N+P Group: 45 Business Central Mandanten, keine Exporte

Die N+P Group, ein internationales Entsorgungs- und Recyclingunternehmen mit über 500 Mitarbeitern und 45 juristischen Personen im Vereinigten Königreich und den Niederlanden, hat die Zahl ihrer Exsion-Lizenzen in vier Jahren von 7 auf 50 gesteigert. Heute wickelt sie das Management-Reporting, zwei monatliche Management-Konsolidierungen, eine Gesellschafter-Konsolidierung, den wöchentlichen Cashflow der Gruppe und Bankabstimmungen direkt aus Business Central in Excel ab – ohne einen einzigen Bericht herunterzuladen. Group Financial Controller Chris Hoyle erklärt, wie das Finanzteam dieses Ziel erreicht hat, ausgehend von sechs Monaten manueller Berichtserstellung hin zu einem Team, in dem jeder – von der Geschäftsführung bis hin zu den Standortadministratoren – einfach auf „Aktualisieren“ klickt.

Chris Hoyle ist Group Financial Controller bei der N+P Group, einem internationalen Unternehmen, das darauf spezialisiert ist, Abfälle in nachhaltige Ressourcen umzuwandeln. Das Unternehmen ist in drei Kernbereichen tätig: dem Handel mit Abfallströmen, der Sortierung von Wertstoffen in hochwertige Rohstoffströme und der Verarbeitung nicht recycelbarer Abfälle zu alternativen Brennstoffen. Mit über 500 Mitarbeitern, 45 juristischen Personen und Niederlassungen im Vereinigten Königreich und den Niederlanden sind die Anforderungen an das Berichtswesen enorm.

Die Ergebnisse auf einen Blick

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Kennzahl | Vorher | Nachher

Exsion-Lizenzen | 7 | 50, vier Jahre später

Konzern-Cashflow-Übersicht für 40 bis 50 Gesellschaften | Einmal, vielleicht einmal im Monat | Jede Woche

Herunterladen von Berichten für 45 bis 50 juristische Personen | Manuell, pro Gesellschaft | Keine Downloads mehr, einmal aktualisieren und die Daten fließen ein

Ad-hoc-Datenanfragen aus dem Unternehmen | Große Projekte zur Berichterstellung | 10 bis 20 Anfragen pro Monat, die von Key-Usern ohne Projektaufwand beantwortet werden

Einarbeitungszeit für neue Teammitglieder bis zum selbstständigen Arbeiten | Nicht gemessen | Ein paar Sitzungen über ein paar Tage hinweg

Die ersten sechs Monate nach dem Business Central Go-Live ohne Exsion | Ständiges Herunterladen und Zusammenstellen von Berichten | Nicht wiederholt: Exsion vom ersten Tag an

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Was war die Herausforderung bei der Berichterstattung in einer wachsenden, internationalen Gruppe?

N+P betreibt mehrere Geschäftsbereiche mit Dutzenden von juristischen Personen. Jede Einheit hat ihre eigenen Bankkonten, ihre eigenen Transaktionen und ihre eigenen Berichtsanforderungen. Für ein Finanzteam bedeutet dies, Daten aus Dutzenden von Quellen zusammenzutragen, zu konsolidieren und Berichte zu erstellen. Und zwar manuell.

Chris: „Wir haben unsere gesamte Kontrollumgebung auf unserem ERP-System aufgebaut und nutzen Exsion, um schnell und unkompliziert auf die darin enthaltenen Daten zuzugreifen. So können wir Berichte über alle unsere verschiedenen Prozesstypen hinweg erstellen, sei es für das Management-Reporting, die Cashflow-Berichterstattung oder unseren Wirtschaftsprüfungszyklus.“

In Business Central ist jede dieser 45 Gesellschaften ein eigenes Unternehmen mit eigenen Sachposten (Tabelle 17) und Bankposten (Tabelle 271). Mit Exsion Reporting kann das Team die Unternehmen in einer einzigen Abfragemaske auswählen und erhält eine einzige Tabelle mit einer Unternehmensspalte zurück. Dies ermöglicht ein Berichtswesen auf Konzernebene ohne einen separaten Export pro Gesellschaft.

Management-Reporting und Konsolidierung

N+P führt zwei monatliche Management-Konsolidierungen und eine Gesellschafter-Konsolidierung durch. Die Daten fließen direkt aus Business Central in Excel, wo das Team standardisierte Berichte erstellt hat, die von der Ebene der einzelnen juristischen Person bis hin zur vollständigen Konsolidierung der Gruppe reichen.

Chris: „Während des Monatsabschlusses können wir diese Berichte aktualisieren, um zu sehen, wie der Abschluss voranschreitet, potenzielle Probleme zu identifizieren und dann auf Geschäftsbereichs- und Konzernebene zu berichten.“

Diese Echtzeitüberwachung während des Prozesses ist der entscheidende Unterschied zwischen einer Live-Verbindung und einem Export. Die Aktualisierung von 700.000 Sachpostenzeilen dauert weniger als fünf Sekunden, sodass der Group Controller den Abschluss an jedem Morgen des Monatsendes überprüfen kann, anstatt erst nach dessen Fertigstellung. Für Gruppen, die zusätzlich Intercompany-Eliminierungen und Währungsumrechnungen benötigen, bietet Exsion Corporate diese zusätzliche Ebene. Unser Leitfaden zur Konsolidierung mehrerer Unternehmen in Business Central mit Excel beschreibt die einzelnen Schritte.

Umsatz, Tonnage und Marge pro Vertrag

Die Handelssparte von N+P ist ein ganz besonderer Betrieb. Tonnage-Daten aus der operativen Software fließen direkt in Business Central, was bedeutet, dass das Finanzteam über Exsion operative und finanzielle Daten im selben Bericht zusammenführen kann.

Chris: „Wir haben Berichte, die nach Kunden und Lieferanten strukturiert sind, und können den Umsatz, die Umsatzkosten und die Marge für jeden einzelnen Vertrag nachvollziehen. Wir budgetieren nach derselben Struktur, sodass wir während des Monatsabschlusses sehr einfach mit dem Budget vergleichen und Abweichungen erkennen können.“

Wie wurde der Cashflow von monatlich auf wöchentlich umgestellt?

Die Konsolidierung der Liquiditätspositionen von 40 bis 50 juristischen Personen mit jeweils eigenen Bankkonten wäre ohne direkten Datenzugriff ein enorm zeitaufwendiges Unterfangen. Mit Exsion erledigt das Team dies nun wöchentlich.

Chris: „Ohne Exsion würden wir uns den Cashflow einmal, vielleicht einmal im Monat ansehen. In einem dynamischen Umfeld wie diesem ist das nicht schnell genug. Exsion ermöglicht es uns, dies jede Woche zu tun.“

Das Team nutzt seine Cashflow-Berichte auf verschiedenen Ebenen: für das tägliche Cash-Management, aber auch, um dem Management-Team die Liquiditätslage des Konzerns zu berichten.

Chris: „Das Schöne an Exsion ist, dass alle Daten an einem Ort liegen. So können wir Berichte auf verschiedenen Ebenen des Unternehmens erstellen, sei es für eine juristische Person, einen Geschäftsbereich oder die gesamte Gruppe.“

Bankabstimmung: KI gleicht ab, Exsion verifiziert

Business Central bietet mittlerweile KI-Funktionen für die Bankabstimmung. Copilot hilft beim automatischen Abgleich von Banktransaktionen mit Sachposten und macht Vorschläge, wo Standardregeln nicht ausreichen. Microsoft beschreibt diesen Prozess in seinem Leitfaden zur Abstimmung von Bankkonten in Business Central. Doch automatischer Abgleich ist nicht gleichbedeutend mit nachweisbar korrekt. Hier kommt Exsion ins Spiel: für Hauptbuchprüfungen, Ausnahmelisten und Abstimmungsberichte in Excel.

Bei N+P nutzt das Team Exsion derzeit, um Transaktionsdaten herunterzuladen und Bankabstimmungen direkt in Excel durchzuführen. Aktuell läuft ein Projekt, um den gesamten Abstimmungsprozess nach Business Central zu verlagern, einschließlich des KI-gestützten Abgleichs für Zahlungsläufe. Sobald dies live ist, verschiebt sich die Rolle von Exsion: weg von der Erstellung der Abstimmung, hin zur Verifizierung und Prüfung.

Chris: „Das Ziel ist, dass die Bilanzbuchhalter eher zu Prüfern als zu manuell Ausführenden werden. Wir werden Exsion nutzen, um auf Basis der Abstimmung in BC Berichte zu erstellen.“

Das ist die Richtung: Die KI übernimmt den Abgleich innerhalb von Business Central, und Exsion liefert die Berichterstattungsebene, mit der Controller alles überprüfen, filtern und lückenlos nachweisen können.

Warum nutzt es jeder in der Finanzabteilung?

Bei N+P arbeitet das gesamte Finanzteam mit Exsion Reporting, von der Geschäftsführung bis hin zu den Verwaltungsteams an den einzelnen Standorten. Das ist kein Zufall.

Chris: „Wir müssen keine Zeit mehr damit verbringen, Berichte von unseren 45 oder 50 juristischen Personen herunterzuladen. Wir drücken einfach auf Aktualisieren und die Daten fließen ein. Das spart uns enorm viel Zeit. Und das ist für mich der größte Vorteil.“

Da Exsion die Benutzerberechtigungen von Business Central übernimmt, sieht ein Standortadministrator, der in Business Central nur Zugriff auf ein Unternehmen hat, auch in Excel nur dieses eine Unternehmen. Der Group Controller hingegen sieht alle 45. Es musste kein zweites Sicherheitsmodell gepflegt werden, als die Lizenzen von 7 auf 50 anstiegen.

Produktiv vom ersten Tag an

Neue Teammitglieder erhalten bereits an ihrem ersten Tag Zugriff auf Exsion. Das Team arbeitet mit einem Patensystem: Ein erfahrener Anwender steht dem neuen Kollegen zur Seite. Innerhalb weniger Tage arbeiten die Mitarbeiter selbstständig.

Chris: „Die Software war bereits auf meinem System vorinstalliert. Vom ersten Tag an hatte ich Zugriff und konnte sie nutzen. Es ist super einfach. Man arbeitet in einer Umgebung, die jeder bereits versteht, weil man sich einfach in Excel befindet. Nach nur wenigen Sitzungen an ein paar Tagen sind neue Mitarbeiter sehr schnell einsatzbereit.“

Keine Projekte mehr für neue Berichte

Wenn ein neuer Bericht benötigt wird, wendet sich das Team an einen seiner erfahrenen Key-User. Kein Projektplan erforderlich, keine IT-Beteiligung, keine wochenlangen Wartezeiten.

Chris: „Wir erhalten jeden Monat wahrscheinlich 10 bis 20 Ad-hoc-Anfragen aus allen Teilen des Unternehmens. Wenn die Daten da sind, können wir sie abrufen. Wir führen keine großen Projekte mehr durch, um Berichte zu erstellen.“

N+P führt außerdem eine teamweite Schulung mit Exsion365 ein, um dem gesamten Team die Möglichkeit zu geben, eigene Berichte unabhängig zu erstellen.

Warum Exsion?

Chris hat schon in Unternehmen gearbeitet, in denen Exsion nicht zur Verfügung stand. Er hat sogar einmal Business Central für ein Unternehmen ohne Exsion implementiert und nennt das rückblickend einen großen Fehler.

Chris: „Wir haben die ersten sechs Monate nach der Einführung von 365 im Grunde nur damit verbracht, ständig Berichte herunterzuladen und zusammenzustellen. Ich würde es zu 100 % empfehlen. Wenn Sie mit Datensilos zu kämpfen haben oder viel Zeit damit verbringen, mehrere Berichte in Excel herunterzuladen, sie zusammenzustellen und neu zu formatieren, dann wird Ihnen dies jede Woche stundenlange Arbeit im gesamten Team ersparen.“

Der Einstieg ist bewusst risikoarm: Das Add-In lässt sich in etwa fünf Minuten aus der AppSource installieren, die 30-tägige Testversion umfasst das gesamte Produkt und die Preise sind transparent. So kann eine Unternehmensgruppe mit 45 Einheiten die Aktualisierung mehrerer Mandanten testen, bevor sie sich für eine einzige Lizenz entscheidet.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

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Für wie viele Gesellschaften erstellt die N+P Group Berichte mit Exsion? | Für 45 juristische Personen im Vereinigten Königreich und den Niederlanden, mit Berichten, die von der Ebene der einzelnen Gesellschaft bis zur vollständigen Konzernkonsolidierung reichen.

Wie oft konsolidiert die N+P Group den Cashflow? | Wöchentlich. Ohne direkten Datenzugriff würde das Team den Cashflow seiner 40 bis 50 Gesellschaften vielleicht einmal im Monat prüfen; mit Exsion geschieht dies jede Woche.

Wie nutzt die N+P Group Exsion neben der Copilot-Bankabstimmung in Business Central? | Copilot übernimmt den automatischen Abgleich der Banktransaktionen in Business Central, und Exsion wird verwendet, um die Abstimmung in Excel zu prüfen, zu filtern und zu verifizieren. So werden die Bilanzbuchhalter zu Prüfern statt zu manuell Ausführenden.

Wie schnell arbeiten sich neue Finanzmitarbeiter bei der N+P Group in Exsion ein? | Neue Teammitglieder erhalten am ersten Tag Zugriff und werden von einem erfahrenen Anwender begleitet. Nach wenigen Sitzungen über ein paar Tage hinweg arbeiten sie bereits selbstständig.

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