Live Business Central-Daten in Excel: Kein Lager (2026)

Die kurze Antwort

Sie benötigen kein Data Warehouse, kein Azure SQL-Replikat, keine virtuelle Maschine und kein Gateway, um in Excel über Business Central zu berichten. Excel kann Business Central direkt über die Business Central-API abfragen – mit den Berechtigungen, die Sie bereits haben, und die Zahl in der Zelle ist so aktuell wie das letzte Mal, als Sie auf Aktualisieren geklickt haben. Das ist die Architektur hinter Exsion Reporting, und die Installation über AppSource dauert etwa fünf Minuten.

Es gibt Fälle, in denen ein Warehouse immer noch die richtige Wahl ist, und dieser Artikel zeigt auf, in welchen Fällen das so ist. Aber für die meisten Controller ist die Frage einfacher, als die Anbieter es darstellen: Möchten Sie eine Kopie Ihrer Daten besitzen oder möchten Sie Business Central bei Bedarf danach fragen?

Zwei Architekturen für das Business Central-Reporting

Jedes Business Central-Reportingtool beantwortet zunächst eine Designfrage: Wo befinden sich die Daten in dem Moment, in dem der Bericht erstellt wird? Es gibt zwei ehrliche Antworten.

Erst kopieren

Die erste Kategorie kopiert Ihre Business Central-Daten an einen anderen Ort, bevor Sie Berichte darüber erstellen. Das kann ein vollständiges Warehouse sein, eine Azure SQL-Datenbank, die pro Mandant bereitgestellt wird, oder ein repliziertes Modell, das nach einem Zeitplan aktualisiert wird. Ein vordefiniertes Datenmodell liegt darüber, und Berichte lesen aus der Kopie statt aus Business Central.

Cosmos ist das klarste aktuelle Beispiel auf dem Business Central-Markt. Auf der eigenen Website wird beschrieben, wie Business Central-Daten in eine dedizierte Reporting-Datenbank auf Microsoft Azure für jeden Kundenmandanten verschoben werden, es wird eine Einrichtung in maximal 30 Minuten auf einem vordefinierten Modell mit standardmäßigen Berichten versprochen, und im August 2026 wurden sechs vordefinierte Power BI-Pakete hinzugefügt. Das ist eine vernünftige Architektur mit echten Vorteilen, auf die wir noch zu sprechen kommen. Der Haken ist, dass jede Zahl so alt ist wie die letzte Synchronisierung, und das Aktualisierungsintervall wird auf den von uns geprüften Seiten nicht offengelegt.

Live abfragen

Die zweite Kategorie verzichtet auf die Kopie. Excel verbindet sich über die API mit Business Central, und beim Aktualisieren wird die Abfrage direkt auf der Live-Datenbank ausgeführt. Dazwischen liegt nichts: keine VM, keine Azure-Datenbank auf Ihrer Rechnung, kein zu pflegendes Datenmodell, wenn ein Berater ein Feld hinzufügt, und keine Benutzereinrichtung auf der Business Central-Seite. Exsion Reporting funktioniert auf diese Weise.

Velixo verbindet Excel ebenfalls mit mehreren ERPs, wovon Business Central eines ist; die Frage, ob ein Tool Business Central-spezifisch ist, ist Thema eines separaten Artikels. Hier geht es nur um die Frage: Kopie oder Live-Abfrage.

Erst kopieren versus Live abfragen: eine Entscheidungstabelle

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Kriterium | Erst kopieren (Warehouse oder Azure-Datenbank pro Mandant) | Live abfragen (Exsion Reporting)

Datenaktualität | Stand der letzten geplanten Synchronisierung; Intervall variiert je nach Anbieter und wird nicht immer veröffentlicht | Stand der letzten Aktualisierung; klicken Sie auf Aktualisieren und die Abfrage läuft jetzt direkt gegen Business Central

Zu wartende bewegliche Teile | Synchronisierungsauftrag, Reporting-Datenbank, Datenmodell, Anmeldeinformationen für die Kopie, manchmal ein Gateway oder eine VM | Das Excel-Add-In und die Business Central-Erweiterung; nichts dazwischen

Was passiert, wenn ein Feld hinzugefügt wird | Das Feld existiert in Business Central, aber nicht in der Kopie, bis das Modell erweitert und neu synchronisiert wird | Das Feld erscheint bei der nächsten Aktualisierung im Query Builder, einschließlich Erweiterungstabellen

Berechtigungsmodell | Eine zweite Sicherheitsebene auf der Kopie, die separat von Business Central gepflegt wird | Business Central-Berechtigungen, vererbt; keine Benutzereinrichtung auf der BC-Seite

Einrichtungszeit | Wird in der Regel mit zehn Minuten bis zu Tagen angegeben, je nach Modell und zu ladendem Verlauf | Etwa fünf Minuten von der Erweiterungsverwaltung bis zur Testlizenz, in Demos gemessen

Beste Eignung | Sehr große Historie, viele Quellsysteme, eine umfangreiche Power BI-Umgebung, systemübergreifende Analysen | Finanzberichterstattung aus Business Central selbst, Monatsabschlusspakete, mandantenübergreifendes Reporting, Teams ohne Dateningenieur

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Die Zeilen zu Aktualität und neuen Feldern entscheiden die meisten Bewertungen. Stellen Sie jedem Anbieter zwei Fragen: Wie alt ist die Zahl auf meinem Bildschirm und was passiert am Montag, nachdem ein Partner eine neue App installiert hat?

Was „direkt“ in der Praxis tatsächlich bedeutet

Eine direkte Verbindung ist nur dann etwas wert, wenn sie alles erreicht. Exsion fragt jede Business Central-Tabelle ab, einschließlich der Tabellen, die durch Erweiterungen hinzugefügt werden, und jedes Feld, einschließlich Flowfields. Die Flowfield-Berechnung selbst wird direkt neben der Abfragedefinition in die Arbeitsmappe geschrieben, sodass ein Kollege sehen kann, dass eine Saldospalte eine Summe des Betrags aus dem Sachposten (Tabelle 17) gefiltert nach Konto und Datum ist, und keine mysteriöse Zahl aus einem Modell, das jemand vor zwei Jahren erstellt hat.

Diese Reichweite ist wichtiger, als es klingt. Wenn Ihr Partner eine neue App in Business Central installiert, erscheinen deren Tabellen bei der nächsten Verbindung im Query Builder. Bei einem Tool, das zuerst kopiert, ist dieselbe App für Ihre Berichte unsichtbar, bis jemand das Modell erweitert, was oft eine kostenpflichtige Änderungsanforderung darstellt.

Mit den Berechtigungen verhält es sich genauso. Exsion erbt die Business Central-Benutzerberechtigungen über die API, sodass ein Controller mit Zugriff auf drei Mandanten auch in Excel nur drei Mandanten sieht und sonst nichts. Es gibt keine parallele Benutzerliste auf einer Reporting-Datenbank, die mit Neueintritten und Austritten Schritt halten muss. Microsoft dokumentiert die API-Oberfläche, auf der dies alles läuft, unter Business Central Web Services und API.

Installation, in fünf Minuten gemessen

Die Installation wurde in Demos mit etwa fünf Minuten gemessen und umfasst vier Schritte.

Suchen Sie erstens in Business Central nach der Erweiterungsverwaltung, gehen Sie zu AppSource, suchen Sie nach Exsion und installieren Sie die Erweiterung. Der Eintrag befindet sich auf Microsoft AppSource.

Zweitens, suchen Sie in Business Central nach Exsion, öffnen Sie die Exsion-Infoseite und laden Sie das Excel-Add-In herunter. Installieren Sie es.

Drittens, fügen Sie in Excel eine neue Verbindung hinzu, fügen Sie die URL Ihrer Business Central-Umgebung ein und melden Sie sich mit Ihrem normalen Microsoft-Konto an.

Viertens, fordern Sie mit einer E-Mail-Adresse eine Testlizenz an. Sie trifft innerhalb von etwa einer Minute ein, und die 30-tägige Testphase beginnt.

Zwei Punkte erfordern möglicherweise einen Administrator. Auf einem gesperrten Laptop erfordert die Installation des Excel-Add-Ins möglicherweise Administratorrechte, und die erste Verbindung von Excel zu Business Central erfordert möglicherweise eine einmalige Zustimmung eines Mandantenadministrators. Beides erfordert weder die Bereitstellung einer Datenbank noch das Öffnen einer Firewall oder das Planen eines Ladevorgangs.

Multi-Company und Multi-Environment ohne Warehouse

Tools, die Daten zuerst kopieren, rechtfertigen sich oft mit mandantenübergreifender Berichterstattung: Ziehen Sie alle Mandanten in eine Datenbank und erstellen Sie Berichte über sie alle hinweg. Eine Live-Verbindung macht dasselbe, jedoch ohne die Datenbank. Im Exsion-Raster wählen Sie die gewünschten Mandanten aus, und die Ergebnismenge enthält eine Mandantenspalte, sodass eine Pivot-Tabelle nach Entität filtern kann. Dasselbe funktioniert über Umgebungen hinweg, wodurch Partner Berichte für mehrere Kundenmandanten aus einer einzigen Arbeitsmappe erstellen können und eine Gruppe mit separaten Produktions- und Konsolidierungsumgebungen beide auslesen kann.

Für eine Konzern-GuV über mehrere Mandanten hinweg ist dies in der Regel ausreichend. Für Eliminierungen, Währungsumrechnungen und einen ordnungsgemäßen Konzernabschluss ist Exsion Corporate das separate Produkt, und der Beitrag zu Jet Reports-Alternativen für Business Central erklärt, wo die Grenze verläuft.

Live-Formeln und Dateien, die Sie teilen können

Eine Abfrage gibt eine Reihe von Zeilen zurück: jeden Sachposten im Bereich, heruntergeladen in ein Arbeitsblatt oder direkt in ein PivotTable-Datenmodell ohne Zeilen auf einem Blatt. Excel übernimmt die Rechenarbeit, weshalb ein Bericht, der in Jet Reports etwa 20 Minuten dauerte, in einer aktuellen Demo in etwa 20 Sekunden lief und warum 700.000 Zeilen aus den Sachposten in weniger als fünf Sekunden geladen wurden. Das Geschwindigkeitsargument ist ein eigener Beitrag: Warum Jet Reports langsam ist und Excel einfriert, und was man dagegen tun kann.

Neben Abfragen gibt es 16 integrierte Finanzfunktionen, die einen einzelnen Wert live aus Business Central zurückgeben: Kontosaldo, Kontoname, Debitorensaldo, Dimensionsname und so weiter. Sie übernehmen die Business Central-eigene Filtersyntax, sodass ein Datumsbereich als 01-01-26..31-03-26 geschrieben wird und ein Platzhalter ein Sternchen ist, genau wie in Microsofts Referenz für Filterkriterien dokumentiert. Eine ehrliche Grenze: Die Leistung von Live-Zellenformeln lässt ab etwa 40.000 bis 50,000 Formelberechnungen in einer Arbeitsmappe nach. Eine Summen- und Saldenliste mit 360 Konten mal 12 Perioden umfasst etwa 4.320 Formeln, was weit innerhalb dieses Bereichs liegt; ein Block, der größer als das ist, gehört in eine Abfrage.

Das Teilen erfordert ebenfalls kein Warehouse. Die vollständige Abfragedefinition reist innerhalb der Arbeitsmappe mit. Ein Empfänger mit einer Lizenz kann einen Filter ändern und aktualisieren. Ein Empfänger ohne Lizenz kann die Definition lesen und mit einer Nur-Pivot-Datei arbeiten, und der Befehl „Formeln in Werte umwandeln“ konvertiert jede Exsion-Formel in eine statische Zahl, sodass sich die Datei überall als normale Excel-Tabelle öffnen lässt, auch bei Ihrem Wirtschaftsprüfer.

Ein Währungsbeispiel, das den Unterschied zeigt

Nehmen wir eine US-Muttergesellschaft mit einer kanadischen Tochtergesellschaft. Das Management-Reporting benötigt die kanadischen Umsätze in USD zum Tageskurs. In einem Modell, das zuerst kopiert, ist diese Umrechnung entweder fest in das Datenmodell integriert (und dort gesperrt) oder wird jeden Monat manuell durchgeführt.

Bei einer Live-Abfrage ziehen Sie die CAD-Beträge aus dem Hauptbuch und den Tageskurs aus der Tabelle Währungswechselkurse (Tabelle 330) in einer zweiten Abfrage, die über Währungscode und Datum verknüpft ist. Multiplizieren Sie die beiden in einer normalen Excel-Spalte. Wenn jemand die Wechselkurstabelle in Business Central aktualisiert, klicken Sie auf Aktualisieren und das Reporting stimmt wieder. Die Verknüpfungsmechanik, einschließlich der Art und Weise, wie Exsion den Schlüssel vorschlägt, und der vier Verknüpfungstypen, wird unter Wie man Business Central-Tabellen in Excel verknüpft behandelt.

Geplante Berichte ohne Warehouse

Das Einzige, was eine Live-Verbindung von sich aus nicht tun kann, ist zu laufen, wenn niemand an der Tastatur sitzt. Das ist das stärkste praktische Argument für eine geplante Synchronisierung, und es verdient eine klare Antwort.

ExsionTime ist die Ergänzung für die Zeitplanung. Es lädt eine Arbeitsmappe in Business Central hoch, führt sie nach einem Zeitplan aus und sendet das Paket per E-Mail an einen Verteiler. Es benötigt einen Computer, auf dem es ausgeführt werden kann, ist also im Vergleich zum Add-In allein ein Schritt nach oben in Sachen Infrastruktur, wenn auch immer noch keine Datenbank. Unser Rat ist, mit dem Add-In zu beginnen, die Monatsabschlussberichte stabil zu bekommen und die Zeitplanung hinzuzufügen, sobald sich das Layout nicht mehr ändert. ExsionTime ist auf der Add-ons-Seite aufgeführt.

Wann ein Warehouse die richtige Antwort ist

Ein Entscheidungsrahmen, der immer nur in eine Richtung weist, ist reine Verkaufsförderung. Es gibt drei Situationen, in denen eine Kopie der Daten die bessere Wahl ist, und Sie sollten sich in ihnen wiedererkennen, bevor Sie sich entscheiden.

Die erste ist eine sehr große Historie, die über viele Quellen hinweg analysiert wird. Wenn es um zehn Jahre Transaktionen aus Business Central, einem Legacy-ERP, einem CRM und einem Webshop geht, die für Analysten und nicht für ein Finanzpaket verknüpft und aggregiert werden, dann ist ein Warehouse genau dafür da. Eine Live-Abfrage beantwortet eine Frage zu Business Central; sie führt nicht vier Systeme zusammen.

Die zweite ist eine umfangreiche Power BI-Umgebung. Wenn das Unternehmen bereits Dutzende von Power BI-Berichten auf einem kuratierten semantischen Modell betreibt und ein Datenteam dieses pflegt, dann ist eine Reporting-Datenbank pro Mandant oder ein Warehouse die natürliche Quelle für diese Umgebung. Die direkte Ergänzung von Excel auf Business Central ist für die Finanzabteilung zwar immer noch nützlich, wird das Modell jedoch nicht ersetzen.

Die dritte ist das systemübergreifende Reporting, bei dem Business Central eine Eingabe unter mehreren ist und die Berichtsebene ein einziges Sicherheitsmodell über alle diese Systeme hinweg benötigt. In diesem Fall ist eine separate Berechtigungsebene auf der Kopie ein Feature und kein Mehraufwand.

Wenn nichts davon auf Sie zutrifft und Ihr Reporting aus der Finanzberichterstattung von Business Central selbst besteht, dann ist das Warehouse ein Kostenfaktor, den Sie für einen Nutzen tragen, den Sie nicht in Anspruch nehmen. Das ist die ehrliche Version der Wahl.

Testen Sie es mit Ihrem eigenen Business Central

Der fairste Test ist kein Demo-Datensatz. Installieren Sie die Erweiterung aus AppSource, fügen Sie die Verbindung in Excel hinzu und bauen Sie einen Monatsbericht nach, den Sie bereits erstellen. Wenn er aktualisiert wird, vergleichen Sie die Zahl auf Ihrem Bildschirm mit der Zahl, die Ihr aktuelles Tool heute Morgen angezeigt hat, und notieren Sie, welche neuer ist. Öffnen Sie dann Exsion Reporting für die vollständige Feature-Liste oder die Preisseite für die 30-tägige Testversion und die Kosten danach.

Häufig gestellte Fragen

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Kann ich in Excel Berichte über Business Central ohne ein Data Warehouse erstellen? | Ja. Excel kann Business Central direkt über die Business Central-API abfragen, und genau das tut Exsion Reporting. Es gibt kein Azure SQL-Replikat, keine VM, kein Gateway und kein geplantes Laden, und die Aktualisierung führt die Abfrage direkt auf der Live-Datenbank mit Ihren bestehenden Business Central-Berechtigungen aus.

Wie aktuell sind die Daten in einem Live-Excel-Bericht für Business Central? | So aktuell wie die letzte Aktualisierung. Da die Abfrage direkt auf Business Central selbst und nicht auf einer Kopie ausgeführt wird, liefert eine Aktualisierung um 09:14 Uhr das, was bis 09:14 Uhr gebucht wurde. Bei einem Tool, das zuerst kopiert, ist die Zahl so alt wie die letzte geplante Synchronisierung, und das Intervall wird nicht immer veröffentlicht.

Was passiert, wenn Business Central ein neues Feld oder eine neue App hinzugefügt wird? | Bei einer direkten Verbindung erscheint die neue Tabelle oder das neue Feld bei der nächsten Verbindung im Query Builder, einschließlich Erweiterungstabellen und Flowfields. Bei einem replizierten Modell existiert das Feld zwar in Business Central, aber nicht in der Kopie, bis das Modell erweitert und neu synchronisiert wird, was in der Regel eine Änderungsanforderung erfordert.

Wie lange dauert die Installation von Exsion Reporting? | Etwa fünf Minuten, in Demos gemessen: Installieren Sie die Erweiterung aus AppSource über die Erweiterungsverwaltung, laden Sie das Excel-Add-In von der Exsion-Infoseite in Business Central herunter, fügen Sie eine Verbindung in Excel hinzu und melden Sie sich an, und fordern Sie dann eine Testlizenz an, die innerhalb von etwa einer Minute eintrifft. Für das Add-In auf einem gesperrten Laptop und für eine einmalige Zustimmung ist möglicherweise Hilfe vom Administrator erforderlich.

Ist Exsion eine Cosmos-Alternative für Business Central? | Für die Finanzberichterstattung aus Business Central in Excel ja, jedoch mit einer anderen Architektur. Cosmos kopiert Business Central-Daten in eine Azure-Reporting-Datenbank pro Mandant mit einem vordefinierten Modell; Exsion fragt Business Central live und ohne Datenbank dazwischen ab. Cosmos hat seinen Sitz in den USA; Exsion hat seinen Sitz in den Niederlanden und bedient europäische und US-amerikanische Kunden.

Wann ist ein Data Warehouse die richtige Wahl für das Business Central-Reporting? | Wenn Sie eine sehr große Historie über viele Quellsysteme hinweg benötigen, wenn Sie bereits eine umfangreiche Power BI-Umgebung auf einem kuratierten Modell mit einem Datenteam im Hintergrund betreiben oder wenn die Berichtsebene ein einziges Sicherheitsmodell über mehrere Systeme hinweg anwenden muss. Für die reine Finanzberichterstattung aus Business Central reicht eine Live-Excel-Verbindung in der Regel aus.

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