Christiania Shipping: Mandantenübergreifendes BC-Reporting in Excel

Christiania Shipping, eine maritime Gruppe mit 14 Business Central-Unternehmen und 46 Schiffen, hat das reporting von Unternehmen zu Unternehmen durch eine einzige Excel-Datei ersetzt, die aktuelle Daten von allen 14 Unternehmen in Sekundenschnelle aktualisiert. Mit Exsion Reporting filtert das Finanzteam nach Unternehmen, Schiff, Reise, Schiffsmanager oder Dimension, prüft Bilanz, GuV und Finanzierungsprüfungen in der gesamten Gruppe und erkennt frühzeitig Buchungen, die auf das falsche Unternehmen gebucht wurden. Der Weg dorthin erforderte zwei 3-stündige Sitzungen und einen zentralen mandantenübergreifenden Bericht, der in wenigen Stunden ohne Business Central-Berater erstellt wurde. Finance Manager Estian Koch erklärt, wie es funktioniert.

Projekt-Snapshot

Christiania Shipping benötigte einen praktischen Weg, um komplexe Daten über mehrere Unternehmen und Dimensionen hinweg zu kombinieren. Exsion Reporting bringt all das in einem vertrauten, flexiblen Format in Excel zusammen. Anstatt separate Berichte für jedes Unternehmen auszuführen, kann das Team einen einzigen Bericht aktualisieren, Filter nach Unternehmen, Schiff, Datum, Schiffsmanager oder Dimension anwenden und Finanzinformationen der gesamten Gruppe schnell überprüfen. Im Zuge des Wechsels zu Microsoft Dynamics 365 Business Central benötigte das Finanzteam eine Berichtslösung, die über die Standardfunktionen hinausgeht, um die tatsächliche Arbeitsweise des Unternehmens zu unterstützen: über Unternehmen, Schiffe, Reisen und Schiffsmanagementstrukturen hinweg.

Ergebnisse auf einen Blick

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Metrik | Vorher | Nachher

Gruppen-Reporting | Separate Berichte pro Unternehmen, 14 Unternehmen nacheinander in Business Central gewechselt | Eine Excel-Datei mit aktuellen Daten von allen 14 Unternehmen nebeneinander

Ändern oder Erstellen eines Berichts | Anfrage an den Business Central-Implementierungspartner | Inhouse durch das Finanzteam erledigt, kein Berater erforderlich

Aktualisieren eines Berichts | Erneuter Export pro Unternehmen | Einstellungen ändern, auf Aktualisieren klicken, Ergebnis innerhalb von Sekunden

Zeit bis zur Produktivität | Nicht gemessen | Zwei 3-stündige Sitzungen mit Exsion365

Erstellung des zentralen mandantenübergreifenden Berichts | Standardmäßig nicht verfügbar | Einige Stunden mit Unterstützung von Exsion365

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Wie berichtet man in Business Central über mehrere Unternehmen hinweg?

„Die große Herausforderung bei Business Central besteht darin, dass jedes Unternehmen seine eigenen Daten hat“, sagt Estian Koch, Finance Manager bei Christiania Shipping. „Aus Sicht des Gruppen-Reportings möchte man alles zusammen haben, um genaue Erkenntnisse zu gewinnen.“

Ohne Exsion Reporting müsste das Team seinen Business Central-Implementierungspartner bitten, maßgeschneiderte Berichte zu erstellen. Selbst dann müssten die Ergebnisse einzeln und nicht als Ganzes überprüft werden. „Der größte Vorteil von Exsion für uns ist, dass alle unsere Unternehmen sofort sichtbar sind“, sagt Koch. „Anstatt separate Berichte nach Unternehmen auszuführen, haben wir die Daten aller Unternehmen nebeneinander, um alles in einer Ansicht zu sehen.“

In Exsion ist das eine Frage des Setzens von Häkchen bei den Unternehmen im Abfrage-Raster. Das Ergebnis wird mit einer Unternehmensspalte zurückgegeben, sodass eine Sachpostenabfrage (Tabelle 17) über 14 Unternehmen in einer einzigen Tabelle landet, die eine Pivot-Tabelle nach Unternehmen, Schiff oder Schiffsmanager filtern kann. Microsofts eigener Weg zu Gruppenzahlen wird in seinem Leitfaden zur konsolidierten Unternehmensberichterstattung in Business Central beschrieben; Christiania Shipping wollte jedoch die zugrunde liegenden Posten nebeneinander in Excel haben, nicht nur die konsolidierten Gesamtsummen.

Warum Excel und nicht Business Central?

„Wir waren es gewohnt, Daten nach Excel zu exportieren“, sagt Koch. „Exsion wurde uns als die beste Lösung empfohlen, um Daten aus Business Central über verschiedene Unternehmen hinweg in unsere Berichte zu übertragen.“ Er führt weiter aus: „Wenn man Daten in einer Tabelle strukturiert hat, ist es einfach, sie in verschiedenen Formaten anzuzeigen und verschiedene Dimensionen miteinander zu vergleichen. Excel bietet uns mehr Flexibilität für Analysen und Auswertungen, als wenn wir versuchen würden, den Bericht direkt aus Business Central zu ziehen.“

Es ist eine gewisse Einarbeitung erforderlich, insbesondere um zu verstehen, welche Business Central-Tabellen die für einen Bericht benötigten Informationen enthalten. Die Lernkurve ist jedoch überschaubar. „Auf den meisten Business Central-Bildschirmen gibt es Verknüpfungen, die eine Infoleiste aufrufen, um Ihnen zu zeigen, wo sich Ihre Daten in der Datenbank befinden. Sobald man versteht, woher die Informationen kommen, ist das Laden in Excel mit Exsion ziemlich unkompliziert“, sagt Koch. „Für jemanden in einer Controlling- oder Finanzberichtsfunktion gehört dieses Basiswissen ohnehin zum Job.“

Eine Datei, aktuelle Daten von allen 14 Unternehmen

„Anstatt in Business Central zwischen den Unternehmen hin- und herwechseln zu müssen, haben wir eine Excel-Datei, die aktuelle Daten von allen Unternehmen abruft. Wir haben mehrere Ansichten erstellt, um unterschiedliche Berichtsanforderungen zu unterstützen, darunter die Bilanzprüfung, die GuV-Analyse und finanzierungsbezogene Prüfungen. Anschließend können wir die Daten entsprechend unseren aktuellen Bedürfnissen filtern“, so Koch.

„Mit Exsion können wir unsere bestehenden Berichte ändern oder sogar neue erstellen, ohne einen Business Central-Berater hinzuzuziehen. Ich habe beispielsweise einen Managementbericht erstellt, der Daten aus dem Hauptbuch zieht, um die Gesamtkosten pro Schiff anzuzeigen. Jeden Monat vergleichen wir dies mit den Schiffsschätzungen, um die Leistung zu bewerten. Wir können nach Dimensionen filtern und sortieren oder die Daten sogar in einer Tabelle zusammenführen.“ Exsion Reporting ist nicht nur flexibel, sondern bietet auch Zugriff auf die neuesten Finanzdaten. „Sobald der Bericht erstellt ist, ändert man die Einstellungen, klickt auf Aktualisieren und das Ergebnis ist innerhalb von Sekunden verfügbar“, sagt Koch.

Die Geschwindigkeit bleibt auch bei großen Datenmengen hoch: Exsion aktualisiert 700.000 Sachpostenzeilen in weniger als fünf Sekunden, und Excel bleibt während des Vorgangs voll einsatzfähig. Da die Abfragedefinition als lesbares Raster in der Arbeitsmappe hinterlegt ist, kann der Bericht über die Kosten pro Schiff von einem Kollegen kopiert und angepasst werden, ohne ihn neu erstellen zu müssen.

Wie erkennt Christiania Shipping Fehler bei 46 Schiffen?

Christiania Shipping nutzt Business Central-Dimensionen, um detaillierte Finanzanalysen zu unterstützen. „Eine Dimension verfolgt das Schiff. Eine andere Dimension verfolgt die Reise. Wir verwenden auch eine separate Dimension, um den für das betreffende Schiff verantwortlichen Schiffsmanager zu erfassen und die Kosten zwischen den Schiffsmanagern zu vergleichen“, sagt Koch.

Exsion365 macht den Zugriff auf diese Informationen und deren Analyse in Excel einfacher.

„Wir nutzen Exsion zur Überwachung und Kontrolle unserer mandantenübergreifenden und mehrdimensionalen Buchhaltung“, erklärt er. „Es hilft uns zu sehen, was in verschiedenen Unternehmen und für verschiedene Schiffe gebucht wurde und ob die Aktivitäten des Schiffs im richtigen Unternehmen gebucht sind. Das hilft uns, Fehler schnell zu erkennen und die Einheitlichkeit in unserer gesamten Gruppe zu gewährleisten.“

Diese Prüfung ist nur möglich, wenn alle 14 Unternehmen in einer Tabelle erfasst sind. Eine Schiffsdimension, die in einem Unternehmen auftaucht, in dem dieses Schiff nicht verwaltet wird, fällt in einer Pivot-Tabelle sofort auf, und „Details anzeigen“ öffnet Business Central genau bei dem Konto und dem Datumsbereich hinter der Zelle, sodass die Buchung an der Quelle korrigiert werden kann.

Produktiv innerhalb von Stunden, nicht Wochen

Christiania Shipping benötigte keinen langen Schulungsprozess, um mit der Nutzung von Exsion Reporting zu beginnen. „Wir hatten eine 3-stündige Einführung, um startklar zu sein“, sagt Koch. „Nachdem wir angefangen hatten, es zu nutzen, teilte das Exsion365-Team in einer weiteren 3-stündigen Sitzung Best Practices mit uns und zeigte mir, wie man die fortgeschritteneren Funktionen nutzt.“

Ein wichtiger mandantenübergreifender Bericht wurde ebenfalls in wenigen Stunden unter Anleitung von Exsion365 entwickelt. Diese praktische Unterstützung half Christiania Shipping dabei, schnell vom Konzept zu nutzbaren Berichten zu gelangen. „Das Produkt ist unkompliziert zu bedienen“, sagt Koch. „Und wenn wir Fragen hatten, hat das Exsion-Team schnell reagiert.“

Die technische Einrichtung ist ebenfalls kurz. Das Add-In wird in etwa fünf Minuten über die Erweiterungsverwaltung aus AppSource installiert und übernimmt die Benutzerberechtigungen von Business Central. Ein Finanzmanager, der alle 14 Unternehmen in Business Central sehen darf, sieht also alle 14 in Excel, und ein Kollege mit Zugriff auf zwei Unternehmen sieht zwei. Die Preise sind öffentlich und die 30-tägige Testversion umfasst das vollständige Produkt.

Entwickelt für Business Central-Anwender mit mehreren Unternehmen

Für Christiania Shipping liegt der größte Nutzen von Exsion365 auf der Hand: Wenn Sie wissen, wo die Zahlen liegen, können Sie darüber berichten, egal wie komplex Ihre Unternehmensstruktur ist. „Wenn Sie ein Business Central-Anwender mit mehreren Unternehmen sind, lohnt sich Exsion definitiv“, sagt Koch. „Der größte Vorteil ist, dass alle Ihre Unternehmen sofort sichtbar sind.“ Während die maritime Gruppe ihre Reise hin zu einem modernen, cloudbasierten ERP-System im gesamten Unternehmen fortsetzt, bietet Exsion365 ihnen ein Fundament und einen Partner, der vertraut und flexibel ist und sich der Herausforderung des mandantenübergreifenden Reportings stellt.

Wenn Ihre Gruppe vor derselben Frage steht, führt Sie unser Leitfaden zur Konsolidierung mehrerer Unternehmen in Business Central mit Excel durch die einzelnen Schritte. Gruppen, die darüber hinaus Konsolidierungen und Währungsumrechnungen benötigen, können sich Exsion Corporate ansehen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

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Über wie viele Unternehmen berichtet Christiania Shipping in einer Excel-Datei? | Alle 14 Business Central-Unternehmen. Eine einzige Arbeitsmappe zieht aktuelle Daten von jedem Unternehmen, und das Team filtert nach Unternehmen, Schiff, Datum, Schiffsmanager oder Dimension.

Welche Business Central-Dimensionen nutzt Christiania Shipping? | Eine Dimension verfolgt das Schiff, eine zweite die Reise und eine dritte den für das Schiff verantwortlichen Schiffsmanager. So kann das Team die Kosten zwischen den Schiffsmanagern für alle 46 Schiffe vergleichen.

Wie lange hat es gedauert, bis Christiania Shipping mit Exsion produktiv arbeiten konnte? | Eine 3-stündige Einführung machte das Team startklar, eine zweite 3-stündige Sitzung behandelte Best Practices und erweiterte Funktionen, und ein zentraler mandantenübergreifender Bericht wurde in wenigen Stunden unter Anleitung von Exsion365 erstellt.

Benötigt Christiania Shipping für Berichte immer noch einen Business Central-Berater? | Nein. Das Finanzteam passt bestehende Berichte an und erstellt neue selbst, wie zum Beispiel einen Managementbericht, der monatlich die Gesamtkosten pro Schiff im Vergleich zu den Schiffsschätzungen darstellt.

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