Blog: Von der manuellen Arbeit zur Automatisierung: Schluss mit Kopieren und Einfügen | Exsion365

Erstellen Sie jede Woche denselben Excel-Export neu? Kopieren Sie Daten von einem System in ein anderes, nur um sie in einen präsentablen Bericht einzufügen? Und wiederholen Sie diesen gesamten Prozess, wann immer sich eine einzige Zahl ändert? Sie sind nicht allein. Controller verbringen einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit manuellem Ausschneiden und Einfügen, obwohl diese Zeit besser für Analysen und strategische Beratung genutzt werden könnte. In diesem Blog erklärt Thomas Werkhoven, Geschäftsführer von Exsion365, wie er diese zeitraubende Aufgabe als Controller bewältigt hat und wie Sie dasselbe tun können.

Wenn Ausschneiden und Einfügen zu Ihrem größten Feind wird 

In meinen Jahren als Controller habe ich am eigenen Leib erfahren, wie zeitaufwendig und frustrierend die manuelle Berichterstattung sein kann. Bei Van Wijnen habe ich beispielsweise mit 187 verschiedenen Unternehmen in einem einzigen ERP-System gearbeitet. Für eine einfache Saldenbilanz musste ich für jedes Unternehmen einen Export aus Business Central nach Excel erstellen und diese dann untereinander einfügen. Und es wurde noch schlimmer, wenn ich einen Vergleich mit einem anderen Zeitraum anstellen wollte.

Um beispielsweise Umsatzdaten für 10 Unternehmen zu vergleichen, musste ich 20 Exporte erstellen. Und wenn ich das einen Monat später wieder sehen wollte, musste ich den gesamten Prozess wiederholen. Die Standardfunktionalität von Business Central bot keine einfache Lösung, da man nicht ohne Weiteres über mehrere Unternehmen hinweg berichten kann.

Dieses Problem betrifft nicht nur Van Wijnen. Als Group Business Controller und später in meiner Rolle bei BAM und anderen Organisationen habe ich gesehen, dass jedes Bauunternehmen in den Niederlanden vor derselben Herausforderung steht. Und das betrifft nicht nur den Bausektor – Finanzexperten im Einzelhandel, im Gesundheitswesen, in der Produktion und im Dienstleistungsbereich kämpfen mit denselben Problemen.

Im Bauwesen wünscht man sich Einblick in Arbeitsbudgets, Realisierung, Verträge, Ausgaben und erwartete Kosten. Einzelhändler wünschen sich Einblick in den Umsatz pro Filiale, Lagerbestände und Margen. Gesundheitsorganisationen benötigen Einblick in Belegungsraten, Personalkosten und Erstattungen. Der Kern bleibt jedoch derselbe: Sie möchten all diese Informationen auf verschiedenen Ebenen der Organisation sehen und in Echtzeit verfügbar haben, nicht von gestern, sondern von heute.

Flexibilität bringt Ruhe in ein chaotisches Umfeld 

Jede Führungskraft hat etwas andere Wünsche. Der CFO wünscht sich vielleicht fettgedruckte Spaltenüberschriften, Beträge in Millionenhöhe oder einen anderen Namen für eine bestimmte Spalte. Andere Stakeholder haben wiederum andere Präferenzen.

Diese Flexibilität ist mit Standardberichten nur schwer zu erreichen. Es bedeutet, dass Sie für jeden Stakeholder einen maßgeschneiderten Bericht erstellen und pflegen müssen. Durch Automatisierung können Sie als Controller weiterhin in Excel arbeiten – der Umgebung, in der Sie sich wohlfühlen –, aber mit einem einzigen Knopfdruck zwischen Projekt, Niederlassung oder Konzern wechseln. Sie müssen Excel nicht verlassen, um die benötigten Analysen durchzuführen, und das ganz ohne Abhängigkeit von der IT-Abteilung oder externen Beratern.

Vom reaktiven zum proaktiven Finanzmanagement 

Als ich meine Berichte automatisierte, konnte ich mir endlich jeden Montag eine Stunde in meinem Kalender reservieren, um die Änderungen der vergangenen Woche zu analysieren – Zeit, die ich zuvor aufgrund der vielen manuellen Arbeit nicht hatte.

Das Beste daran war, dass ich jede Folgefrage, die sich aus meiner Analyse ergab, innerhalb von 20 Sekunden beantworten konnte. Jeder Controller weiß, dass Analysen immer zu Ad-hoc-Fragen über bestimmte Zeiträume, Projekte oder abweichende Zahlen führen. Man möchte dann in der Lage sein, schnell der Ursache einer unerwarteten Abweichung oder einer auffälligen Zahl auf den Grund zu gehen.

Normalerweise nimmt diese Untersuchung viel Zeit in Anspruch. Mit den richtigen Tools beantworten Sie diese Fragen innerhalb von Sekunden. Sie können direkt zu den zugrunde liegenden Details durchklicken, ohne neue Exporte zu erstellen oder Daten mühsam zusammenzusuchen.

Dies ermöglicht es Ihnen, proaktiv zu steuern, anstatt rückwirkend Bericht zu erstatten. Anstatt schlechte Nachrichten darüber zu überbringen, was im letzten Monat schiefgelaufen ist, können Sie nun dazu beitragen, dass erst gar nichts schiefläuft.

Erste Schritte in eine Zukunft ohne Ausschneiden und Einfügen 

Beginnen Sie mit der Automatisierung der zeitaufwendigsten Arbeitsschritte. Bei Exsion365 unterstützen wir neue Kunden immer bei ihrem ersten Bericht. Wir zeigen nicht nur, dass dies schneller ist als die alte Methode, sondern sorgen auch dafür, dass Sie als Controller den Bericht selbstständig weiterführen können, beispielsweise durch das Hinzufügen einer Spalte, eines bestimmten Feldes oder Filters.

Holen Sie sich die Kontrolle über Ihre Zeit zurück 

Die effektivsten Controller sind nicht diejenigen, die am schnellsten ausschneiden und einfügen können. Es sind diejenigen, die mehr Zeit mit der Datenanalyse und der Beratung des Managements verbringen. Analysieren Sie noch heute Ihre sich am häufigsten wiederholenden Berichtsprozesse. Welcher Bericht kostet Sie jedes Mal viel Zeit? Welche Daten verwenden Sie immer wieder? Automatisieren Sie diesen Prozess zuerst.

Wie Elielma bereits in ihrem Blog schrieb, liegt Ihre Stärke als Controller nicht im Sammeln von Daten, sondern in deren Interpretation. Der Wechsel von manueller Arbeit zur Automatisierung ist mehr als nur eine Zeitersparnis – es ist eine grundlegende Veränderung der Art und Weise, wie Sie als Controller einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen.

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