Wie die N+P Group die Berichterstattung in Business Central über 45 Einheiten hinweg skaliert hat

Stellen Sie sich 45 Unternehmen vor, jedes mit seinem eigenen Hauptbuch und seinen eigenen Bankkonten, und einen Gruppen-Controller, der bis Montagmorgen wissen muss, wie viel Liquidität die Gruppe hält. In den meisten Finanzabteilungen beschreibt dieser Satz ein ganzes Projekt. Bei der N+P Group beschreibt er eine Aktualisierung.

N+P verwandelt Abfall in nachhaltige Ressourcen. Das Unternehmen handelt mit Abfallströmen, sortiert Wertstoffe in Rohstoffströme und verarbeitet das, was nicht recycelt werden kann, zu alternativen Brennstoffen. Mit mehr als 500 Mitarbeitern in Großbritannien und den Niederlanden und rund 45 rechtlichen Einheiten macht diese Struktur die Berichterstattung zu einer täglichen logistischen Herausforderung. Group Financial Controller Chris Hoyle hat die Alternative aus nächster Nähe miterlebt. Er hat einmal Business Central für ein Unternehmen ohne Exsion implementiert, nennt das im Nachhinein einen Fehler und erinnert sich an ein Team, das die ersten sechs Monate damit verbrachte, Berichte herunterzuladen und von Hand zusammenzustellen.

Eine Struktur, drei Flughöhen

Das Berichtswesen bei N+P basiert auf standardisierten Excel-Berichten, die über Exsion Reporting direkt aus Business Central geladen werden. Dieselbe Logik bedient drei Flughöhen: die einzelne rechtliche Einheit, die Geschäftseinheit und den Konzern. Aus dieser Struktur gehen zwei monatliche Management-Konsolidierungen und eine Gesellschafter-Konsolidierung hervor, und niemand muss diese aus separaten Downloads zusammenstellen.

Die Mechanik ist einfacher als sie klingt. In Business Central ist jede Einheit ein eigenes Unternehmen mit eigenen Tabellen für Sachposten und Bankkontoposten. Im Abfragegitter hakt das Team die gewünschten Unternehmen an, und es wird eine einzige Tabelle mit einer Unternehmensspalte ausgegeben, was die Berichterstattung auf Gruppenebene ohne einen Export pro Einheit ermöglicht. Gruppen, die zusätzlich konzerninterne Eliminierungen und Währungsumrechnungen benötigen, können Exsion Corporate hinzufügen, und unser Leitfaden zur Konsolidierung mehrerer Unternehmen in Excel zeigt, wie die Teile zusammenpassen. Microsoft dokumentiert seinen eigenen Konsolidierungsweg für formelle konsolidierte Abschlüsse.

Der praktische Unterschied zeigt sich beim Monatsabschluss. Eine Aktualisierung von 700.000 Sachpostenzeilen dauert weniger als fünf Sekunden. Das Team aktualisiert die Berichte also im Laufe des Abschlusses und erkennt Probleme, solange noch Zeit ist, sie zu beheben. Der Gruppen-Controller prüft den Abschluss jeden Morgen, anstatt darauf zu warten, dass man ihm sagt, er sei fertig.

Liquidität wurde von einer monatlichen Schätzung zu einer wöchentlichen Kennzahl

Die Konsolidierung der Liquidität über 40 bis 50 Einheiten hinweg, von denen jede ihre eigenen Bankkonten hat, ist eine Aufgabe, die jede zur Verfügung stehende Zeit ausfüllt. Hoyle sagt, dass das Team ohne direkten Datenzugriff die Liquidität der Gruppe bestenfalls einmal im Monat überprüfen konnte, und in einem Umfeld, in dem sich Positionen schnell verändern, ist das nicht schnell genug. Heute läuft der konsolidierte Cashflow-Bericht jede Woche auf Einheiten-, Geschäftsbereichs- und Gruppenebene und dient sowohl dem täglichen Cash-Management als auch dem Liquiditätsbild, das dem Management vorliegt.

An den Banken hat sich nichts geändert. Der Schritt des Datensammelns ist weggefallen, und damit auch der Grund, warum die Liquidität nur monatlich überprüft werden konnte.

Die Liquidität ist ein guter Stresstest für jede Gruppe, da sie jedes Bankkonto in jeder Einheit betrifft. Ein Bericht, der das übersteht, hat das Multi-Company-Problem bereits für alles andere gelöst. Sobald die Abfrage eine Unternehmensspalte zurückgibt, kann dieselbe Tabelle für Liquidität, Umsatz und Marge genutzt werden, weshalb N+P nicht für jede Frage eine neue Struktur aufbauen musste.

Abbildung: Die N+P Group auf einen Blick. Quelle: N+P Group Fallstudie, Exsion365, Juni 2026.

Tonnage direkt neben der Marge

Die Handelssparte von N+P bringt eine Besonderheit mit sich, mit der die meisten Finanzteams nie konfrontiert werden. Tonnagedaten aus der operativen Software fließen in Business Central ein, sodass derselbe Bericht operative und finanzielle Zahlen nebeneinander enthalten kann. Das Team strukturiert die Berichte nach Kunden und Lieferanten und liest Umsatz, Umsatzkosten und Marge für jeden Vertrag ab. Da das Budget derselben Struktur folgt, werden Abweichungen zum Monatsende sichtbar, ohne dass etwas neu aufgebaut werden muss, und ein Vertrag, dessen Marge abgerutscht ist, befindet sich in derselben Ansicht wie die Tonnage, die dies erklärt.

Der Bereich, der mitskalierte, waren die Menschen

N+P ist in vier Jahren von 7 auf 50 Exsion-Lizenzen gewachsen, und man sollte offen sagen, was diese Zahl bedeutet: Es ist eine Erfolgsgeschichte der Akzeptanz, nicht des Einkaufs. Das gesamte Finanzteam arbeitet in derselben Berichtsumgebung, vom Management-Team bis hin zu den Administratoren an den einzelnen Standorten.

Drei Dinge sorgen dafür, dass dies funktioniert. Neue Kollegen erhalten an ihrem ersten Tag Zugang und bekommen im Rahmen eines Patensystems einen erfahrenen Anwender an die Seite gestellt. Nach ein paar Sitzungen an zwei Tagen arbeiten sie bereits selbstständig. Anfragen aus dem operativen Geschäft, die sich auf 10 bis 20 pro Monat belaufen, gehen an erfahrene Key User, die die Lösung direkt erstellen, sodass es keinen Projektplan und keine Wartezeiten gibt. Und da Exsion die Berechtigungen aus Business Central übernimmt, sieht ein Standortadministrator, der nur ein Unternehmen sehen darf, auch in Excel nur dieses eine Unternehmen, während der Gruppen-Controller alle 45 sieht. Niemand musste mit steigender Lizenzzahl ein zweites Sicherheitsmodell pflegen.

„Wir drücken einfach auf Aktualisieren und die Daten fließen ein“, sagt Hoyle. Das ist eine bescheidene Beschreibung dessen, was sich geändert hat, denn die freigewordenen Stunden fließen nun in die Interpretation statt in die Zusammenstellung, und vom Finanzteam wird heute erwartet, dass es die Zahlen erklärt, anstatt sie nur zu sammeln.

Wo KI ins Spiel kommt und welche Frage sie offen lässt

Business Central bietet mittlerweile Copilot-Unterstützung beim Bankkontoabgleich, indem es Banktransaktionen mit Sachposten abgleicht und Vorschläge macht, wo Standardregeln an ihre Grenzen stoßen. Der Leitfaden von Microsoft erklärt diesen Abstimmungsprozess. N+P hat ein Projekt laufen, um den vollständigen Abgleich nach Business Central zu verlagern. Die Aufgabe von Exsion verlagert sich damit vom Erstellen des Abgleichs in Excel hin zu dessen Überprüfung. Ausnahmelisten, Hauptbuchprüfungen und Abstimmungsberichte ermöglichen es den Bilanzbuchhaltern, als Prüfer statt als reine Ersteller zu arbeiten.

Automatischer Abgleich ist nicht gleichbedeutend mit nachweislich korrekt, und in dieser Lücke liegt nun die interessante Arbeit. Wie viel des abgeglichenen Ergebnisses muss ein Controller sehen, bevor er es freigibt, und welche Ausnahmen erfordern überhaupt einen Menschen? Jedes Finanzteam wird diese Frage für sich selbst beantworten, wahrscheinlich indem es prüft, wie schnell es die Posten hinter einem Abgleich aufrufen kann, dem es nicht vertraut.