Je directeur stapt onverwacht je kantoor binnen: "Kun je me vandaag nog een overzicht geven van de winstgevendheid per project over het afgelopen kwartaal, uitgesplitst naar kostensoort?" Je weet dat alle data in Business Central zit, maar om die in een bruikbaar rapport te krijgen? Dat betekent uren exporteren, knippen, plakken, formules maken – en volgende week moet je alles opnieuw doen als er een update komt. Herkenbaar? Je bent niet de enige. Volgens de 2024 FP&A Trends Survey[i] besteden financiële professionals maar liefst 65% van hun tijd aan dataverzameling en -validatie, waardoor er weinig tijd overblijft voor waardevolle analyse. In deze blog vertelt Elielma Silva, Senior Consultant Exsion Reporting bij Exsion365, hoe je met de juiste Excel add-on je rapportages naar een hoger niveau tilt.

Waarom Excel alleen niet meer genoeg is

Excel blijft voor veel financiële professionals het programma van favoriete gereedschap. De bekende interface, flexibele opmaak en uitgebreide formules maken het een krachtig instrument voor dagelijkse analyses. Praktisch iedereen in finance heeft ermee leren werken en voelt zich er comfortabel bij.

Toch loopt Excel tegen zijn grenzen aan zodra het gaat om grote hoeveelheden data uit ERP-systemen zoals Microsoft Dynamics Business Central. Het handmatig exporteren, structureren en verwerken van data wordt dan een tijdrovende opgave. Als je dan ook nog regelmatig updates moet doorvoeren, weet je dat een groot deel van je week opgaat aan repetitief werk.

Het dilemma is duidelijk: je bent gehecht aan Excel en de controle die het biedt, maar de manier waarop je data erin krijgt is inefficiënt en foutgevoelig.

De ontbrekende schakel in het rapportageproces

De uitdaging zit niet zozeer in Excel zelf, maar in hoe de data vanuit je ERP-systeem in Excel terechtkomt. Die overgang is vaak een handmatig proces met veel knip- en plakwerk, waarbij gemakkelijk fouten ontstaan.

Een ideale oplossing zou de kracht van je financiële systeem moeten combineren met de flexibiliteit van Excel. Je wilt blijven werken in de omgeving die je kent, maar zonder het omslachtige proces van data-extractie en -manipulatie.

Een goed ontworpen Excel add-on vormt precies die verbinding. Het creëert een directe lijn tussen je database en je werkblad, automatiseert het vernieuwen van gegevens, en maakt het eenvoudig om informatie uit verschillende tabellen samen te brengen – allemaal binnen de vertrouwde Excel-omgeving.

Wat je kunt bereiken met de juiste tool

Met een krachtige Excel add-on zoals Exsion Reporting transformeer je je rapportageproces. Een van onze klanten, een middelgroot bouwbedrijf, worstelde met het maken van projectrapportages. Hun controllers besteedden wekelijks uren aan het exporteren van data uit Business Central, het combineren van tabellen en het maken van rapportages.

Na de implementatie van Exsion Reporting veranderde hun werkwijze volledig. Ze vernieuwden hun rapportages voortaan met één muisklik zonder opnieuw te hoeven formatteren. Ze voegden gegevens uit verschillende bronnen samen zonder ingewikkelde formules te hoeven schrijven. Bij managementvragen hadden ze direct een antwoord paraat. En misschien wel het belangrijkste: ze kregen eindelijk tijd voor het analyseren van trends en het formuleren van aanbevelingen.

De tijdsbesparing was indrukwekkend: wat eerst een dag kostte, doen ze nu in een paar minuten.

Excel met superkrachten

Als consultant zie ik dagelijks hoe controllers worstelen met rapportages. Wat Exsion Reporting onderscheidt van andere oplossingen is de combinatie van kracht en eenvoud.

Je werkt gewoon in Excel, maar met superkrachten. Je kunt:

• Direct data ophalen uit Business Central, zonder tussenkomst van IT
• Tabellen combineren die in Business Central gescheiden zijn
• Rapportages met één klik vernieuwen
• Doorklikken naar onderliggende details als je vragen hebt over bepaalde cijfers
• Rapporten delen met collega's die geen kennis hebben van de achterliggende techniek

Het mooiste is dat je geen IT-expert hoeft te zijn. Na een korte training kun je zelf aan de slag. Een van onze klanten, een controller bij een productiebedrijf, vertelde me: “Voor het eerst heb ik het gevoel dat ik echt controle heb over mijn data. Ik hoef niet meer te wachten op IT of externe consultants.”

De toekomst van financiële rapportage

Als controller sta je op een kruispunt. Je kunt blijven worstelen met handmatige processen, of je kunt de stap zetten naar geautomatiseerde rapportages die je bevrijden van repetitief werk.

Met tools die naadloos integreren met zowel Business Central als Excel, heb je alles wat je nodig hebt om je te ontwikkelen tot een echte data-expert binnen je organisatie.

Controllers die deze stap zetten, worden waardevoller voor hun organisatie en hebben meer impact op strategische beslissingen. Je bespaart niet alleen tijd, maar levert ook betere inzichten.

Meer weten? 

Wil je meer weten over hoe je als controller krachtige rapportages kunt bouwen zonder afhankelijk te zijn van IT? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo en ontdek hoe eenvoudig het kan zijn. 

PS: Ga je naar Directions in Poznan (3-6 november)? Bezoek ons daar voor een live demonstratie en exclusieve deelnemersvoordelen! 

[i] https://fpa-trends.com/article/2024-fpa-trends-survey-results-unveiled