Chris Hoyle ist Group Financial Controller bei der N+P Group, einem internationalen Unternehmen, das darauf spezialisiert ist, Abfu00e4lle in nachhaltige Ressourcen umzuwandeln. Das Unternehmen ist in drei Kernbereichen tu00e4tig: dem Handel mit Abfallstru00f6men, der Sortierung von Wertstoffen in hochwertige Rohstoffstru00f6me sowie der Verarbeitung von nicht-recyclingfu00e4higen Abfu00e4llen zu alternativen Brennstoffen. Mit u00fcber 500 Mitarbeitern, 45 juristischen Personen und Standorten in Grou00dfbritannien und den Niederlanden sind die Anforderungen an das Berichtswesen betru00e4chtlich.

Die Herausforderung: Berichterstattung in einer wachsenden, internationalen Gruppe

N+P betreibt mehrere Geschu00e4ftsbereiche mit Dutzenden von juristischen Personen. Jede Einheit hat ihre eigenen Bankkonten, ihre eigenen Transaktionen und ihre eigenen Berichtsanforderungen. Fu00fcr das Finanzteam bedeutet dies, Daten aus Dutzenden von Quellen zusammenzutragen, zu konsolidieren und Berichte zu erstellen. Manuell.

Chris: "Wir haben unsere gesamte Kontrollumgebung auf unserem ERP-System aufgebaut und nutzen Exsion, um schnell und unkompliziert auf die darin enthaltenen Daten zuzugreifen. Auf dieser Basis ku00f6nnen wir Berichte fu00fcr alle unterschiedlichen Arten von Prozessen erstellen u2013 sei es fu00fcr das Management-Reporting, die Cashflow-Berichterstattung oder den Auditzyklus."

Management-Reporting und Konsolidierung

N+P fu00fchrt monatlich zwei Managementkonsolidierungen und eine Gesellschafterkonsolidierung durch. Die Daten flieu00dfen direkt aus Business Central in Excel, wo das Team standardisierte Berichte erstellt hat u2013 von der Ebene der einzelnen Rechtskraft bis hin zur vollstu00e4ndigen Gruppenkonsolidierung.

Chris: "Wu00e4hrend des Monatsabschlusses ku00f6nnen wir diese Berichte aktualisieren, um den Fortschritt zu verfolgen, potenzielle Probleme zu identifizieren und anschlieu00dfend auf Ebene der Geschu00e4ftsbereiche und der Gruppe zu berichten."

Umsatz, Tonnage und Marge pro Vertrag

Die Handelssparte von N+P ist ein ganz besonderer Geschu00e4ftsbereich. Die Tonnagedaten aus der operativen Software flieu00dfen direkt in Business Central, wodurch das Finanzteam operative und finanzielle Daten u00fcber Exsion im selben Bericht kombinieren kann.

Chris: "Wir haben Berichte, die nach Kunden und Lieferanten strukturiert sind, und ku00f6nnen so den Umsatz, die Umsatzkosten und die Marge fu00fcr jeden Vertrag nachvollziehen. Wir budgetieren nach derselben Struktur, sodass wir beim Monatsabschluss die Ist-Werte sehr einfach mit dem Budget vergleichen und Abweichungen sofort erkennen ku00f6nnen."

Cashflow: von monatlich auf wu00f6chentlich

Die Konsolidierung der Liquiditu00e4tslage von 40 bis 50 Gesellschaften mit jeweils eigenen Bankkonten wu00e4re ohne direkten Datenzugriff ein enorm zeitaufwu00e4ndiges Unterfangen. Mit Exsion erledigt das Team dies nun wu00f6chentlich.

Chris: "Ohne Exsion wu00fcrden wir uns den Cashflow vielleicht einmal im Monat ansehen. In einem dynamischen Umfeld wie dem unseren ist das nicht schnell genug. Exsion ermu00f6glicht es uns, dies jede Woche zu tun."

Das Team nutzt diese Cashflow-Berichte auf verschiedenen Ebenen: fu00fcr das tu00e4gliche Cash-Management, aber auch, um dem Management-Team Berichte u00fcber die Liquiditu00e4tslage der Gruppe vorzulegen.

Chris: "Das Schu00f6ne an Exsion ist, dass alle Daten an einem Ort verfu00fcgbar sind. Dadurch ku00f6nnen wir Berichte fu00fcr verschiedene Unternehmensebenen erstellen u2013 sei es fu00fcr die einzelne Gesellschaft, den Geschu00e4ftsbereich oder die gesamte Gruppe."

Bankabstimmung: AI gleicht ab, Exsion verifiziert

Business Central bietet mittlerweile KI-Funktionen fu00fcr die Bankabstimmung. Copilot hilft beim automatischen Abgleich von Banktransaktionen mit Hauptbucheintru00e4gen und macht Vorschlu00e4ge, wo Standardregeln an ihre Grenzen stou00dfen. Aber ein automatischer Abgleich ist nicht gleichbedeutend mit einer nachweislich korrekten Abstimmung. Hier kommt Exsion ins Spiel: fu00fcr Hauptbuchprüfungen, Ausnahmelisten und Abstimmungsberichte in Excel.

Derzeit nutzt das Team bei N+P Exsion, um Transaktionsdaten herunterzuladen und die Bankabstimmung direkt in Excel durchzufu00fchren. Ein Projekt zur Verlagerung des gesamten Abstimmungsprozesses nach Business Central u2013 einschlieu00dfich des KI-gestu00fctzten Abgleichs fu00fcr Zahlungslu00e4ufe u2013 ist bereits im Gange. Sobald dies live ist, verlagert sich die Rolle von Exsion: weg von der Erstellung der Abstimmung hin zu deren Verifizierung und Pru00fcfung.

Chris: "Das Ziel ist, dass die Management Accountants eher zu Pru00fcfern als zu manuell Ausfu00fchrenden werden. Wir werden Exsion nutzen, um auf Basis der Abstimmung in Business Central Berichte zu erstellen."

Das ist die Richtung: Die KI u00fcbernimmt den Abgleich innerhalb von Business Central, wu00e4hrend Exsion die Berichtsebene liefert, mit der Controller pru00fcfen, filtern und nachweisen ku00f6nnen, dass alles aufgeht.

Jeder im Finanzbereich nutzt es

Bei N+P arbeitet das gesamte Finanzteam mit Exsion Reporting u2013 von der Geschu00e4ftsleitung bis hin zu den Verwaltungsteams an den einzelnen Standorten. Das ist kein Zufall.

Chris: "Wir mu00fcssen keine Zeit mehr damit verbringen, Berichte von unseren 45 bis 50 Gesellschaften manuell herunterzuladen. Wir klicken einfach auf Aktualisieren und die Daten flieu00dfen ein. Das spart uns enorm viel Zeit. Und das ist fu00fcr mich der entscheidende Vorteil."

Produktiv vom ersten Tag an

Neue Teammitglieder erhalten bereits an ihrem ersten Tag Zugriff auf Exsion. Das Team arbeitet mit einem Patensystem: Ein erfahrener Nutzer steht dem neuen Kollegen zur Seite. Innerhalb weniger Tage arbeiten die Mitarbeiter bereits vu00f6llig selbststu00e4ndig.

Chris: "Die Software war auf meinem System bereits vorinstalliert. Vom ersten Tag an hatte ich Zugriff und konnte damit arbeiten. Es ist super einfach. Man befindet sich in einer Umgebung, die jeder bereits kennt, weil es einfach Excel ist. Nach nur wenigen Einheiten innerhalb von ein paar Tagen sind neue Mitarbeiter sehr schnell einsatzbereit."

Keine langwierigen Projekte mehr fu00fcr neue Berichte

Wenn ein neuer Bericht benu00f6tigt wird, wendet sich das Team an einen seiner erfahrenen Key-User. Kein Projektplan erforderlich, keine Einbindung der IT, keine wochenlangen Wartezeiten.

Chris: "Wir erhalten jeden Monat wahrscheinlich 10 bis 20 Ad-hoc-Anfragen aus allen Teilen des Unternehmens. Wenn die Daten vorhanden sind, ku00f6nnen wir sie auch abrufen. Wir fu00fchren keine grou00dfen Projekte mehr durch, nur um Berichte zu erstellen."

Zudem fu00fchrt N+P in den kommenden Wochen teambezogene Schulungen mit Exsion365 ein, damit das gesamte Team in der Lage ist, eigene Berichte vu00f6llig unabhu00e4ngig zu erstellen.

Warum Exsion?

Chris hat bereits in Unternehmen gearbeitet, in denen Exsion nicht zur Verfu00fcgung stand. Er hat sogar einmal Business Central fu00fcr ein Unternehmen ohne Exsion implementiert und bezeichnet dies ru00fcckblickend als grou00dfen Fehler.

Chris: "In den ersten sechs Monaten nach der Implementierung von 365 haben wir im Grunde stu00e4ndig Berichte heruntergeladen und manuell zusammengestellt. Ich wu00fcrde es zu 100 % empfehlen. Wenn Sie mit Datensilos zu ku00e4mpfen haben oder viel Zeit damit verbringen, mehrere Berichte nach Excel herunterzuladen, sie zusammenzufu00fchren und neu zu formatieren, dann wird Ihnen dieses Tool jede Woche stundenlange Arbeit im gesamten Team ersparen."