So exportieren Sie Live-BC-Managementdaten in 6 Schritten nach Excel (2026)

Um aktuelle Business Central-Managementdaten in Excel zu importieren, installieren Sie ein Excel-Add-In, das Business Central über die API abfragt. Melden Sie sich mit Ihren normalen Business Central-Anmeldedaten an, wählen Sie die benötigten Tabellen und Felder aus, gestalten Sie den Bericht in Excel und aktualisieren Sie ihn jeden Monat mit einem einzigen Klick. Mit Exsion Reporting dauert die gesamte Einrichtung etwa 15 Minuten, die erste Aktualisierung von 700.000 Sachposten-Zeilen dauert weniger als fünf Sekunden, und der Bericht kann bei jedem Abschluss ohne erneuten Export wiederverwendet werden.

Das ist die Kurzversion. Der Rest dieses Leitfadens führt Sie detailliert durch die sechs Schritte, erklärt, warum die Export-und-Einfüge-Routine den Monatsabschluss unnötig verlangsamt, und listet die Business Central-Tabellen auf, aus denen die meisten Managementberichte schöpfen.

Kurzanleitung: So importieren Sie Live-Daten aus Business Central in 6 Schritten in Excel

1. Installieren Sie das Exsion Excel-Add-In. Fügen Sie die Reporting-Erweiterung in weniger als fünf Minuten aus AppSource hinzu.

2. Verbinden Sie sich mit Ihrer Business Central-Umgebung. Melden Sie sich mit Ihren vorhandenen Business Central-Anmeldedaten an.

3. Wählen Sie die benötigten Tabellen und Felder aus. Wählen Sie die spezifischen Datenpunkte für Ihren Managementbericht aus.

4. Erstellen Sie Ihr Berichtslayout in Excel. Gestalten Sie die Struktur mit der Excel-Formatierung, die Sie bereits kennen.

5. Aktualisieren Sie Ihre Daten mit einem Klick. Laden Sie in Sekundenschnelle die neuesten Zahlen aus Business Central.

6. Teilen und nutzen Sie Ihre Vorlagen wieder. Speichern Sie den Bericht für die wiederkehrende Verwendung am Monatsende.

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Schritt | Was Sie tun | Typische Dauer

1. Add-In installieren | Installieren Sie Exsion Reporting aus AppSource über die Erweiterungsverwaltung | Ca. 5 Minuten

2. Verbinden | Melden Sie sich auf der Registerkarte „Exsion“ mit Ihren Business Central-Anmeldedaten an | 1 bis 2 Minuten

3. Tabellen und Felder auswählen | Wählen Sie Sachposten (17), Hauptbuch- und Budgettabellen aus, filtern Sie an der Quelle | 5 bis 10 Minuten

4. Layout erstellen | Pivots, Formeln, bedingte Formatierung, Diagramme | Abhängig vom Bericht

5. Aktualisieren | Ein Klick, 700.000 Sachposten-Zeilen in unter 5 Sekunden | Sekunden

6. Teilen und wiederverwenden | Als Vorlage speichern, im nächsten Monat öffnen und aktualisieren | Minuten pro Abschluss

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Wie zieht man Live-Management-Informationen aus Business Central in Excel?

1. Installieren Sie das Exsion Excel-Add-In

Installieren Sie zunächst Exsion Reporting aus Microsoft AppSource über die Erweiterungsverwaltung in Business Central. Sie benötigen Administratorrechte in Business Central, um diesen Schritt auszuführen. Die Installation dauert etwa fünf Minuten und erfordert in den meisten Unternehmen keine IT-Unterstützung; es muss kein Data Warehouse, kein Azure SQL-Replikat, keine VM und kein Gateway eingerichtet werden.

Nach der Installation erscheint das Add-In in Ihrer Excel-Menüleiste. Von dort aus können Sie auf jede Business Central-Tabelle zugreifen, einschließlich Erweiterungstabellen und FlowFields, ohne Ihre Tabellenkalkulation zu verlassen. Die 30-Tage-Testversion ist das vollständige Produkt, und der Test-Lizenzschlüssel kommt innerhalb von ca. einer Minute per E-Mail.

2. Verbinden Sie sich mit Ihrer Business Central-Umgebung

Öffnen Sie Excel und gehen Sie auf die Registerkarte „Exsion“. Klicken Sie auf „Verbinden“ und melden Sie sich mit Ihren standardmäßigen Business Central-Anmeldedaten an. Das Add-In übernimmt Ihre Business Central-Benutzerrechte, sodass Sie nur die Daten sehen, für die Sie autorisiert sind, und es muss kein zweites Sicherheitsmodell gepflegt werden.

Diese Verbindung bleibt über verschiedene Sitzungen hinweg aktiv. Sie müssen sich nicht jedes Mal neu authentifizieren, wenn Sie Ihre Berichtsdatei öffnen.

3. Wählen Sie die benötigten Tabellen und Felder aus

Managementberichte basieren in der Regel auf mehreren Tabellen: Sachposten, Debitorenbuchungen, Artikelposten und Budgetposten. Mit Exsion kombinieren Sie Daten aus all diesen Tabellen in einem einzigen Excel-Managementbericht, und die Abfragedefinition wird als lesbares Raster (Tabelle, Mandanten, Felder, Filter, Verknüpfungen) in die Arbeitsmappe geschrieben.

Wählen Sie nur die für Ihren Bericht relevanten Felder aus. Für eine Gewinn- und Verlustrechnung können Sie beispielsweise Buchungsdatum, Sachkontonummer, Betrag und Dimensionswerte aus der Tabelle „Sachposten“ (Tabelle 17) abrufen. Filtern Sie an der Quelle mit der Business Central-eigenen Filtersyntax, zum Beispiel 01-01-26..31-03-26 beim Buchungsdatum oder 4000..4999|6100 beim Konto. Das reduziert die Datenmenge, die in Ihre Arbeitsmappe übertragen wird.

4. Erstellen Sie Ihr Berichtslayout in Excel

Gestalten Sie den Managementbericht mit Standard-Excel-Funktionen. Erstellen Sie Pivot-Tabellen, fügen Sie bedingte Formatierungen hinzu und erstellen Sie Diagramme. Da die Datenverbindung live ist, aktualisieren sich diese Visualisierungen bei einer Aktualisierung automatisch.

Finanzteams erstellen oft wiederverwendbare Ein-Klick-Vorlagen für ihre häufigsten Berichte. Eine gut strukturierte Vorlage sorgt dafür, dass der Abschluss des nächsten Monats direkt mit der fertigen Formatierung beginnt. Bei sehr großen Datensätzen können Sie die Daten direkt in das PivotTable-Datenmodell ausgeben; Exsion hat auf diese Weise bereits 25 Millionen Business Central-Zeilen in eine einzige Pivot-Tabelle geladen.

5. Aktualisieren Sie Ihre Daten mit einem Klick

Wenn Sie aktuelle Zahlen benötigen, klicken Sie auf „Aktualisieren“ in der Exsion-Menüleiste. Das Add-In fragt Business Central direkt ab und aktualisiert Ihren Bericht mit dem aktuellen Datenbestand. Es ist nicht nötig, Zahlen manuell zu exportieren, herunterzuladen oder zu kopieren.

Diese Aktualisierung erfolgt in Sekundenschnelle, nicht in Minuten: 700.000 Zeilen an Sachposten werden in unter fünf Sekunden geladen, und Excel bleibt während des Vorgangs voll funktionsfähig. Für Unternehmen, die mehrere Mandanten in Business Central verwalten, markieren Sie einfach die Mandanten im Raster. Das Ergebnis erhält eine Mandantenspalte, sodass Sie Daten über alle Einheiten hinweg in einem einzigen Arbeitsgang abrufen. Konzerne, die zudem Eliminierungen und Währungsumrechnungen benötigen, nutzen Exsion Corporate für die konsolidierte Konzernberichterstattung.

6. Teilen und nutzen Sie Ihre Vorlagen wieder

Speichern Sie den fertigen Bericht als Vorlage. Öffnen Sie die Datei im nächsten Monat und aktualisieren Sie sie einfach. Das Layout, die Formeln und die Formatierung bleiben erhalten, während die zugrundeliegenden Zahlen aktualisiert werden, um den aktuellen Zeitraum widerzuspiegeln.

Teilen Sie diese Vorlagen mit Kollegen. Lizenzierte Kollegen können die Abfrage bearbeiten und aktualisieren; Kollegen ohne Lizenz können den Bericht lesen, Pivot-Tabellen verschieben und Drilldowns durchführen. Jeder Benutzer sieht nur die Daten, die durch seine eigenen Business Central-Berechtigungen freigegeben sind, wodurch die Zugriffskontrolle im gesamten Finanzteam gewahrt bleibt.

Warum dauert das Berichtswesen zum Monatsende in Business Central so lange?

Der traditionelle Ansatz exportiert Daten aus Business Central in CSV oder Excel und kopiert diese Zahlen dann in formatierte Berichte. Jeder Export ist eine Momentaufnahme. Bis Sie die Erstellung des Berichts abgeschlossen haben, können sich die Quelldaten bereits wieder geändert haben.

Diese Lücke zwischen Datenexport und Fertigstellung des Berichts führt zu zwei Problemen. Erstens spiegeln Ihre Berichte nicht die allerneuesten Transaktionen wider. Zweitens zwingt Sie jede nach dem Export gebuchte Anpassung dazu, den Prozess von vorne zu beginnen.

Eine direkte Verbindung beseitigt diese Verzögerung. Der Excel-Bericht zieht die Daten genau in dem Moment, in dem Sie sie benötigen, und die Aktualisierung erfordert nur einen Klick anstelle eines mehrstufigen Export-Workflows. Der Microsoft-eigene Export nach Excel ist zwar gut für einen schnellen Blick auf eine Liste, aber es bleibt eine Kopie, die schnell veraltet.

Welche Informationen können Sie aus Business Central in Excel importieren?

Business Central speichert umfangreiche Finanz- und Betriebsdaten in Hunderten von Tabellen. Für die Finanzberichterstattung werden am häufigsten folgende Tabellen verwendet:

• Sachposten (Tabelle 17): alle gebuchten Hauptbuchtransaktionen mit Datum, Beträgen und Dimensionen

• Debitorenbuchungen (Tabelle 21): Rechnungen, Zahlungen und offene Posten nach Debitor

• Kreditorenbuchungen (Tabelle 25): Einkaufsrechnungen, Zahlungen und fällige Beträge

• G/L-Budgetposten (Tabelle 96): Planungszahlen für die Abweichungsanalyse

• Artikelposten (Tabelle 32): Lagerbewegungen und, zusammen mit Wertposten (Tabelle 5802), Bewertungen

Mit dem richtigen Werkzeug können Sie diese Tabellen in Excel verknüpfen, ohne SQL-Code schreiben zu müssen. Fügen Sie eine Tabelle hinzu und Exsion schlägt den Schlüssel vor. Es stehen Inner, Outer, Inner Top 1 und Not Exists Joins zur Verfügung, sodass Sie sich auf die Analyse statt auf die Datenverknüpfung konzentrieren können. Die Bankabstimmung ist ein gutes Beispiel: Die Bankkontobuchungen (Tabelle 271) direkt neben dem Kontoauszug in einem Blatt, wie im Artikel Bankabstimmung in Excel ohne manuelle Arbeit beschrieben.

Wie hilft Ihnen Exsion bei der Erstellung von Echtzeit-Managementberichten?

Exsion verbindet Excel direkt mit Ihrer Business Central-Umgebung. Das Exsion Reporting Add-In läuft vollständig innerhalb von Excel, sodass keine neue Benutzeroberfläche erlernt werden muss. Controller, die mit Pivot-Tabellen und Formeln vertraut sind, können nach einer kurzen Einführung sofort mit der Berichterstellung beginnen.

Das Add-In unterstützt den Drilldown auf Transaktionen. „Details anzeigen“ öffnet Business Central gefiltert nach dem genauen Konto und Datumsbereich, der hinter einer Zelle liegt, und ein Doppelklick in einer Pivot-Tabelle zeigt die zugrundeliegenden Zeilen. Wenn eine Zahl unerwartet aussieht, können Sie sie untersuchen, ohne irgendetwas neu aufbauen zu müssen. Neben Tabellenabfragen sorgen 16 Live-Finanzfunktionen (Kontosaldo, Kontoname, Debitorensaldo, Dimensionsname und mehr) dafür, dass einzelne Zahlen direkt in eine Zelle eingetragen werden.

Für Unternehmen, die mehrere rechtliche Einheiten verwalten, konsolidiert Exsion Corporate Daten über Mandanten hinweg mit Intercompany-Eliminierungen und Währungsumrechnungen. Finanzverantwortliche erhalten eine konsolidierte Sicht auf die Konzernleistung und behalten gleichzeitig die Möglichkeit, einzelne Tochtergesellschaften zu analysieren. Der Leitfaden zur Konsolidierung mehrerer Mandanten in Business Central beschreibt diese Einrichtung Schritt für Schritt.

Sind Sie bereit, Berichte nicht mehr jeden Monat von Grund auf neu zu erstellen? Starten Sie die 30-tägige Testversion über die Preisseite oder vereinbaren Sie eine Demo, um zu sehen, wie Exsion in Ihren Reporting-Workflow passt.

Häufig gestellte Fragen

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Wie lange dauert es, eine Live-Verbindung zwischen Business Central und Excel einzurichten? | Die Ersteinrichtung dauert etwa 15 Minuten: Installation der Exsion-Erweiterung aus AppSource, Anmeldung und Durchführung der ersten Aktualisierung. Die meisten Finanzteams erstellen ihren ersten Managementbericht bereits wenige Stunden nach dem Start.

Funktioniert Exsion mit Business Central Online und On-Premises? | Ja, beide Bereitstellungsmodelle werden unterstützt. Cloud-Umgebungen verbinden sich mit Standard-OAuth-Authentifizierung über die Microsoft-Identitätsplattform, und On-Premises-Installationen verbinden sich über sichere Webdienste.

Kann ich Daten für mehrere Mandanten gleichzeitig aktualisieren? | Ja. Wählen Sie die Mandanten im Exsion-Raster aus. Das Ergebnis enthält eine Mandantenspalte, was für die Konzernberichterstattung nützlich ist, wenn Sie Zahlen von mehreren Tochtergesellschaften in einer Ansicht benötigen. Für Eliminierungen und Währungsumrechnungen bietet Exsion Corporate eine vollständige Konsolidierung.

Was passiert mit meinen bestehenden Excel-Berichten, wenn ich Exsion verwende? | Sie funktionieren weiterhin wie gewohnt. Exsion fügt eine Live-Verbindung hinzu, ohne bestehende Workflows zu stören, und viele Anwender stellen ihre statischen Berichte schrittweise um, beginnend mit den zeitaufwendigsten.

Wie handhabt Exsion die Benutzerberechtigungen? | Exsion übernimmt die Berechtigungsstruktur von Business Central. Wenn ein Benutzer bestimmte Datensätze in Business Central nicht einsehen darf, sieht er sie auch in Excel nicht, sodass Vorlagen sicher im Team geteilt werden können.

Welche Schulung benötige ich, um Exsion für das Management-Reporting zu nutzen? | Die meisten Controller schließen ihre Schulung an einem einzigen Tag ab. Da das Tool innerhalb von Excel läuft, wenden die Benutzer die Pivot- und Formelkenntnisse an, die sie bereits besitzen.

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