Wie Sie Business Central-Tabellen in Excel ohne großen Aufwand zusammenführen

Sie können Business Central-Tabellen direkt in Excel zusammenführen (Join), ohne ein Data Warehouse, ein Power BI-Modell oder eine Spalte voller SVERWEISe. In Exsion Reporting öffnen Sie den Query Builder bei einem Download, fügen eine zweite Tabelle hinzu, akzeptieren den vorgeschlagenen Join-Schlüssel (z. B. Debitorposten „Debitorennr.“ zu Debitor „Nr.“), wählen die gewünschten Felder aus der zweiten Tabelle aus und aktualisieren. Der Join wird als Klartext in die Arbeitsmappe geschrieben, funktioniert auch über Extension-Tabellen hinweg und ist in vier Varianten verfügbar: Inner, Outer, Inner Top 1 und Not Exists. Der Rest dieses Artikels zeigt, wie das in der Praxis funktioniert, mit einer Fälligkeitsanalyse für offene Posten als Praxisbeispiel, und zeigt ehrlich auf, in welchen Fällen ein Join eher in Business Central als in Ihre Tabellenkalkulation gehört.

Der eine Grund, den Menschen nennen, um bei Jet zu bleiben

Bei einer Demo im September dieses Jahres mit einem US-amerikanischen Business Central-Partner brachte es ein Finanzdirektor mit 20 Jahren Erfahrung mit Jet Reports und 22 Jahren mit NAV und Business Central so deutlich auf den Punkt wie nur möglich: „Der Grund, warum ich ein begeisterter Jet-Anwender bin, ist, dass ich Tabellen erstellen kann, die Tabellen miteinander verknüpfen. Andere Reporting-Tools erlauben das nicht wirklich.“

Das ist der häufigste Grund, den wir für das Festhalten an Jet hören, und er ist berechtigt. Wenn Ihr Reporting-Tool Debitorposten (Tabelle 21) nicht mit Debitor (Tabelle 18) verknüpfen kann, betreiben Sie kein Reporting. Sie exportieren Daten und erstellen den Bericht anschließend manuell.

Dieser Beitrag nimmt diesen Grund also ernst. Es ist kein Plädoyer gegen Joins, sondern ein Argument dafür, dass sie keine komplexe Infrastruktur erfordern sollten.

Warum jeder nützliche Business Central-Bericht ein Join ist

Business Central ist eine normalisierte Datenbank, was gut für das Buchen und lästig für das Berichtswesen ist. Ein Debitorposten speichert die Debitorennr. und fast nichts anderes über den Debitor. Name, Ort, Verkäufercode, Zahlungsbedingungen und Debitorenbuchungsgruppe befinden sich alle auf der Debitorenkarte. Eine Verkaufszeile speichert eine Artikelnr.; die Artikelkategorie, der Kreditor und die Einstandskosten befinden sich auf der Artikelkarte (Tabelle 27). Ein Sachposten speichert eine Sachkontonr.; der Kontoname und die Erfolgs-/Bilanzklassifizierung befinden sich im Sachkonto (Tabelle 15).

Ein nützlicher Bericht verknüpft also zwei Tabellen. Ein guter verknüpft vier oder fünf. Eine Fälligkeitsanalyse, mit der ein Kreditprüfer tatsächlich arbeiten kann, benötigt die offenen Posten, den Namen und die Telefonnummer des Debitors, den zuständigen Verkäufer und die Zahlungsbedingungen, die erklären, warum die Zahlung überfällig ist. Das sind bereits drei Tabellen, noch bevor Sie ein einziges Fälligkeitsintervall berechnet haben.

Die drei Wege, wie Finanzteams Tabellen bisher verknüpft haben

Der erste Weg ist SVERWEIS oder XVERWEIS gegen einen zweiten Export. Das funktioniert bei einigen tausend Zeilen und scheitert bei größeren Datenmengen – sowohl bei der Performance als auch beim Vertrauen in die Daten, da die beiden Exporte zu unterschiedlichen Zeiten erstellt wurden und niemand mehr weiß, welcher davon veraltet ist.

Der zweite Weg ist eine BI-Ebene: ein Data Warehouse oder ein semantisches Power BI-Modell, bei dem die Verknüpfungen einmalig von jemandem definiert werden, der die Tabellen kennt. Das ist eine legitime Architektur. Sie stellt jedoch auch einen Dateningenieur zwischen Sie und die Zahlen, und jedes neue Feld erfordert ein Ticket.

Der dritte Weg ist ein Tool wie Jet Reports, bei dem Sie den Join in Excel über den Table Builder erstellen. Das ist der Grund, warum der oben erwähnte Finanzdirektor zwei Jahrzehnte bei Jet geblieben ist, und es kommt dem, was ein Controller eigentlich will, von den drei Optionen am nächsten. Der Preis dafür ist, dass jede Jet-Funktion eine eigene Abfrage an Business Central sendet, und die Logik in der Design-Version der Arbeitsmappe liegt; die Ausgabe der ausgeführten Datei, die die meisten Empfänger erhalten, enthält diese Logik nicht (wir behandeln die Folgen in warum ein Business Central Excel-Bericht sich selbst erklären sollte).

Wie ein Join in Exsion funktioniert

Beginnen Sie mit einem beliebigen Download, zum Beispiel allen offenen Posten in den Debitorposten. Öffnen Sie den Query Builder und fügen Sie eine Tabelle hinzu. Exsion analysiert die beiden Tabellen und schlägt den Join-Schlüssel vor, in diesem Fall die Debitorennr. auf der Postenseite zur Nr. auf der Debitorenkarte. Akzeptieren Sie diesen, oder ändern Sie ihn, wenn Sie über ein weniger offensichtliches Feld verknüpfen. Doppelklicken Sie dann auf die gewünschten Felder aus der zweiten Tabelle: Ort, Telefonnr., E-Mail, Verkäufercode, Zahlungsbedingungscode. Klicken Sie auf OK und aktualisieren Sie.

Das Ergebnis landet in Excel mit den verknüpften Feldern als ganz normale Spalten, und das Raster, das die Abfrage beschreibt, zeigt den Join in Blau an. Dieses Raster wird als Klartext in die Arbeitsmappe geschrieben: die Basistabelle, die verknüpfte Tabelle, der Schlüssel, die Felder und die Filter auf jeder Tabelle. Jeder, der die Datei öffnet, kann genau nachvollziehen, wie der Debitorname neben den Posten gelangt ist, und jeder mit einer Lizenz kann dies direkt vor Ort ändern.

Extension-Tabellen sind inbegriffen. Wenn Ihr Branchen-Add-on einen Projektcode oder eine Vertragsnummer in einer eigenen Tabelle speichert, können Sie diese genauso verknüpfen wie eine Microsoft-Standardtabelle. Das ist wichtiger als es klingt, denn das Feld, das Sie für den Vorstandsbericht benötigen, ist meist dasjenige, das durch die Extension hinzugefügt wurde.

Die Aktualisierung lädt den gesamten Datensatz in einer einzigen Abfrage statt in einer Abfrage pro Zelle. Deshalb ist ein verknüpfter Bericht mit einigen hunderttausend Zeilen in Sekunden statt in Minuten fertig. Wir haben das Thema Geschwindigkeit in warum Jet Reports sich langsam anfühlt und Excel einfriert behandelt, daher wiederholen wir es hier nicht.

Die vier Join-Typen und was sie in Business Central bedeuten

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Join-Typ | Was er zurückgibt | Ein Business Central-Anwendungsfall

Inner | Nur Zeilen, bei denen in beiden Tabellen eine Übereinstimmung existiert | Gebuchte Verkaufsrechnungszeilen verknüpft mit Artikel (27), sodass Zeilen mit einem Sachkonto anstelle eines Artikels im Produktmargenbericht weggelassen werden

Outer | Jede Zeile aus der Basistabelle, verknüpfte Felder bleiben leer, wenn keine Übereinstimmung vorliegt | Jeder Debitor aus Debitor (18) mit seinen offenen Posten aus Debitorposten (21), sodass Debitoren mit einem Saldo von Null weiterhin auf der Kreditprüfungsliste erscheinen

Inner top 1 | Nur die erste übereinstimmende Zeile, eine pro Basiszeile | Jeder Artikel mit seinem neuesten Einkaufspreis aus der Tabelle Einkaufspreis oder Preislistenzeile, ohne die Zeilen zu vervielfachen

Not exists | Nur Basiszeilen, für die es überhaupt keine Übereinstimmung gibt | Debitoren ohne gebuchte Rechnung in den letzten zwölf Monaten für eine Bereinigung inaktiver Konten

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Der letzte Punkt verdient besondere Beachtung. Die Frage „Debitoren ohne gebuchte Rechnung in den letzten 12 Monaten“ wird normalerweise mit zwei Exporten und einem ZÄHLENWENN beantwortet. Als Not-Exists-Join mit einem Buchungsdatumsfilter auf der Postenseite ist dies ein Bericht von zwei Minuten, der sich zudem aktualisieren lässt.

Praxisbeispiel: Fälligkeitsanalyse mit Verkäufer und benutzerdefinierten Intervallen

Jeder passt den Standard-Fälligkeitsbericht am ersten Tag an. Die Intervalle passen nicht zum Unternehmen, der Verkäufer fehlt, oder das Kreditmanagement möchte die Telefonnummer in derselben Zeile haben, um nicht die Debitorenkarte öffnen zu müssen. So wird der Bericht in Exsion Feld für Feld aufgebaut.

Der einzige Teil, der kein einfaches Feld oder ein einfacher Join ist, ist das Intervall selbst. Ein Fälligkeitsintervall ist der offene Betrag pro Debitor für Posten, deren Fälligkeitsdatum in einen bestimmten Bereich fällt. Dies ist eine Berechnung über die detaillierten Debitorposten (Tabelle 379) und kein Feld, das direkt aus einer Zeile abgelesen werden kann. In Exsion definieren Sie eine benutzerdefinierte Funktion innerhalb der Abfrage: Summe Betrag aus Tabelle 379 mit einem Filter auf den Fälligkeitsbereich, und verwenden das Ergebnis als Spalte. Die Umstellung von 30-Tage-Intervallen auf 7-Tage- oder 90-Tage-Intervalle bedeutet lediglich das Bearbeiten dieses Datumsfilters und nicht den Neuaufbau des Berichts.

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Berichtsspalte | Quelltabelle | Wie es ermittelt wird

Debitorennr. | Debitorposten (21) | Feld auf der Basistabelle

Debitorname | Debitor (18) | Join über Debitorennr. = Nr.

Ort | Debitor (18) | Join

Telefonnr. | Debitor (18) | Join

Verkäufercode | Debitor (18) | Join

Verkäufername | Verkäufer/Einkäufer (13) | Join über Verkäufercode = Code

Zahlungsbedingungscode | Debitor (18) | Join

Belegnr. | Debitorposten (21) | Feld

Buchungsdatum | Debitorposten (21) | Feld

Fälligkeitsdatum | Debitorposten (21) | Feld

Restbetrag | Debitorposten (21) | Flowfield, Berechnung im Raster angezeigt

Noch nicht fällig | Detaillierte Debitorposten (379) | Benutzerdefinierte Funktion: Summe Betrag, Fälligkeitsfilter größer als heute

1 bis 30 Tage | Detaillierte Debitorposten (379) | Benutzerdefinierte Funktion: Summe Betrag, Fälligkeitsfilter heute minus 30 bis gestern

31 bis 60 Tage | Detaillierte Debitorposten (379) | Benutzerdefinierte Funktion, Fälligkeitsbereich verschoben

61 to 90 Tage | Detaillierte Debitorposten (379) | Benutzerdefinierte Funktion, Fälligkeitsbereich verschoben

Über 90 Tage | Detaillierte Debitorposten (379) | Benutzerdefinierte Funktion, Fälligkeitsfilter älter als heute minus 90

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Ein Hinweis zur Tabelle. Die Datumsfilter verwenden die Business Central-eigene Filtersyntax mit zwei Punkten für einen Bereich, sodass sich ein Intervallfilter genauso liest wie auf einer Business Central-Listenseite. Microsoft dokumentiert diese Syntax auf Learn.

Möchten Sie auch das Bundesland oder die Region? Verknüpfen Sie Debitor mit Land/Region oder lesen Sie den Kanton/Landkreis von der Karte ab. Möchten Sie den Bericht nach Verkäufern sortiert für das Vertriebsmeeting? Das ist das Thema für die Pivot-Tabelle im nächsten Abschnitt.

Pivot-Tabellen, die mit dem Join Schritt halten

Ein verknüpfter Download ist nur die halbe Miete, wenn die darauf aufbauende Pivot-Tabelle veraltet. Wenn Sie in Exsion die Pivot-Tabelle nach dem Download benennen, aktualisiert sich die Pivot-Tabelle automatisch, wenn der Download aktualisiert wird. Einmal aktualisieren, und die Fälligkeitsanalyse nach Verkäufern, nach Zahlungsbedingungen und das Pivot-Diagramm auf der Übersichtsseite aktualisieren sich alle zusammen.

Das ist auch das Rezept für ein Dashboard. Vier Downloads (z. B. offene Posten Debitoren, offene Posten Kreditoren, Umsatz nach Artikelkategorie und Liquidität nach Bankkonto), vier danach benannte Pivots, vier Pivot-Diagramme auf einer Übersichtsseite. Ein Aktualisierungs-Button. Keine Power BI-Lizenz, kein Gateway, kein geplanter Ladevorgang und kein Datenmodell, das nur eine einzige Person versteht. Wenn die Downloads groß sind, senden Sie sie direkt an das Datenmodell der Pivot-Tabelle anstatt in ein Arbeitsblatt. Dies umgeht das Limit von 1.048.576 Zeilen pro Arbeitsblatt und hält die Datei klein. Wir erklären das in das Excel-Zeilenlimit und Business Central-Reporting.

Die Pivot-Zellen bieten weiterhin die Funktion zur Detailanzeige (Drill-Through). Doppelklicken Sie auf ein Intervall-Ergebnis für einen Verkäufer, und Excel zeigt die zugrundeliegenden Zeilen an – inklusive der verknüpften Felder.

Mandanten- und umgebungsübergreifende Joins

Joins machen an Mandantengrenzen nicht halt. Wählen Sie drei Mandanten im Raster aus, und das Ergebnis wird mit einer Mandantenspalte ausgegeben, inklusive aller verknüpften Felder. Der konsolidierte Fälligkeitsbericht für die Gruppe ist also derselbe Bericht, nur mit drei angehakten Mandanten statt drei separaten Kopien des Berichts. Dasselbe funktioniert umgebungsübergreifend, was nützlich für Partner ist, die Berichte über mehrere Kunden-Tenants hinweg erstellen, oder für eine Unternehmensgruppe, die eine Produktionsumgebung und eine separate Konsolidierungsumgebung betreibt.

Für die eigentliche Konsolidierung mit Eliminierungen und Währungsumrechnung ist Exsion Corporate anstelle eines einfachen Joins zuständig. Wir beschreiben diesen Ansatz in wie man mehrere Mandanten in Business Central konsolidiert.

Wann der Join stattdessen in Business Central gehört

Nicht jeder Join gehört in eine Tabellenkalkulation, und es wäre unehrlich, etwas anderes zu behaupten. Wenn derselbe verknüpfte Datensatz von mehreren Systemen benötigt wird (ein Power BI-Modell, ein Export für einen externen Wirtschaftsprüfer, eine Integration), ist der richtige Ort ein Business Central-Query-Objekt oder eine API-Page. Diese wird einmal von einem Entwickler erstellt, zusammen mit dem restlichen AL-Code versioniert und über die API bereitgestellt. Wenn Anwender das verknüpfte Feld während der Arbeit in Business Central auf einer Listenseite oder einer Karte benötigen, handelt es sich um eine Page Extension und nicht um einen Bericht. Beides sind Aufgaben auf der Business Central-Seite, die sich lohnen, wenn der Join stabil ist und geteilt wird.

Die Berichtsebene ist der richtige Ort, wenn der Join spezifisch für den Bericht ist. Der Controller, der in diesem Monat die Zahlungsbedingungen neben den offenen Posten und im nächsten Quartal die Verkäuferregion sehen möchte, sollte dafür kein Ticket eröffnen müssen. Eine vernünftige Faustregel: Wenn sich der Join mit der Fragestellung ändert, belassen Sie ihn in der Arbeitsmappe, in der das Raster ihn anzeigt. Wenn der Join Teil des Datenmodells ist, auf das sich alle verlassen, integrieren Sie ihn in Business Central. Exsion liest beides. Ein von Ihnen erstelltes Query-Objekt oder eine API-Page wird als Tabelle angezeigt, die Sie wie jede andere herunterladen und verknüpfen können.

Erstellen Sie den Bericht, vor dem Sie sich bisher gedrückt haben

Jedes Finanzteam hat diesen einen Bericht, der nie erstellt wurde, weil er vier Tabellen benötigte und niemand die passende Schnittstelle hatte. Das ist der Bericht, mit dem Sie beginnen sollten. Installieren Sie Exsion Reporting über die Erweiterungsverwaltung aus der AppSource, laden Sie das Excel-Add-In von der Exsion-Infoseite in Business Central herunter, fügen Sie die Verbindung hinzu, melden Sie sich an. Die gesamte Installation dauert etwa fünf Minuten, und für die 30-tägige Testversion wird lediglich eine E-Mail-Adresse benötigt. Öffnen Sie dann den Query Builder, fügen Sie die zweite Tabelle hinzu und akzeptieren Sie den Join.

Wenn Sie von Jet Reports wechseln, erstellen wir diesen ersten Bericht kostenlos gemeinsam mit Ihnen. Unser Migrations-Tool liest die Tabellen und Felder aus, die Ihre Jet-Arbeitsmappe nutzt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Details finden Sie auf der Exsion Reporting-Produktseite, und ein umfassenderer Vergleich steht in unserem Leitfaden zu Jet Reports-Alternativen für Business Central im Jahr 2026 bereit.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

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Kann man Tabellen aus Business Central direkt in Excel verknüpfen? | Ja. Mit Exsion Reporting öffnen Sie den Query Builder bei einem Download, fügen eine zweite Business Central-Tabelle hinzu und akzeptieren den von Exsion vorgeschlagenen Join-Schlüssel. Die verknüpften Felder werden als normale Excel-Spalten ausgegeben und der Join wird als lesbarer Text in die Arbeitsmappe geschrieben, ohne dass ein Data Warehouse oder ein BI-Modell erforderlich ist.

Welche Join-Typen unterstützt Exsion für Business Central-Tabellen? | Vier: Inner (nur Übereinstimmungen), Outer (alle Basiszeilen, Leerzellen bei fehlender Übereinstimmung), Inner Top 1 (die erste übereinstimmende Zeile pro Basiszeile) und Not Exists (Basiszeilen ohne Übereinstimmung). Not Exists beantwortet Fragen wie nach Debitoren ohne Rechnung in den letzten 12 Monaten.

Wie erstelle ich eine Fälligkeitsanalyse in Excel aus Business Central mit eigenen Intervallen? | Laden Sie die offenen Posten aus den Debitorposten (21) herunter, verknüpfen Sie Debitor (18) für Name, Verkäufer und Zahlungsbedingungen, und definieren Sie benutzerdefinierte Funktionen innerhalb der Abfrage, die die Summe des Betrags aus den detaillierten Debitorposten (379) mit einem Fälligkeitsfilter pro Intervall berechnen. Eine Änderung der Intervalle bedeutet das Bearbeiten des Datumsfilters anstelle eines Neuaufbaus des Berichts.

Funktioniert ein verknüpfter Business Central-Bericht in einer Pivot-Tabelle mit Live-Daten? | Ja. Wenn Sie die Pivot-Tabelle nach dem Download benennen, aktualisiert sie sich automatisch, sobald der Download aktualisiert wird. Mehrere Downloads mit ihren Pivots und Pivot-Diagrammen auf einer Übersichtsseite bieten Ihnen ein Dashboard mit einer einzigen Aktualisierung, und Pivot-Zellen erlauben weiterhin die Detailanzeige zu den verknüpften Zeilen.

Kann ich Business Central Extension-Tabellen in Excel verknüpfen? | Ja. Von Extensions hinzugefügte Tabellen, wie z. B. die Projekt- oder Vertragstabelle eines Branchen-Add-ons, erscheinen im Query Builder neben den Microsoft-Standardtabellen und können auf dieselbe Weise verknüpft werden.

Wann sollte ein Join in Business Central statt in Excel erstellt werden? | Wenn der verknüpfte Datensatz von mehreren Systemen gemeinsam genutzt oder innerhalb von Business Central-Seiten benötigt wird, erstellen Sie ihn als Query-Objekt, API-Page oder Page Extension. Wenn der Join zu einem bestimmten Bericht gehört und sich mit der Fragestellung ändert, belassen Sie ihn in der Berichtsebene, wo er in der Arbeitsmappe angezeigt wird.

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