Blog: De controller als data-expert | Exsion365

Stel je dit voor: als financial controller ontvang je een dringend verzoek van het management over de marges van een specifiek project. De data leeft in Business Central, maar het omzetten in een bruikbaar rapport duurt normaal gesproken dagen. Je moet wachten tot IT tijd heeft, iemand moet een op maat gemaakt rapport bouwen en tegen de tijd dat het klaar is, is de informatie al achterhaald.

Een situatie die veel controllers zullen herkennen. Financiële teams staan voortdurend onder druk om snel antwoorden te leveren. Daarom willen steeds meer controllers rechtstreeks met hun data werken — zonder afhankelijk te zijn van anderen. In deze blog legt Elielma Silva, Senior Consultant Exsion Reporting bij Exsion365, uit hoe controllers kunnen uitgroeien tot echte data-experts en welke tools die transformatie kunnen ondersteunen.

Waarom controllers data-experts worden

De rol van de controller is de afgelopen jaren aanzienlijk veranderd. Je bent niet langer alleen verantwoordelijk voor het bewaken van de cijfers — er wordt ook van je verwacht dat je inzichten levert die de strategische besluitvorming ondersteunen. Deze verschuiving vraagt om een proactieve mindset en de juiste tools.

Als consultant zie ik vaak dat controllers gefrustreerd raken door het gebrek aan flexibiliteit in hun rapportageprocessen. Je wilt niet voor elk rapport dat je nodig hebt afhankelijk zijn van IT. Je hebt de financiële expertise al — wat vaak ontbreekt zijn de tools om die expertise om te zetten in bruikbare, op maat gemaakte rapporten.

De uitdagingen van rapporteren in Business Central

Microsoft Dynamics Business Central is een krachtig ERP-systeem dat door veel bedrijven wordt gebruikt. Maar als het op rapporteren aankomt, doen zich vaak uitdagingen voor.

Business Central bevat een schat aan financiële data, maar het efficiënt openen en gebruiken van die data is niet altijd eenvoudig. Controllers worstelen vaak met het combineren van data uit meerdere tabellen, het snel verversen van rapporten of het zelfstandig aanpassen van rapporten — zonder IT te hoeven inschakelen.

Veelvoorkomende uitdagingen zijn:

• Rapporten telkens vanaf nul opnieuw moeten formatteren

• Vertrouwen op externe consultants voor complexe rapportages

• Moeite hebben om snel te reageren op dringende vragen van het management of auditors

• Het moeilijk — of zelfs onmogelijk — vinden om meerdere databronnen te combineren

Excel: de vertrouwde omgeving van de controller

De meeste controllers werken dagelijks in Excel en vinden het prettig om te gebruiken. Het eigenlijke probleem is de kloof tussen Business Central en Excel.

Als controller ben je al een Excel-expert. Je weet hoe je formules moet gebruiken en hoe je data overzichtelijk presenteert. Wat je nodig hebt is een brug tussen je ERP-systeem and Excel — zodat je jouw Excel-vaardigheden direct kunt toepassen op je Business Central-data.

Dat is precies wat een tool als Exsion Reporting biedt. Door Excel rechtstreeks met Business Central te verbinden, kunnen controllers krachtige rapporten maken in hun vertrouwde Excel-omgeving.

Hoe je zelf krachtige rapporten bouwt

Met de juiste tools kun je de volledige controle over je rapportageproces overnemen. Begin klein en bouw van daaruit verder.

Een mooi voorbeeld komt van een bouwbedrijf dat Exsion gebruikt voor budgetbewaking. Ze hebben te maken met complexe budgetten die meerdere bouwfases beslaan — van grondwerk tot oplevering. Met traditionele tools kostte het hen dagen om een duidelijk overzicht te krijgen. Nu verversen ze met één klik het rapport en zien ze direct hoe de werkelijke kosten zich verhouden tot het budget.

De voordelen van self-service rapportage

Controllers die zelf rapporten kunnen bouwen, zien al snel de voordelen:

1. Tijdbesparing: Een klant vertelde me dat hun controllers voorheen uren bezig waren met het formatteren van rapporten die uit Business Central waren geëxporteerd. Nu bouwen ze het rapport één keer en verversen ze het met een enkele klik — geen herhalend formatteerwerk meer.

2. Flexibiliteit: Je bent niet langer afhankelijk van anderen. Als een auditor of directielid om specifieke data vraagt, kun je die binnen enkele minuten leveren.

3. Diepere inzichten: Als controller begrijp je de financiële context en nu heb je direct toegang tot de data — hiermee kun je patronen en inefficiënties ontdekken die anderen misschien over het hoofd zien.

4. Kostenefficiëntie: Er zijn geen grote BI-implementaties nodig voor relatief eenvoudige rapportages. Veel bedrijven gebruiken Exsion naast Power BI — Power BI voor standaard dashboards en Exsion voor ad-hoc analyses en rapportages.

Start vandaag nog jouw reis als data-expert

Als controller sta je op een kruispunt. Je kunt blijven wachten tot anderen de data leveren die je nodig hebt — of je kunt zelf de regie in handen nemen. Met tools die naadloos integreren met zowel Business Central als Excel, heb je alles in huis om een echte data-expert te worden binnen je organisatie.

In mijn ogen is de keuze duidelijk. Controllers die deze stap zetten besparen niet alleen tijd, maar leveren ook scherpere inzichten en leveren een strategischere bijdrage aan de organisatie.

Terug naar het overzicht