Wie Sie die manuelle ERP-Dateneingabe in Excel-Berichten in 6 Schritten stoppen (2026)

Sie beenden die manuelle Erfassung von ERP-Daten in Excel-Berichten, indem Sie den Export, das Kopieren und Einfügen durch eine Live-Verbindung zwischen Excel und Business Central ersetzen: Die Abfrage wird in der Arbeitsmappe gespeichert, die Daten werden mit einem Klick aktualisiert und die Zahlen passieren nie wieder eine CSV-Datei. Finanzcontroller verbringen durchschnittlich 40 % ihrer Berichtszeit mit der Dateneingabe, die keinen analytischen Wert hat; die meisten Teams gewinnen durch eine direkte Verbindung 10 bis 20 Stunden pro Monat zurück. Mit Exsion Reporting ist das Add-In in etwa fünf Minuten über AppSource installiert und aktualisiert 700.000 Sachpostenzeilen in weniger als fünf Sekunden.

Wenn Sie heute Daten aus Business Central in Excel importieren, kennen Sie das Verfahren: Exportieren, Formatieren, Kopieren, Einfügen, Gegenprüfen, Wiederholen. Dieser Leitfaden führt Sie durch sechs praktische Schritte, um diesen Arbeitsablauf durch eine direkte Datenverbindung zu ersetzen, die Ihre Berichte präzise und aktuell hält.

Kurzanleitung: So beenden Sie die manuelle ERP-Dateneingabe in 6 Schritten

1. Überprüfen Sie Ihren aktuellen Berichts-Arbeitsablauf: Dokumentieren Sie, wo manuelle Dateneingaben stattfinden und welche Berichte die meiste Zeit in Anspruch nehmen.

2. Identifizieren Sie Ihre zeitaufwendigsten Berichte: Priorisieren Sie Berichte, die häufig aktualisiert werden müssen oder Daten aus mehreren Quellen beziehen.

3. Richten Sie eine direkte Excel-zu-ERP-Verbindung ein: Installieren Sie Exsion Reporting, um eine Live-Verbindung zwischen Excel und Business Central herzustellen.

4. Erstellen Sie Ihre erste aktualisierbare Berichtsvorlage: Entwerfen Sie einen Bericht, der Live-Daten über eine gespeicherte Download-Definition abruft.

5. Konfigurieren Sie die automatische Datenaktualisierung: Nutzen Sie die Ein-Klick-Aktualisierung oder geplante Aktualisierungen, damit die Berichte auch ohne erneute Dateneingabe aktuell bleiben.

6. Schulen Sie Ihr Team und führen Sie Vorlagen ein: Teilen Sie wiederverwendbare Vorlagen und arbeiten Sie Kollegen in einer kurzen Schulung ein.

Was ersetzt eine Live-Verbindung?

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Manueller Schritt heute | Was bei einer Live-Verbindung passiert

Eine Liste aus Business Central nach CSV oder Excel exportieren | Nichts zu exportieren; die Arbeitsmappe fragt Business Central direkt ab

Spalten neu formatieren sowie Daten und Dezimalstellen korrigieren | Felder kommen typisiert an, genau wie in Business Central

Kopieren und Einfügen in das Berichtslayout | Der Datenbereich aktualisiert sich direkt vor Ort, Formeln und Pivottabellen werden neu berechnet

Den Export für jedes Unternehmen wiederholen | Markieren Sie die Unternehmen im Raster, das Ergebnis erhält eine Unternehmensspalte

Summen mit Business Central abgleichen | „Details anzeigen“ öffnet Business Central genau bei den Posten, die hinter einer Zelle liegen

Nächsten Monat alles neu machen | Datei öffnen, auf Aktualisieren klicken, in Sekunden fertig

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Wie eliminiert man die manuelle Dateneingabe bei der Berichterstellung von ERP zu Excel?

1. Überprüfen Sie Ihren aktuellen Berichts-Arbeitsablauf

Beginnen Sie damit, jeden Schritt in Ihrem aktuellen Berichtsprozess zu erfassen. Öffnen Sie einen aktuellen Finanzbericht und verfolgen Sie den Weg zurück: Woher stammt jede Zahl? Wie viele Exporte, Registerkarten und Kopier-Einfüge-Aktionen waren beteiligt?

Notieren Sie jede Datenquelle, die für jeden Export aufgewendete Zeit und alle manuellen Formatierungsschritte. Diese Prüfung zeigt die wahren Kosten Ihres aktuellen Ansatzes. Die meisten Finanzteams stellen fest, dass sie 10 bis 20 Stunden pro Monat für Aufgaben aufwenden, die automatisiert werden könnten.

Achten Sie besonders auf Berichte, die Daten aus mehreren Business Central-Tabellen erfordern, zum Beispiel Sachposten (Tabelle 17) neben Budgetposten (Tabelle 96) für einen Abweichungsbericht. Diese Berichte aus mehreren Quellen erfordern in der Regel den größten manuellen Aufwand bei der Datenverarbeitung und bieten das größte Potenzial für Verbesserungen.

2. Identifizieren Sie Ihre zeitaufwendigsten Berichte

Ordnen Sie Ihre Berichte nach dem Zeitaufwand und der Häufigkeit ihrer Erstellung. Eine monatliche GuV, die zwei Stunden dauert, ist wichtiger als ein vierteljährlicher Bericht, der drei Stunden in Anspruch nimmt. Das Ziel ist es, zuerst die Ziele mit der größten Hebelwirkung zu finden.

Suchen Sie nach Berichten mit folgenden Merkmalen: Sie rufen Daten von mehreren Unternehmen ab, erfordern häufige Aktualisierungen oder kombinieren Informationen aus verschiedenen Business Central-Tabellen. Dies sind die besten Kandidaten für eine Automatisierung.

Erstellen Sie eine einfache Prioritätenliste mit drei Spalten: Berichtsname, Stunden pro Zyklus und Häufigkeit. Multiplizieren Sie die Stunden mit der Häufigkeit, um Ihren jährlichen Zeitaufwand zu ermitteln. Beginnen Sie mit dem Bericht ganz oben auf dieser Liste.

3. Richten Sie eine direkte Excel-zu-ERP-Verbindung ein

Die Grundlage für eine automatisierte Berichterstattung ist eine Live-Verbindung zwischen Excel und Ihrem ERP-System. Mit Exsion installieren Sie das Exsion Reporting Excel Add-In aus Microsoft AppSource über die Erweiterungsverwaltung in etwa fünf Minuten. Es gibt kein Data Warehouse, kein Azure SQL-Replikat, keine VM und kein Gateway, und der Lizenzschlüssel für die 30-tägige Testversion kommt innerhalb von einer Minute per E-Mail.

Nach der Installation erscheint das Add-In als Bereich in Excel. Sie authentifizieren sich mit Ihren bestehenden Business Central-Anmeldedaten. Die Verbindung übernimmt Ihre Benutzerberechtigungen, sodass Sie nur die Daten sehen, für die Sie eine Berechtigung haben, und es muss kein zweites Sicherheitsmodell gepflegt werden.

Diese direkte Verbindung macht den Exportschritt komplett überflüssig. Anstatt eine CSV-Datei über den Business Central-Export nach Excel zu exportieren und zu importieren, teilen Sie Excel mit, welche Daten Sie benötigen. Die Informationen fließen direkt von Business Central in Ihre Tabellenkalkulation.

4. Erstellen Sie Ihre erste aktualisierbare Berichtsvorlage

Wählen Sie einen Bericht aus Ihrer Prioritätenliste aus und erstellen Sie ihn mit Live-Daten neu. In Exsion definieren Sie eine Download-Definition, die genau angibt, welche Tabellen und Felder Sie benötigen und welche Filter gelten sollen. Sie wird als lesbares Raster in die Arbeitsmappe geschrieben: Tabelle, Unternehmen, Felder, Filter, Verknüpfungen und Flowfield-Berechnungen.

Betrachten Sie eine Download-Definition als eine gespeicherte Abfrage. Sie merkt sich, aus welchen Business Central-Tabellen Daten abgerufen werden sollen, welche Spalten einbezogen werden sollen und wie die Ergebnisse gefiltert werden, wobei die Business Central-eigene Filtersyntax verwendet wird (01-01-26..31-03-26 für ein Quartal, 4000..4999|6100 für eine Reihe von Konten). Einmal definiert, verwenden Sie dieselbe Abfrage für jeden Berichtszyklus.

Bauen Sie Ihre Excel-Formatierung um diese Live-Datenverbindung herum auf. Verwenden Sie Pivot-Tabellen, Diagramme und Formeln, die sich auf den aktualisierbaren Datenbereich beziehen. Wenn sich die zugrunde liegenden Daten aktualisieren, wird der gesamte Bericht automatisch neu berechnet. Der Leitfaden für Managementberichte zeigt eine vollständige Vorlage, die auf diese Weise erstellt wurde.

5. Konfigurieren Sie die automatische Datenaktualisierung

Nachdem Ihre Vorlage erstellt wurde, ist der nächste Schritt der Aktualisierungsmechanismus. Exsion bietet zwei Optionen: manuelle Ein-Klick-Aktualisierung oder geplante Läufe über ExsionTime, wodurch eine Arbeitsmappe in Business Central hochgeladen und nach einem Zeitplan ausgeführt wird.

Für die meisten Controller funktioniert die Ein-Klick-Aktualisierung hervorragend. Öffnen Sie Ihren Bericht, klicken Sie auf Aktualisieren und sehen Sie zu, wie sich die Zahlen in Sekundenschnelle aktualisieren; 700.000 Sachpostenzeilen werden in weniger als fünf Sekunden geladen, und Excel bleibt während des Laufs reaktionsschnell. Der Bericht ist nun ohne Dateneingabe aktuell.

Wenn Sie Berichte zu bestimmten Zeiten bereitstellen müssen, konfigurieren Sie eine geplante Aktualisierung. Die Daten werden automatisch im gewählten Intervall abgerufen, sodass Ihr Treffen am Montagmorgen immer die Abschlusszahlen vom Freitag bereithält.

6. Schulen Sie Ihr Team und führen Sie Vorlagen ein

Eine Verbesserung der Berichterstattung bringt nur dann den vollen Nutzen, wenn das gesamte Team sie annimmt. Teilen Sie Ihre Vorlagen mit Kollegen und planen Sie eine kurze Schulung. Die meisten Anwender lernen die Grundlagen von Exsion an einem einzigen Tag.

Beginnen Sie mit einer Präsentation der Vorlage, die Sie erstellt haben. Zeigen Sie, wie die Aktualisierung funktioniert und wie sich die Daten mit Business Central verbinden. Gehen Sie dann die Erstellung einer einfachen Download-Definition durch, damit die Teammitglieder die Mechanik verstehen. Jeder lizenzierte Kollege kann das Raster bearbeiten und aktualisieren; nicht lizenzierte Kollegen können den Bericht lesen, Pivots verschieben und Details abrufen.

Erstellen Sie einen gemeinsamen Ordner für Vorlagen und legen Sie Namenskonventionen fest. Dies verhindert Doppelarbeit und stellt sicher, dass alle mit derselben Informationsquelle arbeiten. Mit der Zeit baut Ihr Team eine Bibliothek wiederverwendbarer Berichtsvorlagen auf, die für das gesamte Unternehmen nützlich sind; AASK hat genau das getan und über 20 Stunden pro Monat eingespart.

Was verursacht die manuelle Dateneingabe in der Finanzberichterstattung?

Die meisten Finanzberichterstattungssysteme wurden vor Jahrzehnten entwickelt, als direkte Datenbankverbindungen noch nicht praktikabel waren. ERP-Anbieter bauten Exportfunktionen als primären Weg zum Abrufen von Daten ein. Finanzteams behalfen sich damit, aufwendige Excel-Arbeitsmappen zu erstellen, die diese Exporte verarbeiteten.

Das Problem verschärft sich, wenn Unternehmen mehrere Datenquellen nutzen. Ein typischer Managementbericht kombiniert möglicherweise Hauptbuchdaten, Budgetzahlen und operative Kennzahlen aus verschiedenen Systemen. Ohne direkte Verbindungen muss jemand diese Informationen mühsam von Hand zusammentragen und konsolidieren.

Vielen Teams fehlt auch der Einblick in bessere Alternativen. Controller kennen Excel extrem gut, wissen aber vielleicht nicht, dass ein modernes Add-In Excel in eine Live-Berichtsschnittstelle verwandeln kann, die direkt mit Business Central verbunden ist – wobei jede Tabelle, Erweiterungstabelle und jedes Flowfield verfügbar ist.

Warum benötigen Finanzteams Echtzeit-ERP-Daten in Excel?

Der Echtzeitzugriff auf Daten verändert den Charakter der Finanzberichterstattung. Anstatt zu beantworten, „was letzten Monat passiert ist“, können Sie beantworten, „was genau in diesem Moment passiert“. Dieser Wandel ermöglicht schnellere Entscheidungen und eine reaktionsschnellere Unternehmensführung.

Denken Sie an den Monatsabschluss. Mit Live-Datenverbindungen überwachen Sie den Abschluss in Echtzeit, anstatt auf die endgültigen Berichte zu warten. Erkennen Sie Probleme sofort, wenn sie auftreten, anstatt sie erst Tage später im Überprüfungszyklus zu entdecken. Die Bankabstimmung ist ein gutes Beispiel: Bankposten (Tabelle 271) direkt neben dem Auszug, aktualisiert, sobald die Buchungen eingehen, wie unter Bankabstimmung in Excel ohne manuelle Arbeit beschrieben.

Der Echtzeitzugriff ermöglicht auch eine bessere Abweichungsanalyse. Wenn Sie jederzeit die aktuellen Ist-Zahlen neben Ihrem Budget abrufen können, erkennen Sie Probleme früher. Eine Kostenüberschreitung, die heute sichtbar ist, lässt sich leichter beheben als eine, die erst in drei Wochen entdeckt wird; der Leitfaden zur Automatisierung der Abweichungsanalyse in Business Central beschreibt die Einrichtung.

Wie hilft Ihnen Exsion, die manuelle Dateneingabe zu eliminieren?

Exsion bietet Finanzteams den schnellsten Weg von Business Central-Daten zu fertigen Excel-Berichten. Das Add-In stellt eine direkte Verbindung über die Business Central-API her, die jeden manuellen Schritt zwischen Ihrem ERP und Ihrer Tabellenkalkulation überflüssig macht. Konzerne, die zusätzlich Intercompany-Eliminierungen und Währungsumrechnungen benötigen, nutzen Exsion Corporate.

Mit Exsion arbeiten Sie direkt in Excel mit Live-Daten aus Business Central. Erstellen Sie Download-Definitionen, die genau die benötigten Informationen abrufen, verknüpfen Sie Tabellen (Exsion schlägt den Schlüssel vor; Inner Join, Outer Join, Inner Top 1 und Not Exists), kombinieren Sie mehrere Unternehmen und aktualisieren Sie alles mit einem einzigen Klick. Ihre Formeln, Pivot-Tabellen und Diagramme werden sofort aktualisiert, und 16 Live-Finanzfunktionen wie Kontosaldo und Debitorensaldo decken die Einzelwerte ab, für die keine ganze Tabelle benötigt wird.

Die Lernkurve ist minimal. Wenn Sie Business Central und Excel verstehen, haben Sie bereits das Fundament. Die meisten Anwender schließen die Einarbeitung in einer eintägigen Schulung ab und beginnen sofort mit der Berichterstellung.

Sind Sie bereit zu sehen, wie viel Zeit Sie sparen könnten? Starten Sie die 30-tägige Testversion auf der Preisseite oder fordern Sie eine Präsentation an und sehen Sie selbst, wie Exsion stundenlange Dateneingabe in Sekunden der Aktualisierungszeit verwandelt.

Häufig gestellte Fragen

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Wie lange dauert es, eine direkte Verbindung zwischen Excel und Business Central einzurichten? | Etwa fünf Minuten. Sie installieren das Exsion-Add-In aus Microsoft AppSource über die Erweiterungsverwaltung, authentifizieren sich mit Ihren Business Central-Anmeldedaten und sind bereit, Ihren ersten Bericht zu erstellen – ganz ohne Datenbankkonfiguration.

Werden meine bestehenden Excel-Berichte weiterhin funktionieren? | Ja. Exsion fügt Funktionen hinzu, ohne die Funktionsweise von Excel zu verändern. Ihre bestehenden Formeln, Formatierungen und Diagramme funktionieren weiterhin; Sie ersetzen lediglich statische Datenbereiche durch Live-Datenverbindungen aus Business Central.

Kann ich Daten aus mehreren Business Central-Unternehmen in einem einzigen Bericht abrufen? | Ja. Markieren Sie die Unternehmen in der Download-Definition, und das Ergebnis enthält eine Unternehmensspalte in einer einzigen Arbeitsmappe, was besonders für die Konzernberichterstattung zum Monatsende wertvoll ist. Die vollständige Konsolidierung mit Eliminierungen wird von Exsion Corporate übernommen.

Wie handhabt Exsion die Datensicherheit und Berechtigungen? | Exsion übernimmt Ihre bestehenden Business Central-Benutzerberechtigungen. Sie sehen in Excel nur Daten, für die Sie auch in Business Central berechtigt sind, und es muss keine separate Berechtigungsstruktur konfiguriert oder gepflegt werden.

Was ist, wenn ich Hilfe beim Erstellen eines bestimmten Berichts benötige? | Exsion bietet Schulungen und Support, um Sie bei der Erstellung jedes benötigten Berichts zu unterstützen. Die eintägige Schulung deckt Download-Definitionen, Datenschnitte, Zeitdimensionen und Pivot-Tabellen ab, und die Support-Mitarbeiter beantworten Fragen zu spezifischen Berichtsszenarien.

Kann ich Berichte so planen, dass sie sich automatisch aktualisieren? | Ja. ExsionTime lädt eine Arbeitsmappe in Business Central hoch und führt sie nach einem Zeitplan aus, sodass Ihre Berichte ohne manuelles Eingreifen aktuell bleiben und bereitstehen, wenn Sie sie brauchen.

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