Zeit.

Es ist die eine Sache, an der es jedem Finanzcontroller mangelt. Wenn der Monatsabschluss ansteht, müssen Berichte formatiert und Zahlen doppelt geprüft werden. Irgendjemand findet immer einen Fehler – und plötzlich fängt man wieder ganz von vorne an.

Selbst mit Schwergewichten wie Microsoft Dynamics 365 Business Central im Einsatz ist die Finanzberichterstattung für die meisten immer noch langsam, schwerfällig und umständlich. Besonders dann, wenn man unter Druck steht und versucht, den Überblick nicht zu verlieren.

Ich denke, eine der größten Stärken ist, dass es jedes Mal funktioniert.

Mary EllenController bei AASK

Bei AASK bedeutete die Finanzberichterstattung früher vor allem eines: stundenlanger Aufwand für die Formatierung. „Vor Exsion war unsere Berichterstattung langsam“, sagt Mary Ellen, Controller bei AASK. „Jeder Bericht musste manuell bearbeitet werden, um ihm ein fertiges und konsistentes Aussehen zu geben, bevor er dem Finanzausschuss, dem Vorstand, unserem CFO und unserem CEO vorgelegt werden konnte.“

Und es ging nicht nur darum, die Dinge ansprechend zu gestalten. „Unsere größten Ineffizienzen lagen in der Formatierung. Den Berichten… fehlte einfach jede Konsistenz, und sie sahen definitiv nicht nach professionellen Finanzberichten aus.“ Das bedeutete mehr Zeit für Spalten, Schriftarten und Layouts – und weniger Zeit für die eigentliche Analyse der Zahlen.

Schlimmer noch? Kleine Fehler bedeuteten, wieder von vorn anfangen zu müssen. „Besonders wenn man den Bericht fertig hatte und sich dann ein kleiner, unbedeutender Fehler einschlich, musste man den Bericht komplett neu erstellen – und dabei drehte sich alles nur um die Formatierung.“

Das läpperte sich schnell. „Ich würde sagen, der alte Prozess war mühsam, langsam und veraltet.“ Und bei rund 30 Berichten, die jeden Monat fällig waren, war der Druck konstant. „Mir graute es irgendwie vor dem Monatsende, weil ich wusste, dass es mich etwa zwei Tage meiner Arbeitszeit kosten würde.“

Ein Plug-and-Play-Wechsel

Nach Jahren langsamer, klobiger Berichterstattung stieß AASK auf Exsion Reporting – ein Tool, das für die Zusammenarbeit mit Business Central entwickelt wurde, nicht dagegen. Die Einarbeitung? Sofort. „Ich konnte das Berichtssystem bereits wenige Wochen nach dem Start nutzen“, sagt Mary Ellen.

Für ein kleines Team mit einer großen Mission war die Erstellung von Berichten ohne die IT-Abteilung ein echter Wendepunkt. Kein Ausprobieren mehr. Kein Drama. „Ich denke, eine der größten Stärken ist, dass es jedes Mal funktioniert.“ Schon beim allerersten Durchlauf wusste sie: „Der erste Bericht, bei dem Sie mir geholfen haben, hat gezeigt, dass dies für mich eine echte Zeitersparnis sein würde.“

„Es ist extrem nützlich, dass alles, was in Exsion Reporting gemacht wird, auch an Excel erinnert. Das ist für Finanzcontroller wie mich vertraut. Jeder kann sofort loslegen!“

Mary EllenController bei AASK

Das Ergebnis

• Berichtszeit um 20 Stunden monatlich verkürzt. Was früher zwei ganze Tage dauerte, nimmt jetzt nur noch wenige Stunden in Anspruch. Für Mary Ellen und das Team bei AASK war die Automatisierung der Berichterstattung nicht nur eine Zeitersparnis – es war eine völlig neue Art zu arbeiten.

• Wiederverwendbare Vorlagen. Kein mühsames Neuerstellen mehr jeden Monat. „Das wertvollste Werkzeug für uns war die Formatierung – dass man einen Finanzbericht genau so formatieren kann, wie man ihn braucht, und ihn dann jeden Monat immer wieder verwenden kann.“
  Das Ergebnis: mehr Zeit, weniger Monotonie – und 16–20 gesparte Stunden pro Monat.

• Mit nur einem Klick hat AASK alle Daten formatiert und aktualisiert. „Der größte Unterschied jetzt ist wirklich die Zeitersparnis. Anstatt zwei Tage für diese dreißig Monatsabschlussberichte zu benötigen, dauert es jetzt buchstäblich nur noch wenige Stunden.“ Und wenn jemand einen Fehler findet? Kein Stress. „Wenn einer meiner Teamkollegen einen Fehler entdeckt, lässt sich ein einzelner Bericht oder lassen sich alle Berichte ziemlich schnell korrigieren.“

• Es lädt alle Daten aus BC herunter. Mit Exsion fügen sich die Daten einfach nahtlos zusammen. „Mit einem schnellen Mausklick und dem Ändern des Monats werden alle Daten aus BC im gewünschten Format geladen und formatiert. Einfacher geht es nicht.“

• Bessere Berichterstattung, stärkere Wirkung. Durch die Ersparnis von 20 Stunden im Monat hat das Finanzteam von AASK nun mehr Freiraum für Planung und Strategie. Eine klare Berichterstattung unterstützt bessere Entscheidungen – und bessere Entscheidungen helfen mehr Kindern.

Bessere Berichte schaffen Vertrauen und unterstützen Compliance

Eine verlässliche Berichterstattung hilft auch bei Audits und Vorstands-Updates. Jetzt liefert das Team von AASK vollständige Berichte mit allen korrekten Zahlen. Das sorgt für weniger Überraschungen und eine stärkere Aufsicht. Denn in Mary Ellens Worten: „Ohne klare Finanzen kann man keine gemeinnützige Organisation führen.“

Gute Berichterstattung ist nicht nur Verwaltung. Sie schafft Vertrauen, zeigt Wirkung und hilft Organisationen, ihre Mission im Blick zu behalten.

„Ich wäre sehr traurig, wenn Sie morgen verschwinden würden. Was ich am meisten vermissen würde, ist die Leichtigkeit bei meiner Finanzberichterstattung.“

Über AASK

AASK steht für „Aid to Adoption of Special Kids“ (Hilfe zur Adoption von Kindern mit besonderen Bedürfnissen).

AASK wurde 1988 gegründet und war die erste Zulassungsstelle in Arizona, die sich der Verwandtenpflege widmete – der Vermittlung von Kindern in Familien von Verwandten oder engen Bezugspersonen. Seitdem hat die gemeinnützige Organisation mehr als 4.000 Kindern geholfen, ein dauerhaftes Zuhause zu finden, mit einer erstaunlichen Stabilitätsrate von 95 % bei den Vermittlungen.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Adoptionsagenturen konzentriert sich AASK auf Kinder, die oft übersehen werden – ältere Jugendliche, Geschwistergruppen und Kinder mit emotionalen, entwicklungsbedingten oder körperlichen Bedürfnissen.