Exsion365 vs. Power BI für Business Central (2026)

Jemand aus der IT weist darauf hin, dass Power BI bereits lizenziert ist, sodass die Frage der Berichterstattung in Business Central geklärt sein sollte. Drei Wochen später hat das Finanzteam immer noch keinen Bericht, dem es vertraut, der Entwickler, dem das Datenmodell gehört, ist zu einem anderen Projekt gewechselt, und der Controller exportiert wieder nach Excel. Es ist nicht wirklich etwas schiefgelaufen. Der Plan hat nur das Falsche gemessen.

Die meisten Tool-Vergleiche fragen danach, welche Plattform leistungsfähiger ist. Ein Finanzteam, das kurz vor dem Monatsabschluss steht, stellt eine präzisere Frage: Wie schnell können wir unsere eigenen Zahlen sehen und wie schnell können wir sie ändern, wenn der CFO eine weitere Ansicht wünscht? Bei dieser Frage ist Excel mit Exsion in der Regel in etwa einer Stunde einsatzbereit, während bei einer Power BI-App Parameter festgelegt, eine Aufgabenwarteschlange ausgeführt und ein Aktualisierungszeitplan eingerichtet werden müssen, bevor sie Ihre Zahlen anzeigt, und jede spätere Änderung geht zurück an denjenigen, dem das Modell gehört. Power BI gewinnt, sobald sich der Bericht nicht mehr ändert und das Publikum groß ist. Dieser Beitrag vergleicht die beiden Tools ausschließlich unter diesem Gesichtspunkt und überlässt die Dashboard-vs.-Tabellenkalkulation-Philosophie unserem früheren Vergleich für Controller.

Was die Liveschaltung in Power BI erfordert

Power BI nimmt Ihnen eine Menge Arbeit ab, das sollte man vorab erwähnen. Microsoft veröffentlicht Power BI-Apps für Business Central, die jeweils auf einem semantischen Modell basieren, das aus den Business Central-APIs liest, und die visuellen Darstellungen sind besser als alles, was Excel nativ bietet. Installieren Sie eine App, und funktionsfähige Berichtsseiten existieren, noch bevor jemand eine Zeile DAX schreibt.

Diese Seiten dazu zu bringen, Ihre Daten anzuzeigen, ist der Punkt, an dem der Kalender eine Rolle spielt. Jedes semantische Modell benötigt zwei Parameter: die Umgebung und das Unternehmen, wobei beim Unternehmensnamen auf Groß- und Kleinschreibung geachtet werden muss. Dimensionswerteinträge werden erst angezeigt, wenn ein Aufgabenwarteschlangeneintrag in Business Central ausgeführt wurde, was Microsoft wöchentlich oder nächtlich empfiehlt. Die Aktualisierung erfolgt auch nicht von selbst. Sie muss geplant werden, und bei Power BI Pro ist dieser Zeitplan auf acht Aktualisierungen pro Tag begrenzt. Jeder, der einen freigegebenen Bericht öffnet, benötigt eine Lizenz, und Pro kostet laut Microsofts Preisseite aktuell ab 14 US-Dollar pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.

Nichts davon ist außergewöhnlich, und ein kompetenter Administrator wird das bewältigen. Die Reibung entsteht später, wenn der Controller nach einer Spalte fragt, die nicht im Modell enthalten ist. Diese Anfrage geht an den Eigentümer des Modells, und die Antwort kommt nach dessen Zeitplan. Da das semantische Modell jeder App auf ein einzelnes Unternehmen verweist, muss eine Gruppe, die Berichte über mehrere Einheiten hinweg erstellt, entweder die Einrichtung für jede einzelne wiederholen oder ein benutzerdefiniertes Modell erstellen.

Was die Liveschaltung in Excel mit Exsion erfordert

Der Exsion-Weg ist kürzer, weil er die Zwischenschicht überspringt. Das Add-In wird in etwa fünf Minuten über AppSource installiert, ein 30-tägiger Testschlüssel kommt innerhalb von etwa einer Minute per E-Mail an, und die Verbindung nutzt die Business Central-Anmeldung, die Ihr Team bereits hat. Es gibt kein Data Warehouse, kein Azure SQL-Replikat und kein Gateway, das betrieben werden muss. Nach unserer Erfahrung dauert der erste funktionierende Bericht etwa eine Stunde, und die Berechtigungen werden aus Business Central übernommen, sodass niemand ein zweites Sicherheitsmodell aufbauen muss.

Das hilft auch frühzeitig bei einer Implementierung. Dasselbe Arbeitsblatt kann beim Testen auf eine Sandbox und nach dem Go-Live auf die Produktion verweisen. Der CFO von Boro-Wide empfiehlt, in der Sandbox zu beginnen, wo Testläufe für die Abrechnung sofort überprüft werden können, solange Fehler noch kostengünstig zu beheben sind.

Die Aktualisierung erfolgt auf Abruf: Drücken Sie die Schaltfläche, und das Arbeitsblatt fragt erneut bei Business Central an. Wenn ein Bericht automatisch aktualisiert und in den Posteingängen landen soll, plant das ExsionTime-Add-on dies, beginnend bei 95 € im Monat für zehn geplante Berichte. Die Tarife beginnen bei 245 € im Monat für fünf Lizenzen, zusätzliche Lizenzen kosten 15 € im Monat, alles veröffentlicht auf der Preisseite.

Die beiden Wege im direkten Vergleich

Alle unten aufgeführten Zahlen stammen aus den in den beiden obigen Abschnitten verlinkten Quellen.

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Was Sie vergleichen | Power BI App für Business Central | Excel mit Exsion Reporting

Einrichtung vor dem Erscheinen eigener Daten | Installieren Sie die App, legen Sie die Parameter für Umgebung und Unternehmen fest, führen Sie einen Aufgabenwarteschlangeneintrag für Dimensionswerteinträge aus | In ca. fünf Minuten aus AppSource installieren, mit Ihrem Business Central-Konto anmelden

Zeit bis zum ersten vertrauenswürdigen Bericht | Tage bis Wochen, je nachdem, wer Eigentümer des semantischen Modells ist | Nach unserer Erfahrung etwa eine Stunde

Benötigte Infrastruktur | Semantisches Modell, geplante Aktualisierung, Gateway falls erforderlich | Keine: kein Data Warehouse, kein SQL-Replikat, kein Gateway

Wie Daten aktualisiert werden | Geplant, begrenzt auf acht Aktualisierungen pro Tag bei Power BI Pro | Auf Abruf, jedes Mal, wenn Sie auf Aktualisieren drücken

Lizenzierung für reine Leser | Power BI Pro für 14 US-Dollar pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung, für jeden Betrachter | Tarife ab 245 Euro im Monat für fünf Lizenzen, zusätzliche Lizenzen 15 Euro im Monat

Berichterstattung über mehrere Unternehmen | Jedes App-Modell verweist auf ein Unternehmen, also wiederholen Sie die Einrichtung oder erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Modell | Kreuzen Sie die Unternehmen im Abfrageraster an, und eine Tabelle mit einer Unternehmensspalte wird zurückgegeben

Wer nimmt die nächste Änderung vor | Wer auch immer Eigentümer des semantischen Modells ist, nach dessen Zeitplan | Der Controller, der den Bericht erstellt hat

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Abbildung: Der Weg zur ersten vertrauenswürdigen Zahl. Power BI-Schritte und -Grenzwerte laut Microsoft Learn; Exsion-Zeiten sind eigene Schätzungen von Exsion.

Wo Power BI der schnellere Weg ist und wo nicht

Sobald die Zielgruppe wächst, ändert sich die Kalkulation. Hundert Manager, die am Montagmorgen dieselbe Ansicht öffnen, sind mit einem gemeinsam genutzten Modell besser bedient als mit hundert Arbeitsmappen, und Power BI ist genau dafür ausgelegt. Es ist auch der natürliche Ort für Berichtsseiten, die sich nicht mehr ändern.

Das Finanzteam ist in Excel schneller live, solange der Bericht noch ausgearbeitet wird. Bei Boro-Wide, einem Entsorgungsunternehmen mit rund 12.000 Kunden, hat der CFO in wenigen Tagen einen Bericht zum Abgleich der Rechnungsstellung erstellt, von dem er schätzt, dass Berater dafür ein paar Monate und 5.000 bis 10.000 US-Dollar benötigt hätten. Er erstellt Prototypen in Exsion, und sobald die Logik feststeht, wird der Bericht als Dashboard in Power BI übertragen. Die Teams, die am schnellsten live gehen, sind selten die, die sich zuerst für einen Gewinner entscheiden. Sie nutzen das Tool mit der kürzeren Schleife, solange die Fragestellung noch in Bewegung ist.

Es gibt auch eine erwähnenswerte Hybridlösung. Microsoft ermöglicht Excel die Verbindung mit denselben semantischen Power BI-Modellen, was hilfreich ist, wenn die IT diese bereits verwaltet. Die Zahlen in Excel sind dann jedoch nur so aktuell wie die letzte Aktualisierung des Modells, sodass die Obergrenze von acht Aktualisierungen pro Tag bei Pro weiterhin gilt.

Wie Sie es in einer Woche klären

Sparen Sie sich die Demos und machen Sie einen Testlauf. Wählen Sie einen echten Bericht aus, z. B. eine GuV nach Kostenstellen für die letzten zwölf Monate über zwei Unternehmen hinweg, und erstellen Sie ihn in beiden Tools mit einer Stoppuhr. Notieren Sie, wie lange jedes Tool benötigt, um die erste Zahl zu liefern, die Ihr Controller freigibt, und schreiben Sie jede Person auf, die einbezogen werden musste, nicht nur die reine Zeit auf der Uhr. Ein erster Bericht, der den Finanzleiter, einen IT-Administrator und einen Power BI-Entwickler benötigte, ist ein organisatorisches Problem, selbst wenn jeder von ihnen nur eine Stunde aufgewendet hat. Bitten Sie dann um eine Änderung, sagen wir eine neue Dimensionsaufteilung oder eine zusätzliche Spalte, und stoppen Sie auch dafür die Zeit. Bei der zweiten Zeitmessung zeigt sich meist der Unterschied, denn sie misst, wer die Änderung vornehmen kann, ohne jemand anderen fragen zu müssen.

Zählen Sie auch die Personen. Die Pro-Lizenz von Power BI gilt für jeden Betrachter eines freigegebenen Berichts. Ein Team von fünfzig Managern, die nur lesen, kostet also ganz anders als fünf Controller, die Berichte erstellen. Fragen Sie jeden Anbieter, wie seine Lizenzierung mit Lesern verfährt, und kalkulieren Sie dieselbe Mitarbeiterzahl für beide Varianten.

Wenn Sie einen fairen Vergleich wollen, führen Sie die Exsion-Testversion parallel zu der Power BI-App oder dem Modell aus, das Sie bereits haben, und geben Sie beiden denselben Bericht. Das Ergebnis beendet die Diskussion schneller als jede Vergleichstabelle. Die schwierigere Frage stellt sich im dritten Monat: Wenn die Anfrage für eine neue Auswertung kommt, wer ist dann für die Änderung verantwortlich?

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

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Ist Power BI für die Berichterstattung in Business Central kostenlos, wenn wir bereits für Microsoft 365 bezahlen? | Nein. Jeder, der einen freigegebenen Power BI-Bericht öffnet, benötigt eine Lizenz, und Power BI Pro kostet ab 14 US-Dollar pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.

Wie oft kann ein Power BI-Bericht zu Business Central aktualisiert werden? | Die Aktualisierung muss geplant werden, und bei Power BI Pro ist dieser Zeitplan auf acht Aktualisierungen pro Tag begrenzt. Excel mit Exsion aktualisiert auf Abruf, jedes Mal, wenn Sie die Taste drücken.

Wie lange dauert es jeweils, bis die eigenen Daten angezeigt werden? | Eine Power BI-App benötigt die Festlegung ihrer Umgebungs- und Unternehmensparameter sowie die Ausführung eines Aufgabenwarteschlangeneintrags, bevor Dimensionswerteinträge angezeigt werden, was je nach Eigentümer des semantischen Modells Tage oder Wochen dauern kann. Das Exsion-Add-In wird in etwa fünf Minuten über AppSource installiert und ein erster funktionierender Bericht dauert nach unserer Erfahrung etwa eine Stunde.

Wie wird die Berichterstattung über mehrere Business Central-Unternehmen gehandhabt? | Das semantische Modell jeder Power BI-App verweist auf ein einzelnes Unternehmen, sodass eine Gruppe entweder die Einrichtung pro Einheit wiederholt oder ein benutzerdefiniertes Modell erstellt. In Excel mit Exsion markieren Sie die Unternehmen im Abfrageraster und erhalten eine Tabelle mit einer Unternehmensspalte zurück.

Müssen wir uns für das eine oder das andere entscheiden? | Nein. Microsoft ermöglicht es Excel, sich mit denselben semantischen Power BI-Modellen zu verbinden, und einige Teams erstellen Prototypen in Excel und übertragen den Bericht in Power BI, sobald die Logik feststeht. Zahlen, die aus einem semantischen Modell abgerufen werden, sind nur so aktuell wie dessen letzte Aktualisierung.

Was kostet Exsion im Vergleich zu Power BI Pro? | Exsion-Tarife beginnen bei 245 Euro im Monat für fünf Lizenzen, mit zusätzlichen Lizenzen für 15 Euro im Monat und dem ExsionTime-Planungs-Add-on ab 95 Euro im Monat für zehn geplante Berichte. Power BI Pro wird stattdessen pro Betrachter abgerechnet, sodass der Vergleich davon abhängt, wie viele Personen Berichte nur lesen.

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