Hoe N+P Group de rapportage in Business Central opschaalde over 45 entiteiten

Stel u 45 bedrijven voor, elk met een eigen grootboek en eigen bankrekeningen, en één groepscontroller die maandagochtend moet weten hoeveel geld de groep in kas heeft. In de meeste financiële afdelingen beschrijft die zin een project. Bij N+P Group beschrijft het een druk op de knop.

N+P zet afval om in duurzame grondstoffen. Het bedrijf verhandelt afvalstromen, sorteert recyclebare materialen in grondstofstromen en verwerkt wat niet recyclebaar is tot alternatieve brandstoffen. Met meer dan 500 medewerkers in het Verenigd Koninkrijk en Nederland en zo'n 45 juridische entiteiten maakt de structuur van rapportage een dagelijkse logistieke uitdaging. Group Financial Controller Chris Hoyle heeft het alternatief van dichtbij meegemaakt. Hij implementeerde ooit Business Central voor een bedrijf zonder Exsion, noemt dat achteraf een fout en herinnert zich een team dat de eerste zes maanden bezig was met het downloaden van rapporten en het handmatig samenstellen ervan.

Eén structuur, drie niveaus

De rapportage bij N+P draait op gestandaardiseerde Excel-rapporten die via Exsion Reporting rechtstreeks uit Business Central worden gehaald. Dezelfde logica dient drie niveaus: de individuele juridische entiteit, de business unit en de groep. Uit die structuur rollen twee maandelijkse managementconsolidaties en een aandeelhoudersconsolidatie, en niemand stelt deze samen uit afzonderlijke downloads.

De mechanica is eenvoudiger dan het klinkt. In Business Central is elke entiteit een eigen bedrijf, met eigen tabellen voor G/L Entry (grootboekposten) en Bank Account Ledger Entry (bankposten). In het query-raster vinkt het team de gewenste bedrijven aan, en er komt één tabel terug met een bedrijfskolom, wat rapportage op groepsniveau mogelijk maakt zonder een export per entiteit. Groepen die daarnaast intercompany-eliminaties en valutaomrekening nodig hebben, kunnen Exsion Corporate toevoegen, en onze handleiding over het consolideren van meerdere bedrijven in Excel laat zien hoe de puzzelstukjes in elkaar passen. Microsoft documenteert haar eigen consolidatieroute voor formele geconsolideerde jaarrekeningen.

Het praktische verschil wordt duidelijk tijdens de maandafsluiting. Het verversen van 700.000 grootboekregels duurt minder dan vijf seconden, dus het team ververst de rapporten terwijl de afsluiting vordert en ziet problemen wanneer er nog tijd is om ze op te lossen. De groepscontroller controleert de afsluiting elke ochtend in plaats van te wachten tot er wordt gemeld dat deze klaar is.

Cash ging van een maandelijkse schatting naar een wekelijks cijfer

Het consolideren van geldmiddelen over 40 tot 50 entiteiten, elk met eigen bankrekeningen, is het soort taak dat alle tijd opslokt die ervoor beschikbaar is. Hoyle zegt dat het team zonder directe datatoegang de cashpositie van de groep hooguit één keer per maand kon beoordelen, en in een omgeving waar posities snel verschuiven is dat niet snel genoeg. Tegenwoordig draait het geconsolideerde kasstroomrapport elke week op entiteits-, business unit- en groepsniveau, en dient het zowel het dagelijkse kasbeheer als het liquiditeitsbeeld dat het management ziet.

Er veranderde niets aan de banken. De stap van het verzamelen van gegevens verdween, en daarmee de reden waarom cash alleen maandelijks kon worden beoordeeld.

Cash is een goede stresstest voor elke groep, omdat het elke bankrekening in elke entiteit raakt. Een rapport dat dat overleeft, heeft het multi-company probleem voor al het andere al opgelost. Zodra de query een bedrijfskolom oplevert, kan diezelfde tabel cash, omzet en marge voeden. Dat is de reden waarom N+P niet voor elke vraag een nieuw rapport hoefde te bouwen.

Figuur: N+P Group in vogelvlucht. Bron: N+P Group case study, Exsion365, juni 2026.

Tonnage naast marge

De handelsdivisie van N+P voegt een complexiteit toe waar de meeste financiële teams nooit mee te maken krijgen. Tonnagedata uit de operationele software stromen Business Central in, zodat hetzelfde rapport operationele en financiële cijfers naast elkaar kan bevatten. Het team structureert rapporten per klant en leverancier en leest de omzet, kostprijs van de omzet en marge voor elk contract. Omdat het budget dezelfde structuur volgt, worden afwijkingen in de maandafsluiting zichtbaar zonder dat er iets opnieuw hoeft te worden opgebouwd, en een contract waarvan de marge is gedaald staat in hetzelfde overzicht als de tonnage die dit verklaart.

Het deel dat opschaalde, waren de mensen

N+P ging in vier jaar tijd van 7 naar 50 Exsion-licenties, en het is goed om duidelijk te zijn over wat dat getal betekent: het is een succesverhaal van adoptie, niet van inkoop. Het hele financiële team werkt in dezelfde rapportageomgeving, van het managementteam tot de administrateurs op de afzonderlijke locaties.

Drie dingen houden dat werkbaar. Nieuwe collega's krijgen op hun eerste dag toegang en worden gekoppeld aan een ervaren gebruiker in een buddy-systeem, en ze werken zelfstandig na een paar sessies verspreid over een paar dagen. Verzoeken vanuit de organisatie, zo'n 10 tot 20 per maand, gaan naar ervaren key-users die het antwoord direct bouwen, dus er is geen projectplan en geen wachttijd. En omdat Exsion de rechten van Business Central overneemt, ziet een locatiebeheerder die één bedrijf mag zien, ook maar één bedrijf in Excel, terwijl de groepscontroller ze alle 45 ziet. Niemand hoefde een tweede beveiligingsmodel te onderhouden toen het aantal licenties toenam.

"We drukken gewoon op vernieuwen en de data stromen binnen," zegt Hoyle. Dat is een bescheiden omschrijving van wat er is veranderd, want de vrijgekomen uren gaan nu naar interpretatie in plaats van het verzamelen van gegevens, en van het financiële team wordt nu verwacht dat ze de cijfers verklaren in plaats van ze alleen maar te verzamelen.

Waar AI past, and de vraag die openblijft

Business Central biedt nu hulp via Copilot bij bankafstemming, waarbij banktransacties worden gekoppeld aan grootboekposten en suggesties worden gedaan waar standaardregels tekortschieten, en de handleiding van Microsoft legt het afstemmingsproces uit. N+P heeft een project lopen om de volledige afstemming naar Business Central over te brengen, en de taak van Exsion verschuift hiermee van het opbouwen van de afstemming in Excel naar het controleren ervan. Uitzonderingslijsten, grootboekcontroles en afstemmingsrapporten zorgen ervoor dat management accountants kunnen werken als controleurs in plaats van als uitvoerders.

Automatische matching is niet hetzelfde als aantoonbaar correct, en in dat gat ligt nu het interessante werk. Hoeveel van de gematchte output moet een controller zien voordat deze akkoord geeft, en welke uitzonderingen verdienen überhaupt menselijke aandacht? Elk financieel team zal dat voor zichzelf moeten beantwoorden, waarschijnlijk door te kijken hoe snel ze de posten achter een match die ze niet vertrouwen naar boven kunnen halen.