Blog: Van handmatig werk naar automatisering: stop met knippen en plakken | Exsion365

Maakt u elke week weer diezelfde Excel-export? Gegevens kopiëren van het ene systeem naar het andere, om ze vervolgens in een toonbaar rapport te plakken? En herhaalt u dit hele proces telkens wanneer er één enkel cijfer verandert? U bent niet de enige. Controllers besteden een aanzienlijk deel van hun tijd aan handmatig knippen en plakken, terwijl die tijd beter besteed zou kunnen worden aan analyse en strategisch advies. In deze blog legt Thomas Werkhoven, directeur van Exsion365, uit hoe hij als controller deze tijdrovende taak heeft overwonnen en hoe u hetzelfde kunt doen.

Wanneer knippen en plakken uw grootste vijand wordt 

In mijn jaren als controller heb ik aan den lijve ondervonden hoe tijdrovend en frustrerend handmatige rapportage kan zijn. Bij Van Wijnen werkte ik bijvoorbeeld met 187 verschillende bedrijven in één ERP-systeem. Voor een eenvoudige kolommenbalans moest ik voor elk bedrijf een export maken van Business Central naar Excel en deze vervolgens onder elkaar plakken. En het werd nog erger toen ik een vergelijking wilde maken met een andere periode.

Om bijvoorbeeld omzetgegevens van 10 bedrijven te vergelijken, moest ik 20 exports maken. En als ik dit een maand later nog eens wilde zien, moest ik het hele proces herhalen. De standaardfunctionaliteit van Business Central bood geen eenvoudige oplossing, omdat u niet gemakkelijk over meerdere bedrijven heen kunt rapporteren.

Dit probleem is niet uniek voor Van Wijnen. Als Group Business Controller en later in mijn rol bij BAM en andere organisaties, zag ik dat elk bouwbedrijf in Nederland voor dezelfde uitdaging staat. En dat is niet alleen in de bouwsector – financiële professionals in de retail, gezondheidszorg, productie en dienstverlening worstelen met dezelfde problemen.

In de bouw willen ze inzicht in werkbegrotingen, realisatie, contracten, uitgaven en verwachte kosten. Winkeliers willen inzicht in de omzet per winkel, voorraadniveaus en marges. Zorgorganisaties hebben inzicht nodig in bezettingsgraden, personeelskosten en vergoedingen. Maar de kern blijft hetzelfde: u wilt al deze informatie op verschillende niveaus in de organisatie kunnen zien en deze in realtime beschikbaar hebben, niet van gisteren maar van vandaag.

Flexibiliteit brengt rust in een chaotische omgeving 

Elke manager heeft net iets andere wensen. De CFO wil misschien kolomkoppen in het vet gedrukt, getallen in miljoenen weergegeven, of een andere naam voor een bepaalde kolom. Andere belanghebbenden hebben weer andere voorkeuren.

Deze flexibiliteit is met standaardrapporten moeilijk te realiseren. Het betekent dat u voor elke belanghebbende een aangepast rapport moet maken en onderhouden. Door automatisering kunt u als controller in Excel blijven werken – de omgeving waarin u zich prettig voelt – maar met één druk op de knop wisselen tussen project, vestiging of concern. U hoeft Excel niet te verlaten om de analyses uit te voeren die u nodig hebt, en zonder afhankelijk te zijn van de IT-afdeling of externe consultants.

Van reactief naar proactief financieel beheer 

Toen ik mijn rapportages automatiseerde, kon ik eindelijk elke maandag een uur in mijn agenda reserveren om de wijzigingen van de afgelopen week te analyseren – tijd die ik voorheen door al het handmatige werk niet had.

Het mooiste was dat ik elke vervolgvraag die uit mijn analyse voortkwam binnen 20 seconden kon beantwoorden. Iedere controller weet dat analyses altijd leiden tot ad-hocvragen over specifieke periodes, projecten of afwijkende cijfers. U wilt dan snel kunnen inzoomen naar de oorzaak van een onverwachte afwijking of een opvallend getal.

Normaal gesproken kost het uitzoeken hiervan veel tijd. Met de juiste tools beantwoordt u deze vragen binnen enkele seconden. U kunt direct doorklikken naar de onderliggende details, zonder nieuwe exports te maken of gegevens te verzamelen.

Hierdoor kunt u proactief sturen in plaats van achteraf rapporteren. In plaats van slecht nieuws te brengen over wat er vorige maand misging, kunt u nu helpen voorkomen dat er dingen misgaan.

Eerste stappen naar een toekomst zonder knippen en plakken 

Begin met het automatiseren van de meest tijdrovende handelingen. Bij Exsion365 helpen we nieuwe klanten altijd met hun eerste rapportage. We laten niet alleen zien dat dit sneller is dan de oude methode, maar we zorgen er ook voor dat u als controller zelf met het rapport verder kunt, bijvoorbeeld door een kolom, een specifiek veld of filter toe te voegen.

Neem de controle over uw tijd terug 

De meest effectieve controllers zijn niet degenen die het snelst kunnen knippen en plakken. Het zijn degenen die meer tijd besteden aan het analyseren van gegevens en het adviseren van het management. Breng vandaag nog uw meest repetitieve rapportageprocessen in kaart. Welk rapport kost u telkens veel tijd? Welke gegevens gebruikt u herhaaldelijk? Automatiseer dit proces als eerste.

Zoals Elielma al eerder in haar blog schreef, ligt uw kracht als controller niet in het verzamelen van gegevens, maar in het interpreteren ervan. De verschuiving van handmatig werk naar automatisering is meer dan een tijdsbesparing – het is een fundamentele verandering in de manier waarop u als controller waarde toevoegt aan uw organisatie.

Terug naar het overzicht