Erstellen Sie jede Woche denselben Excel-Export aufs Neue? Kopieren Sie Daten von einem System in ein anderes, nur um sie in einen vorzeigbaren Bericht einzufügen? Und wiederholen Sie diesen gesamten Prozess, sobald sich eine einzige Zahl ändert? Da sind Sie nicht allein. Controller verbringen einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit dem manuellen Ausschneiden und Einfügen, obwohl diese Zeit besser für Analysen und strategische Beratung genutzt werden könnte. In diesem Blog erklärt Thomas Werkhoven, Geschäftsführer von Exsion365, wie er diese zeitintensive Aufgabe als Controller gemeistert hat und wie Sie dasselbe tun können.

Wenn Ausschneiden und Einfügen zum größten Feind wird 

In meinen Jahren als Controller habe ich am eigenen Leib erfahren, wie zeitaufwendig und frustrierend die manuelle Berichterstattung sein kann. Bei Van Wijnen habe ich beispielsweise mit 187 verschiedenen Unternehmen in einem einzigen ERP-System gearbeitet. Für eine einfache Saldenaufstellung musste ich für jedes Unternehmen einen Export von Business Central nach Excel erstellen und diese dann untereinander einfügen. Und es wurde noch schlimmer, wenn ich einen Vergleich mit einem anderen Zeitraum anstellen wollte.

Um beispielsweise Umsatzdaten für 10 Unternehmen zu vergleichen, musste ich 20 Exporte erstellen. Und wenn ich das einen Monat später noch einmal sehen wollte, musste ich den gesamten Prozess wiederholen. Die Standardfunktionalität von Business Central bot keine einfache Lösung, da man nicht ohne Weiteres unternehmensübergreifend berichten kann.

Dieses Problem betrifft nicht nur Van Wijnen. Als Group Business Controller und später in meiner Funktion bei BAM und anderen Organisationen habe ich gesehen, dass jedes Bauunternehmen in den Niederlanden vor derselben Herausforderung steht. Und das gilt nicht nur für den Bausektor – auch Finanzexperten im Einzelhandel, im Gesundheitswesen, in der Produktion und im Dienstleistungsbereich kämpfen mit denselben Problemen.

Im Bauwesen wünscht man sich Einblick in Arbeitsbudgets, Ist-Zahlen, Verträge, Ausgaben und erwartete Kosten. Einzelhändler wünschen sich Einblick in den Umsatz pro Filiale, Lagerbestände und Margen. Gesundheitsorganisationen benötigen Einblick in Belegungsquoten, Personalkosten und Erstattungen. Der Kern bleibt jedoch derselbe: Sie möchten all diese Informationen auf verschiedenen Ebenen der Organisation einsehen können, und zwar in Echtzeit – nicht von gestern, sondern von heute.

Flexibilität bringt Ruhe in eine chaotische Umgebung 

Jede Führungskraft hat etwas andere Wünsche. Der CFO wünscht sich vielleicht fettgedruckte Spaltenüberschriften, eine Darstellung der Zahlen in Millionenhöhe oder eine andere Bezeichnung für eine bestimmte Spalte. Andere Stakeholder haben wiederum andere Präferenzen.

Diese Flexibilität ist mit Standardberichten nur schwer zu erreichen. Es bedeutet, dass Sie für jeden Stakeholder einen maßgeschneiderten Bericht erstellen und pflegen müssen. Durch Automatisierung können Sie als Controller weiterhin in Excel arbeiten – der Umgebung, in der Sie sich wohlfühlen –, aber mit einem einzigen Knopfdruck zwischen Projekt, Niederlassung oder Konzern wechseln. Sie müssen Excel nicht verlassen, um die erforderlichen Analysen durchzuführen, und sind dabei weder von der IT-Abteilung noch von externen Beratern abhängig.

Vom reaktiven zum proaktiven Finanzmanagement 

Als ich meine Berichte automatisierte, konnte ich mir endlich jeden Montag eine Stunde in meinem Terminkalender reservieren, um die Veränderungen der vergangenen Woche zu analysieren – Zeit, die ich zuvor aufgrund der vielen manuellen Arbeit nicht hatte.

Das Beste daran war, dass ich jede Folgefrage, die sich aus meiner Analyse ergab, innerhalb von 20 Sekunden beantworten konnte. Jeder Controller weiß, dass Analysen immer zu Ad-hoc-Fragen zu bestimmten Zeiträumen, Projekten oder abweichenden Zahlen führen. Dann möchte man schnell der Ursache einer unerwarteten Abweichung oder einer auffälligen Zahl auf den Grund gehen können.

Normalerweise nimmt diese Recherche viel Zeit in Anspruch. Mit den richtigen Tools beantworten Sie diese Fragen innerhalb von Sekunden. Sie können direkt zu den zugrunde liegenden Details durchklicken, ohne neue Exporte zu erstellen oder Daten mühsam zusammenzusuchen.

Dies ermöglicht es Ihnen, proaktiv zu steuern, anstatt rückwirkend zu berichten. Anstatt schlechte Nachrichten darüber zu überbringen, was im letzten Monat schiefgelaufen ist, können Sie nun dazu beitragen, dass erst gar nichts schiefläuft.

Erste Schritte in eine Zukunft ohne Ausschneiden und Einfügen 

Beginnen Sie mit der Automatisierung der zeitintensivsten Abläufe. Bei Exsion365 unterstützen wir neue Kunden immer bei ihrem ersten Bericht. Dabei zeigen wir nicht nur, dass dies schneller geht als die alte Methode, sondern wir stellen auch sicher, dass Sie als Controller den Bericht selbstständig weiterführen können, beispielsweise durch das Hinzufügen einer Spalte, eines bestimmten Feldes oder eines Filters.

Gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre Zeit zurück 

Die effektivsten Controller sind nicht diejenigen, die am schnellsten ausschneiden und einfügen können. Es sind diejenigen, die mehr Zeit mit der Datenanalyse und der Beratung des Managements verbringen. Erfassen Sie noch heute Ihre am häufigsten wiederkehrenden Berichtsprozesse. Welcher Bericht kostet Sie jedes Mal viel Zeit? Welche Daten verwenden Sie immer wieder? Automatisieren Sie diesen Prozess zuerst.

Wie Elielma bereits in ihrem Blog schrieb, liegt Ihre Stärke als Controller nicht im Sammeln von Daten, sondern in deren Interpretation. Der Wechsel von manueller Arbeit zur Automatisierung ist mehr als nur eine Zeitersparnis – es ist eine grundlegende Veränderung der Art und Weise, wie Sie als Controller einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen.

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