Bankabstimmung in Excel, ganz ohne manuelle Arbeit

Es ist der letzte Arbeitstag des Monats. Zeit für die Bankabstimmung. Eine Bank-App liest Ihre Kontoauszüge, gleicht sie ab und bucht die Posten, sodass sich das meiste von selbst erledigt. Was übrig bleibt, sind die Ausnahmen, die die App nicht abgleichen konnte – und genau diese rauben Ihnen die Zeit. Thomas Werkhoven, Geschäftsführer von Exsion365 und im Herzen immer noch Controller, erledigt diese in Excel.

Die Kurzversion: Lassen Sie die Bank-App oder die integrierte Abstimmung von Business Central den Abgleich erledigen und bearbeiten Sie die Ausnahmen anschließend in Excel auf Basis von Live-Daten aus Business Central. Mit Exsion Reporting ziehen Sie die Tabellen „Bankposten“ (271), „Debitorenposten“ (21), „Kreditorenposten“ (25) und „Sachposten“ (17) in einer Arbeitsmappe zusammen. Mit nur einem Klick aktualisieren Sie die Daten und sehen in Sekundenschnelle, welche Zahlung bei welchem Kunden eingegangen ist und welche Rechnungen noch offen sind. Kein Export, kein Durchklicken in Business Central und – in meinem eigenen Fall – rund 90 % Zeitersparnis bei den Ausnahmen.

Wo es hakt

Die App erledigt bereits die Hauptarbeit. Das Problem ist die eine Zahlung, die zwar auf einen Kunden, aber nicht auf die richtige Rechnung gebucht wurde. Bevor Sie das korrigieren können, müssen Sie es erst einmal finden: Welcher Kunde, welche Rechnung und wo liegt der Fehler? In Business Central bedeutet das, sich von Maske zu Maske zu klicken, bis man den Überblick verliert. Genau deshalb greifen so viele Controller zu Excel.

Typische Ausnahmen sind immer die gleichen Klassiker: Ein Kunde bezahlt zwei Rechnungen mit einer Überweisung und der Betrag stimmt mit keiner der beiden überein. Ein Kreditor zieht einen Skonto ab, mit dem Sie nicht gerechnet haben. Eine Zahlung geht ohne Verwendungszweck ein, oder mit dem Betreff der Rechnung des Vormonats. Eine Bankgebühr wird direkt auf das Bankkonto gebucht, ohne Gegenbuchung bei einem Kunden oder Lieferanten. Jede dieser Ausnahmen ist in einer Minute behoben, sobald man sie sieht – aber es dauert zehn Minuten, sie zu finden, wenn man sie nicht sieht.

Wie handhabt Business Central die Bankabstimmung selbst?

Business Central verfügt über eine Seite zur Bankkontoabstimmung, auf der Sie Auszugszeilen importieren, einen automatischen Abgleich durchführen und das Ergebnis gegen die Tabelle „Bankposten“ buchen können. Microsoft beschreibt diesen Prozess in seiner Dokumentation zur separaten Abstimmung von Bankkonten. Der automatische Abgleich basiert auf Betrag, Datum und Text. Zudem kann Copilot mittlerweile Vorschläge für Abgleiche machen, bei denen die Standardregeln an ihre Grenzen stoßen.

Das deckt den Großteil der Zeilen ab. Was Ihnen jedoch fehlt, ist eine konsolidierte Ansicht über die vier Tabellen hinweg, die eine Ausnahme erklären. Die Bankseite befindet sich in Tabelle 271, die Debitoreenseite in Tabelle 21, die Kreditorenseite in Tabelle 25 und die buchhalterischen Auswirkungen in Tabelle 17. Im Web Client öffnen Sie jede Tabelle einzeln, filtern manuell und müssen das Gesamtbild im Kopf behalten. Genau das ist der Teil, der in Excel gehört.

Wie ich das in Exsion löse

Wie die meisten unserer Kunden nutze ich eine Bank-App, die automatische Abstimmungen vornimmt. Was übrig bleibt, sind die Ausnahmen. Ich öffne die Debitorenposten in Excel und sehe sofort, wie die Zahlung aufgeteilt wurde und welche Rechnungen noch offen sind. Kein Durchklicken in Business Central, kein Export. In meinem Fall spart das etwa 90 % der Zeit, die ich früher dafür benötigt habe. Weniger Schritte, weniger Fehler und Raum für die eigentliche Frage: Warum gab es keinen automatischen Abgleich?

Die dahinterliegende Arbeitsmappe ist simpel aufgebaut. Eine Abfrage auf die Debitorenposten (21), gefiltert auf „Offen = Ja“, zeigt mir jede nicht ausgeglichene Kundenzahlung und jede unbezahlte Rechnung mit dem Restbetrag. Eine zweite Abfrage auf die Kreditorenposten (25) mit demselben Filter für die Verbindlichkeiten. Eine dritte auf die Bankposten (271) für den Zeitraum, damit ich die Buchungen der Bank-App mit dem Kontoauszug vergleichen kann. Exsion schreibt die Definition als lesbares Raster in die Arbeitsmappe: Tabelle, Mandanten, Felder, Filter und Verknüpfungen. So kann jeder lizenzierte Kollege die Datei öffnen und genau sehen, welche Daten geladen werden.

Verknüpfung der Bankzeile mit dem Debitorenposten

Der entscheidende Trick ist die Verknüpfung (Join). Fügen Sie die Debitorenposten zur Abfrage der Bankposten hinzu, und Exsion schlägt Ihnen den passenden Schlüssel vor. Nach einer Outer-Join-Verknüpfung zeigt jede Bankzeile den zugehörigen Debitorenposten an – oder eine leere Zelle, falls keiner vorhanden ist. Diese leeren Zellen sind die Ausnahmen. Bei Zahlungen, die mit der falschen Rechnung ausgeglichen wurden, zeigt die Tabelle „Detaillierte Debitorenposten“ (379) den eigentlichen Ausgleich an. So sehen Sie direkt, welche Rechnung das Geld geschluckt hat und wie hoch der Restbetrag auf beiden Seiten ist.

Prüfung der Sachkontenseite

Die letzte Prüfung betrifft die Tabelle „Sachposten“ (17). Ein Filter auf das Sachkonto der Bank und den Auszugszeitraum liefert die Summe der gebuchten Bankposten im Hauptbuch. Wenn dieser Wert nicht mit dem Endsaldo des Kontoauszugs übereinstimmt, entspricht die Differenz der Größe Ihrer Ausnahmeliste, noch bevor Sie diese überhaupt geöffnet haben. Für eine schnelle Prüfung in einer einzigen Zeile nutze ich die Live-Kontensaldofunktion mit der gewohnten Filter-Syntax von Business Central (z. B. ein Datumsfilter wie 01-01-26..31-01-26 auf dem Banksachkonto) und aktualisiere diesen Wert parallel zu den Detaildaten.

Warum nicht einfach aus Business Central exportieren?

Das können Sie tun. Jede Listenseite in Business Central bietet die Aktion „In Excel öffnen“, was Microsoft auf der Seite Daten exportieren dokumentiert. Das Problem ist jedoch, dass ein Export nur eine Momentaufnahme darstellt. Sobald Sie einen Ausgleich in Business Central korrigieren, stimmt der Export bereits nicht mehr. Sie müssen also erneut exportieren, filtern und prüfen. Bei einem Monatsabschluss passiert das pro Bankkonto gut fünf bis sechs Mal.

Eine Live-Abfrage kennt dieses Problem nicht. Korrigieren Sie den Ausgleich, klicken Sie auf Aktualisieren, und die Ausnahme verschwindet aus der Liste. Der Drilldown über „Details anzeigen“ funktioniert auch in die andere Richtung: Aus jeder beliebigen Zelle in der Arbeitsmappe öffnet sich Business Central, gefiltert genau auf das Konto und den Datumsbereich hinter dieser Zahl. So gelangen Sie direkt zu dem Posten, den Sie korrigieren müssen. Nichts wird kopiert, nichts veraltet, und es gelten die Berechtigungen, die Sie ohnehin in Business Central haben.

So sieht die Routine für die Ausnahmen beim Monatsabschluss aus

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Schritt | Business Central-Tabelle | Was wird geprüft? | Typischer Zeitaufwand

1. Kontoauszug vs. Bankposten | Bankposten (271) | Gebuchte Bankposten gegen den Endsaldo des Auszugs | Unter 1 Minute

2. Offene Zahlungseingänge | Debitorenposten (21) | Offene Zahlungen und offene Rechnungen pro Kunde | 2 bis 5 Minuten

3. Offene ausgehende Zahlungen | Kreditorenposten (25) | Offene Zahlungen und offene Rechnungen pro Kreditor | 2 bis 5 Minuten

4. Falscher Ausgleich | Detaillierte Debitorenposten (379) | Welche Rechnung die Zahlung aufgenommen hat und der verbleibende Betrag | 1 bis 2 Minuten pro Fall

5. Saldenabstimmung | Sachposten (17) | Saldo des Banksachkontos für den Zeitraum entspricht dem Kontoauszug | Unter 1 Minute

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Die Zeitangaben beziehen sich auf die eigentliche Prüfung nach der einmaligen Einrichtung der Arbeitsmappe. Das Erstellen der Abfragen dauert beim ersten Mal einen Nachmittag und danach nie wieder. Dieselbe Datei funktioniert für jeden Monat und – wenn Sie im Raster weitere Mandanten auswählen – für jedes Unternehmen der Gruppe, indem einfach eine Mandantenspalte in der Ausgabe ergänzt wird.

Lässt sich das auf mehrere Bankkonten skalieren?

Ja, und genau hier zahlt sich dieser Ansatz am meisten aus. Eine Unternehmensgruppe mit mehreren Gesellschaften und mehreren Bankkonten pro Gesellschaft hat dieselben Ausnahmetypen, multipliziert mit der Anzahl der Konten. Exsion zieht alle Mandanten in einer einzigen Abfrage ab. Mit nur einer Aktualisierung erhalten Sie die vollständige Ausnahmeliste für die gesamte Gruppe, sortiert nach Mandant und Bankkonto. Das Datenvolumen ist dabei kein Hindernis: 700.000 Sachpostenzeilen laden in weniger als fünf Sekunden, und Excel bleibt während der Aktualisierung voll einsatzbereit.

Die N+P Group mit 45 rechtlichen Einheiten und eigenen Bankkonten nutzt genau dieses Verfahren. Das Team lädt Transaktionsdaten mit Exsion herunter und führt die Abstimmungsprüfungen in Excel durch. Derzeit wird der eigentliche Abgleich nach Business Central verlagert, sodass Exsion als reine Kontrollinstanz dient. Sie können nachlesen, wie N+P Berichte über 45 Mandanten hinweg ohne einen einzigen Export erstellt.

Sehen Sie es mit Ihren eigenen Zahlen

Möchten Sie herausfinden, wo die Fehler in Ihren Büchern liegen? Vereinbaren Sie einen Termin mit einem Experten. Gemeinsam richten wir Ihre Bankabstimmungsübersicht ein, sodass Sie sofort sehen, wie es für die eine Zahlung funktioniert, die nicht passt. Mehr als 20.000 Anwender arbeiten bereits auf diese Weise mit ihren Business Central-Daten.

Wenn Sie es lieber erst einmal selbst ausprobieren möchten: Exsion Reporting lässt sich in etwa fünf Minuten aus der AppSource installieren und bietet eine 30-tägige, voll funktionsfähige Testversion. Der Test-Lizenzschlüssel geht Ihnen innerhalb einer Minute per E-Mail zu. Die Preise sind transparent auf der Preisseite einsehbar. Für weitere Hauptbuchprüfungen, die neben der Bankabstimmung anstehen, lesen Sie Hauptbuchprüfungen ohne Stress.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

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Welche Business Central-Tabellen benötige ich für die Ausnahmen bei der Bankabstimmung? | Vier Tabellen decken fast jeden Fall ab: „Bankposten“ (271) für die Bankseite, „Debitorenposten“ (21) und „Kreditorenposten“ (25) für offene Forderungen und Verbindlichkeiten sowie „Sachposten“ (17) für die Saldenabstimmung. Die Tabelle „Detaillierte Debitorenposten“ (379) zeigt, wie eine Zahlung ausgeglichen wurde, wenn Sie einen falschen Ausgleich nachverfolgen müssen.

Ersetzt Exsion die Bankabstimmung in Business Central? | Nein. Der Abgleich und die Buchung verbleiben in Business Central oder in Ihrer Bank-App. Exsion bietet Ihnen eine Live-Excel-Ansicht der Ausnahmen, die diese Tools nicht automatisch abgleichen konnten, damit Sie diese schneller finden und korrigieren können.

Muss ich jedes Mal Daten aus Business Central exportieren? | Nein. Exsion liest die Tabellen live über die Business Central API aus. Sie aktualisieren die Arbeitsmappe einfach mit einem Klick, anstatt nach jeder Korrektur erneut zu exportieren.

Wie viel Zeit spart das bei den Ausnahmen? | Bei Thomas Werkhovens eigenem Monatsabschluss spart dies rund 90 % der Zeit, die normalerweise für Ausnahmen anfällt, da die Suche nach dem Posten nicht mehr das Durchklicken mehrerer Business Central-Seiten erfordert.

Kann ich dieselbe Arbeitsmappe für mehrere Mandanten verwenden? | Ja. Wählen Sie die Mandanten im Abfrageraster aus, und das Ergebnis wird um eine Mandantenspalte ergänzt. So erhalten Sie mit nur einer Aktualisierung die Ausnahmeliste für jede Gesellschaft und jedes Bankkonto der Gruppe.

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