Chris Hoyle is Group Financial Controller bij N+P Group, een internationale groep die gespecialiseerd is in het hergebruiken van afvalstromen tot duurzame grondstoffen. Het bedrijf heeft drie kernactiviteiten: de handel in afvalstromen, het sorteren van recycleerbare materialen tot hoogwaardige grondstofstromen en het verwerken van niet-recycleerbaar afval tot alternatieve brandstoffen. Met meer dan 500 medewerkers, 45 juridische entiteiten en vestigingen in het Verenigd Koninkrijk en Nederland is de rapportagebehoefte groot en complex.

De uitdaging: rapporteren over een groeiende, internationale groep

N+P opereert in meerdere businessunits met tientallen juridische entiteiten. Elke entiteit heeft eigen bankrekeningen, eigen transacties en eigen rapportageverplichtingen. Voor een financieel team betekent dat: data uit tientallen bronnen combineren, consolideren en rapporteren. Handmatig.

Chris: "We hebben onze hele controlomgeving gebouwd op ons ERP-systeem en gebruiken Exsion om de data daaruit snel en direct beschikbaar te maken. Dat stelt ons in staat om rapportages te bouwen voor al onze processen, of het nu gaat om managementrapportages, cashflow of onze auditcyclus."

Managementrapportages en consolidatie

N+P draait maandelijks twee managementconsolidaties en een aandeelhoudersconsolidatie. De data stroomt rechtstreeks vanuit Business Central naar Excel. Op basis daarvan heeft het team standaardrapportages gebouwd, van het niveau van een enkele juridische entiteit tot een volledige groepsconsolidatie.

Chris: "Tijdens de maandafsluiting kunnen we de rapportages verversen om te monitoren hoe het ervoor staat, mogelijke problemen te signaleren en uiteindelijk te rapporteren op businessunit- en groepsniveau."

Omzet, tonnage en marge per contract

De handelstak van N+P is bijzonder. Operationele tonnagedata uit het operationele systeem stroomt via Business Central naar Exsion, waardoor het financieel team operationele én financiële data kan combineren in dezelfde rapportage.

Chris: "We hebben rapportages per klant en leverancier, waarin we omzet, kostprijs en marge per contract inzichtelijk maken. We budgetteren in dezelfde structuur, waardoor we tijdens de maandafsluiting direct kunnen vergelijken met het budget en zien waar de verschillen zitten."

Cashflow: van maandelijks naar wekelijks

Zonder directe toegang tot data zou het consolideren van de kasposities over 40 tot 50 juridische entiteiten met elk eigen bankrekeningen een enorm tijdrovend proces zijn. Met Exsion doet het team dit wekelijks.

Chris: "Zonder Exsion zouden we cashflow misschien één keer per maand bekijken. In dit soort omgevingen is dat niet snel genoeg. Exsion maakt het mogelijk om het elke week te doen."

Het team gebruikt de cashflowrapportages op meerdere niveaus: voor dagelijks kasbeheer, maar ook om de liquiditeitspositie van de hele groep te rapporteren aan het managementteam.

Chris: "De schoonheid van Exsion is dat je alle data op één plek hebt. Daardoor kunnen we rapportages bouwen op elk niveau van de organisatie: per entiteit, per businessunit of voor de hele groep."

Bankreconciliatie: AI matcht, Exsion controleert

Business Central biedt inmiddels AI-functionaliteit voor bankreconciliatie. Copilot helpt bij het automatisch matchen van banktransacties met grootboekposten en doet suggesties waar de standaardregels niet toereikend zijn. Maar automatisch matchen is niet hetzelfde als aantoonbaar kloppen. Juist daar komt Exsion in beeld: voor grootboekcontroles, uitzonderingslijsten en reconciliatieoverzichten in Excel.

Bij N+P gebruikt het team Exsion op dit moment om transactiedata te downloaden en bankreconciliaties rechtstreeks in Excel uit te voeren. Er loopt een project om het volledige reconciliatieproces naar Business Central te verplaatsen, inclusief AI-matching voor betalingsruns. Zodra dat live is, verschuift de rol van Exsion: van het opbouwen van de reconciliatie naar het verifiëren en reviewen ervan.

Chris: "De bedoeling is dat onze management accountants meer een reviewer worden dan iemand die alles handmatig doet. We gaan Exsion gebruiken om rapportages te bouwen op basis van de reconciliatie in BC."

Dat is de richting: AI doet het matchwerk in Business Central, Exsion levert de rapportagelaag waarmee controllers kunnen controleren, filteren en aantonen dat alles klopt.

Iedereen in finance gebruikt het

Bij N+P werkt het volledige financiële team met Exsion Reporting, van het managementteam tot de administratiemedewerkers op de individuele vestigingen. Dat is geen toeval.

Chris: "We hoeven geen tijd te besteden aan het downloaden van rapporten uit onze 45 tot 50 juridische entiteiten. We drukken op vernieuwen en de data stroomt door. Dat bespaart ons enorm veel tijd. En dat is voor mij het grootste voordeel."

Van dag één productief

Nieuwe medewerkers krijgen Exsion vanaf hun eerste werkdag. Het team werkt met een buddy-systeem: een ervaren gebruiker begeleidt de nieuwe collega. Binnen een paar dagen is iemand zelfstandig aan het werk.

Chris: "Het is supergemakkelijk. Je werkt in een omgeving die iedereen al kent, want je zit gewoon in Excel. Binnen een paar sessies, verspreid over een paar dagen, zijn nieuwe mensen op snelheid."

Geen projecten meer voor nieuwe rapportages

Wanneer een nieuwe rapportage nodig is, schakelt het team een van de ervaren keyusers in. Er is geen projectplan nodig, geen IT-traject en geen weken wachten.

Chris: "We krijgen maandelijks 10 tot 20 ad-hocvragen vanuit alle hoeken van de organisatie. Als de data in het ERP-systeem zit, kunnen we erbij. We doen geen grote projecten meer om rapporten te bouwen."

Daarnaast rolt N+P binnenkort teambreed training uit samen met Exsion365, om ook de bredere groep in staat te stellen zelfstandig rapportages te maken.

Waarom Exsion?

Chris werkte eerder bij organisaties waar Exsion niet beschikbaar was. Hij heeft zelf Business Central geïmplementeerd zonder Exsion erbij te nemen, en noemt dat achteraf een grote fout.

Chris: "We besteedden de eerste zes maanden na de implementatie aan het downloaden en samenvoegen van rapporten. Ik zou Exsion 100% aanbevelen. Als je worstelt met het werken in silo's, of je besteedt veel tijd aan het downloaden, combineren en herformatteren van rapporten, dan bespaart dit je team uren per week."

 

---

 

N+P Group gebruikt Exsion Reporting in combinatie met Microsoft Dynamics 365 Business Central. Wil je weten wat Exsion voor jouw klanten kan betekenen? Neem contact op voor een gesprek of start direct een proefperiode van 60 dagen.