Ihr Controller nutzt bereits Exsion, weiß Ihr Team Bescheid?

Ihr Controller ruft in Sekundenschnelle einen aktuellen Bericht aus Business Central ab, der mit einem einzigen Klick aktualisiert wird. Zwei Schreibtische weiter kopiert ein Kollege immer noch einen Business-Central-Export in Excel. Dieselbe Firma, dieselbe Lizenz, eine völlig andere Arbeitsweise. Die Lösung ist einfacher, als es aussieht: Eine Exsion-Arbeitsmappe kann mit dem gesamten Team geteilt werden. Kollegen mit einer Lizenz aktualisieren sie selbst, Kollegen ohne Lizenz lesen sie, verschieben die Pivot-Tabellen und analysieren die Zahlen im Detail – und die Abfrage hinter dem Bericht ist in die Arbeitsmappe geschrieben, wo sie jeder sehen kann. Dieser Artikel erklärt, wie Sie einen Exsion-Bericht von einem einzelnen Schreibtisch in die Hände aller bringen, die die Zahlen benötigen.

Warum bleibt Exsion oft bei einer Person hängen?

In vielen Unternehmen hielt Exsion ursprünglich Einzug über eine Person: einen Controller, der sich eingearbeitet, intelligente Berichte erstellt und seine Monatsabschlussarbeiten erheblich beschleunigt hat. Großartig, nur dass es dann oft auf diesem einen Schreibtisch geparkt bleibt.

Der Rest des Teams weiß nicht so recht, was möglich ist, oder nimmt an, es sei kompliziert. So exportieren, kopieren und warten die Kollegen weiterhin, obwohl die Lösung bereits in Reichweite ist – auf derselben Lizenz, für die Sie ohnehin bezahlen. Microsofts eigene Anleitung zum Exportieren von Business-Central-Daten nach Excel beschreibt einen manuellen Schritt, der sich jedes Mal wiederholt, wenn sich die Zahlen ändern. Der eigentliche Witz an Exsion ist, dass dieser Schritt wegfällt.

Das Wissen bei nur einer Person zu bündeln funktioniert so lange gut, bis diese Person in den Urlaub geht, zu viel zu tun hat oder das Unternehmen verlässt. Dann ist niemand da, der den Bericht ausführen kann, und die Arbeit gerät ins Stocken. Sie sind letztendlich von einem einzigen Kollegen abhängig für Zahlen, die das gesamte Team benötigt. Das ist eine Schwachstelle in Ihrem Prozess. Die Person macht nichts falsch, aber Wissen, das nur an einem einzigen Ort existiert, geht leicht verloren.

Was entgeht Ihnen, wenn nur eine Person Exsion nutzt?

Solange Exsion auf einem einzigen Schreibtisch bleibt, nutzen Sie nur einen Bruchteil seines Wertes. Kollegen, die ihre eigenen Zahlen haben möchten, müssen diese jedes Mal anfordern, was sie in der Abhängigkeit hält. Währenddessen bleibt der Überblick, den Sie teilen könnten, im Kopf einer einzigen Person verschlossen.

Schade, denn das müsste nicht sein. Exsion Reporting ist so aufgebaut, dass auch Kollegen ohne technische Kenntnisse mit bestehenden Berichten arbeiten können. Sie müssen nichts erstellen, sondern sie nur öffnen und aktualisieren. Und da das Add-In die Benutzerberechtigungen von Business Central übernimmt, sieht ein Kollege, der einen freigegebenen Bericht aktualisiert, immer nur die Mandanten und Daten, für die er auch in Business Central selbst berechtigt ist. Es muss kein zweites Sicherheitsmodell eingerichtet werden, bevor Sie eine Datei teilen.

Wie funktioniert das Teilen eines Exsion-Berichts eigentlich?

Ein Exsion-Bericht ist eine ganz normale Excel-Arbeitsmappe. Was ihn unterscheidet, ist ein lesbares Raster innerhalb der Datei, das die Abfragedefinition enthält: welche Tabelle, welche Mandanten, welche Felder, welche Filter, welche Verknüpfungen (Joins), welche Flowfield-Berechnungen. Jeder, der die Arbeitsmappe öffnet, kann dieses Raster lesen, sodass die Logik nie im Kopf einer einzelnen Person oder in einem Makro verborgen bleibt, das niemand anzufassen wagt.

Wer was mit dieser Arbeitsmappe tun kann, hängt von einer einzigen Sache ab: ob er oder sie eine Exsion-Lizenz besitzt.

[[TABLE_START]]

Kollege | Lizenz | Was er mit einem freigegebenen Bericht tun kann

Controller, der den Bericht erstellt hat | Ja | Das Abraster bearbeiten, Felder oder Mandanten hinzufügen, aktualisieren, teilen

Finanzkollege | Ja | Mit einem Klick aktualisieren, Filter ändern, „Details anzeigen“ nutzen, um Business Central genau beim entsprechenden Konto und Datumsbereich zu öffnen

Manager oder Projektleiter | Nein | Die Arbeitsmappe öffnen, die zuletzt aktualisierten Zahlen lesen, Pivot-Tabellen verschieben, auf eine Pivot-Zelle doppelklicken, um die zugrunde liegenden Zeilen anzuzeigen

Externer Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer | Nein | Eine „Formeln in Werte“-Kopie mit statischen Zahlen und ohne Verbindung zu Business Central erhalten

[[TABLE_END]]

Aktualisieren: Lizenz erforderlich

Jeder lizenzierte Kollege kann eine freigegebene Arbeitsmappe öffnen und auf „Aktualisieren“ klicken. Exsion verbindet sich über die API mit Business Central, führt die Abfrage im Raster aus und ersetzt die Daten. Eine Aktualisierung von 700.000 Sachposten-Zeilen (Tabelle 17) dauert weniger als fünf Sekunden, und Excel bleibt währenddessen reaktionsfähig. Derselbe Kollege kann auch das Raster bearbeiten, beispielsweise um einen zusätzlichen Mandanten anzuhaken oder eine Dimensionsspalte hinzuzufügen, da die Definition reiner Text und kein Code ist.

Lesen und Aufschlüsseln: Keine Lizenz erforderlich

Ein Kollege ohne Lizenz öffnet dieselbe Datei in ganz normalem Excel. Er sieht die Zahlen der letzten Aktualisierung, kann die Pivot-Tabellen filtern und verschieben, und wenn der Bericht als Pivot-Tabelle aufgebaut wurde, kann er auf eine Zelle doppelklicken, um die zugrunde liegenden Zeilen zu sehen, solange diese Teilmenge unter etwa einer Million Zeilen bleibt. „Details anzeigen“, der Drilldown, der Business Central gefiltert auf das genaue Konto und den Datumsbereich hinter einer Zelle öffnet, ist das, was lizenzierte Benutzer zusätzlich erhalten. Für die meisten Manager reicht die Pivot-Tabelle völlig aus.

Nach außen senden: Formeln in Werte umwandeln

Manchmal möchten Sie einen Bericht an jemanden senden, der überhaupt keinen Live-Zugriff auf Business Central haben sollte: eine Bank, einen Wirtschaftsprüfer, einen Gesellschafter. „Formeln in Werte“ konvertiert die Arbeitsmappe in statische Zahlen. Das Layout bleibt erhalten, die Formeln und das Abfrageraster verschwinden, und der Empfänger erhält eine einfache Excel-Datei.

Geteilte Dateien klein halten: reine Pivot-Arbeitsmappen

Große Berichte lassen sich einfacher teilen, wenn sie als reine Pivot-Arbeitsmappen erstellt werden. Exsion kann Daten direkt in das Datenmodell der Pivot-Tabelle laden, mit bis zu 25 Millionen Business-Central-Zeilen in einer einzigen Pivot-Tabelle. Eine reine Pivot-Arbeitsmappe mit einer Million Zeilen ist 6 bis 7 MB groß, während dieselben Daten auf einem normalen Arbeitsblatt 30 bis 40 MB beanspruchen. Das ist der Unterschied zwischen einer Datei, die sich über einen SharePoint-Link auf einem Laptop öffnen lässt, und einer Datei, bei der in Outlook eine Zeitüberschreitung auftritt.

Wie profitiert das gesamte Team?

Fangen Sie klein an. Teilen Sie die Berichte, die Sie bereits haben, mit den Kollegen, die sie benötigen, und zeigen Sie ihnen, wie sie diese selbst aktualisieren können. Auf diese Weise müssen sie nicht mehr auf einen Export warten. Planen Sie außerdem eine kurze, halbstündige Sitzung, in der Sie gemeinsam einen Bericht durchgehen.

Eine praktische Reihenfolge, die in den meisten Finanzteams funktioniert:

1. Wählen Sie die drei Berichte aus, nach denen Kollegen am häufigsten fragen. Meistens sind das die GuV pro Kostenstelle, die Offene-Posten-Liste aus den Debitorenposten (Tabelle 21) und eine Projekt- oder Artikelübersicht.

2. Speichern Sie diese an einem gemeinsamen Ort und öffnen Sie das Abfrageraster mit dem Team, sodass jeder die Tabelle, die Mandanten, die Felder und Filter hinter den Zahlen sieht.

3. Geben Sie den zwei oder drei Kollegen, die aktualisieren müssen, eine Lizenz. Alle anderen arbeiten mit den zuletzt aktualisierten Zahlen und den Pivot-Tabellen.

4. Für Berichte, die jeden Morgen aktuell sein müssen, ohne dass jemand einen Knopf drückt, laden Sie die Arbeitsmappe mit ExsionTime in Business Central hoch und führen Sie sie nach einem Zeitplan aus.

5. Vereinbaren Sie, wer der Eigentümer des jeweiligen Berichts ist, damit Änderungen am Raster nur an einer Stelle vorgenommen werden.

Sie müssen nicht jeden zum Experten machen. Der Punkt ist, dass mehr Menschen in der Lage sind, ihre eigenen Zahlen abzurufen, und das Wissen nicht mehr bei einer einzigen Person gebündelt ist. Wenn Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines teilbaren Berichts wünschen, lesen Sie, wie Sie in 7 Schritten Managementberichte für Business Central in Excel erstellen.

Wie sieht das in einem echten Team aus?

Die N+P Group startete mit 7 Exsion-Lizenzen und wuchs innerhalb von vier Jahren auf 50 an. Sie berichtet über 45 Einheiten hinweg – ganz ohne manuellen Export. Dieses Wachstum resultierte nicht aus einem großen Einführungsprojekt, sondern daraus, dass Kollegen eine geteilte Arbeitsmappe sahen, diese selbst aktualisierten und nach eigenen Berichten fragten. AASK ging einen ähnlichen Weg und spart nun über 20 Stunden pro Monat bei Berichten ein, die früher von Hand zusammengestellt wurden. Die ganze Geschichte können Sie im N+P Group Fallbeispiel nachlesen.

Wie holen Sie mehr aus dem heraus, was Sie bereits haben?

Möchten Sie, dass Ihr Team breiter mit Exsion arbeitet? Schauen Sie sich an, wer es derzeit nutzt und wer noch davon profitieren würde. Oft reichen ein paar geteilte Berichte und eine kurze Einführung aus, um spürbar mehr aus Exsion herauszuholen. Zusätzliche Lizenzen finden Sie auf der öffentlichen Preisseite. Ein Kollege, der das Aktualisieren vor dem Kauf ausprobieren möchte, kann die 30-tägige Testversion mit denselben Berichten nutzen. Wir überlegen gerne mit Ihnen gemeinsam, wie das Tool in Ihrem Unternehmen weiter eingesetzt werden kann. Kontaktieren Sie uns für ein kurzes Gespräch.

Häufig gestellte Fragen

[[FAQ_START]]

Benötigen Kollegen eine Exsion-Lizenz, um einen freigegebenen Bericht zu öffnen? | Nein. Jeder kann die Arbeitsmappe in Excel öffnen, die zuletzt aktualisierten Zahlen lesen, die Pivot-Tabellen verschieben und per Doppelklick die zugrunde liegenden Zeilen anzeigen. Eine Lizenz wird nur benötigt, um die Daten aus Business Central zu aktualisieren oder die Abfrage zu bearbeiten.

Kann ein Kollege ohne Business-Central-Rechte Daten sehen, die er nicht sehen sollte? | Nein. Exsion übernimmt die Benutzerberechtigungen von Business Central. Ein lizenzierter Kollege erhält beim Aktualisieren also nur die Mandanten und Tabellen, die er auch in Business Central sehen darf.

Wie sende ich einen Exsion-Bericht an einen Wirtschaftsprüfer oder eine Bank? | Nutzen Sie „Formeln in Werte“. Dies konvertiert die Arbeitsmappe in statische Zahlen und entfernt die Live-Verbindung, sodass der Empfänger eine einfache Excel-Datei erhält.

Warum sind freigegebene Exsion-Dateien so groß und wie kann ich sie verkleinern? | Arbeitsblattdaten bei einer Million Zeilen sind 30 bis 40 MB groß. Erstellen Sie den Bericht stattdessen als reine Pivot-Arbeitsmappe auf Basis des Datenmodells, dann schrumpfen dieselben Daten auf 6 to 7 MB.

Kann sich ein freigegebener Bericht ohne einen Controller automatisch aktualisieren? | Ja. ExsionTime lädt die Arbeitsmappe in Business Central hoch und führt sie nach Zeitplan aus, sodass die Zahlen jeden Morgen frisch sind, ohne dass jemand manuell auf Aktualisieren drücken muss.

[[FAQ_END]]