Der Controller als Datenexperte

Ein Controller wird in dem Moment zum Datenexperten, in dem er eine Managementfrage auf Basis von Live-Daten aus Business Central selbst beantworten kann, ohne darauf warten zu müssen, dass die IT-Abteilung einen Bericht erstellt. Das Tool, das dies ermöglicht, nutzen sie bereits: Excel, direkt mit den Business Central-Tabellen verbunden, mit einem Klick aktualisiert und unter Einhaltung derselben Berechtigungen, die sie auch in Business Central haben. In diesem Beitrag erklärt Elielma Silva, Senior Consultant Exsion Reporting bei Exsion365, wie dieser Wandel in der Praxis aussieht und wie er gelingt.

Stellen Sie sich zunächst das übliche Szenario vor. Als Financial Controller erhalten Sie eine dringende Anfrage des Managements zur Marge eines bestimmten Projekts. Die Daten befinden sich in Business Central, aber diese in einen brauchbaren Bericht zu verwandeln, dauert normalerweise Tage. Sie warten, bis die IT Zeit hat, jemand erstellt einen benutzerdefinierten Bericht, und bis er bei Ihnen eintrifft, sind die Informationen bereits veraltet. Viele Controller werden diese Situation wiedererkennen. Genau das ist der Grund, warum immer mehr von ihnen direkt mit ihren Daten arbeiten möchten.

Warum werden Controller zu Datenexperten?

Die Rolle des Controllers hat sich in den letzten Jahren erheblich verändert. Sie sind nicht mehr nur für die Überwachung der Zahlen zuständig; von Ihnen wird erwartet, dass Sie fundierte Erkenntnisse liefern, die strategische Entscheidungen unterstützen. Dieser Wandel erfordert eine proaktive Denkweise und die richtigen Werkzeuge.

Als Beraterin erlebe ich oft, dass Controller über die mangelnde Flexibilität in ihrem Berichterstellungsprozess frustriert sind. Sie möchten nicht für jeden Bericht von der IT abhängig sein. Das finanzielle Fachwissen bringen Sie bereits mit. Was Ihnen oft fehlt, sind die Mittel, um dieses Fachwissen in einen Bericht zu verwandeln, den Sie selbst anpassen können.

Was macht das Reporting in Business Central so schwierig?

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein leistungsstarkes ERP-System und enthält eine Fülle von Finanzdaten. Der schwierige Teil ist der Zugriff auf diese Daten und deren Kombination. Die eigenen Berichtsoptionen von Business Central, die in Microsofts Übersicht über Berichterstellung und Business Intelligence beschrieben werden, reichen von integrierten Berichten und Finanzberichten bis hin zu Power BI. Jede Option deckt einen Teilbereich ab; keine davon ermöglicht es einem Controller, beispielsweise Sachposten (Tabelle 17), Projektposten (169) und den bei jeder Buchung festgelegten Dimensionssatz in einem einzigen flexiblen Layout ohne Hilfe zu kombinieren.

Zu den häufigsten Herausforderungen gehören:

• Das monatliche Neuformatieren desselben Berichts von Grund auf nach einem Export

• Die Abhängigkeit von externen Beratern für alles, was über Standardberichte hinausgeht

• Schwierigkeiten bei der schnellen Beantwortung dringender Fragen von Management oder Wirtschaftsprüfern

• Probleme oder die Unmöglichkeit, mehrere Tabellen in einer einzigen Ansicht zusammenzuführen

Die folgende Tabelle zeigt, wie die drei Arbeitsweisen bei einer typischen Frage zum Monatsabschluss im Vergleich abschneiden.

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Arbeitsweise | Wer erstellt den Bericht | Zeit bis zur Antwort | Aktualität der Daten | Kann der Controller ihn ändern

Individueller Bericht der IT | Entwickler oder Berater | Tage bis Wochen | Aktuell bei Lieferung | Nein, neue Anfrage erforderlich

Manueller Export nach Excel | Der Controller, von Hand | Stunden, jeden Monat aufs Neue | Momentaufnahme beim Export | Ja, aber das Layout zerschießt sich beim nächsten Export

Excel live mit Business Central verbunden | Der Controller, einmalig | Minuten, danach ein Klick | Live bei jeder Aktualisierung | Ja, jederzeit

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Excel: die vertraute Umgebung des Controllers

Die meisten Controller arbeiten täglich mit Excel und fühlen sich darin absolut sicher. Das eigentliche Problem ist die Lücke zwischen Business Central und Excel.

Als Controller sind Sie bereits ein Excel-Experte. Sie kennen die Formeln und wissen, wie Sie Daten übersichtlich präsentieren. Was Sie brauchen, ist eine Brücke zwischen dem ERP und Excel, damit Sie Ihre Excel-Kenntnisse direkt auf Ihre Business Central-Daten anwenden können.

Genau das bietet Exsion Reporting. Das Add-in lässt sich in etwa fünf Minuten über AppSource installieren, meldet sich mit dem eigenen Business Central-Konto des Controllers an und übernimmt dessen Berechtigungen. Der Controller wählt die Tabellen und Felder aus, die Abfrage wird in der Arbeitsmappe gespeichert, und bei jeder Aktualisierung werden Live-Daten in dasselbe Layout geladen. Wenn Sie sehen möchten, wie das genau funktioniert, zeigt die Anleitung In 7 Schritten Business Central Management-Berichte in Excel erstellen einen ersten Bericht.

Wie erstellen Sie Ihre eigenen Berichte?

Mit dem richtigen Tool können Sie die volle Kontrolle über den Berichtsprozess übernehmen. Fangen Sie klein an und bauen Sie darauf auf: ein Bericht, den Sie jeden Monat erstellen, einmalig auf Basis von Live-Daten neu aufgebaut.

Ein gutes Beispiel stammt von einem Bauunternehmen, das Exsion zur Budgetkontrolle einsetzt. Dort hat man es mit komplexen Budgets zu tun, die sich über mehrere Bauphasen erstrecken – von den Erdarbeiten bis zur Fertigstellung. Mit herkömmlichen Tools dauerte es Tage, bis ein klarer Überblick vorlag. Jetzt aktualisieren sie den Bericht mit einem Klick und sehen sofort, wie sich die tatsächlichen Kosten im Vergleich zum Budget pro Phase verhalten. Wenn eine Zahl fehlerhaft erscheint, können sie direkt aus der Summe zu den gebuchten Posten in Business Central abtauchen, ohne Excel zu verlassen.

Dasselbe Prinzip gilt für offene Posten aus den Debitorenposten, für eine monatliche GuV nach Dimensionen und für jede Frage, die mit „Kannst du mal eben schnell prüfen...“ beginnt. Der Artikel Wie Sie die Abhängigkeit von der IT bei Business Central-Berichten verringern beschreibt diesen Workflow Schritt für Schritt.

Was sind die Vorteile von Self-Service-Reporting?

Controller, die ihre Berichte selbst erstellen, erkennen die Vorteile schnell:

1. Zeitersparnis. Ein Kunde erzählte mir, dass seine Controller früher Stunden damit verbrachten, aus Business Central exportierte Berichte zu formatieren. Jetzt erstellen sie den Bericht einmal und aktualisieren ihn mit einem einzigen Klick. Keine mühsame, repetitive Formatierung mehr.

2. Flexibilität. Sie sind nicht mehr von anderen abhängig. Wenn ein Prüfer oder Geschäftsführer nach bestimmten Daten fragt, liefern Sie diese in wenigen Minuten.

3. Tiefere Einblicke. Sie verstehen den finanziellen Kontext und haben nun direkten Zugriff auf die Daten. Dadurch können Sie Muster und Ineffizienzen erkennen, die anderen entgehen.

4. Kosteneffizienz. Für relativ einfache Berichte ist keine große BI-Implementierung erforderlich. Viele Unternehmen nutzen Exsion parallel zu Power BI: Power BI für Standard-Dashboards, Exsion für Ad-hoc-Analysen und -Berichte. Siehe Power BI oder Excel: ein ehrlicher Vergleich für Controller.

Starten Sie noch heute Ihren Weg zum Datenexperten

Als Controller stehen Sie an einem Scheideweg. Sie können weiterhin darauf warten, dass andere Ihnen die benötigten Daten liefern, oder Sie können selbst die Initiative ergreifen. Mit einem Tool, das sich sowohl in Business Central als auch in Excel integrieren lässt, haben Sie alles, was Sie brauchen, um zum Datenexperten in Ihrem Unternehmen zu werden.

Aus meiner Sicht liegt die Entscheidung auf der Hand. Controller, die diesen Schritt wagen, sparen nicht nur Zeit, sondern liefern auch präzisere Erkenntnisse und leisten einen strategischeren Beitrag zum Unternehmenserfolg. Probieren Sie es selbst mit der 30-Tage-Testversion aus oder kontaktieren Sie uns für eine Demo.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

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Was bedeutet es für einen Controller, ein Datenexperte zu sein? | Es bedeutet, Fragen des Managements und der Wirtschaftsprüfung auf der Grundlage von Live-Daten aus Business Central selbst in Excel zu beantworten, ohne darauf warten zu müssen, dass die IT einen Bericht erstellt oder anpasst.

Müssen Controller dafür SQL oder Power BI lernen? | Nein. Mit Exsion Reporting kann ein Controller Tabellen und Felder aus Business Central direkt in Excel auswählen. Die Abfrage wird in der Arbeitsmappe gespeichert, sodass Excel-Kenntnisse völlig ausreichen.

Wie unterscheidet sich das vom Exportieren von Business Central-Daten nach Excel? | Ein Export ist eine Momentaufnahme, die jeden Monat wiederholt und neu formatiert werden muss. Eine Live-Verbindung aktualisiert dasselbe Layout mit einem Klick und ermöglicht den direkten Drilldown bis zum gebuchten Beleg.

Umgeht Self-Service-Reporting die Berechtigungen von Business Central? | Nein. Exsion Reporting meldet sich mit dem Business Central-Konto des Benutzers an und übernimmt dessen Berechtigungen. Niemand sieht in Excel mehr, als er auch in Business Central sehen dürfte.

Wie schnell kann ein Controller damit starten? | Das Add-in ist in etwa fünf Minuten über AppSource installiert, und ein erster Bericht ist in der Regel noch am selben Tag erstellt. Eine 30-tägige Testversion ist verfügbar.

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