Excel ist Ihr bester Freund – wenn Sie mit dem richtigen Add-on arbeiten | Exsion365

Ihr Geschäftsführer kommt unerwartet in Ihr Büro: "Können Sie mir heute einen Überblick über die Rentabilität pro Projekt im letzten Quartal geben, aufgeschlüsselt nach Kostenart?" Sie wissen, dass alle Daten in Business Central liegen, aber wie bekommt man sie in einen brauchbaren Bericht? Das bedeutet stundenlanges Exportieren, Ausschneiden, Einfügen, Formeln erstellen – und nächste Woche müssen Sie das Ganze bei einem Update wieder von vorne machen. Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie sind nicht allein. Laut dem 2024 FP&A Trends Survey[i] verbringen Finanzfachleute bis zu 65 % ihrer Zeit mit dem Sammeln und Validieren von Daten, sodass kaum Zeit für wertvolle Analysen bleibt. In diesem Blog erklärt Elielma Silva, Senior Consultant Exsion Reporting bei Exsion365, wie Sie Ihr Berichtswesen mit dem richtigen Excel-Add-on auf ein neues Niveau heben können.

Warum Excel allein nicht mehr ausreicht 

Excel ist nach wie vor das Lieblingswerkzeug vieler Finanzexperten. Die vertraute Benutzeroberfläche, die flexible Formatierung und die umfangreichen Formeln machen es zu einem leistungsstarken Instrument für tägliche Analysen. Praktisch jeder im Finanzbereich hat gelernt, damit zu arbeiten, und fühlt sich bei der Nutzung wohl.

Bei großen Datenmengen aus ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics Business Central stößt Excel jedoch an seine Grenzen. Das manuelle Exportieren, Strukturieren und Verarbeiten von Daten wird zu einer zeitraubenden Aufgabe. Und wenn Sie dann noch regelmäßige Aktualisierungen vornehmen müssen, wissen Sie, dass ein Großteil Ihrer Woche für repetitive Arbeiten draufgeht.

Das Dilemma liegt auf der Hand: Sie hängen an Excel und der Kontrolle, die es bietet, aber die Art und Weise, wie Sie Daten hineinbekommen, ist ineffizient und fehleranfällig.

Das fehlende Bindeglied im Berichtsprozess 

Die Herausforderung liegt weniger in Excel selbst, sondern darin, wie die Daten aus Ihrem ERP-System in Excel gelangen. Dieser Übergang ist oft ein manueller Prozess, der mit viel Ausschneiden und Einfügen verbunden ist, wobei sich leicht Fehler einschleichen.

Eine ideale Lösung sollte die Leistungsfähigkeit Ihres Finanzsystems mit der Flexibilität von Excel verbinden. Sie möchten weiterhin in der Ihnen vertrauten Umgebung arbeiten, jedoch ohne den mühsamen Prozess der Datenextraktion und -manipulation.

Ein gut gestaltetes Excel-Add-on stellt genau diese Verbindung her. Es schafft eine direkte Verbindung zwischen Ihrer Datenbank und Ihrem Arbeitsblatt, automatisiert die Datenaktualisierung und macht es einfach, Informationen aus verschiedenen Tabellen zu kombinieren – und das alles in der vertrauten Excel-Umgebung.

Was Sie mit dem richtigen Tool erreichen können 

Mit einem leistungsstarken Excel-Add-on wie Exsion Reporting transformieren Sie Ihren Berichtsprozess. Einer unserer Kunden, ein mittelständisches Bauunternehmen, hatte mit der Erstellung von Projektberichten zu kämpfen. Seine Controller verbrachten jede Woche Stunden damit, Daten aus Business Central zu exportieren, Tabellen zusammenzuführen und Berichte zu erstellen.

Nach der Implementierung von Exsion Reporting änderte sich ihre Arbeitsweise grundlegend. Sie aktualisieren ihre Berichte nun mit einem Mausklick, ohne sie neu formatieren zu müssen. Sie kombinieren Daten aus verschiedenen Quellen, ohne komplexe Formeln schreiben zu müssen. Wenn das Management Fragen hat, haben sie sofort eine Antwort parat. Und das vielleicht Wichtigste: Sie haben endlich Zeit, Trends zu analysieren und Empfehlungen zu formulieren.

Die Zeitersparnis war beeindruckend: Was früher einen Tag dauerte, erledigen sie heute in wenigen Minuten.

Excel mit Superkräften 

Als Beraterin erlebe ich täglich, wie Controller mit Berichten kämpfen. Was Exsion Reporting von anderen Lösungen unterscheidet, ist die Kombination aus Leistungsstärke und Einfachheit.

Sie arbeiten einfach in Excel, aber mit Superkräften. Sie können:

• Daten direkt aus Business Central abrufen, ohne Eingreifen der IT

• Tabellen kombinieren, die in Business Central getrennt sind

• Berichte mit einem Klick aktualisieren

• Bei Fragen zu bestimmten Zahlen bis auf die zugrunde liegenden Details vordringen

• Berichte mit Kollegen teilen, die keine Kenntnisse der zugrunde liegenden Technologie haben

Das Beste daran ist, dass Sie kein IT-Experte sein müssen. Nach einer kurzen Schulung können Sie selbst loslegen. Einer unserer Kunden, ein Controller bei einem Produktionsunternehmen, erzählte mir: "Zum ersten Mal habe ich das Gefühl, meine Daten wirklich unter Kontrolle zu haben. Ich muss nicht mehr auf die IT oder externe Berater warten."

Die Zukunft der Finanzberichterstattung 

Als Controller stehen Sie an einem Scheideweg. Sie können sich weiterhin mit manuellen Prozessen abmühen oder den Schritt hin zu automatisierten Berichten wagen, die Sie von repetitiven Aufgaben befreien.

Mit Tools, die sich nahtlos in Business Central und Excel integrieren lassen, haben Sie alles, was Sie brauchen, um sich zu einem echten Datenexperten in Ihrem Unternehmen zu entwickeln.

Controller, die diesen Schritt gehen, werden für ihr Unternehmen wertvoller und haben mehr Einfluss auf strategische Entscheidungen. Sie sparen nicht nur Zeit, sondern liefern auch bessere Erkenntnisse.

Wollen Sie mehr wissen?

Möchten Sie erfahren, wie Sie als Controller aussagekräftige Berichte erstellen können, ohne von der IT abhängig zu sein? Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Demo und entdecken Sie, wie einfach es sein kann.

PS: Nehmen Sie an den Directions in Posen (3.–6. November) teil? Besuchen Sie uns dort für eine Live-Präsentation und exklusive Vorteile für Teilnehmer!

[i] https://fpa-trends.com/article/2024-fpa-trends-survey-results-unveiled

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