Je directeur loopt onverwachts je kantoor binnen: "Kun je me vandaag een overzicht geven van de winstgevendheid per project over het afgelopen kwartaal, uitgesplitst naar kostensoort?" Je weet dat alle data in Business Central staat, maar hoe krijg je dat in een bruikbaar rapport? Dat betekent uren exporteren, knippen, plakken, formules maken – en volgende week kun je weer van voren af aan beginnen als er een update is. Klinkt dit bekend? Je bent niet de enige. Volgens de 2024 FP&A Trends Survey[i] besteden financieel professionals maar liefst 65% van hun tijd aan het verzamelen en valideren van gegevens, waardoor er weinig tijd overblijft voor waardevolle analyses. In deze blog legt Elielma Silva, Senior Consultant Exsion Reporting bij Exsion365, uit hoe je met de juiste Excel-add-on je rapportages naar een hoger niveau tilt.

Waarom Excel alleen niet meer voldoende is 

Excel blijft de favoriete tool van veel financieel professionals. De vertrouwde interface, flexibele opmaak en uitgebreide formules maken het een krachtig instrument voor dagelijkse analyses. Vrijwel iedereen in de financiële sector heeft ermee leren werken en voelt zich er prettig bij.

Excel loopt echter tegen zijn grenzen aan als het gaat om grote hoeveelheden gegevens uit ERP-systemen zoals Microsoft Dynamics Business Central. Het handmatig exporteren, structureren en verwerken van data wordt een tijdrovende klus. En als je ook nog regelmatig updates moet doorvoeren, weet je dat een groot deel van je werkweek opgaat aan repeterend werk.

Het dilemma is duidelijk: je bent gehecht aan Excel en de controle die het biedt, maar de manier waarop je de gegevens erin krijgt is inefficiënt en foutgevoelig.

De ontbrekende schakel in het rapportageproces 

De uitdaging ligt niet zozeer bij Excel zelf, maar bij de manier waarop de gegevens vanuit je ERP-systeem in Excel terechtkomen. Die overgang is vaak een handmatig proces met veel knip- en plakwerk, waarbij gemakkelijk fouten sluipen.

Een ideale oplossing moet de kracht van je financiële systeem combineren met de flexibiliteit van Excel. Je wilt blijven werken in de omgeving die je kent, maar zonder het omslachtige proces van data-extractie en -manipulatie.

Een goed ontworpen Excel-add-on vormt precies die verbinding. Het creëert een directe lijn tussen je database en je werkblad, automatiseert het verversen van gegevens en maakt het eenvoudig om informatie uit verschillende tabellen te combineren – allemaal binnen de vertrouwde Excel-omgeving.

Wat je kunt bereiken met de juiste tool 

Met een krachtige Excel-add-on zoals Exsion Reporting transformeer je je rapportageproces. Een van onze klanten, een middelgroot bouwbedrijf, worstelde met het maken van projectrapportages. Hun controllers besteedden wekelijks uren aan het exporteren van gegevens uit Business Central, het combineren van tabellen en het maken van rapporten.

Na de implementatie van Exsion Reporting veranderde hun manier van werken volledig. Ze vernieuwen hun rapporten nu met één muisklik, zonder dat ze de opmaak opnieuw hoeven aan te passen. Ze combineren gegevens uit verschillende bronnen zonder complexe formules te hoeven schrijven. Wanneer de directie vragen heeft, hebben ze direct een antwoord paraat. En misschien wel het belangrijkste: ze hebben eindelijk tijd om trends te analyseren en aanbevelingen te formuleren.

De tijdsbesparing was indrukwekkend: wat voorheen een dag kostte, doen ze nu in een paar minuten.

Excel met superkrachten 

Als consultant zie ik dagelijks hoe controllers worstelen met rapportages. Wat Exsion Reporting onderscheidt van andere oplossingen is de combinatie van kracht en eenvoud.

Je werkt gewoon in Excel, maar dan met superkrachten. Je kunt:

• Gegevens rechtstreeks uit Business Central ophalen, zonder tussenkomst van IT

• Tabellen combineren die in Business Central gescheiden zijn

• Rapporten vernieuwen met één klik

• Doorklikken naar onderliggende details als je vragen hebt over bepaalde cijfers

• Rapporten delen met collega's die geen kennis hebben van de onderliggende technologie

Het mooiste is dat je geen IT-expert hoeft te zijn. Na een korte training kun je zelf aan de slag. Een van onze klanten, een controller bij een productiebedrijf, vertelde me: "Voor het eerst heb ik het gevoel dat ik echt controle heb over mijn data. Ik hoef niet meer te wachten op IT of externe consultants."

De toekomst van financiële rapportage 

Als controller sta je op een kruispunt. Je kunt blijven worstelen met handmatige processen, of je kunt de stap zetten naar geautomatiseerde rapportages die je verlossen van repeterend werk.

Met tools die naadloos integreren met zowel Business Central als Excel, heb je alles in huis om je te ontwikkelen tot een echte data-expert binnen je organisatie.

Controllers die deze stap zetten, worden waardevoller voor hun organisatie en hebben meer impact op strategische beslissingen. Je bespaart niet alleen tijd, je levert ook betere inzichten.

Meer weten?

Wil je leren hoe je als controller krachtige rapportages kunt bouwen zonder afhankelijk te zijn van IT? Neem contact met ons op voor een gratis demo en ontdek hoe eenvoudig het kan zijn.

PS: Ben je aanwezig bij Directions in Poznan (3-6 november)? Bezoek ons daar voor een live demonstratie en exclusieve voordelen voor deelnemers!

[i] https://fpa-trends.com/article/2024-fpa-trends-survey-results-unveiled

Nieuws & Blogs