Bankreconciliatie in Excel, zonder handmatig werk

Het is de laatste werkdag van de maand. Tijd voor de bankreconciliatie. Een bank-app leest uw afschriften, matcht ze en boekt de posten, dus het meeste gaat vanzelf. Wat overblijft zijn de uitzonderingen die de app niet kon matchen, en dat zijn de zaken die uw tijd opslokken. Thomas Werkhoven, algemeen directeur van Exsion365 en in hart en nieren nog altijd controller, lost ze op in Excel.

De korte versie: laat de bank-app of de eigen reconciliatie van Business Central de matching doen, en handel de uitzonderingen vervolgens af in Excel op basis van live Business Central-data. Met Exsion Reporting haalt u de tabel Bankposten (271), de tabel Klantenposten (21), de tabel Leveranciersposten (25) en de tabel Grootboekposten (17) in één werkmap binnen, ververst u met één klik en ziet u binnen enkele seconden welke betaling bij welke klant is binnengekomen en welke facturen nog openstaan. Geen export, niet doorklikken in Business Central, en in mijn eigen geval zo'n 90% minder tijd kwijt aan de uitzonderingen.

Waar het vastloopt

De app doet het zware werk al. Het gedoe zit hem in die ene betaling die wel op een klant is geboekt, maar niet op de juiste factuur. Voordat u het kunt herstellen, moet u het eerst vinden: welke klant, welke factuur en waar het is misgegaan. In Business Central betekent dit dat u van scherm naar scherm moet klikken tot u het overzicht kwijtraakt. Dat is de reden waarom zoveel controllers naar Excel grijpen.

De typische uitzonderingen zijn altijd dezelfde handvol. Een klant betaalt twee facturen met één overboeking en het bedrag komt met geen van beide overeen. Een leverancier neemt een korting die u niet had verwacht. Een betaling komt binnen zonder kenmerk, of met het kenmerk van de factuur van vorige maand. Een bankafschrijving wordt rechtstreeks naar het bankboekboek geboekt zonder tegenhanger bij een klant of leverancier. Elk van deze punten kost een minuut om op te lossen als u het eenmaal ziet, en tien minuten om te zoeken als u dat niet doet.

Hoe regelt Business Central zelf de bankreconciliatie?

Business Central heeft een pagina Bankreconciliatie waar u afschriftregels importeert, automatische matching toepast en het resultaat boekt tegen de tabel Bankposten. Microsoft beschrijft dit proces in haar documentatie over bankrekeningen apart reconciliëren. Automatische matching werkt op bedrag, datum en tekst, en Copilot kan inmiddels matches voorstellen waar de standaardregels tekortschieten.

Dat dekt het overgrote deel van de regels. Wat het u echter niet geeft, is één enkel overzicht over de vier tabellen die een uitzondering verklaren. De bankkant leeft in tabel 271, de klantkant in tabel 21, de leverancierskant in tabel 25 en het boekhoudkundige effect in tabel 17. In de client opent u ze allemaal afzonderlijk, filtert u handmatig en houdt u het beeld in uw hoofd. Dat is nu precies het deel dat in Excel thuishoort.

Hoe ik het aanpak in Exsion

Net als de meeste van onze klanten gebruik ik een bank-app die automatisch reconcilieert. Wat overblijft is die uitzondering. Ik open de klantenposten in Excel en zie direct hoe de betaling is verdeeld en welke facturen nog openstaan. Geen geklik in Business Central, geen export. In mijn geval scheelt dat zo'n 90% van de tijd die ik er voorheen aan kwijt was. Minder stappen, minder fouten en ruimte voor de echte vraag: waarom was er geen match?

De werkmap daarachter is simpel. Eén query op Klantenposten (21) gefilterd op Open = Ja, zodat ik elke niet-vereffende klantbetaling en elke onbetaalde factuur met het resterende bedrag zie. Een tweede query op Leveranciersposten (25) met hetzelfde filter voor de crediteurenzijde. Een derde op Bankposten (271) voor de periode, zodat ik kan vergelijken wat de bank-app heeft geboekt met wat het afschrift vermeldt. Exsion schrijft de definitie in de werkmap als een leesbaar grid: tabel, bedrijven, velden, filters en joins, zodat elke collega met een licentie het bestand kan openen en precies kan zien wat er wordt opgehaald.

De bankregel koppelen aan de klantenpost

De handige truc is de join. Voeg Klantenposten toe aan de query voor Bankposten en Exsion stelt de sleutel voor; één outer join later toont elke bankregel de klantenpost die erdoor is aangemaakt, of een lege cel als er geen is aangemaakt. De lege cellen zijn de uitzonderingen. Voor betalingen die op de verkeerde factuur zijn vereffend, toont de tabel Gedetailleerde klantenposten (379) de vereffening zelf, zodat u kunt zien welke factuur het geld heeft opgenomen en wat het resterende bedrag aan weerszijden is.

De grootboekzijde controleren

De laatste controle is de tabel Grootboekposten (17). Een filter op de grootboekrekening van de bankrekening en de afschriftperiode geeft het totaal dat in het grootboek naar de bank is geboekt. Als dit niet gelijk is aan het eindsaldo op het afschrift, is het verschil de omvang van uw uitzonderingenlijst nog voordat u deze überhaupt heeft geopend. Voor een controle op één regel gebruik ik de live rekeningsaldofunctie met de eigen filtersyntaxis van Business Central, bijvoorbeeld een datumfilter van 01-01-26..31-01-26 op de bankgrootboekrekening, en ververs deze samen met de details.

Waarom niet gewoon exporteren uit Business Central?

Dat kan. Elke lijstpagina in Business Central heeft een actie Openen in Excel, en Microsoft documenteert dit op de pagina gegevens exporteren. Het probleem is dat een export een momentopname is. Corrigeer één vereffening in Business Central en de export klopt al niet meer, dus u exporteert opnieuw, filtert opnieuw en controleert opnieuw. Tijdens een afsluiting gebeurt dat vijf of zes keer per bankrekening.

Een live query heeft dat probleem niet. Corrigeer de vereffening, klik op verversen en de uitzondering verdwijnt uit de lijst. De drill-down Details weergeven werkt ook andersom: vanuit elke cel in de werkmap opent het Business Central gefilterd op de exacte rekening en het datumbereik achter dat getal, zodat u direct naar de post gaat die u moet corrigeren. Er wordt niets gekopieerd, er raakt niets verouderd en de machtigingen zijn de machtigingen die u al in Business Central heeft.

Hoe de routine voor uitzonderingen bij de maandsluiting eruitziet

[[TABLE_START]]

Stap | Business Central-tabel | Wat u controleert | Typische tijd

1. Afschrift versus grootboek | Bankposten (271) | Geboekte bankposten tegenover het eindsaldo van het afschrift | Korter dan 1 minuut

2. Niet-vereffende ontvangsten | Klantenposten (21) | Openstaande betalingen en openstaande facturen per klant | 2 tot 5 minuten

3. Niet-vereffende betalingen | Leveranciersposten (25) | Openstaande betalingen en openstaande facturen per leverancier | 2 to 5 minuten

4. Verkeerde vereffeningen | Gedetailleerde klantenposten (379) | Welke factuur de betaling heeft opgenomen en het resterende bedrag | 1 tot 2 minuten per geval

5. Saldo-aansluiting | Grootboekposten (17) | Saldo van de bankgrootboekrekening voor de periode is gelijk aan het afschrift | Korter dan 1 minuut

[[TABLE_END]]

De tijden zijn voor de controle zelf, na een eenmalige inrichting van de werkmap. Het bouwen van de queries kost de eerste keer een middag en daarna nooit meer; hetzelfde bestand werkt voor elke maand en, als u meer bedrijven in het grid aanvinkt, voor elke entiteit in de groep waarbij een bedrijfskolom aan de uitvoer wordt toegevoegd.

Schaalt dit op naar meer dan één bankrekening?

Ja, en dat is waar deze aanpak het meeste oplevert. Een groep met meerdere entiteiten en meerdere bankrekeningen per entiteit heeft dezelfde uitzonderingstypes, vermenigvuldigd met het aantal rekeningen. Exsion haalt alle bedrijven op in één query, dus één verversing geeft de volledige uitzonderingenlijst voor de hele groep, gesorteerd op bedrijf en bankrekening. Rijvolume is geen beperking: 700.000 rijen aan Grootboekposten laden in minder dan vijf seconden, en Excel blijft reageren terwijl de verversing wordt uitgevoerd.

N+P Group, met 45 juridische entiteiten en hun eigen bankrekeningen, gebruikt exact dit patroon. Het team downloadt transactiegegevens met Exsion en voert de reconciliatiecontroles uit in Excel, en is bezig de matching zelf naar Business Central te verplaatsen, zodat Exsion de reviewlaag wordt. U kunt lezen hoe N+P rapporteert over 45 entiteiten zonder één enkele export.

Bekijk het met uw eigen cijfers

Wilt u zien waar die 10% in uw boeken misgaat? Plan een afspraak met een expert. Samen richten we uw bankreconciliatie-overzicht in, zodat u direct ziet hoe het werkt voor die ene betaling die niet matcht. Meer dan 20.000 gebruikers werken al op deze manier met hun Business Central-data.

Als u het liever eerst zelf wilt proberen, Exsion Reporting installeert u in ongeveer vijf minuten vanuit AppSource en wordt geleverd met een proefperiode van 30 dagen; de licentiesleutel voor de proefversie ontvangt u binnen ongeveer een minuut per e-mail. De prijzen zijn openbaar op de tarievenpagina. Voor de bredere grootboekcontroles die naast de bankreconciliatie plaatsvinden, zie grootboekcontroles zonder het gedoe.

Praat met een expert >>>

Veelgestelde vragen

[[FAQ_START]]

Welke Business Central-tabellen heb ik nodig voor uitzonderingen bij bankreconciliatie? | Vier tabellen dekken vrijwel elk geval: Bankposten (271) voor de bankzijde, Klantenposten (21) en Leveranciersposten (25) voor openstaande vorderingen en schulden, en Grootboekposten (17) voor de saldo-aansluiting. Gedetailleerde klantenposten (379) laat zien hoe een betaling is vereffend wanneer u een verkeerde vereffening moet traceren.

Vervangt Exsion de bankreconciliatie in Business Central? | Nee. Matchen en boeken blijven in Business Central of in uw bank-app. Exsion geeft u een live Excel-weergave van de uitzonderingen die deze tools niet konden matchen, zodat u ze sneller kunt vinden en herstellen.

Moet ik elke keer gegevens exporteren uit Business Central? | Nee. Exsion leest de tabellen live uit via de API van Business Central, zodat u de werkmap met één klik ververst in plaats van dat u na elke correctie opnieuw moet exporteren.

Hoeveel tijd bespaart dit op de uitzonderingen? | In de eigen maandsluiting van Thomas Werkhoven scheelt het ongeveer 90% van de tijd die voorheen aan de uitzonderingen opging, omdat het vinden van de post niet langer betekent dat u door verschillende Business Central-pagina's moet klikken.

Kan ik dezelfde werkmap voor meerdere bedrijven gebruiken? | Ja. Vink de bedrijven aan in het querygrid en het resultaat krijgt een bedrijfskolom, zodat één verversing de uitzonderingenlijst oplevert voor elke entiteit en bankrekening in de groep.

[[FAQ_END]]