Maak je diezelfde Excel-export elke week opnieuw? Kopieer je gegevens uit het ene systeem naar het andere, om ze vervolgens weer in een presentabel rapport te plakken? En doe je dat alles nog eens over zodra er één cijfer verandert? Dan ben je niet de enige. Controllers besteden een groot deel van hun tijd aan handmatig knippen en plakken, terwijl je die tijd beter kunt gebruiken voor analyse en strategisch advies. In deze blog vertelt Thomas Werkhoven, directeur van Exsion365, hoe hij zelf als controller afrekende met deze tijdrovende klus en hoe ook jij dat kunt doen.

Wanneer knippen en plakken je grootste vijand wordt

In mijn jaren als controller heb ik zelf ervaren hoe tijdrovend en frustrerend handmatig rapporteren kan zijn. Zo werkte ik bij Van Wijnen bijvoorbeeld met 187 verschillende bedrijven in één ERP-systeem. Voor een eenvoudige kolombalans moest ik per bedrijf een export maken vanuit Business Central naar Excel en die vervolgens onder elkaar plakken. En dat werd nog erger wanneer ik een vergelijking wilde maken met een andere periode.

Om bijvoorbeeld de omzetgegevens van 10 bedrijven te vergelijken, moest ik 20 keer een export maken. En als ik dat een maand later opnieuw wilde zien, moest ik het hele proces herhalen. De standaardfunctionaliteit van Business Central bood geen eenvoudige oplossing, omdat je niet gemakkelijk over meerdere bedrijven heen kunt rapporteren.

Dit probleem speelt niet alleen bij Van Wijnen. Als Group Business Controller en later in mijn rol bij BAM en andere organisaties, zag ik dat elk bouwbedrijf in Nederland met dezelfde uitdaging kampt. En niet alleen in de bouwsector – financiële professionals in retail, zorg, productie en dienstverlening worstelen met dezelfde problemen.

In de bouw willen ze inzicht in werkbegroting, realisatie, contracten, bestedingen en verwachte kosten. Retailers willen inzicht in omzet per filiaal, voorraadniveaus en marges. Zorgorganisaties hebben behoefte aan inzicht in bezettingsgraden, personeelskosten en vergoedingen. Maar de kern blijft hetzelfde: je wil al deze informatie kunnen zien op verschillende niveaus in de organisatie én real-time beschikbaar hebben, niet van gisteren maar van vandaag.

Flexibiliteit brengt rust in chaotische omgeving

Iedere functionaris heeft weer net andere wensen. De CFO wil misschien kolomkoppen dik gedrukt zien, getallen in miljoenen weergegeven, of een andere naam voor een bepaalde kolom. Andere stakeholders hebben weer andere voorkeuren.

Die flexibiliteit is moeilijk te realiseren met standaardrapporten. Het betekent dat je voor iedere stakeholder een aangepast rapport moet maken en onderhouden. Door automatisering kun je als controller in Excel blijven werken – de omgeving waar je je comfortabel voelt – maar wel met één druk op de knop switchen tussen project, vestiging of concern. Je hoeft Excel niet te verlaten om de analyse te doen die je nodig hebt, en dat zonder dat je afhankelijk bent van de IT-afdeling of externe consultants.

Van reactief naar proactief financieel management

Toen ik mijn rapportages automatiseerde, kon ik eindelijk elke maandag een uur in mijn agenda reserveren om de wijzigingen van de afgelopen week te analyseren – tijd die ik voorheen niet had door al het handmatige werk.

Het mooiste was dat elke vervolgvraag die uit mijn analyse voortkwam, binnen 20 seconden kon beantwoorden. Elke controller weet dat analyse altijd leidt tot ad-hoc vragen, over specifieke periodes, projecten of afwijkende cijfers. Je wilt dan snel kunnen doorgraven naar de oorzaak van een onverwachte afwijking of een opvallend getal.

Normaal gesproken kost het veel tijd om dat te onderzoeken. Met de juiste tools beantwoord je deze vragen binnen enkele seconden. Je kunt direct doorklikken naar de onderliggende details, zonder nieuwe exports te maken of data te verzamelen.

Dit stelt je in staat proactief te sturen in plaats van achteraf te rapporteren. In plaats van slecht nieuws te brengen over wat er vorige maand misging, kun je nu helpen voorkomen dat dingen misgaan.

Eerste stappen naar een toekomst zonder knippen en plakken

Begin met het automatiseren van de meest tijdrovende handelingen. Bij Exsion365 helpen we nieuwe klanten altijd met hun eerste rapport. We laten niet alleen zien dat dit sneller is dan de oude werkwijze, maar zorgen er ook voor dat je als controller zelf met het rapport verder kunt, bijvoorbeeld met het toevoegen van een kolom, een specifiek veld of filter.

Neem de controle terug over je tijd

De meest effectieve controllers zijn niet degenen die het snelst kunnen knippen en plakken. Het zijn degenen die meer tijd besteden aan het analyseren van data en het adviseren van het management. Breng vandaag nog je meest repetitieve rapportageprocessen in kaart. Welk rapport kost je elke keer weer veel tijd? Welke data gebruik je steeds opnieuw? Automatiseer juist dít proces als eerste.

Zoals Elielma al eerder schreef in haar blog, ligt je kracht als controller niet in het verzamelen van data, maar in het interpreteren ervan. De shift van handwerk naar automatisering is meer dan een tijdsbesparing – het is een fundamentele verandering in hoe je als controller waarde toevoegt aan je organisatie.

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe je jezelf kunt bevrijden van repetitief knip- en plakwerk? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We laten je zien hoe je in jouw specifieke situatie tijd kunt besparen en meer waarde kunt toevoegen aan jouw organisatie.