Wie Sie die manuelle ERP-Dateneingabe in Excel-Berichten in 6 Schritten stoppen (2026)

Finanzcontroller verbringen im Schnitt 40 % ihrer Berichtszeit mit Dateneingabe-Aufgaben, die keinen analytischen Mehrwert bieten. Wenn Sie Daten aus Business Central in Excel-Tabellen ziehen, kennen Sie das Prozedere: Exportieren, Formatieren, Kopieren, Einfügen, doppelt prüfen, wiederholen. Aber es gibt einen besseren Ansatz, der Excel direkt mit Ihren ERP-Daten verbindet.

Exsion365 gibt Business Central-Anwendern die Möglichkeit, Live-Excel-Berichte zu erstellen, die sich mit einem Klick automatisch aktualisieren. Dieser Leitfaden führt Sie durch sechs praktische Schritte, um Copy-Paste-Workflows durch eine direkte Datenverbindung zu ersetzen, die Ihre Berichte fehlerfrei und aktuell hält.

Kurzanleitung: Wie Sie die manuelle ERP-Dateneingabe in 6 einfachen Schritten beenden

1. Prüfen Sie Ihren aktuellen Berichts-Workflow – Dokumentieren Sie, wo manuelle Dateneingaben anfallen und welche Berichte die meiste Zeit in Anspruch nehmen.

2. Identifizieren Sie Ihre zeitaufwendigsten Berichte – Priorisieren Sie Berichte, die häufig aktualisiert werden müssen oder Daten aus mehreren Datenquellen beziehen.

3. Richten Sie eine direkte Excel-zu-ERP-Verbindung ein – Installieren Sie Exsion365, um eine Live-Verbindung zwischen Excel und Business Central herzustellen.

4. Erstellen Sie Ihre erste aktualisierbare Berichtsvorlage – Entwerfen Sie einen Bericht, der Echtzeitdaten mit strukturierten Download-Definitionen abruft.

5. Konfigurieren Sie die automatische Datenaktualisierung – Richten Sie eine Aktualisierung per Klick oder nach Zeitplan ein, um Berichte ohne erneute Dateneingabe aktuell zu halten.

6. Schulen Sie Ihr Team und führen Sie die Vorlagen ein – Teilen Sie wiederverwendbare Vorlagen und arbeiten Sie Kollegen in einer kurzen Schulung ein.

Wie Sie die manuelle Dateneingabe bei Berichten von ERP zu Excel eliminieren

1. Prüfen Sie Ihren aktuellen Berichts-Workflow

Beginnen Sie damit, jeden Schritt in Ihrem aktuellen Berichtsprozess zu erfassen. Öffnen Sie einen aktuellen Finanzbericht und verfolgen Sie ihn zurück: Woher stammt jede Zahl? Wie viele Exporte, Registerkarten und Copy-Paste-Aktionen waren beteiligt?

Notieren Sie jede Datenquelle, den Zeitaufwand für jeden Export und alle manuellen Formatierungsschritte. Diese Überprüfung zeigt die tatsächlichen Kosten Ihres aktuellen Ansatzes. Die meisten Finanzteams stellen fest, dass sie monatlich 10 bis 20 Stunden für Aufgaben aufwenden, die automatisiert werden könnten.

Achten Sie besonders auf Berichte, die Daten aus mehreren Business Central-Tabellen erfordern. Diese Berichte aus mehreren Quellen erfordern in der Regel die meiste manuelle Datenverarbeitung und bieten das größte Potenzial für Verbesserungen.

2. Identifizieren Sie Ihre zeitaufwendigsten Berichte

Ordnen Sie Ihre Berichte nach dem Zeitaufwand und der Häufigkeit ihrer Erstellung. Eine monatliche GuV, die zwei Stunden dauert, ist wichtiger als ein vierteljährlicher Bericht, der drei Stunden in Anspruch nimmt. Das Ziel ist es, zuerst Ihre wirkungsvollsten Ziele zu finden.

Suchen Sie nach Berichten mit folgenden Merkmalen: Sie rufen Daten von mehreren Unternehmen ab, erfordern häufige Aktualisierungen oder kombinieren Informationen aus verschiedenen Business Central-Tabellen. Dies sind die besten Kandidaten für eine Automatisierung.

Erstellen Sie eine einfache Prioritätenliste mit drei Spalten: Berichtsname, Stunden pro Zyklus und Häufigkeit. Multiplizieren Sie die Stunden mit der Häufigkeit, um Ihren jährlichen Zeitaufwand zu erhalten. Beginnen Sie mit dem Bericht ganz oben auf dieser Liste.

3. Richten Sie eine direkte Excel-zu-ERP-Verbindung ein

Die Grundlage des automatisierten Berichtswesens ist eine Live-Verbindung zwischen Excel und Ihrem ERP-System. Mit Exsion365 können Sie das Excel-Add-in in weniger als drei Minuten direkt aus der Microsoft AppSource installieren.

Nach der Installation wird das Add-in als Seitenleiste in Excel angezeigt. Sie melden sich mit Ihren bestehenden Business Central-Anmeldedaten an. Die Verbindung berücksichtigt Ihre Benutzerrechte, sodass Sie nur die Daten sehen, für die Sie autorisiert sind.

Diese direkte Verbindung macht den Exportschritt komplett überflüssig. Anstatt eine CSV-Datei herunterzuladen und in Excel zu importieren, teilen Sie Excel einfach mit, welche Daten Sie benötigen. Die Informationen fließen direkt von Business Central in Ihre Tabelle.

4. Erstellen Sie Ihre erste aktualisierbare Berichtsvorlage

Wählen Sie einen Bericht aus Ihrer Prioritätenliste aus und erstellen Sie ihn mit Live-Daten neu. In Exsion365 definieren Sie eine „Download-Definition“, die genau festlegt, welche Datenfelder Sie benötigen und welche Filter gelten.

Stellen Sie sich eine Download-Definition wie eine gespeicherte Abfrage vor. Sie merkt sich, aus welchen Business Central-Tabellen Daten abgerufen werden sollen, welche Spalten einzuschließen sind und wie die Ergebnisse gefiltert werden. Einmal definiert, können Sie dieselbe Abfrage für jeden Berichtszyklus verwenden.

Bauen Sie Ihre Excel-Formatierung um diese Live-Datenverbindung herum auf. Verwenden Sie Pivot-Tabellen, Diagramme und Formeln, die sich auf den aktualisierbaren Datenbereich beziehen. Wenn sich die zugrunde liegenden Daten aktualisieren, berechnet sich Ihr gesamter Bericht automatisch neu.

5. Konfigurieren Sie die automatische Datenaktualisierung

Nachdem Sie Ihre Vorlage erstellt haben, besteht der nächste Schritt darin, den Aktualisierungsmechanismus einzurichten. Exsion365 bietet zwei Optionen: die manuelle Aktualisierung mit einem Klick oder geplante automatische Aktualisierungen.

Für die meisten Controller funktioniert die Aktualisierung mit einem Klick hervorragend. Öffnen Sie Ihren Bericht, klicken Sie auf Aktualisieren und sehen Sie zu, wie sich die Zahlen in Sekundenschnelle aktualisieren. Der Bericht ist nun ganz ohne Dateneingabe auf dem neuesten Stand.

Wenn Sie Berichte zu bestimmten Zeiten betriebsbereit benötigen, konfigurieren Sie eine geplante Aktualisierung. Die Daten werden automatisch in dem von Ihnen gewählten Intervall abgerufen, sodass bei Ihrem Meeting am Montagmorgen die Schlusszahlen vom Freitag immer direkt vorliegen.

6. Schulen Sie Ihr Team und führen Sie die Vorlagen ein

Eine Verbesserung des Berichtswesens bringt erst dann den vollen Nutzen, wenn das gesamte Team sie annimmt. Teilen Sie Ihre Vorlagen mit Kollegen und planen Sie eine kurze Schulung. Die meisten Anwender können die Grundlagen von Exsion365 an einem einzigen Tag erlernen.

Beginnen Sie mit einer Präsentation der von Ihnen erstellten Vorlage. Zeigen Sie, wie die Aktualisierung funktioniert und wie sich die Daten mit Business Central verbinden. Gehen Sie dann die Erstellung einer einfachen Download-Definition durch, damit die Teammitglieder die Mechanik verstehen.

Erstellen Sie einen freigegebenen Ordner für Vorlagen und legen Sie Namenskonventionen fest. Dies verhindert Doppelarbeit und stellt sicher, dass alle mit derselben Datenquelle arbeiten. Mit der Zeit wird Ihr Team eine Bibliothek von wiederverwendbaren Berichtsvorlagen aufbauen, die dem gesamten Unternehmen nützt.

Was verursacht die manuelle Dateneingabe im Finanzberichts-Wesen?

Die meisten Finanzberichtssysteme wurden vor Jahrzehnten entwickelt, als direkte Datenbankverbindungen noch nicht praktikabel waren. ERP-Anbieter bauten Exportfunktionen als primären Weg zum Datenexport. Finanzteams passten sich an, indem sie aufwendige Excel-Arbeitsmappen erstellten, die diese Exporte verarbeiteten.

Das Problem verschärft sich, wenn Unternehmen mehrere Datenquellen nutzen. Ein typischer Managementbericht kombiniert beispielsweise Hauptbuchdaten, Budgetzahlen und operative Kennzahlen aus verschiedenen Systemen. Ohne direkte Verbindungen muss jemand diese Informationen manuell zusammentragen und konsolidieren.

Vielen Teams fehlt auch der Einblick in bessere Alternativen. Controller kennen Excel extrem gut, wissen aber vielleicht nicht, dass moderne Add-ins Excel in eine Live-Berichtsschnittstelle verwandeln können, die direkt mit ihrem ERP verbunden ist.

Warum benötigen Finanzteams Echtzeit-ERP-Daten in Excel?

Der Echtzeit-Datenzugriff verändert den Charakter des Finanzberichts-Wesens grundlegend. Anstatt die Frage zu beantworten „Was ist letzten Monat passiert“, können Sie antworten: „Was passiert genau jetzt“. Dieser Wandel unterstützt schnellere Entscheidungen und ein reaktionsschnelleres Management.

Denken Sie an den Monatsabschluss. Mit Live-Datenverbindungen können Sie den Abschluss in Echtzeit überwachen, anstatt auf die endgültigen Berichte zu warten. Erkennen Sie Probleme sofort beim Entstehen, anstatt sie Tage später während der Prüfungsphase zu entdecken.

Der Echtzeit-Zugriff ermöglicht auch eine bessere Abweichungsanalyse. Wenn Sie jederzeit aktuelle Ist-Zahlen zusammen mit Ihrem Budget abrufen können, fangen Sie Probleme früher ab. Eine Budgetüberschreitung, die heute sichtbar ist, lässt sich leichter beheben als eine, die erst in drei Wochen entdeckt wird.

Wie Exsion365 Ihnen hilft, die manuelle Dateneingabe zu eliminieren

Exsion365 bietet Finanzteams den schnellsten Weg von Business Central-Daten zu fertigen Excel-Berichten. Das Add-in stellt eine direkte Verbindung her, die jeden manuellen Schritt zwischen Ihrem ERP und Ihrer Tabelle überflüssig macht.

Mit Exsion365 arbeiten Sie mit Live-Business Central-Daten direkt in Excel. Erstellen Sie Download-Definitionen, die genau die benötigten Informationen abrufen, kombinieren Sie Daten aus mehreren Tabellen und Unternehmen und aktualisieren Sie alles mit einem einzigen Klick. Ihre Formeln, Pivot-Tabellen und Diagramme werden sofort aktualisiert.

Die Lernkurve ist minimal. Wenn Sie Business Central und Excel verstehen, haben Sie bereits das Fundament. Die meisten Anwender schließen die Einarbeitung in einer eintägigen Schulung ab und beginnen sofort mit der Erstellung von Berichten.

Sind Sie bereit zu sehen, wie viel Zeit Sie sparen könnten? Fordern Sie eine Demo an und entdecken Sie, wie Exsion365 stundenlange Dateneingabe in Sekunden an Aktualisierungszeit verwandelt.

Häufig gestellte Fragen (FAQs) zur Vermeidung manueller ERP-Dateneingabe in Excel-Berichten

Wie lange dauert es, eine direkte Excel-zu-Business Central-Verbindung einzurichten?

Die Einrichtung von Exsion365 dauert etwa drei Minuten. Sie installieren das Add-in aus der Microsoft AppSource, authentifizieren sich mit Ihren Business Central-Zugangsdaten und können sofort mit dem Erstellen Ihres ersten Berichts beginnen. Keine IT-Unterstützung oder Datenbankkonfiguration erforderlich.

Werden meine bestehenden Excel-Berichte weiterhin funktionieren?

Ja. Exsion365 erweitert die Funktionen, ohne die Funktionsweise von Excel zu verändern. Ihre bestehenden Formeln, Formatierungen und Diagramme funktionieren weiterhin. Sie ersetzen einfach statische Datenbereiche durch Live-Datenverbindungen aus Business Central.

Kann ich Daten von mehreren Business Central-Unternehmen in einem Bericht zusammenführen?

Absolut. Exsion365 unterstützt das berichtübergreifende Arbeiten über mehrere Unternehmen hinweg aus einer einzigen Excel-Arbeitsmappe. Erstellen Sie Download-Definitionen für jedes Unternehmen und konsolidieren Sie die Ergebnisse mit Standard-Excel-Funktionen. Dies ist besonders wertvoll für Unternehmen, die Monatsabschlüsse konsolidieren.

Wie handhabt Exsion365 Datensicherheit und Berechtigungen?

Exsion365 berücksichtigt Ihre bestehenden Business Central-Benutzerrechte. Sie sehen im ERP-System nur Daten, für die Sie autorisiert sind. Es muss keine separate Berechtigungsstruktur konfiguriert oder gepflegt werden.

Was ist, wenn ich Hilfe beim Erstellen eines bestimmten Berichts benötige?

Exsion365 bietet Schulungen und Support an, um Sie bei der Erstellung jedes benötigten Berichts zu unterstützen. Das eintägige Training deckt Download-Definitionen, Datenschnitte, Zeitdimensionen und Pivot-Tabellen ab. Die Support-Mitarbeiter beantworten gerne Fragen zu spezifischen Berichts-Szenarien.

Kann ich automatische Aktualisierungen für Berichte planen?

Ja. Mit Exsion365 können Sie die automatische Datenaktualisierung in festgelegten Intervallen konfigurieren. Ihre Berichte bleiben ohne manuelles Zutun aktuell, sodass sie immer bereit sind, wenn Sie sie brauchen.