​Elke maand hetzelfde ritueel. Exports draaien, gegevens kopiëren, kolommen handmatig opnieuw formatteren. En dan nog een keer, want er zat een fout in de bron. Controllers bij non-profitorganisaties hebben daar vaak nog minder tijd voor dan in het bedrijfsleven. Bij AASK, een Amerikaanse organisatie die kinderen in pleegzorg en adoptie ondersteunt, bespaart controller Mary Ellen Rosinski nu 20 uur per maand op haar rapportages. In dit artikel vertelt Thomas Werkhoven, directeur van Exsion365, hoe dat werkt en waarom het voor elke controller haalbaar is.

Wanneer rapportages je missie in de weg zitten

AASK helpt kinderen die opgroeien zonder stabiel gezin. De organisatie biedt pleegzorg, adoptiediensten, begeleiding en mentorschap. Elke euro en elk uur telt, want het gaat direct ten koste van de hulp die kinderen krijgen.

Mary Ellen Rosinski is controller bij AASK. Haar financiële team speelt een grote rol bij het maken van prognoses, het bewaken van budgetten en het nemen van beslissingen die de organisatie laten groeien. Maar voordat ze met Exsion Reporting werkten, ging een groot deel van die tijd op aan het verzamelen en ordenen van gegevens in plaats van aan analyse.

Herkenbaar? De meeste controllers besteden het grootste deel van hun tijd aan dataverzameling en maar een fractie aan daadwerkelijke analyse. Dat is niet alleen frustrerend, het kost ook geld.

Van uren formatteren naar één klik verversen

Wat bij AASK het verschil maakte, is simpel. In plaats van elke maand opnieuw exports te draaien en handmatig te formatteren, bouwden ze hun rapporten één keer op in Excel. Sindsdien verversen ze met één klik alle gegevens, rechtstreeks vanuit Business Central.

Mary Ellen noemt de formattering het meest waardevolle onderdeel. Je bouwt een financieel rapport precies zoals je het nodig hebt en gebruikt het vervolgens elke maand opnieuw. Geen opnieuw opbouwen, geen handmatige correcties. Het rapport ziet er elke keer hetzelfde uit, met actuele cijfers.

Dat klinkt misschien als een klein detail. Maar wie wel eens een maandrapportage heeft gemaakt voor een bestuur of een accountant, weet hoeveel tijd er gaat zitten in het formatteren alleen al. Bij AASK leverde die verandering 20 uur per maand op. Twintig uur die nu naar analyse en advies gaan in plaats van naar knippen en plakken.

Wat dit betekent voor jouw organisatie

De situatie bij AASK is niet uniek. Of je nu bij een bouwbedrijf werkt met tientallen projecten, een retailketen met marges per filiaal, of een zorgorganisatie met budgetverantwoording: de kern is hetzelfde. Je wilt actuele cijfers in een format dat je direct kunt gebruiken, zonder elke maand opnieuw te beginnen.

Met Exsion Reporting werk je gewoon in Excel. Je hoeft geen nieuwe tool te leren, geen IT-afdeling in te schakelen en geen weken te wachten op een implementatie. Je bouwt je eerste rapport in een paar uur en vernieuwt het daarna met één klik.

De tijdwinst die je hiermee boekt, kun je direct inzetten voor het werk dat er wél toe doet. Afwijkingen signaleren voordat ze problemen worden. Vervolgvragen van directie of accountant binnen minuten beantwoorden in plaats van dagen. Proactief sturen in plaats van achteraf rapporteren.

Zelf ervaren hoe dit werkt?

Wil je zien hoeveel tijd jij kunt besparen op je maandafsluiting? Start een gratis proefperiode van 60 dagen. Wij helpen je met je eerste rapport, zodat je meteen het verschil merkt.

Start je proefperiode >>>