Wie AASK ihre Berichte professionalisiert hat

AASK, eine gemeinnützige Organisation in Arizona, die ihre Finanzen mit Microsoft Dynamics 365 Business Central verwaltet, hat ihre Monatsabschlussberichte von zwei vollen Tagen auf wenige Stunden verkürzt, indem sie ihre Berichte mit Exsion Reporting in Excel professionalisiert hat. Controllerin Mary Ellen erstellt rund 30 Monatsabschlussberichte für den Finanzausschuss, den Vorstand, den CFO und den CEO. Jeder einzelne lässt sich jetzt mit einem Klick aktualisieren und formatieren, anstatt von Hand neu erstellt zu werden, was jeden Monat 16 bis 20 Stunden einspart. Dies ist ihr Bericht über die Veränderungen.

Warum dauerte der Monatsabschluss bei AASK früher zwei Tage?

Zeit. Sie ist das Einzige, woran es jedem Finanzcontroller mangelt. Der Monatsabschluss steht an, die Berichte müssen formatiert werden, die Zahlen müssen überprüft werden. Irgendjemand entdeckt immer einen Fehler, und plötzlich fängt man wieder ganz von vorne an.

Selbst mit Schwergewichten wie Microsoft Dynamics 365 Business Central im Einsatz bleibt die Finanzberichterstattung für die meisten mühsam, langsam und fehleranfällig. Besonders dann, wenn man unter Zeitdruck steht und versucht, den Überblick nicht zu verlieren.

"Ich denke, eine der größten Stärken ist, dass es einfach jedes Mal funktioniert." Mary Ellen, Controllerin bei AASK

Bei AASK bedeutete Finanzberichterstattung früher vor allem eines: stundenlanges Formatieren. "Vor Exsion war unsere Berichterstattung langsam", sagt Mary Ellen, Controllerin bei AASK. "Jeder Bericht musste manuell bearbeitet werden, um ihm ein fertiges Aussehen und ein einheitliches Erscheinungsbild zu verleihen, bevor er dem Finanzausschuss, dem Vorstand, unserem CFO und dem CEO vorgelegt werden konnte."

Und es ging nicht nur darum, die Berichte optisch ansprechend zu gestalten. "Unsere größten Ineffizienzen lagen in der Formatierung. Den Berichten fehlte einfach jegliche Einheitlichkeit und sie sahen definitiv nicht nach professionellen Finanzberichten aus." Das bedeutete mehr Zeit für Spalten, Schriftarten und Layouts und weniger Zeit für die eigentliche Analyse der Zahlen.

Schlimmer noch: Kleine Fehler bedeuteten, wieder von vorn anfangen zu müssen. "Besonders wenn man den Bericht fertig hatte und dann ein kleiner Fehler auffiel, musste man den Bericht neu erstellen – und es ging wieder nur um das Formatieren."

Das summierte sich schnell. "Ich würde sagen, der alte Prozess war mühsam, langsam und veraltet." Und da jeden Monat rund 30 Berichte anstanden, war der Druck konstant. "Mir graute regelrecht vor dem Monatsende, weil ich wusste, dass es mich etwa zwei Tage meiner Arbeitszeit kosten würde."

Dieses Muster – Export aus Business Central, Einfügen in eine Vorlage, Korrektur des Layouts, Wiederholung im nächsten Monat – ist der Standardweg, den Microsoft in seiner Anleitung zum Exportieren von Business Central-Daten nach Excel beschreibt. Für eine einmalige Sache funktioniert das; für 30 Berichte im Monat ist es nicht skalierbar.

Die Ergebnisse auf einen Blick

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Metrik | Vorher | Nachher

Zeitaufwand für 30 Monatsberichte | Etwa zwei volle Tage | Einige Stunden

Eingesparte Stunden pro Monat | Keine | 16 bis 20 Stunden

Formatierung pro Bericht | Manuell, jeden Monat, Neuerstellung bei jedem Fehler | Einmal formatiert, jeden Monat wiederverwendet

Behebung eines gefundenen Fehlers | Bericht von Grund auf neu erstellen | Einen oder alle Berichte relativ schnell korrigieren

Aktualisierung der Daten aus Business Central | Manuelle Bearbeitung pro Bericht | Ein Klick, Monat ändern, Daten werden heruntergeladen und formatiert

Zeit bis zum ersten einsatzbereiten Bericht | Nicht verfügbar | Innerhalb weniger Wochen nach dem Start

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Wie kam es zu diesem Plug-and-Play-Wechsel?

Nach Jahren langsamer, umständlicher Berichterstattung fand AASK Exsion Reporting – ein Tool, das für die Zusammenarbeit mit Business Central entwickelt wurde, nicht dagegen. Der Einstieg? Sofort. "Ich konnte das Berichtssystem bereits wenige Wochen nach unserem Start nutzen", sagt Mary Ellen.

Für ein kleines Team mit einer großen Mission war die Möglichkeit, Berichte ohne die IT-Abteilung zu erstellen, ein echter Wendepunkt. Kein Ausprobieren mehr. Kein Drama. "Ich denke, eine der größten Stärken ist, dass es einfach jedes Mal funktioniert." Schon beim allerersten Durchlauf wusste sie: "Der erste Bericht, bei dem Sie mir geholfen haben, hat gezeigt, dass dies für mich eine enorme Zeitersparnis sein würde."

Ein Grund dafür, dass es immer funktioniert, ist, dass nichts zwischen Excel und Business Central steht. Exsion verbindet sich direkt über die API – ohne Data Warehouse, ohne replizierte Datenbank und ohne Gateway, das ausfallen könnte. Zudem übernimmt es die Benutzerberechtigungen von Business Central, sodass die Controllerin genau das sieht, was sie auch in Business Central sieht. Das Add-in wird in etwa fünf Minuten über AppSource installiert, und die Abfrage hinter jedem Bericht wird als lesbares Raster in die Arbeitsmappe geschrieben, was den Bericht Monat für Monat wiederverwendbar macht.

"Es ist extrem nützlich, dass alles, was in Exsion Reporting gemacht wird, wie in Excel aussieht und funktioniert. Das ist für Finanzcontroller wie mich vertraut. Jeder kann sofort loslegen!" Mary Ellen, Controllerin bei AASK

Was hat sich für AASK geändert?

• Berichtszeit um 20 Stunden monatlich verkürzt. Was früher zwei volle Tage dauerte, benötigt heute nur noch wenige Stunden. Für Mary Ellen und das Team von AASK war die Automatisierung ihrer Berichterstattung nicht nur eine Zeitersparnis, sondern eine völlig neue Arbeitsweise.

• Wiederverwendbare Vorlagen. Kein mühsames Neuerstellen mehr in jedem Monat. "Das wertvollste Werkzeug für uns war die Formatierung – dass man einen Finanzbericht genau so formatieren kann, wie man ihn braucht, und ihn dann jeden Monat immer wieder verwenden kann." Das Ergebnis: mehr Zeit, weniger Routinearbeit und 16 bis 20 gesparte Stunden im Monat.

• Ein Klick, alle Daten formatiert und aktualisiert. "Der größte Unterschied ist jetzt wirklich die Zeitersparnis. Anstatt zwei Tage für diese dreißig Monatsberichte zu benötigen, brauche ich buchstäblich nur noch ein paar Stunden." Und wenn jemand einen Fehler findet? Kein Stress. "Wenn einer meiner Mitarbeiter einen Fehler entdeckt, lässt sich dieser in einem oder allen Berichten recht schnell beheben."

• Alle Daten werden direkt aus BC geladen. Mit Exsion fügen sich die Daten wie von selbst ein. "Mit einem schnellen Klick und dem Ändern des Monats werden alle Daten aus BC vollständig im benötigten Format heruntergeladen. Einfacher geht es nicht."

• Bessere Berichte, größere Wirkung. Dank der 20 eingesparten Stunden pro Monat hat das Finanzteam von AASK nun mehr Raum für Planung und Strategie. Eine klare Berichterstattung unterstützt bessere Entscheidungen, und bessere Entscheidungen helfen mehr Kindern.

Wie funktioniert der Monatswechsel in der Praxis?

Der Monat ist ein Filter in der Abfrage, geschrieben in der Business Central-eigenen Filtersyntax (z. B. ein Datumsbereich wie 01-01-26..31-01-26 für Sachposten, Tabelle 17). Wenn Sie diese eine Zelle ändern und auf Aktualisieren klicken, übernehmen alle 30 Berichte den neuen Zeitraum im gleichen Layout. Exsion aktualisiert 700.000 Sachpostenzeilen in weniger als fünf Sekunden. Bei der Größenordnung von AASK besteht die Wartezeit also praktisch nur aus dem Klick. Der gleiche Ansatz wird Schritt für Schritt in Erstellung von Business Central Managementberichten in Excel in 7 Schritten beschrieben.

Warum stärkt eine bessere Berichterstattung das Vertrauen und die Compliance?

Eine zuverlässige Berichterstattung hilft auch bei Audits und Vorstandsberichten. Jetzt liefert das Team von AASK vollständige Berichte mit korrekten Zahlen. Das bedeutet weniger Überraschungen und eine bessere Kontrolle. Denn, wie Mary Ellen sagt: "Man kann eine gemeinnützige Organisation nicht ohne transparente Finanzen führen."

Gute Berichterstattung ist nicht nur Verwaltung. Sie schafft Vertrauen, zeigt Wirkung und hilft Organisationen, sich auf ihre Mission zu konzentrieren.

"Ich wäre sehr traurig, wenn es Sie morgen nicht mehr gäbe. Was ich am meisten vermissen würde, ist die Leichtigkeit, mit der ich meine Finanzberichte erstelle." Mary Ellen, Controllerin bei AASK

Für das Finanzteam einer gemeinnützigen Organisation spielen natürlich auch die Kosten eine Rolle. Exsion bietet transparente Preise und eine 30-tägige Testphase, sodass ein Controller einen Monatsabschlussbericht mit echten Business Central-Daten nachbauen kann, bevor irgendetwas vertraglich vereinbart wird.

Über AASK

AASK steht für "Aid to Adoption of Special Kids" (Hilfe zur Adoption von Kindern mit besonderen Bedürfnissen).

AASK wurde 1988 gegründet und war Arizonas erste staatlich anerkannte Vermittlungsstelle, die sich auf die Pflege durch Verwandte (Kinship Care) spezialisiert hat, um Kinder bei Verwandten oder engen Bezugspersonen unterzubringen. Seitdem hat die gemeinnützige Organisation mehr als 4.000 Kindern geholfen, ein dauerhaftes Zuhause zu finden – mit einer erstaunlichen Stabilitätsquote bei der Vermittlung von 95 %.

Im Gegensatz zu traditionellen Adoptionsagenturen konzentriert sich AASK auf Kinder, die oft übersehen werden: ältere Jugendliche, Geschwistergruppen und Kinder mit emotionalen, entwicklungsbedingten oder körperlichen Bedürfnissen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

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Wie viel Zeit spart AASK mit Exsion Reporting? | Zwischen 16 und 20 Stunden jeden Monat. Die 30 Monatsabschlussberichte, die früher etwa zwei volle Tage in Anspruch nahmen, dauern jetzt nur noch wenige Stunden.

Was war die größte Ineffizienz im alten Berichterstattungsprozess von AASK? | Die Formatierung. Jeder Bericht musste manuell bearbeitet werden, um ein einheitliches, professionelles Aussehen zu erhalten, und ein kleiner Fehler bedeutete, den gesamten Bericht neu erstellen zu müssen.

Wie aktualisiert AASK seine Monatsberichte jetzt? | Mit einem Klick auf eine Schaltfläche und der Änderung des Monats lädt Exsion alle Daten aus Business Central herunter und formatiert sie im Layout, das die Controllerin benötigt.

Wie lange hat es gedauert, bis AASK mit Exsion starten konnte? | Controllerin Mary Ellen konnte das Berichtssystem bereits wenige Wochen nach dem Start nutzen, und schon der erste Bericht zeigte eine deutliche Zeitersparnis.

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