Elke minuut die je als controller besteedt aan het handmatig samenstellen van rapportages is een minuut die je niet kunt gebruiken voor analyse en advies. Tegelijkertijd blijkt uit onderzoek van AFP[1] dat financiële analisten 49% van hun tijd besteden aan het verzamelen en valideren van data, terwijl slechts 10% aan daadwerkelijke analyse wordt besteed. Deze tijdrovende, foutgevoelige manier van werken staat haaks op de verwachting dat controllers strategische businesspartners worden. De maandafsluiting verandert zo in een stressvolle periode waarin je weet dat de vraag naar inzicht vaak sneller komt dan jij kunt leveren. In deze blog vertelt Thomas Werkhoven, directeur van Exsion365, hoe snelle, geautomatiseerde rapportages je maandafsluiting transformeren en je rol als controller naar een hoger niveau tillen.

De verborgen kosten van handmatige rapportage

Het bekende scenario: het is de vijfde werkdag van de maand. De cijfers moeten naar het management, en je bent nog steeds bezig gegevens uit verschillende systemen te kopiëren, plakken en formatteren. Elke keer opnieuw. Bij Exsion365 zien we dagelijks hoe controllers worstelen met dit proces. Ze verliezen kostbare tijd, maken onvermijdelijk fouten door handmatig werk, en missen de kans om waarde toe te voegen waar het echt telt: bij de analyse en het advies. De echte kosten zitten niet alleen in de tijd die je verliest, maar ook in de gemiste kansen. Terwijl je bezig bent met knippen en plakken, had je strategische inzichten kunnen bieden die direct invloed hebben op bedrijfsbeslissingen.

Waarom business intelligence meer is dan mooie dashboards

Business intelligence wordt vaak gezien als het domein van IT of de directie – iets met indrukwekkende dashboards vol gekleurde grafieken. Maar de werkelijke gaat veel verder. BI gaat niet om mooie plaatjes, maar om tijdige en betrouwbare inzichten die je helpen betere beslissingen te nemen. Het draait om het automatiseren van routinetaken zodat jij je kunt concentreren op wat écht belangrijk is: het interpreteren van cijfers en het adviseren van je organisatie. Neem een bouwbedrijf dat nog handmatig rapportages maakt en daar drie dagen per maand per project mee bezig is. Als ze de overstap maken naar geautomatiseerde rapportages, vernieuwen ze met één klik hun gegevens en zien ze direct waar kosten afwijken van het budget. Het resultaat? Ze kunnen ingrijpen voordat projecten uit de hand lopen, in plaats van achteraf de schade te analyseren.

Van reactief naar proactief financieel management

De grootste winst van snelle rapportages zit in de omslag van reactief naar proactief werken.

Met geautomatiseerde rapportages:

• Signaleer je afwijkingen direct als ze optreden
• Beantwoord je ad-hoc vragen van het management binnen minuten in plaats van dagen
• Bouw je prognosemodellen die verder kijken dan alleen historische data

Dit is de kern van moderne business intelligence voor finance: niet alleen terugkijken, maar vooral vooruitkijken. In plaats van slecht nieuws te brengen over wat er vorige maand is misgegaan, help je voorkomen dat dingen misgaan.

Zo maak je de omslag naar geautomatiseerde rapportages

De overstap naar geautomatiseerde rapportages hoeft niet complex of duur te zijn. Begin klein en focus op de rapportages die je het meeste tijd kosten of die je het vaakst moet maken.

Kies voor oplossingen die aansluiten bij je huidige werkwijze. Als je bijvoorbeeld al werkt met Excel en Business Central, zoek dan naar tools die deze twee naadloos verbinden. Dit verlaagt de leercurve en vergroot de kans op succesvolle implementatie.

Start met één rapportage die veel tijd kost, zoals een wekelijkse omzetanalyse. De tijdsbesparing motiveert je team om meer processen te automatiseren, waardoor je steeds meer voordelen ziet.

Waar begin je morgen mee?

Als controller sta je op een kruispunt. Je kunt vasthouden aan handmatige processen en blijven worstelen met de toenemende vraag naar snelle inzichten. Of je kunt de stap zetten naar geautomatiseerde rapportages die je bevrijden van repetitief werk.

Start met het in kaart brengen van je huidige rapportageprocessen. Welke rapporten kosten je de meeste tijd? Welke data gebruik je steeds opnieuw? Waar zitten de knelpunten en foutrisico's?

Met dit inzicht kun je gericht op zoek naar oplossingen die passen bij jouw specifieke situatie. Je zult verbaasd zijn hoeveel tijd je kunt vrijmaken voor waardevolle analyses en strategisch advies.

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe je de stap kunt maken van handmatige naar geautomatiseerde rapportages? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw specifieke rapportage-uitdagingen.

[1] https://dynamic.afponline.org/rsch-20-fp-and-a-technologydataplatforms/p/1