Warum Business Intelligence nicht teuer oder komplex sein muss

Business Intelligence für ein Business Central-Finanzteam muss keine sechsstellige Plattform und einen Berater für jede zusätzliche Spalte bedeuten. Für rund 80 % der täglichen Berichterstattung eines Controllers ist der schnellste und günstigste Weg Excel, das live mit Business Central verbunden ist: ein Add-In, das sich in etwa fünf Minuten über AppSource installieren lässt, die Tabellen direkt liest und mit einem Klick aktualisiert. Die verbleibenden 20 %, unternehmensweite Dashboards und vorausschauende Modelle, sind der Bereich, in dem Power BI seine Stärken ausspielt. In diesem Beitrag erklärt Thomas Werkhoven, Direktor von Exsion365 und ehemaliger Controller bei Van Wijnen und BAM, wie die beiden zusammenpassen und was sie jeweils kosten.

Warum ist BI so oft teuer und komplex?

In meinen Jahren als Controller bei Van Wijnen und BAM habe ich den Wert großer BI-Plattformen kennengelernt. Power BI, Tableau oder QlikView eignen sich hervorragend für strategische Dashboards, auf die das gesamte Unternehmen blickt. Aber ein Controller benötigt auch flexible, tägliche Berichte, die er selbst anpassen kann – und genau hier beginnt der Plattform-Ansatz Probleme zu bereiten.

Eine BI-Plattform basiert auf einem Datenmodell. Jemand muss dieses Modell entwerfen, Business Central darin laden, es synchron halten und es jedes Mal ändern, wenn die Finanzabteilung ein Feld benötigt, das nicht im ursprünglichen Umfang enthalten war. Jeder dieser Schritte ist eine Aufgabe für die IT oder einen Berater. Die Plattform ist nicht teuer, weil die Software teuer ist; sie ist teuer, weil die Arbeit drumherum niemals aufhört. Microsofts eigene Übersicht über Berichterstattung und Business Intelligence für Business Central listet die integrierten Optionen, Excel und Power BI, genau aus diesem Grund nebeneinander auf: Sie lösen unterschiedliche Probleme.

Deshalb nutzen viele Unternehmen beide. BI-Tools für strategische Übersichten und eine pragmatische Lösung für die operative Arbeit. Es geht um das richtige Werkzeug für die richtige Aufgabe. Auf diese Aufteilung gehen wir in Power BI oder Excel: Ein ehrlicher Vergleich für Controller genauer ein.

Was kostet Enterprise BI wirklich?

Enterprise-BI-Plattformen kosten schnell 50.000 Euro oder mehr pro Jahr an Lizenzen, plus 150.000 bis 300.000 Euro für die Implementierung. Für strategische Analysen in einem Konzern kann das gerechtfertigt sein. Für die tägliche Berichterstattung bedeutet es die Abhängigkeit von Beratern: Jedes zusätzliche Feld ist eine weitere Rechnung, und eine Frage des Wirtschaftsprüfers am Dienstag wird erst in der darauffolgenden Woche beantwortet.

Bei Van Wijnen hatten wir eine hervorragende BI-Implementierung für strategische Zwecke. Für meine tägliche Arbeit, den schnellen Einblick in 187 verschiedene Unternehmen, brauchten wir etwas Flexibleres. Die Dashboards zeigten mir, was im letzten Monat passiert war. Sie konnten mir nicht sagen, warum eine Kostenstelle heute Morgen über dem Budget lag, und sie konnten vor dem Management-Meeting nicht mehr geändert werden.

Der folgende Vergleich ist derjenige, den ich mir als Controller gewünscht hätte.

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Kriterium | Enterprise-BI-Plattform | Excel live verbunden mit Business Central

Typische Kosten im ersten Jahr | 50.000 Euro Lizenzen plus 150.000 bis 300.000 Euro Implementierung | Abonnement pro Benutzer, öffentliche Preise, 30-Tage-Testversion

Zeit bis zum ersten Bericht | Wochen bis Monate | Am selben Tag, 5 Minuten Installation

Wer ändert einen Bericht | IT oder ein Berater | Der Controller

Hinzufügen eines Feldes | Änderung des Datenmodells, Ticket, Rechnung | Spalte in der Abfrage ankreuzen

Aktualität der Daten | Geplantes Laden, oft nachts | Live bei jeder Aktualisierung

Drill-Down | Bis zu der Ebene, die das Modell zulässt | Bis zum gebuchten Posten in Business Central

Am besten geeignet für | Konzernweite Dashboards, vorausschauende Analysen | Tägliche, Monatsend- und Ad-hoc-Berichterstattung für Controller

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Exsion Reporting: BI für Controller, von Controllern

Als ich Exsion Reporting entdeckte, fügte sich alles zusammen. Excel als Benutzeroberfläche, aber mit direktem Zugriff auf Echtzeitdaten aus Business Central. Es schließt die Lücke zwischen strategischem BI und operativer Berichterstattung.

Als Kunde war ich so begeistert, dass ich mich mit einer Stoppuhr neben die Entwickler setzte: „Geht das noch schneller?“ Diese Zusammenarbeit führte letztendlich zu meiner Rolle als Geschäftsführer. Das Ergebnis ist ein Excel-Add-In, das sich in fünf Minuten installieren lässt und sich nahtlos in jede bereits vorhandene BI-Landschaft einfügt.

In der Praxis funktioniert das so: Der Controller öffnet Excel, meldet sich mit seinem Business Central-Konto an und wählt die Tabellen aus, die er benötigt, zum Beispiel Sachposten (Tabelle 17) für Ist-Werte, Sachbudgetposten (96) für das Budget und Projektposten (169) für Projektkosten. Das Add-In übernimmt die Business Central-Berechtigungen des Benutzers, sodass kein zweites Sicherheitsmodell gepflegt werden muss. Die Abfrage wird in der Arbeitsmappe gespeichert; im nächsten Monat klickt der Controller auf Aktualisieren, und dasselbe Layout füllt sich mit den aktuellen Zahlen.

Die Stärke von Exsion Reporting:

• Implementierung in 5 Minuten aus AppSource über die Erweiterungsverwaltung, kein Server, kein Data Warehouse

• Aktualisierung mit einem Klick für Live-Daten

• Drill-Down von der Summe bis zur gebuchten Rechnung

• Berichte selbst erstellen ohne IT

• Die Flexibilität von Excel behalten: Pivot-Tabellen, Formeln und Diagramme überstehen jede Aktualisierung

Wie arbeiten Power BI und Exsion in der Praxis zusammen?

Bei 4PS funktioniert die Kombination hervorragend. Arnold van der Werf: „Power BI für feste Dashboards, Exsion für alles, was Flexibilität erfordert. Controller können direkt auf Fragen reagieren, ohne die IT hinzuziehen zu müssen.“

Genau so positionieren wir Exsion365: als Ergänzung zu Ihrer bestehenden BI-Landschaft, nicht als Ersatz. Ein Kunde aus der Baubranche drückte es so aus: „Für das Management-Reporting nutzen wir Power BI. Für die täglichen operativen Berichte ist Exsion unverzichtbar. Was früher drei Tage dauerte, ist heute in Minuten erledigt.“

Die Arbeitsteilung ist einfach. Power BI liefert die Zahlen, auf die sich alle geeinigt haben und die jede Woche eingesehen werden. Exsion beantwortet die Fragen, mit denen niemand gerechnet hat: Warum liegt dieses Projekt über dem Budget, welche Kunden sind seit 90 Tagen überfällig, was haben wir gestern auf dieses Konto gebucht. Bei diesen Fragen zeigt sich der Wert eines Controllers, und genau diese Fragen kann ein starres Dashboard nicht beantworten.

Die 80/20-Regel mit Exsion Reporting

Mit Exsion Reporting decken wir rund 80 % des BI-Bedarfs eines Finanzteams ab:

• Konsolidierung: Alle Mandanten Ihrer Gruppe in einem Bericht (siehe Wie man mehrere Mandanten in Business Central mit Excel konsolidiert)

• Vergleiche: Ist-Wert versus Budget oder Vorjahr, sofort verfügbar aus den Tabellen 17 and 96

• Ad-hoc-Analyse: Die unerwartete Frage des Managements wird innerhalb einer Stunde beantwortet

• Projektberichte: Von der Budgetkontrolle bis zur Margenanalyse, direkt aus den Projektposten

Für komplexe vorausschauende Analysen und unternehmensweite KPIs bleiben Plattformen wie Power BI die richtige Wahl. Exsion konzentriert sich auf das, womit Controller jeden Tag arbeiten. Wenn Sie die Tools in diesem Bereich abwägen, vergleicht Die 7 besten Excel-Berichtstools für Business Central im Jahr 2026 die Optionen direkt miteinander.

Starten Sie noch heute mit einer vollständigen BI-Strategie

Business Intelligence ist keine Einheitslösung. Mit Exsion Reporting fügen Sie Ihrer BI-Landschaft eine pragmatische Ebene hinzu. Controller erstellen ihre eigenen täglichen Berichte, während die IT die Kontrolle über die strategischen Plattformen behält.

Für einen Bruchteil der Kosten einer Plattform erhalten Sie eine Lösung, die mit den Tools funktioniert, die Sie bereits besitzen. Sie starten mit wenigen Benutzern und erweitern den Kreis bei Bedarf. Die Preise sind auf der Preisseite öffentlich einsehbar, einschließlich einer 30-tägigen Testversion.

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Häufig gestellte Fragen

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Benötige ich Power BI, um Berichte über Business Central zu erstellen? | Nein. Für die tägliche und monatliche Berichterstattung von Controllern deckt Excel, das live mit Business Central verbunden ist, die meisten Anforderungen ab. Power BI ist die richtige Wahl für konzernweite Dashboards und vorausschauende Analysen, und viele Teams nutzen beides.

Was kostet eine BI-Implementierung für Business Central typischerweise? | Enterprise-BI-Plattformen kosten oft 50.000 Euro oder mehr pro Jahr an Lizenzen plus 150.000 bis 300.000 Euro für die Implementierung, noch vor dem laufenden Aufwand für Berater bei Änderungen.

Wie unterscheidet sich Exsion Reporting vom Exportieren nach Excel? | Ein Export ist eine Momentaufnahme, die Sie jeden Monat wiederholen müssen. Exsion Reporting speichert die Abfrage in der Arbeitsmappe und aktualisiert die Live-Daten aus Business Central mit einem Klick, sodass das Layout nur einmal erstellt werden muss.

Umgeht die Excel-basierte Berichterstattung die Sicherheit von Business Central? | Nein. Exsion Reporting meldet sich mit dem Business Central-Konto des Benutzers an und übernimmt dessen Berechtigungen. Die in Excel sichtbaren Daten sind also genau die Daten, die der Benutzer auch in Business Central sehen darf.

Wie lange dauert es, mit Exsion Reporting loszulegen? | Das Add-In lässt sich in etwa fünf Minuten über AppSource installieren, und ein erster Bericht ist in der Regel noch am selben Tag erstellt. Eine 30-tägige Testversion ist verfügbar.

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