Projekt-Snapshot

Christiania Shipping benötigte einen praktischen Weg, um komplexe Daten über mehrere Unternehmen und Dimensionen hinweg zu kombinieren. Exsion Reporting bringt all dies in einem vertrauten, flexiblen Format in Excel zusammen. Anstatt separate Berichte für jedes Unternehmen auszuführen, kann das Team einen einzigen Bericht aktualisieren, Filter nach Unternehmen, Schiff, Datum, Schiffsmanager oder Dimension anwenden und Finanzinformationen schnell über die gesamte Gruppe hinweg überprüfen. Im Zuge des Umstiegs auf Microsoft Dynamics 365 Business Central benötigte das Finanzteam eine Berichtslösung, die über die Standardfunktionalität hinausgeht, um die tatsächliche Arbeitsweise des Unternehmens zu unterstützen: über Unternehmen, Schiffe, Reisen und Schiffsmanagementstrukturen hinweg.

Berichterstellung über mehrere Mandanten in Business Central

„Die große Herausforderung bei Business Central besteht darin, dass jedes Unternehmen seine eigenen Daten hat“, sagt Estian Koch, Finance Manager bei Christiania Shipping. „Aus Sicht des Gruppen-Reportings möchte man alles zusammenführen, um genaue Erkenntnisse zu gewinnen.

Ohne Exsion Reporting müsste das Team seinen Business Central-Implementierungspartner bitten, maßgeschneiderte Berichte zu erstellen. Aber selbst dann müssten die Ergebnisse einzeln und nicht als Ganzes überprüft werden. „Der größte Vorteil von Exsion für uns ist, dass wir alle unsere Unternehmen sofort im Blick haben“, sagt Koch. „Anstatt separate Berichte pro Unternehmen auszuführen, haben wir die Daten aller Unternehmen nebeneinander, um alles in einer einzigen Ansicht zu sehen.“

Warum Excel und nicht Business Central

„Wir waren es gewohnt, Daten nach Excel zu exportieren“, so Koch. „Exsion wurde uns als die beste Lösung empfohlen, um Daten aus Business Central über verschiedene Unternehmen hinweg in unsere Berichte zu übertragen.“ Er führt weiter aus: „Wenn man Daten strukturiert in einer Tabelle vorliegen hat, ist es einfach, sie in verschiedenen Formaten anzuzeigen und verschiedene Dimensionen miteinander zu vergleichen. Excel bietet uns mehr Flexibilität für Analysen und Auswertungen, als wenn wir den Bericht direkt aus Business Central ziehen würden.“

Es ist zwar etwas Einarbeitung erforderlich, insbesondere um zu verstehen, welche Business Central-Tabellen die für einen Bericht benötigten Informationen enthalten. Die Lernkurve ist jedoch überschaubar. „Auf den meisten Business Central-Bildschirmen gibt es Verknüpfungen, die eine Informationsleiste aufrufen, die anzeigt, wo sich Ihre Daten in der Datenbank befinden. Sobald man versteht, woher die Informationen kommen, ist das Laden in Excel mit Exsion ziemlich unkompliziert“, sagt Koch. „Für jemanden im Controlling oder im Finanzberichtswesen gehört dieses Basiswissen ohnehin zum Job.“

Eine Datei, aktuelle Daten von allen 14 Unternehmen

„Anstatt in Business Central zwischen den Unternehmen hin- und herwechseln zu müssen, haben wir eine Excel-Datei, die live die Daten von allen Unternehmen abruft. Wir haben mehrere Ansichten erstellt, um unterschiedliche Berichtsanforderungen zu unterstützen, darunter Bilanzprüfungen, GuV-Analysen und finanzierungsbezogene Prüfungen. Anschließend können wir die Daten je nach unserem aktuellen Bedarf filtern“, stellt Koch fest.

„Mit Exsion können wir unsere bestehenden Berichte anpassen oder sogar neue erstellen, ohne einen Business Central-Berater hinzuziehen zu müssen. Ich habe beispielsweise einen Managementbericht erstellt, der Daten aus dem Hauptbuch abruft, um die Gesamtkosten pro Schiff anzuzeigen. Jeden Monat vergleichen wir diese mit den Schiffsbudgets, um die Leistung zu bewerten. Wir können nach Dimensionen filtern und sortieren oder die Daten sogar in einer einzigen Tabelle zusammenführen.“ Exsion Reporting ist nicht nur flexibel, sondern bietet auch Zugriff auf die neuesten Finanzdaten. „Sobald der Bericht erstellt ist, ändert man die Einstellungen, klickt auf Aktualisieren und das Ergebnis ist innerhalb von Sekunden verfügbar“, sagt Koch.

Fehlererkennung bei 46 Schiffen

Christiania Shipping nutzt die Dimensionen von Business Central zur Unterstützung detaillierter Finanzanalysen. „Eine Dimension erfasst Daten pro Schiff. Eine andere Dimension erfasst Daten pro Reise. Wir nutzen auch eine separate Dimension, um den für das jeweilige Schiff verantwortlichen Schiffsmanager im Blick zu behalten und die Kosten zwischen den Schiffsmanagern zu vergleichen“, sagt Koch.

Exsion365 macht den Zugriff auf diese Informationen und deren Analyse in Excel einfacher.

„Wir nutzen Exsion, um unsere mandanten- und dimensionsübergreifende Buchhaltung zu überwachen und zu steuern“, erklärt er. „Es hilft uns zu sehen, was in verschiedenen Unternehmen und für verschiedene Schiffe gebucht wurde und ob die Aktivitäten des Schiffs im richtigen Unternehmen verbucht sind. Das hilft uns, Fehler schnell zu erkennen und die Einheitlichkeit in unserer gesamten Gruppe sicherzustellen.“

Produktiv in Stunden, nicht in Wochen

Christiania Shipping benötigte keine lange Schulungsphase, um mit Exsion Reporting zu starten. „Wir hatten eine dreistündige Einführung, um uns startklar zu machen“, sagt Koch. „Nachdem wir angefangen hatten, es zu nutzen, zeigte mir das Exsion365-Team in einer weiteren dreistündigen Sitzung Best Practices und wie man die fortgeschritteneren Funktionen nutzt.“

Ein wichtiger, unternehmensübergreifender Bericht wurde ebenfalls in wenigen Stunden mit der Unterstützung von Exsion365 entwickelt. Diese praktische Hilfe half Christiania Shipping dabei, schnell vom Konzept zu einsatzbereiten Berichten zu gelangen. „Das Produkt ist einfach zu bedienen“, sagt Koch. „Und wenn wir Fragen hatten, hat das Exsion-Team schnell geantwortet.“

Entwickelt für Business Central-Anwender mit mehreren Mandanten

Für Christiania Shipping liegt der größte Nutzen von Exsion365 auf der Hand: Wenn Sie wissen, wo die Zahlen sind, können Sie Berichte darüber erstellen, egal wie komplex Ihre Unternehmensstruktur ist. „Wenn Sie ein Business Central-Anwender mit mehreren Mandanten sind, lohnt sich Exsion definitiv“, sagt Koch. „Der größte Vorteil ist, dass alle Unternehmen sofort sichtbar sind.“ Während die Reedereigruppe ihre Reise hin zu einem modernen, cloudbasierten ERP im gesamten Unternehmen fortsetzt, bietet Exsion365 ihnen eine vertraute, flexible Basis und einen Partner, der sich der Herausforderung des mandantenübergreifenden Reportings stellt.