Power BI oder Excel: Ein ehrlicher Vergleich für Controller

Ihr Vorstand wünscht sich Dashboards. Die IT empfiehlt Power BI. Und Sie sitzen da mit Ihrer GuV in Excel, weil Sie Ihre Arbeit dort am schnellsten erledigen. Die kurze Antwort: Nutzen Sie Power BI für die strategische Ebene (unternehmensweite Dashboards, Mehrjahrestrends, Prognosemodelle, die mit 100 oder mehr Nutzern geteilt werden) und nutzen Sie Excel mit direkter Verbindung zu Business Central für die operative Ebene (monatliche GuV, Cashflow, Bankabstimmung, Hauptbuchprüfungen, Konsolidierung). Etwa 80 % des Berichtswesens eines Controllers entfallen auf diese zweite Gruppe. In diesem Artikel zieht Thomas Werkhoven, Director von Exsion365 und ehemaliger Controller bei Van Wijnen und BAM, einen ehrlichen Vergleich. Nicht, um Punkte zu sammeln, sondern um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen.

Warum stellt sich jeder Controller diese Frage?

Power BI ist überall. Es steht in jedem Angebot, auf jeder Shortlist und in jeder IT-Präsentation. Und das zu Recht: Für unternehmensweite Analysen, prädiktive Modelle und strategische Dashboards ist es eine starke Plattform.

Aber als Controller stellen Sie sich eine andere Frage. Sie wollen wissen: Kann ich meine GuV morgen ausführen? Kann ich meinen Cashflow aktualisieren, ohne die IT anzurufen? Kann ich eine Abstimmung abschließen, bevor der Wirtschaftsprüfer eintrifft?

Das sind keine BI-Fragen. Das sind Reporting-Fragen. Und der Unterschied ist größer, als man denkt. Eine BI-Plattform beantwortet die Frage „Was passiert im gesamten Unternehmen?“; ein Reporting-Tool beantwortet die Frage „Ist diese Zahl richtig, und kann ich die dahinter stehenden Buchungen vor 17:00 Uhr vorlegen?“.

Wo glänzt Power BI?

Power BI ist für Analysen über große Datensätze hinweg konzipiert. Denken Sie an Trendanalysen über mehrere Jahre, Dashboards für verschiedene Abteilungen und visuelle Übersichten für Vorstand und Management. Microsoft dokumentiert die Finanzseite von Business Central, einschließlich der Power BI-Berichte, in der Finanzübersicht auf Microsoft Learn.

Wenn Ihr Unternehmen feste, von der IT verwaltete Dashboards benötigt, bei denen sich hundert Mitarbeiter gleichzeitig anmelden, ist Power BI die logische Wahl. Das kann die Plattform gut. Sicherheit auf Zeilenebene, geplante Aktualisierungen und ein semantisches Modell, das alle gemeinsam nutzen, sind genau das, was ein Vorstandsbericht für mehr als 100 Empfänger benötigt.

Diese Stärke hat jedoch einen Haken: Die Implementierung dauert Monate, kostet zehntausende Euro und macht Sie bei jeder Anpassung von Beratern abhängig. Möchten Sie eine Spalte hinzufügen? Das erfordert eine Änderungsanforderung. Für einen Controller, der bis morgen früh eine neue Kostenstellenaufteilung benötigt, ist diese Vorlaufzeit das Kernproblem.

Wo gewinnt Excel mit Exsion?

Für die tägliche Arbeit eines Controllers sieht die Sache anders aus. GuV-Berichte, Cashflow-Übersichten, Bankabstimmungen, Hauptbuchprüfungen: Das sind Aufgaben, die Sie schnell, flexibel und unabhängig erledigen wollen. In einer Umgebung, die Sie kennen.

Exsion Reporting verbindet Excel über die API direkt mit Business Central. Sie erstellen Ihren Bericht einmal, aktualisieren ihn mit einem Klick und verfügen sofort über aktuelle Zahlen. Kein Export, kein Copy-Paste, kein IT-Ticket. Es gibt kein Data Warehouse, kein Azure SQL-Replikat und kein Gateway, das gewartet werden muss, und das Add-in übernimmt Ihre Business Central-Berechtigungen. Ein Controller, der das Lohnbuchhaltungsunternehmen in Business Central nicht sehen darf, kann es also auch in Excel nicht sehen.

Die Zahlen sprechen für sich. Die Aktualisierung von 700.000 Sachpostenzeilen (Tabelle 17) ist in weniger als fünf Sekunden abgeschlossen, und Excel bleibt während des Vorgangs reaktionsschnell. Wenn eine GuV-Zeile fehlerhaft erscheint, öffnet „Details anzeigen“ Business Central, gefiltert nach dem genauen Konto und dem Datumsbereich, der hinter dieser Zelle liegt. Das ist der Teil der Arbeit, für den Power BI nie konzipiert wurde: die Prüfung, die Korrektur, die Abstimmung vor dem Abschluss.

Bei 4PS wird genau diese Kombination eingesetzt. Arnold van der Werf, Lizenzspezialist bei 4PS, beschreibt es so: Power BI für die festen Dashboards, Exsion für alles, bei dem der Controller schnell und unabhängig agieren muss.

Welches Tool für welchen Berichtstyp?

So sehen wir das. Kein Marketing-Pitch, sondern eine ehrliche Aufschlüsselung basierend auf unseren Erfahrungen aus der Praxis.

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Berichtstyp | Beste Wahl | Warum | In der Praxis

GuV und Monatsbericht | Exsion | Controller wollen dies in Excel. Immer. | Aktualisierung mit einem Klick, eigenes Layout, fertig.

Cashflow und Liquidität | Exsion | Power BI greift hier zu kurz. Zu starr für Cashflow. | Echtzeitdaten, eigene Modelle, kein Warten.

Bankabstimmung und Hauptbuch | Exsion | Schnelle Prüfungen ohne Export. Von Kunden viel genutzt. | Direkte BC-Verbindung, Drilldown bis auf Belegebene.

Konsolidierung (mehrere Mandanten) | Exsion Corporate | Excel-basiert, alle Mandanten in einem Bericht. | Die N+P Gruppe konsolidiert 14 Gesellschaften in NL und UK.

Strategische Dashboards und KPIs | Power BI | Entwickelt für visuelle Übersichten auf Unternehmensebene. | Geeignet, wenn über 100 Nutzer auf dieselben Dashboards zugreifen.

Prädiktive Analysen und Trends | Power BI | Stärker bei statistischen Modellen und großen Datensätzen. | Für Prognosemodelle und KI-gestützte Analysen.

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Zwei Zeilen bedürfen eines Kommentars. Der Cashflow lebt in Excel, weil sich das Modell jede Woche ändert: eine neue Zahlungsbedingung, ein verzögertes Projekt, ein einmaliger Steuerbescheid. In einem semantischen Modell ist jede dieser Änderungen ein Change Request; in einer Arbeitsmappe ist es eine Zelle. Die Konsolidierung lebt aus einem ähnlichen Grund in Excel. Eliminierungen und Währungsumrechnungen sind Ermessensentscheidungen, die ein Controller sehen, anpassen und dokumentieren möchte – genau dafür wurde Exsion Corporate entwickelt.

Was bedeutet das in der Praxis?

Die meisten Controller, mit denen ich spreche, nutzen bereits Power BI in ihrem Unternehmen. Das muss sich nicht ändern. Exsion ersetzt Power BI nicht. Es ergänzt es.

Während Power BI die strategische Ebene liefert, übernimmt Exsion die operative Arbeit. Ihre monatliche Berichterstattung, Ihr Cashflow, Ihre Abstimmung. Die Arbeit, die Sie jeden Tag tun, bei der Schnelligkeit und Flexibilität zählen.

Ein Kunde aus der Baubranche brachte es auf den Punkt: Sie nutzen Power BI für die Berichterstattung an den Vorstand und Exsion für das tägliche operative Berichtswesen. Was früher drei Tage dauerte, ist heute in Minuten erledigt. Das gleiche Muster zeigt sich bei Boro-Wide, wo das Reporting in Business Central von Tagen auf Minuten schrumpfte, sobald der Exportschritt entfiel.

Eine praktische Aufteilung für ein Finanzteam

Stellen Sie sich eine Gruppe mit fünf Business Central-Mandanten vor. Das CFO-Paket, das am Montagmorgen von 100 Managern eingesehen wird, läuft in Power BI mit einer nächtlichen Aktualisierung. Die Monatsenddatei des Controllers mit der GuV pro Mandant, dem Intercompany-Abgleich und der Bankabstimmung läuft in Excel auf Basis der Live-Tabellen für Sachposten und Bankposten (17 und 271). Eine Person pflegt beides, und keine der beiden Lösungen blockiert die andere.

Wie funktioniert die 80/20-Faustregel?

Für etwa 80 % Ihres täglichen Reporting-Bedarfs benötigen Sie keine BI-Plattform für Unternehmen. Sie benötigen eine zuverlässige Verbindung zwischen Ihren Daten und Ihrem Excel. Genau das liefert Exsion.

Die verbleibenden 20 %, bei denen Sie unternehmensweite KPIs, Prognosemodelle und visuelle Dashboards benötigen, sind der Bereich, in dem Power BI die richtige Wahl ist.

Das ist kein Kompromiss. Das ist das richtige Werkzeug für die richtige Aufgabe. Wenn Sie eine breitere Übersicht über die Optionen wünschen, einschließlich Jet Reports, Velixo und Cosmos, lesen Sie unseren Vergleich der 7 besten Business Central Excel Reporting-Tools im Jahr 2026.

Wo fangen Sie an?

Betrachten Sie Ihren eigenen Reporting-Prozess. Wie viel Zeit verbringen Sie pro Monat mit der GuV-Berichterstattung, dem Cashflow und den Abstimmungen? Und wie viel davon könnten Sie mit einem Klick aktualisieren, wenn Sie Excel direkt mit Business Central verbinden würden?

Bei Exsion365 erstellen wir den ersten Bericht gemeinsam mit Ihnen. Innerhalb von fünf Minuten ist das Add-in über AppSource installiert. Innerhalb einer Stunde haben Sie Ihren ersten funktionierenden Bericht. Ohne IT-Aufwand, ohne Implementierungsprojekt. Die 30-tägige Testversion ist kostenlos und die Preise sind transparent, sodass Sie beide Tools sowohl hinsichtlich der Kosten als auch der Eignung direkt miteinander vergleichen können.

Neugierig, wie das in Ihrer Situation aussieht? Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Demo.

Häufig gestellte Fragen

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Sollte ein Controller Power BI oder Excel für das Business Central-Reporting nutzen? | Nutzen Sie Power BI für strategische Dashboards, Mehrjahrestrends und Prognosen, die von vielen Nutzern eingesehen werden, und Excel mit Anbindung an Business Central für die monatliche GuV, den Cashflow, Abstimmungen und die Konsolidierung. Etwa 80 % des Berichtswesens eines Controllers fallen in die zweite Gruppe.

Ersetzt Exsion Power BI? | Nein. Exsion übernimmt das operative Reporting, das ein Controller täglich durchführt, während Power BI die strategische Ebene liefert. Partner wie 4PS nutzen beide Systeme parallel.

Warum ist die Cashflow-Berichterstattung in Excel besser als in Power BI? | Ein Cashflow-Modell ändert sich jede Woche. In Excel ist diese Änderung eine Zelle und kein Change Request für ein semantisches Modell. Mit einer Live-Verbindung zu Business Central werden die Eingangsdaten mit einem Klick aktualisiert.

Wie lange dauert es, das Excel-Reporting für Business Central mit Exsion einzurichten? | Das Add-in lässt sich in etwa fünf Minuten über AppSource installieren und ein erster funktionierender Bericht ist in der Regel innerhalb einer Stunde fertig – ganz ohne IT oder ein Implementierungsprojekt.

Kann Excel mit großen Datensätzen aus Business Central umgehen? | Ja. Exsion aktualisiert 700.000 Sachpostenzeilen in weniger unter fünf Sekunden und kann bis zu 25 Millionen Zeilen in ein einziges PivotTable-Datenmodell laden.

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