Boro-Wide: Business Central Berichte in Minuten statt Tagen

Boro-Wide, ein Abfallwirtschaftsunternehmen mit rund 12.000 Kunden, hat die Erstellung von Berichten in Business Central von Tagen auf Minuten verkürzt. Dies gelang durch die Einführung von Exsion Reporting in Excel parallel zur Implementierung von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Ein Bericht zur Rechnungsabstimmung, für dessen Erstellung externe Berater schätzungsweise zwei Monate und 5.000 bis 10.000 US-Dollar benötigt hätten, wurde intern in wenigen Tagen erstellt. Datenanfragen für Audits und Compliance, die früher Stunden oder Tage in Anspruch nahmen, dauern heute nur noch Minuten; zudem rufen sieben Anwender aus verschiedenen Abteilungen ihre Daten selbst ab, ohne auf Entwickler warten zu müssen. Dies ist die Geschichte, wie CFO Arman Sharipov dies geschafft hat.

Projektschnappschuss

Als Boro-Wide Microsoft Dynamics 365 Business Central implementierte, wurde Exsion Reporting in Excel eingeführt, um einen schnelleren Zugriff auf ERP-Daten für Berichte und Analysen zu ermöglichen. Die Teams stellten fest, wie einfach sie Berichte direkt in Excel erstellen und aktualisieren konnten, ohne auf Entwickler angewiesen zu sein. Heute hilft Exsion Boro-Wide bei der Erstellung von Ad-hoc-Berichten, der Abstimmung von Abrechnungen für rund 12.000 Kunden, der Beantwortung von Compliance-Anfragen in Minuten statt Tagen und der Prototypisierung von Berichten, die später in Power BI-Dashboards umgewandelt werden.

Ergebnisse im Überblick

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Metrik | Vorher | Nachher

Erstellung des Berichts zur Kundenrechnungsabstimmung | Einige Monate und 5.000 bis 10.000 US-Dollar über Berater (Schätzung) | Einige Tage, vom CFO selbst erstellt

Hinzufügen einer Spalte oder Anpassen eines Berichts | Wochen und Tausende von Dollar über Programmierer | Stunden oder Minuten, direkt in Excel erledigt

Datenanfragen für Audit und Compliance | Stunden oder Tage für die manuelle Zusammenführung von Berichten | Minuten

Verbindung von Excel mit Business Central | Einbindung von Entwicklern | Eine Sache von Minuten, für jeden Anwender

Exsion-Anwender bei Boro-Wide | Einer (der CFO) | Sieben Anwender in mehreren Abteilungen

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Einführung von Exsion365 in einem neuen Unternehmen

Arman Sharipov, CFO von Boro-Wide, war bereits aus einer früheren Position mit Exsion Reporting in Excel vertraut. „Ich hatte das Tool schon früher verwendet und war sehr angetan davon“, sagt er. „Als ich bei Boro-Wide anfing und sah, dass sie Business Central implementierten, habe ich es eingeführt. Dann habe ich den Kollegen gezeigt, was ich mache und wie einfach es ist, und sie haben angefangen, es selbst zu nutzen. Von da an ist es einfach ganz natürlich gewachsen.“ Inzwischen gibt es sieben Anwender in verschiedenen Abteilungen.

Warum sollte man schon früh bei einer Business Central-Implementierung mit dem Reporting beginnen?

Wenn Unternehmen ein ERP-System einführen, stellen sie oft fest, dass die Standardberichte nicht jede betriebliche Frage beantworten. Für Sharipov war diese Herausforderung nicht neu.

„In den meisten ERP-Systemen ist man auf die bereits vorhandenen Berichte beschränkt“, erklärt er. „Wenn man eine Spalte hinzufügen oder etwas in einem Bericht anpassen möchte, muss man das in der Regel bei den Programmierern anfordern. Das kann Wochen dauern, Tausende von Dollar kosten und mehrere Anläufe erfordern, bis alles reibungslos läuft.“

Besonders deutlich wird dies während der Implementierungsphase, wenn die Teams ihre Prozesse verfeinern. „Zu Beginn einer ERP-Einführung ergeben sich ständig neue Anforderungen an das Berichtswesen, wenn man die Grenzen der integrierten Berichte entdeckt“, sagt er. „Man stößt vielleicht jeden Tag oder jede Woche auf etwas Neues, worüber man berichten möchte.“ Aus diesen Gründen empfiehlt er, so früh wie möglich während der Business Central-Implementierung mit Exsion zu starten. „Es ist schon während der Testphase hilfreich. Wenn man beispielsweise Testläufe für die Abrechnung macht, kann man die Ergebnisse sofort überprüfen und Fehler korrigieren, solange sie sich noch in der Sandbox-Umgebung befinden.“

Dieser Test in der Sandbox ist möglich, weil sich Exsion über die API mit Business Central verbindet und umgebungsübergreifend arbeitet. So kann dasselbe Excel-Arbeitsblatt während der Testphase auf eine Sandbox und nach dem Live-Gang auf die Produktivumgebung verweisen.

Wie berichtet Boro-Wide, ohne auf Entwickler zu warten?

Einer der größten Vorteile der Lösung von Exsion365 ist die Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichte direkt in Excel zu erstellen und dabei Live-Daten aus Business Central zu beziehen. „Man kann alle benötigten Daten abrufen und fast jeden Bericht erstellen“, erklärt Sharipov. „Man muss nicht Wochen oder Monate auf Entwickler warten, die ihn für einen erstellen; man kann es in Stunden oder sogar Minuten selbst tun. Und es ist eine Live-Datenverbindung. Sobald der Bericht also einmal erstellt ist, kann man ihn jederzeit aktualisieren.“

Microsoft beschreibt den Standardweg in seiner Anleitung zum Exportieren von Business Central-Daten nach Excel. Dieser Weg liefert eine Momentaufnahme. Die Arbeitsmappen von Boro-Wide behalten dagegen die Verbindung bei, sodass die Aktualisierung mit einem Klick erfolgt und kein neuer Export erforderlich ist. Die Abfragedefinition ist in der Arbeitsmappe als lesbares Raster (Tabelle, Felder, Filter, Verknüpfungen) hinterlegt. Aus diesem Grund konnten die Kollegen die Berichte von Sharipov übernehmen und ohne Entwickler anpassen.

Abstimmung und Provisionsberichte bei großen Datenmengen

Einer der ersten Berichte, die Sharipov bei Boro-Wide erstellte, betrifft eine zentrale betriebliche Anforderung. „Wir betreuen über 12,000 Kunden. Wir müssen ständig die Anzahl der betreuten Kunden mit der Anzahl der abgerechneten Kunden abgleichen“, erklärt er. „Das ist für uns eine entscheidende Kontrollinstanz. Wenn wir uns darauf verlassen hätten, dass Berater von Business Central den Bericht für uns erstellen, hätte das wahrscheinlich ein paar Monate gedauert und vielleicht 5.000 bis 10.000 US-Dollar gekostet. Mit Exsion habe ich den Bericht in wenigen Tagen selbst erstellt.“ Das Team verfeinerte ihn dann im Laufe einiger Abrechnungszyklen, bevor er im regulären Betrieb eingesetzt wurde.

Nun arbeitet Sharipov an einem weiteren geschäftskritischen Bericht. „Wir zahlen unseren Vertriebsmitarbeitern eine monatliche Provision basierend auf neuen und verlängerten Verträgen. Bei so vielen Kunden ist das eine riesige Datenmenge, die wir schnell verarbeiten und berechnen müssen. Solange Excel damit umgehen kann, kann Exsion das auch.“

Was das Volumen betrifft, so bewältigt Excel mehr, als die meisten Controller erwarten. Exsion aktualisiert 700.000 Sachpostenzeilen in weniger als fünf Sekunden. Wenn die Daten direkt in das PivotTable-Datenmodell geladen werden, kann eine einzige Pivot-Tabelle bis zu 25 Millionen Business Central-Zeilen enthalten. Ein Kundenstamm von 12.000 Konten mit monatlichen Abrechnungszeilen lässt sich darin problemlos abbilden.

Effizientes Audit- und Compliance-Reporting

In einer regulierten Branche wie der Abfallwirtschaft sind Berichtsanfragen von Wirtschaftsprüfern und Aufsichtsbehörden an der Tagesordnung. „Wenn Prüfer nach bestimmten Daten fragen, kann man diese sofort abrufen“, sagt Sharipov. „Ohne Exsion müssten wir Daten aus mehreren Berichten mit viel manuellem Aufwand zusammenführen. Stattdessen dauert das, was früher Stunden oder Tage in Anspruch nahm, heute im wahrsten Sinne des Wortes nur noch Minuten.“

Wie arbeitet Exsion mit Power BI zusammen?

Boro-Wide nutzt auch Microsoft Power BI für Dashboards und Berichtsvisualisierungen. Für Sharipov spielen Exsion Reporting in Excel und Power BI sich ergänzende Rollen. „Die Codierung in Power BI kann schwierig und zeitaufwendig sein. Daher nutze ich Exsion als Ort, um mit den Daten zu experimentieren und herauszufinden, wie der Bericht aussehen soll“, erklärt er. „In Exsion kann man sehr schnell Iterationen durchführen. Wenn man die Logik und die gewünschte Struktur erst einmal verstanden hat, ist es viel einfacher, diesen Bericht nach Power BI zu übertragen, um ein Dashboard oder eine andere Visualisierung zu erstellen.“

Diese Aufteilung – Excel für die operativen und explorativen Aufgaben und Power BI für die festen Dashboards – sehen wir bei vielen Kunden. Wir haben dies ausführlich beschrieben in Power BI oder Excel: Ein ehrlicher Vergleich für Controller.

Einfache Akzeptanz im gesamten Unternehmen

Ein weiterer Vorteil von Exsion ist die vertraute, auf Excel basierende Benutzeroberfläche. „Ich habe mir die Bedienung eigentlich selbst beigebracht“, sagt Sharipov. „Es ist so intuitiv, dass man einfach anfangen kann zu arbeiten und beim Tun lernt.“ Als andere Mitarbeiter sahen, wie die Berichte erstellt wurden, begannen auch sie, das Tool zu nutzen.

Heute nutzen Teams bei Boro-Wide Exsion Reporting in Excel für:

• Finanzberichte

• Audit- und Compliance-Anfragen

• Rechnungsabstimmungen

• Berechnungen von Vertriebsprovisionen

• Ad-hoc-Datenanalysen

„Wann immer jemand schnell Daten benötigt, kann er sie sich einfach selbst ziehen“, sagt er. Da Exsion die Benutzerberechtigungen von Business Central übernimmt, sieht jeder dieser sieben Anwender nur die Daten, die er auch in Business Central sehen darf – ohne dass ein zweites Sicherheitsmodell gepflegt werden muss.

Unterstützung, wenn Sie sie brauchen

Der Einstieg in Exsion ist einfacher denn je. „Die Verbindung mit Business Central ist so unkompliziert. Jeder Anwender kann das in wenigen Minuten erledigen.“ Das Add-In lässt sich über die Erweiterungsverwaltung in etwa fünf Minuten aus der AppSource installieren, und ein 30-tägiger Testlizenzschlüssel geht innerhalb einer Minute per E-Mail ein; die Preise sind öffentlich.

Was passiert, wenn man Hilfe benötigt? „Da es sich nahtlos integrieren lässt, habe ich bisher kaum Support gebraucht. Aber wenn doch, reagiert das Team von Exsion365 schnell und löst unsere Probleme. Die Zusammenarbeit ist absolut unkompliziert; ich habe keinerlei Beanstandungen!“

Für Boro-Wide hat die Implementierung von Exsion Reporting für Dynamics 365 Business Central die Art und Weise, wie auf Finanzdaten zugegriffen und diese analysiert werden, grundlegend verändert. Eines ist sicher: Ganz gleich, welche Anforderungen an das Berichtswesen in Zukunft entstehen, Exsion365 wird sie abdecken.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

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Wie hat Boro-Wide angefangen, Exsion mit Business Central zu nutzen? | CFO Arman Sharipov hatte Exsion bereits in einer früheren Position genutzt und führte es während der Business Central-Implementierung ein. Kollegen sahen seine Berichte, übernahmen das Tool selbst, und das Unternehmen hat mittlerweile sieben Anwender in verschiedenen Abteilungen.

Was hat Boro-Wide bei seinem Bericht zur Rechnungsabstimmung eingespart? | Sharipov schätzt, dass externe Berater etwa zwei Monate und 5.000 bis 10.000 US-Dollar benötigt hätten, um den Bericht zur Abstimmung von betreuten und abgerechneten Kunden zu erstellen. Er hat ihn in wenigen Tagen selbst erstellt.

Wie handhabt Boro-Wide Datenanfragen für Audit und Compliance? | Die Daten werden direkt aus Business Central nach Excel exportiert, wenn Prüfer danach fragen. Anfragen, die früher Stunden oder Tage für die Zusammenführung von Berichten erforderten, dauern heute nur noch Minuten.

Nutzt Boro-Wide Exsion anstelle von Power BI? | Nein, die beiden Tools arbeiten zusammen. Exsion wird verwendet, um mit Daten zu experimentieren und schnell Berichtsprototypen zu erstellen. Sobald die Logik klar ist, wird der Bericht als Dashboard nach Power BI übertragen.

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