Warum ein schnelles Reporting den entscheidenden Unterschied beim Monatsabschluss macht | Exsion365

Jede Minute, die Sie als Controller mit der manuellen Erstellung von Berichten verbringen, ist eine Minute, die Sie nicht für Analysen und Beratung nutzen können. Gleichzeitig zeigt eine Untersuchung von AFP , dass Finanzanalysten 49 % ihrer Zeit mit der Erfassung und Validierung von Daten verbringen, während nur 10 % für die eigentliche Analyse aufgewendet werden. Diese zeitaufwändige, fehleranfällige Arbeitsweise widerspricht der Erwartung, dass Controller zu strategischen Geschäftspartnern werden sollten. Der Monatsabschluss entwickelt sich so zu einer stressigen Phase, in der Sie wissen, dass der Bedarf an Erkenntnissen oft schneller entsteht, als Sie liefern können. In diesem Blog erklärt Thomas Werkhoven, Geschäftsführer von Exsion365, wie eine schnelle, automatisierte Berichterstattung Ihren Monatsabschluss transformiert und Ihre Rolle als Controller auf eine höhere Ebene hebt.

Die versteckten Kosten der manuellen Berichterstattung 

Das vertraute Szenario: Es ist der fünfte Arbeitstag des Monats. Die Zahlen müssen an das Management übermittelt werden, und Sie sind immer noch damit beschäftigt, Daten aus verschiedenen Systemen zu kopieren, einzufügen und zu formatieren. Jedes Mal aufs Neue. Bei Exsion365 sehen wir täglich, wie Controller mit diesem Prozess kämpfen. Sie verlieren wertvolle Zeit, machen durch manuelle Arbeit unweigerlich Fehler und verpassen die Chance, dort Mehrwert zu schaffen, wo es wirklich darauf ankommt: bei der Analyse und Beratung. Die tatsächlichen Kosten liegen nicht nur in der verlorenen Zeit, sondern auch in den verpassten Gelegenheiten. Während Sie mit Ausschneiden und Einfügen beschäftigt sind, hätten Sie strategische Erkenntnisse liefern können, die sich direkt auf Geschäftsentscheidungen auswirken.

Warum Business Intelligence mehr als nur schöne Dashboards ist 

Business Intelligence wird oft als Domäne der IT oder der Geschäftsführung angesehen – etwas mit beeindruckenden Dashboards voller farbiger Diagramme. Doch die Realität geht viel weiter. Bei BI geht es nicht um schöne Bilder, sondern um zeitnahe und verlässliche Erkenntnisse, die Ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. Es geht darum, Routineaufgaben zu automatisieren, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: die Interpretation von Zahlen und die Beratung Ihres Unternehmens. Nehmen Sie ein Bauunternehmen, das Berichte immer noch manuell erstellt und dafür drei Tage pro Monat und Projekt aufwendet. Wenn sie auf automatisierte Berichterstattung umsteigen, aktualisieren sie ihre Daten mit einem Klick und sehen sofort, wo die Kosten vom Budget abweichen. Das Ergebnis? Sie können eingreifen, bevor Projekte aus dem Ruder laufen, anstatt den Schaden im Nachhinein zu analysieren.

Vom reaktiven zum proaktiven Finanzmanagement 

Der größte Vorteil einer schnellen Berichterstattung liegt im Wechsel von einer reaktiven zu einer proaktiven Arbeitsweise.

Mit automatisierter Berichterstattung:

• Erkennen Sie Abweichungen, sobald sie auftreten

• Beantworten Sie Ad-hoc-Fragen des Managements in Minuten statt in Tagen

• Erstellen Sie Prognosemodelle, die über historische Daten hinausblicken

Das ist der Kern moderner Business Intelligence für das Finanzwesen: nicht nur zurückzublicken, sondern vor allem nach vorne zu schauen. Anstatt schlechte Nachrichten darüber zu überbringen, was im vergangenen Monat schiefgelaufen ist, helfen Sie zu verhindern, dass Dinge schiefgehen.

Wie Sie den Übergang zur automatisierten Berichterstattung schaffen 

Der Umstieg auf automatisierte Berichterstattung muss weder komplex noch teuer sein. Fangen Sie klein an und konzentrieren Sie sich auf die Berichte, die Sie am meisten Zeit kosten oder die Sie am häufigsten erstellen müssen.

Wählen Sie Lösungen, die zu Ihrer aktuellen Arbeitsweise passen. Wenn Sie beispielsweise bereits mit Excel und Business Central arbeiten, suchen Sie nach Tools, die diese beiden nahtlos miteinander verbinden. Dies verkürzt die Einarbeitungszeit und erhöht die Chancen auf eine erfolgreiche Implementierung.

Beginnen Sie mit einem Bericht, der viel Zeit in Anspruch nimmt, wie z. B. einer wöchentlichen Umsatzanalyse. Die Zeitersparnis wird Ihr Team motivieren, weitere Prozesse zu automatisieren, sodass Sie immer mehr Vorteile erzielen.

Wo fangen Sie morgen an? 

Als Controller stehen Sie an einem Scheideweg. Sie können an manuellen Prozessen festhalten und sich weiterhin mit der steigenden Nachfrage nach schnellen Erkenntnissen herumschlagen. Oder Sie können den Schritt in Richtung einer automatisierten Berichterstattung gehen, die Sie von sich wiederholenden Arbeiten befreit.

Beginnen Sie damit, Ihre aktuellen Berichtsprozesse zu analysieren. Welche Berichte kosten Sie am meisten Zeit? Welche Daten verwenden Sie immer wieder? Wo liegen die Engpässe und Fehlerrisiken?

Mit diesem Wissen können Sie gezielt nach Lösungen suchen, die zu Ihrer spezifischen Situation passen. Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit Sie für wertvolle Analysen und strategische Beratung freisetzen können.

Möchten Sie mehr erfahren? 

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie den Übergang von der manuellen zur automatisierten Berichterstattung vollziehen können? Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch über Ihre spezifischen Herausforderungen im Berichtswesen.

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