Kinderhulp helpt elk jaar ruim honderdduizend keer een kind in Nederland dat opgroeit in armoede. Achter deze grote aantallen zit een organisatie die steeds slimmer en efficiënter werkt. Zo kunnen ze meer impact maken met hun werk. Hoeveel fietsen zijn er bijvoorbeeld gegeven in een bepaalde gemeente? Welke trends zien ze in de aanvragen? En hoe haal je met één druk op de knop alle gegevens op die nodig zijn voor de jaarrekening? In dit artikel vertelt Maarten Zilverberg, projectleider van interne verbeterprojecten bij Kinderhulp, hoe Kinderhulp efficiënter werkt met hulp van Exsion Reporting.

Kinderhulp: steun voor kinderen in armoede

Kinderhulp is een goed doel. Ze helpen kinderen en jongeren tot 21 jaar die in Nederland in armoede opgroeien. Die hulp kan iets kleins zijn, zoals een warme winterjas, maar ook iets groters, zoals een fiets, bril of een laptop. Kinderhulp werkt altijd samen met maatschappelijke professionals. Deze professionals dienen aanvragen in voor kinderen die hulp nodig hebben.

Van statische rapportages naar flexibele dashboards

De samenwerking tussen Kinderhulp en Exsion365 heeft een lange geschiedenis – die zelfs teruggaat tot voor Maartens komst bij de organisatie bijna vier jaar geleden. “Met Verito, onze partner voor Business Central, werken we al sinds 2011 samen,” vertelt hij. “En de samenwerking met Exsion365, destijds onderdeel van HB Software en inmiddels een zelfstandig bedrijf met focus op reporting en consolidatieoplossingen, bestaat in ieder geval sinds 2017. Exsion Reporting was dus al geïntegreerd in onze werkomgeving toen ik hier startte. Voorheen konden we alleen statische informatie uit ons ERP-systeem Navision halen. Dashboards bouwen, live bijhouden en gemakkelijk vernieuwen was toen een uitdaging. Tegenwoordig doen we dat allemaal moeiteloos.”

Zelf rapportages bouwen en gemakkelijk vernieuwen

Een van de grootste voordelen die Exsion Reporting Kinderhulp biedt, is de mogelijkheid om in eigen beheer rapportages te bouwen. “We hebben een zekere mate van kennis in huis hoe je dat kunt doen,” legt Maarten uit. “We hebben het geluk dat we een behoorlijke erfenis hebben van onze vorige financieel manager, die er een uitdaging in zag om rapportages tot in de puntjes te perfectioneren. Die rapportages doen het nog steeds, terwijl hij al drie jaar weg is en we inmiddels zijn overgestapt op Business Central.”

De overgang naar een nieuw systeem vormde geen probleem voor de bestaande rapportages. “Ze hadden alleen even wat aanpassing nodig in de dataontsluiting naar de nieuwe bron, Business Central in plaats van Navision. Maar voor de rest hoefden we er zo goed als niets aan te doen en het werkt nog steeds. Dat zegt alles over hoe robuust deze oplossing is ontworpen. Je drukt op een knop om te verversen en je hebt alles klaarstaan voor je jaarrekening.”

Diepgaand inzicht in alle bedrijfsprocessen

Momenteel gebruikt Kinderhulp Business Central voor twee belangrijke bedrijfsprocessen: de financiële administratie en het toekennen van aanvragen. “Alle informatie die daaraan gerelateerd is, kunnen we er met Exsion Reporting eenvoudig uit halen,” vertelt Maarten. “Als iemand mij vraagt hoeveel fietsen we in een bepaalde periode in een specifieke gemeente hebben gegeven, tover ik dat met de tool in een handomdraai tevoorschijn. En mijn financiële collega heeft er ook voordeel van, omdat die rapportages kan draaien.”

Flexibel en snel informatie genereren

Wat maakt Exsion Reporting zo waardevol voor Kinderhulp? “Wat veel tijd scheelt, is dat je in één keer alle data kunt vernieuwen in een dashboard, zonder dat je zelf vanuit Business Central allemaal exports moet maken en tabellen aan elkaar moet knopen,” legt Maarten uit. “Het feit dat je een beetje ‘low-code kunt SQL’en’, zoals ik het noem, en dat je dat in één keer met de meest actuele data kunt vernieuwen, is superwaardevol.”

Hoewel Kinderhulp ook met Power BI-dashboards werkt, vindt Maarten Exsion Reporting vaak praktischer: “We hebben ook de mogelijkheid om dat in een Power BI-dashboard te doen, maar dat vraagt veel meer voorbereiding en dat zijn wat meer rigide dashboards. Op het moment dat je even snel iets uit het systeem wilt halen, is een oplossing als die van Exsion365 veel praktischer en veel ‘leaner’.”

Groeiende organisatie, groeiend gebruikersbestand

Met de groei van Kinderhulp als organisatie is ook het aantal medewerkers dat toegang heeft tot Exsion Reporting recent flink uitgebreid. “Vroeger liep de ontwikkeling van nieuwe rapportages altijd via mij,” vertelt Maarten. “Daar is de tijd niet meer voor. Dus we gaan een aantal andere collega’s ook toegang geven en de mogelijkheid bieden om zelf, tot op zekere hoogte, zelfstandig met de tool te kunnen werken.”

Om deze collega’s te ondersteunen, kunnen ze workshops volgen. “Wat natuurlijk heel fijn is, is dat Exsion365 een dag consultancy heeft aangeboden aan ons, ondersteuning die we als goed doel altijd goed kunnen gebruiken.”

Tips voor andere organisaties

"Voor organisaties die overwegen met Exsion Reporting te gaan werken, heeft Maarten een duidelijk advies: "Het mooie is dat je geen IT-kennis nodig hebt om met deze tool te werken. We merkten wel dat het handig is om één persoon in je team – bijvoorbeeld een controller of financieel analist – als aanspreekpunt aan te wijzen. Dit hoeft geen techneut te zijn, maar wel iemand die snapt hoe de oplossing in elkaar steekt en collega's met datavraagstukken kan helpen. Zo kun je optimaal gebruikmaken van alle mogelijkheden die Exsion biedt."

Maarten benadrukt ook het belang van goede communicatie: "Deze kennishouder moet effectief kunnen communiceren met consultants van de leverancier. Dit bevordert wederzijds begrip en zorgt voor een efficiëntere samenwerking."

Wil je ook snel en flexibel rapporteren?

Wil je net als Kinderhulp de voordelen er varen van snel en flexibel rapporteren vanuit je Business Central-omgeving? Neem contact op met Exsion365 voor een vrijblijvende demonstratie van de mogelijkheden.

Maarten Zilverberg is projectleider voor interne verbetertrajecten bij Kinderhulp.