van IT | Ontwikkelaar of consultant | Dagen tot weken | Actueel op moment van levering | Nee, nieuw verzoek nodig

Handmatige export naar Excel | De controller, handmatig | Uren, elke maand herhaald | Momentopname bij export | Ja, maar de lay-out breekt bij de volgende export

Excel live verbonden met Business Central | De controller, eenmalig | Minuten, daarna één klik | Live bij elke vernieuwing | Ja, op elk moment

[[TABLE_END]]

Excel: de vertrouwde omgeving van de controller

De meeste controllers werken dagelijks in Excel en voelen zich daar prettig in. Het eigenlijke probleem is de kloof tussen Business Central en Excel.

Als controller ben je al een Excel-expert. Je kent de formules en je weet hoe je data helder moet presenteren. Wat je nodig hebt, is een brug tussen het ERP en Excel, zodat je jouw Excel-vaardigheden rechtstreeks kunt toepassen op je Business Central-data.

Dat is precies wat Exsion Reporting biedt. De add-in kan in ongeveer vijf minuten vanuit AppSource worden geïnstalleerd, meldt zich aan met het eigen Business Central-account van de controller en neemt de bijbehorende machtigingen over. De controller kiest de tabellen en velden, de query wordt opgeslagen in het werkmapbestand en elke vernieuwing haalt live data op in dezelfde lay-out. Als je wilt zien hoe dit in zijn werk gaat, doorloopt hoe je in 7 stappen Business Central managementrapportages bouwt in Excel een eerste rapport.

Hoe bouw je jouw eigen rapporten?

Met de juiste tool neem je de volledige controle over het rapportageproces. Begin klein en bouw van daaruit verder: één rapport dat je elke maand maakt, eenmalig opnieuw opgebouwd op basis van live data.

Een mooi voorbeeld komt van een bouwbedrijf dat Exsion gebruikt voor budgetbewaking. Zij hebben te maken met complexe budgetten die verschillende bouwfases beslaan, van grondwerk tot oplevering. Met traditionele tools kostte het hen dagen om een duidelijk overzicht te krijgen. Nu vernieuwen ze het rapport met één klik en zien ze direct hoe de werkelijke kosten zich verhouden tot het budget per fase. Als een cijfer niet lijkt te kloppen, zoomen ze vanuit het totaal door naar de geboekte posten in Business Central, zonder Excel te verlaten.

Hetzelfde patroon is van toepassing op openstaande posten debiteuren uit de Klantenposten, op een maandelijks V&W-rapport per dimensie, en op elke vraag die begint met "kun je even snel kijken naar...". Hoe je de IT-afhankelijkheid in Business Central-rapporten vermindert behandelt deze workflow stap voor stap.

Wat zijn de voordelen van self-service rapportage?

Controllers die hun eigen rapporten bouwen, zien de voordelen snel:

1. Tijdsbesparing. Een klant vertelde me dat hun controllers voorheen uren bezig waren met het opmaken van rapporten die uit Business Central waren geëxporteerd. Nu bouwen ze het rapport één keer en vernieuwen ze het met een enkele klik. Geen herhalende opmaakwerkzaamheden meer.

2. Flexibiliteit. Je bent niet langer afhankelijk van anderen. Als een accountant of directielid om specifieke gegevens vraagt, lever je die binnen enkele minuten aan.

3. Dieper inzicht. Jij begrijpt de financiële context en hebt nu direct toegang tot de data. Daardoor signaleer je patronen en inefficiënties die anderen missen.

4. Kostenefficiëntie. Er is geen grote BI-implementatie nodig voor relatief eenvoudige rapportages. Veel bedrijven gebruiken Exsion naast Power BI: Power BI voor standaard dashboards, Exsion voor ad-hoc analyses en rapportages. Zie Power BI of Excel: een eerlijke vergelijking voor controllers.

Begin vandaag nog aan je reis als data-expert

Als controller sta je op een kruispunt. Je kunt blijven wachten tot anderen je de data leveren die je nodig hebt, of je kunt zelf de regie in handen nemen. Met een tool die integreert met zowel Business Central als Excel, heb je alles in huis om de data-expert binnen jouw organisatie te worden.

In mijn ogen is de keuze helder. Controllers die deze stap zetten, besparen niet alleen tijd, maar leveren ook scherpere inzichten en leveren een meer strategische bijdrage aan de organisatie. Probeer het zelf met de 30-daagse proefversie, of neem contact op voor een demo.

Veelgestelde vragen

[[FAQ_START]]

Wat betekent het voor een controller om een data-expert te zijn? | Het betekent dat je zelf in Excel vragen van het management en accountants beantwoordt met live Business Central-data, zonder te hoeven wachten tot IT een rapport bouwt of aanpast.

Moeten controllers hiervoor SQL of Power BI leren? | Nee. Met Exsion Reporting kan een controller rechtstreeks in Excel Business Central-tabellen en -velden selecteren en wordt de query in de werkmap opgeslagen. Excel-kennis is dus voldoende.

Hoe verschilt dit van het exporteren van Business Central-data naar Excel? | Een export is een momentopname die elke maand opnieuw moet worden uitgevoerd en opgemaakt. Een live verbinding vernieuwt dezelfde lay-out met één klik en maakt het mogelijk om door te zoomen naar de geboekte post.

Omzeilt self-service rapportage de machtigingen van Business Central? | Nee. Exsion Reporting meldt zich aan met het Business Central-account van de gebruiker en neemt de bijbehorende machtigingen over. Niemand ziet in Excel dus meer dan hij of zij in Business Central zou kunnen zien.

Hoe snel kan een controller aan de slag? | De add-in is in ongeveer vijf minuten geïnstalleerd vanuit AppSource en een eerste rapport is meestal nog dezelfde dag gebouwd. Er is een proefversie van 30 dagen beschikbaar.

[[FAQ_END]]