Projektübersicht

Als Boro-Wide Microsoft Dynamics 365 Business Central einführte, wurde Exsion Reporting in Excel integriert, um einen schnelleren Zugriff auf ERP-Daten für Berichte und Analysen zu ermöglichen. Die Teams stellten schnell fest, wie einfach sie Berichte direkt in Excel erstellen und aktualisieren konnten, ohne auf Entwickler angewiesen zu sein. Heute unterstützt Exsion Boro-Wide bei der Erstellung von Ad-hoc-Berichten, beim Abgleich der Abrechnungen für rund 12.000 Kunden, bei der Beantwortung von Compliance-Anfragen in Minuten statt Tagen und beim Prototyping von Berichten, die später in Power BI-Dashboards umgewandelt werden.

Einführung von Exsion365 in einem neuen Unternehmen

Arman Sharipov, CFO von Boro-Wide, war bereits aus einer früheren Position mit Exsion Reporting in Excel vertraut. „Ich hatte das Tool schon früher verwendet und war sehr angetan“, sagt er. „Als ich bei Boro-Wide anfing und sah, dass sie Business Central implementierten, habe ich es eingeführt. Dann zeigte ich den Kollegen, wie ich damit arbeite und wie einfach es ist, und sie fingen an, es selbst zu nutzen. Von da an ist es einfach ganz natürlich gewachsen.“ Inzwischen gibt es sieben Anwender in verschiedenen Abteilungen.

Einfacher Abruf wichtiger Berichte von Anfang an

Bei der Einführung eines ERP-Systems stellen Unternehmen oft fest, dass die Standardberichte nicht alle betrieblichen Fragen beantworten. Sharipov war diese Herausforderung bestens bekannt.

„In den meisten ERP-Systemen ist man auf die bereits vorhandenen Berichte beschränkt“, erklärt er. „Wenn man eine Spalte hinzufügen oder etwas in einem Bericht anpassen möchte, muss man das meist bei den Programmierern anfordern. Das kann Wochen dauern, Tausende von Dollar kosten und mehrere Anläufe erfordern, bis alles reibungslos funktioniert.“

Dies zeigt sich besonders in der Implementierungsphase, wenn die Teams ihre Prozesse verfeinern. „Zu Beginn einer ERP-Einführung entstehen ständig neue Anforderungen an das Berichtswesen, weil man an die Grenzen der Standardberichte stößt“, sagt er. „Vielleicht entdeckt man jeden Tag oder jede Woche etwas Neues, worüber man berichten möchte.“ Aus diesen Gründen empfiehlt er, so früh wie möglich bei der Business Central-Einführung mit Exsion zu starten. „Es ist selbst in der Testphase hilfreich. Wenn man beispielsweise Testläufe für die Abrechnung macht, kann man die Ergebnisse sofort überprüfen und Fehler noch in der Sandbox-Umgebung abfangen.“

Flexibles Reporting ohne Wartezeit auf Entwickler

Einer der größten Vorteile der Lösung von Exsion365 ist die Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichte direkt in Excel zu erstellen und dabei Live-Daten aus Business Central zu beziehen. „Man kann alle benötigten Daten abrufen und fast jeden beliebigen Bericht erstellen“, erklärt Sharipov. „Man muss nicht Wochen oder Monate warten, bis Entwickler ihn erstellen; man kann es in wenigen Stunden oder sogar Minuten selbst tun. Und da es sich um eine Live-Datenverbindung handelt, kann man den Bericht nach der Erstellung jederzeit aktualisieren.“

Abgleich und Provisionsabrechnung bei großen Datenmengen

Einen der ersten Berichte, die Sharipov bei Boro-Wide erstellte, betraf eine wichtige betriebliche Anforderung. „Wir betreuen über 12.000 Kunden. Wir müssen ständig die Anzahl der betreuten Kunden mit der Anzahl der abgerechneten Kunden abgleichen“, erklärt er. „Das ist für uns eine entscheidende Kontrollinstanz. Hätten wir uns darauf verlassen, dass Business Central-Consultants den Bericht für uns erstellen, hätte das wahrscheinlich ein paar Monate gedauert und vielleicht 5.000 bis 10.000 Dollar gekostet. Mit Exsion habe ich den Bericht in wenigen Tagen selbst erstellt.“ Das Team verfeinerte ihn dann im Laufe einiger Abrechnungszyklen, bevor er fest in den Betrieb übernommen wurde.

Nun arbeitet Sharipov an einem weiteren geschäftskritischen Bericht. „Wir zahlen unseren Vertriebsmitarbeitern eine monatliche Provision auf der Grundlage neuer und verlängerter Verträge. Bei so vielen Kunden ist das eine riesige Datenmenge, die wir schnell verarbeiten müssen. Solange Excel das bewältigen kann, schafft Exsion das auch.“

Effizientes Audit- und Compliance-Reporting

In einer regulierten Branche wie der Abfallwirtschaft sind Datenanfragen von Wirtschaftsprüfern und Aufsichtsbehörden an der Tagesordnung. „Wenn Prüfer nach bestimmten Daten fragen, kann man diese sofort abrufen“, sagt Sharipov. „Ohne Exsion müssten wir Daten aus mehreren Berichten mit viel manuellem Aufwand zusammenführen. Was früher Stunden oder Tage gedauert hätte, ist jetzt buchstäblich in Minuten erledigt.“

Wie Exsion mit Power BI zusammenarbeitet

Boro-Wide nutzt auch Microsoft Power BI für Dashboards und Berichtsvisualisierungen. Für Sharipov ergänzen sich Exsion Reporting in Excel und Power BI optimal. „Die Programmierung in Power BI kann schwierig und zeitaufwendig sein, daher nutze ich Exsion als Plattform, um mit den Daten zu experimentieren und herauszufinden, wie der Bericht aussehen soll“, erklärt er. „In Exsion kann man schnelle Anpassungen vornehmen. Sobald man die Logik und die gewünschte Struktur verstanden hat, ist es viel einfacher, diesen Bericht in Power BI zu übertragen, um ein Dashboard oder eine andere Visualisierung zu erstellen.“

Einfache Einführung im gesamten Unternehmen

Ein weiterer Vorteil von Exsion ist die vertraute, auf Excel basierende Benutzeroberfläche. „Ich habe mir die Bedienung eigentlich selbst beigebracht“, sagt Sharipov. „Es ist so intuitiv, dass man einfach anfangen kann zu arbeiten und im Prozess dazulernt.“ Als andere Mitarbeiter sahen, wie die Berichte erstellt wurden, begannen auch sie, das Tool zu nutzen.

Heute nutzen Teams bei Boro-Wide das Exsion Reporting in Excel für:

- Finanzberichte, Audit- und Compliance-Anfragen, Rechnungsabgleich, Provisionsberechnungen im Vertrieb und Ad-hoc-Datenanalysen.

„Wann immer jemand schnell Daten benötigt, kann er sie sich einfach selbst ziehen“, sagt er.

Support, wenn man ihn braucht

Der Einstieg mit Exsion ist so einfach wie nie zuvor. „Die Verbindung mit Business Central ist denkbar unkompliziert. Jeder Anwender kann das in wenigen Minuten erledigen.“

Und was passiert, wenn man Hilfe benötigt? „Da es sich nahtlos integrieren lässt, habe ich bisher kaum Support gebraucht. Aber wenn doch einmal etwas ist, reagiert das Team von Exsion365 schnell und löst unsere Probleme. Sie sind unkompliziert in der Zusammenarbeit, ich habe keinerlei Klagen!“

Für Boro-Wide hat die Implementierung von Exsion Reporting für Dynamics 365 Business Central die Art und Weise, wie auf Finanzdaten zugegriffen und diese analysiert werden, grundlegend verändert. Eines ist sicher: Unabhängig davon, welche Reporting-Anforderungen in Zukunft entstehen, ist Boro-Wide mit Exsion365 bestens gerüstet.