Wie Sie die IT-Abhängigkeit bei BC-Berichten in 7 Schritten reduzieren (2026)

Sie reduzieren die IT-Abhängigkeit bei Business Central-Berichten, indem Sie der Finanzabteilung eine direkte, berechtigungssichere Verbindung von Excel zu Business Central zur Verfügung stellen. So können Controller ihre eigenen Tabellen abrufen, die Abfrage in der Arbeitsmappe speichern und mit einem Klick aktualisieren, anstatt ein Ticket zu erstellen. Mit Exsion Reporting lässt sich das Add-In in etwa fünf Minuten über AppSource installieren, übernimmt die vorhandenen Business Central-Berechtigungen und aktualisiert 700.000 Sachpostenzeilen in weniger als fünf Sekunden – das erspart den Export, das Warten und den veralteten Download.

Dieser Leitfaden führt Sie durch sieben praktische Schritte, um diese Abhängigkeit zu verringern und die Kontrolle über Ihren Workflow für die Finanzberichterstattung zu übernehmen. Sie erfahren, wie Sie Excel direkt mit Business Central verbinden, Ad-hoc-Berichte auf Basis von Live-Daten erstellen, die Buchungen hinter jedem Wert aufschlüsseln und alles ohne die IT auf dem neuesten Stand halten.

Kurzanleitung: Wie Sie die IT-Abhängigkeit bei BC-Berichten in 7 Schritten reduzieren

1. Identifizieren Sie Ihre häufigsten Berichtsanfragen: Überprüfen Sie die Berichte, die Sie am häufigsten bei der IT anfordern, um die Einführung von Self-Service-Lösungen zu priorisieren.

2. Richten Sie den direkten Excel-zu-Business-Central-Zugriff ein: Verbinden Sie Excel über Exsion mit Ihren Business Central-Daten für eine Live-Berichterstattung.

3. Definieren Sie Ihre Datentabellen und -felder: Wählen Sie die spezifischen Business Central-Tabellen und -Felder aus, die Sie für den jeweiligen Berichtstyp benötigen.

4. Erstellen Sie wiederverwendbare Download-Definitionen: Erstellen Sie Vorlagen, die jedes Mal die richtigen Daten abrufen, sodass die Einrichtung nie wiederholt werden muss.

5. Erstellen Sie Ihren ersten Ad-hoc-Bericht: Wenden Sie Excel-Formeln und -Formatierungen auf Live-Daten aus Business Central an.

6. Aktivieren Sie den Drilldown für Transaktionsdetails: Klicken Sie sich bei Bedarf von einem Gesamtwert zu den einzelnen Posten durch.

7. Berichte nach Zeitplan oder bei Bedarf aktualisieren: Nutzen Sie die Aktualisierung mit einem Klick oder geplante Ausführungen, damit die Berichte immer aktuell bleiben.

Was ändert sich, wenn die Finanzabteilung nicht mehr auf die IT warten muss?

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Berichtsaufgabe | Über eine IT-Anfrage | Self-Service in Excel mit Exsion

Neuer Ad-hoc-Bericht | Ticket, Tage in der Warteschlange, ein bereits veralteter Download | Tabelle und Felder selbst auswählen, Daten in Sekundenschnelle in Excel

Aktualisierte Liquiditätslage vor einem Meeting | Exportieren, neu formatieren, neu senden | Arbeitsmappe öffnen, auf Aktualisieren klicken, in weniger als einer Minute fertig

Frage zu einem Gesamtwert | IT nach einer detaillierten Abfrage fragen | Details anzeigen öffnet Business Central genau bei den entsprechenden Posten

Sicherheit | Separate Zugriffsebene für Exporte und Kopien | Business Central-Berechtigungen werden übernommen, kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand

Einrichtung | Data-Warehouse-, Gateway- oder VM-Projekt | Installation über AppSource in ca. 5 Minuten, 30-Tage-Testversion

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Wie reduzieren Sie die IT-Abhängigkeit bei Ihren Business Central-Berichten?

1. Identifizieren Sie Ihre häufigsten Berichtsanfragen

Erstellen Sie zunächst eine Liste der Berichte, die Sie am häufigsten bei der IT anfordern. Dazu gehören beispielsweise fällige Forderungen, Liquiditätsübersichten oder Gewinn- und Verlustrechnungen nach Kostenstellen. Suchen Sie in Ihrem E-Mail-Verlauf und im Ticket-System nach Mustern.

Konzentrieren Sie sich auf Berichte, die Sie wöchentlich oder monatlich benötigen. Diese wiederkehrenden Anfragen nehmen am meisten IT-Zeit in Anspruch und verursachen die längsten Verzögerungen für Ihr Team. Sobald Sie diese identifiziert haben, können Sie priorisieren, welche Sie zuerst mit Self-Service-Tools angehen möchten.

Sprechen Sie auch mit Ihren Kollegen in der Finanzabteilung. Diese haben wahrscheinlich eine eigene Wunschliste mit Berichten, die es nie ganz an die Spitze der IT-Warteschlange schaffen. Durch die Zusammenführung dieser Anforderungen können Sie Argumente für eine Veränderung sammeln und sicherstellen, dass alle davon profitieren.

2. Richten Sie den direkten Excel-zu-Business-Central-Zugriff ein

Die Grundlage für eine IT-unabhängige Berichterstattung ist eine direkte Verbindung zwischen Excel und Ihren Business Central-Daten. Dadurch entfallen Exporte, Dateiübertragungen und veraltete Momentaufnahmen. Stattdessen arbeiten Sie mit Live-Informationen.

Mit Exsion Reporting installieren Sie ein Excel-Add-In, das sich über die API mit Ihrer Business Central-Umgebung verbindet. Die Erweiterung wird in etwa fünf Minuten über die Erweiterungsverwaltung aus AppSource installiert, der Lizenzschlüssel für die 30-tägige Testversion kommt innerhalb einer Minute per E-Mail an, und die Benutzer benötigen keine weiteren Berechtigungen als die, die sie ohnehin schon in Business Central haben. Es wird kein Data Warehouse, kein Azure SQL-Replikat, keine VM und kein Gateway benötigt.

Ihre bestehenden Business Central-Benutzerberechtigungen regeln, auf welche Daten Sie zugreifen können. Es gelten dieselben Sicherheitsregeln: Sie sehen nur das, wofür Sie autorisiert sind, und die IT muss keine separate Zugriffsebene verwalten.

3. Definieren Sie Ihre Datentabellen und -felder

Sobald die Verbindung hergestellt ist, wählen Sie die benötigten Business Central-Tabellen und -Felder aus. Für einen Forderungsbericht greifen Sie auf Debitorenposten (Tabelle 21) und Detaillierte Debitorenposten (Tabelle 379) zu. Für die Bestandsanalyse wählen Sie Artikelposten (Tabelle 32). Die Tabellennamen entsprechen den Bezeichnungen in Business Central, und auch Erweiterungstabellen sowie FlowFields stehen zur Verfügung.

Sie sind nicht auf eine Tabelle zur Zeit beschränkt. Fügen Sie eine zweite Tabelle hinzu, und Exsion schlägt den Join-Key vor; mit Inner-, Outer-, Inner-Top-1- und Not-Exists-Joins können Sie Debitoren, Verkäufe und Posten in einem einzigen Bericht kombinieren, wie in So verknüpfen Sie Business Central-Tabellen in Excel erklärt. Dies macht mehrere Exporte und manuelle SVERWEIS-Arbeiten überflüssig.

Halten Sie Ihren ersten Bericht einfach. Wählen Sie eine einzelne Tabelle und 5 bis 10 Schlüsselfelder aus und machen Sie sich mit dem Arbeitsablauf vertraut, bevor Sie ihn komplexer gestalten. Sie können ihn später jederzeit erweitern.

4. Erstellen Sie wiederverwendbare Download-Definitionen

Eine Download-Definition ist eine gespeicherte Konfiguration, die festlegt, welche Tabellen, Felder und Filter verwendet werden sollen. In Exsion wird diese als lesbares Raster (Tabelle, Mandanten, Felder, Filter, Verknüpfungen) in die Arbeitsmappe geschrieben, sodass Sie sie nach der einmaligen Erstellung mit einem einzigen Klick erneut ausführen können. Es ist nicht nötig, den Bericht jeden Monat von Grund auf neu zu erstellen.

Geben Sie jeder Definition einen eindeutigen Namen wie „Monatliche OP-Liste nach Debitor“ oder „Wöchentliche Verkäufe nach Region“. Wenn ein Kollege denselben Bericht benötigt, kann er Ihre Definition verwenden, anstatt eine eigene zu erstellen. Dies sorgt für Konsistenz in Ihrem Team.

Speichern Sie Ihre Definitionen an einem freigegebenen Ort oder in einer Team-Bibliothek. Jeder lizenzierte Kollege kann das Raster bearbeiten und aktualisieren, und Kollegen ohne Lizenz können den Bericht dennoch lesen, Pivottabellen verschieben und Drilldowns durchführen. Finanzteams, die Vorlagen gemeinsam nutzen, berichten von weniger Doppelarbeit und einer schnelleren Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

5. Erstellen Sie Ihren ersten Ad-hoc-Bericht

Bringen Sie nun Ihre Definition zum Einsatz. Führen Sie den Download aus, und Ihre ausgewählten Daten erscheinen in Sekundenschnelle in Excel. Von hier aus können Sie Formeln, Pivottabellen, bedingte Formatierungen oder Diagramme anwenden. Sie nutzen dabei Fähigkeiten, die Sie bereits besitzen.

Beginnen Sie mit etwas Praktischem. Eine einfache Fälligkeitsübersicht gruppiert Forderungen in Zeiträume von 30, 60 und über 90 Tagen. Fügen Sie unten SUMME-Formeln hinzu, gestalten Sie die Zellen farbig, und schon haben Sie einen funktionstüchtigen Bericht. Die Daten sind live, sodass die Zahlen Ihre aktuelle Business Central-Umgebung widerspiegeln.

Sie müssen kein neues Tool oder eine neue Abfragesprache erlernen. Filter nutzen die Business Central-eigene Filtersyntax (z. B. 01-01-26..31-03-26 für ein Quartal, 8* für einen Kontenbereich), sodass alles in der gewohnten Excel-Oberfläche geschieht, die Sie täglich nutzen. Das hält die Lernkurve flach und ermöglicht es Ihnen, sich auf die Analyse statt auf die Technologie zu konzentrieren.

6. Aktivieren Sie den Drilldown für Transaktionsdetails

Zusammenfassungen sind hilfreich, aber manchmal müssen Sie die zugrunde liegenden Buchungen sehen. Mit der Drilldown-Funktion können Sie auf einen Wert klicken und die einzelnen Posten anzeigen, aus denen er sich zusammensetzt. Dies ist für Audits und Abweichungsanalysen unerlässlich.

In Exsion funktioniert der Drilldown direkt aus Ihren Excel-Zellen heraus. „Details anzeigen“ öffnet Business Central gefiltert nach dem genauen Konto und Datumsbereich hinter der Zelle, und ein Doppelklick in einer Pivottabelle zeigt die zugrunde liegenden Zeilen auf einem neuen Blatt an. Sie können jede Zahl in Sekundenschnelle bis zu ihren Ursprungsposten zurückverfolgen; die Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter So führen Sie einen Drilldown zu Transaktionen in Excel für Business Central durch.

Dies verändert die Art und Weise, wie Sie auf Fragen des Managements reagieren. Anstatt die IT um eine detaillierte Abfrage zu bitten, führen Sie den Drilldown selbst durch. Antworten liegen in Echtzeit vor und Sie behalten die volle Transparenz über Ihre Daten.

7. Berichte nach Zeitplan oder bei Bedarf aktualisieren

Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Berichte aktuell zu halten. Manuelle Exporte sind veraltet, sobald sie erstellt wurden. Mit einer angebundenen Lösung aktualisieren Sie die Daten bei Bedarf oder richten automatisierte Abläufe ein.

Die Aktualisierung mit einem Klick bringt alle Daten in Ihrer Arbeitsmappe auf den neuesten Stand, während Ihre Formatierungen, Formeln und Diagramme erhalten bleiben. Ihre Berichtsvorlage für den Monatsabschluss kann unbegrenzt wiederverwendet werden. Klicken Sie auf „Aktualisieren“, und die Zahlen werden an die heutigen Business Central-Daten angepasst; 700.000 Sachpostenzeilen werden in weniger als fünf Sekunden geladen, und Excel bleibt während des Vorgangs voll einsatzbereit.

Für Berichte, die den Stakeholdern regelmäßig zur Verfügung gestellt werden müssen, lädt ExsionTime eine Arbeitsmappe in Business Central hoch und führt sie nach einem Zeitplan aus. Die geplanten Bereitstellungsoptionen senden die fertigen Dateien per E-Mail oder in einen SharePoint-Ordner. Sie richten es einmal ein und das System kümmert sich zukünftig um die Verteilung.

Welche Risiken birgt die Abhängigkeit von der IT bei jedem Bericht?

Sich bei routinemäßigen Finanzberichten auf die IT zu verlassen, schafft einen Engpass, der Ihren gesamten Arbeitsablauf beeinträchtigt. Anfragen liegen in einer Warteschlange, und bis Sie das Ergebnis erhalten, haben sich die zugrunde liegenden Daten unter Umständen bereits geändert. Sie treffen Entscheidungen auf der Grundlage der Zahlen von gestern.

Zudem entstehen Opportunitätskosten. IT-Teams haben begrenzte Kapazitäten, und jede Anfrage für einen benutzerdefinierten Bericht hält sie von Infrastruktur-, Sicherheits- und Systemverbesserungen ab. Die CFO Signals-Umfrage von Deloitte für das 4. Quartal 2025 ergab, dass die Hälfte der CFOs die digitale Transformation des Finanzwesens als oberste Priorität einstuft, wobei die Automatisierung den Mitarbeitern den Rücken für höherwertige Analysen freihält.

Self-Service-Reporting verlagert Routineaufgaben auf die Personen, die die Daten verstehen. Ihr Finanzteam erhält schneller Antworten und die IT kann sich auf Projekte konzentrieren, die das Unternehmen voranbringen.

Wie verbessert die Excel-Integration die Geschwindigkeit der Finanzberichterstattung?

Die Excel-Integration eliminiert den Zyklus aus Export, Import und Formatierung, der die traditionelle Berichterstattung verlangsamt. Der in Business Central integrierte Export nach Excel liefert Ihnen die Kopie einer Liste; eine angebundene Arbeitsmappe liefert Ihnen die Abfrage selbst. Die Daten fließen direkt in Ihre Arbeitsmappe und Sie können sofort damit arbeiten.

Betrachten wir ein typisches Szenario: Ein Manager bittet vor einer Besprechung um aktualisierte Zahlen zur Liquiditätslage. Mit einer angebundenen Arbeitsmappe öffnen Sie die Datei, klicken auf „Aktualisieren“ und teilen die Ergebnisse in weniger als einer Minute. Keine Tickets, kein Warten, keine veralteten Daten. Derselbe Ansatz funktioniert für die Bankabstimmung in Excel, bei der die Bankkontoposten (Tabelle 271) direkt neben dem Auszug liegen.

Geschwindigkeit ist wichtig beim Monatsabschluss, bei Audits und bei der Budgetplanung. Jeder eingesparte Tag summiert sich zu spürbaren Produktivitätsgewinnen. Teams, die auf Self-Service-Excel-Berichte umsteigen, verkürzen ihren Abschlusszyklus oft um mehrere Tage; AASK zum Beispiel sparte nach der Umstellung seiner Berichte auf Exsion über 20 Stunden pro Monat ein.

Wie hilft Ihnen Exsion dabei, unabhängige Business Central-Berichte zu erstellen?

Exsion wurde für Controller und Finanzexperten entwickelt, die Daten ohne Umwege benötigen. Das Excel-Add-In verbindet sich direkt mit Ihrer Business Central-Umgebung, sodass Sie jede Tabelle und jedes Feld in eine vertraute Tabellenkalkulation übertragen können. Sie behalten die Kontrolle über Ihre Daten, und 16 Live-Finanzfunktionen (Kontosaldo, Debitorensaldo, Dimensionsname und mehr) decken die Einzelwerte ab, für die keine ganze Tabelle benötigt wird.

Das Tool unterstützt mandanten- und umgebungsübergreifende Berichte: Markieren Sie die Mandanten im Raster, und das Ergebnis erhält eine Mandantenspalte, sodass Sie Zahlen über verschiedene Einheiten hinweg ohne manuelles Zusammenführen kombinieren können. Unternehmensgruppen, die konzerninterne Eliminierungen und Währungsumrechnungen benötigen, nutzen Exsion Corporate. Die Sicherheit entspricht Ihren bestehenden Business Central-Berechtigungen, und es muss keine separate Benutzerverwaltung gepflegt werden.

Mit Aktualisierung per Mausklick, Drilldown zu den Buchungen und wiederverwendbaren Vorlagen bietet Exsion das, was Finanzteams am meisten benötigen: Schnelligkeit, Genauigkeit und Unabhängigkeit. Die Preise sind transparent und die 30-Tage-Testversion entspricht dem vollen Produkt; besuchen Sie die Preisseite oder fordern Sie eine Demo an, um zu sehen, wie es in Ihren Berichts-Workflow passt.

Häufig gestellte Fragen

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Kann ich mit dem Self-Service-Reporting auf alle Business Central-Tabellen zugreifen? | Ja. Exsion bietet Ihnen Zugriff auf alle Standard- und benutzerdefinierten Tabellen in Ihrer Business Central-Umgebung, einschließlich Erweiterungstabellen und FlowFields. Ihre Berechtigungen in Business Central bestimmen, welche Daten Sie abrufen können: Wenn Sie sie dort einsehen können, können Sie sie auch in Excel laden.

Benötige ich technische Kenntnisse, um Excel-basierte Berichte einzurichten? | Nein. Wenn Sie mit Excel vertraut sind, bringen Sie bereits alle erforderlichen Fähigkeiten mit. Sie wählen Tabellen und Felder aus und die Daten erscheinen in Ihrer Tabellenkalkulation, ohne dass Programmieraufwand oder Abfragesprachen erforderlich sind.

Wie geht Exsion mit mehreren Mandanten in Business Central um? | Exsion unterstützt mandantenübergreifende Berichte nativ. Markieren Sie die gewünschten Mandanten im Raster, und die Daten mehrerer Gesellschaften landen in einer einzigen Arbeitsmappe mit einer Mandantenspalte – ideal für Analysen auf Konzernebene, ohne auf die IT angewiesen zu sein.

Sind die Daten beim Öffnen meines Berichts immer aktuell? | Berichte zeigen Live-Daten aus Business Central, sobald Sie diese aktualisieren. Sie entscheiden, wann Sie die neuesten Zahlen abrufen, und die Aktualisierung mit einem Klick bringt alles in Sekundenschnelle auf den neuesten Stand, sodass Ihre Berichte die aktuellen Buchungen widerspiegeln.

Was ist, wenn ich Berichte mit Kollegen teilen möchte, die Exsion nicht nutzen? | Kollegen ohne Lizenz können die Arbeitsmappe öffnen, lesen, Pivottabellen verschieben und Drilldowns nutzen. Wenn Sie eine statische Momentaufnahme bevorzugen, wandelt die Funktion „Formeln in Werte“ die Arbeitsmappe vor dem Teilen in einfache Zahlen um, während Ihre Originalvorlage intakt bleibt.

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