De maandafsluiting kan aanvoelen als een race tegen de klok. Controllers en financieel teams die in Microsoft Dynamics 365 Business Central werken, zijn vaak bezig met het exporteren van gegevens, het kopiëren van cijfers en het vanaf nul opnieuw opbouwen van rapportages. In deze handleiding leest u hoe u live managementinformatie rechtstreeks in Excel laadt, zodat uw rapporten direct worden bijgewerkt met actuele cijfers.

Exsion365 zorgt voor een directe verbinding tussen Business Central en Excel. In plaats van statische exports die binnen een paar uur verouderd zijn, krijgt u rapporten die met één klik worden bijgewerkt. De volgende stappen leiden u door het opzetten van deze verbinding en het bouwen van rapportages die een nauwkeurige en tijdige besluitvorming ondersteunen.

Snelgids: In 6 eenvoudige stappen live BC-gegevens in Excel laden

1. Installeer de Exsion Excel Add-in – Voeg de rapportage-extensie in minder dan vijf minuten toe aan uw Excel-omgeving.

2. Maak verbinding met uw Business Central-omgeving – Verifieer uw account met uw bestaande BC-inloggegevens.

3. Selecteer de tabellen en velden die u nodig hebt – Kies de specifieke gegevenspunten voor uw managementrapportage.

4. Bouw uw rapportagelay-out in Excel – Ontwerp de structuur van uw rapport met de vertrouwde Excel-opmaak.

5. Vernieuw uw gegevens met één klik – Haal direct de nieuwste cijfers op uit Business Central.

6. Deel en hergbuik uw sjablonen – Sla uw rapportage op voor terugkerend gebruik bij de maandafsluiting.

Hoe u live managementinformatie uit Business Central in Excel laadt

1. Installeer de Exsion Excel Add-in

Begin met het installeren van de Exsion Reporting add-in vanuit Microsoft AppSource. U hebt administratorrechten in Business Central nodig om deze stap te voltooien. De installatie duurt slechts enkele minuten en vereist voor de meeste organisaties geen IT-ondersteuning.

Zodra de add-in is geïnstalleerd, verschijnt deze in uw Excel-lint. Van daaruit heeft u toegang tot alle beschikbare Business Central-tabellen en -velden zonder uw spreadsheet te verlaten.

2. Maak verbinding met uw Business Central-omgeving

Open Excel en ga naar het tabblad Exsion. Klik op "Verbinden" en meld u aan met uw standaard Business Central-inloggegevens. Het systeem respecteert uw bestaande gebruikersmachtigingen, dus u ziet alleen de gegevens waartoe u geautoriseerd bent.

Deze verbinding blijft actief tussen verschillende sessies door. U hoeft zich niet elke keer opnieuw te verifiëren wanneer u uw rapportagebestand opent.

3. Selecteer de tabellen en velden die u nodig hebt

Managementrapportages putten doorgaans uit meerdere tabellen: grootboekposten, klantposten, artikelposten en budgetposten. Met Exsion365 kunt u gegevens uit al deze bronnen combineren in één enkel Excel-rapport.

Selecteer de specifieke velden die relevant zijn voor uw rapportagebehoeften. Voor een winst-en-verliesrekening kunt u bijvoorbeeld boekingsdata, rekeningnummers, bedragen en dimensiewaarden ophalen. De interface stelt u in staat om gegevens direct bij de bron te filteren, waardoor de hoeveelheid informatie die naar uw spreadsheet wordt overgedragen, wordt beperkt.

4. Bouw uw rapportagelay-out in Excel

Ontwerp uw managementrapportage met behulp van standaard Excel-functies. Maak draaitabellen, voeg voorwaardelijke opmaak toe en bouw grafieken. Omdat uw gegevensverbinding live is, worden deze visualisaties automatisch bijgewerkt wanneer u vernieuwt.

Financiële teams bouwen vaak herbruikbare sjablonen voor hun meest voorkomende rapportages. Een goed gestructureerd sjabloon zorgt ervoor dat de afsluiting van de volgende maand direct begint met de juiste opmaak.

5. Vernieuw uw gegevens met één klik

Wanneer u actuele cijfers nodig hebt, klikt u op de vernieuwingsknop in het Exsion-lint. De add-in vraagt de gegevens rechtstreeks op in Business Central en werkt uw rapport bij met real-time gegevens. Het handmatig exporteren, downloaden of kopiëren van cijfers is niet meer nodig.

Dit vernieuwen gebeurt in seconden, niet in minuten. Voor organisaties die met meerdere bedrijven in Business Central werken, kan Exsion365 geconsolideerde gegevens van alle entiteiten in één enkele bewerking ophalen.

6. Deel en hergebruik uw sjablonen

Sla uw voltooide rapport op als een sjabloon. Open de volgende maand simpelweg het bestand en vernieuw de gegevens. De lay-out, formules en opmaak blijven intact, terwijl de onderliggende cijfers worden bijgewerkt naar de huidige periode.

U kunt deze sjablonen delen met collega's die een Exsion365-licentie hebben. Elke gebruiker ziet de gegevens gefilterd op basis van zijn of haar Business Central-machtigingen, wat zorgt voor een passend toegangsbeheer binnen uw financiële team.

Waarom duurt de maandrapportage in Business Central zo lang?

Traditionele methoden voor rapportage in Business Central omvatten het exporteren van gegevens naar CSV- of Excel-bestanden en het vervolgens kopiëren van die cijfers naar opgemaakte rapporten. Elke export is een momentopname. Tegen de tijd dat u klaar bent met het bouwen van uw rapport, kunnen de brongegevens alweer gewijzigd zijn.

Deze kloof tussen data-extractie en rapportage zorgt voor twee problemen. Ten eerste weerspiegelen uw rapporten niet de meest actuele transacties. Ten tweede zorgen correcties die na uw export worden geboekt ervoor dat u weer helemaal opnieuw moet beginnen.

Een directe verbinding neemt deze vertraging weg. Uw Excel-rapport haalt gegevens op het moment dat u ze nodig hebt, en vernieuwen is een kwestie van één klik in plaats van een exportworkflow met meerdere stappen.

Welke informatie kunt u uit Business Central in Excel laden?

Business Central slaat uitgebreide financiële en operationele gegevens op in honderden tabellen. Voor financiële rapportage zijn de meest gebruikte tabellen:

• Grootboekposten: Alle geboekte grootboektransacties met datums, bedragen en dimensies

• Klantposten: Facturen, betalingen en openstaande saldi per klant

• Leveranciersposten: Inkoopfacturen, betalingen en openstaande bedragen

• Budgetposten: Geplande cijfers voor afwijkingsanalyses

• Artikelposten: Voorraadmutaties en -waarderingen

Met de juiste tool kunt u deze tabellen in Excel samenvoegen zonder SQL-query's te hoeven schrijven. Exsion365 verwerkt de gegevensrelaties automatisch, zodat u zich kunt concentreren op de analyse in plaats van op de data-extractie.

Hoe Exsion365 u helpt real-time managementrapportages te bouwen

Exsion365 verbindt Excel rechtstreeks met uw Business Central-omgeving. De Exsion Reporting add-in draait volledig binnen Excel, dus er is geen nieuwe interface om te leren. Controllers die bekend zijn met draaitabellen en formules kunnen na een korte trainingssessie direct aan de slag met het bouwen van rapporten.

Het platform ondersteunt drill-down mogelijkheden, waardoor u kunt doorklikken van samengevatte cijfers naar de onderliggende transacties. Als een getal onverwacht is, kunt u dit direct onderzoeken zonder naar Business Central te hoeven overschakelen.

Voor organisaties die meerdere juridische entiteiten beheren, consolideert het Multi-Entity pakket gegevens over verschillende bedrijven heen. Financiële leiders krijgen zo één overzicht van de groepsprestaties, terwijl ze de mogelijkheid behouden om individuele dochterondernemingen te analyseren.

Klaar om te stoppen met het elke maand vanaf nul opbouwen van rapportages? Plan een demonstratie om te zien hoe Exsion365 in uw rapportageworkflow past.

Veelgestelde vragen over het laden van live Business Central-gegevens in Excel

Hoe lang duurt het om een live verbinding tussen Business Central and Excel op te zetten?

De initiële installatie duurt ongeveer 15 minuten. Dit omvat de installatie van de Exsion365-extensie, de authenticatie van uw account en het uitvoeren van uw eerste gegevensverversing. De meeste financiële teams bouwen hun eerste managementrapportage al binnen een paar uur na de start.

Werkt Exsion365 met Business Central Online en On-Premises?

Exsion365 ondersteunt beide implementatiemodellen. Voor cloudomgevingen maakt de verbinding gebruik van standaard OAuth-authenticatie via het identiteitsplatform van Microsoft. On-premises installaties maken verbinding via beveiligde webservices.

Kan ik gegevens van meerdere bedrijven tegelijk vernieuwen?

Ja. Met de multi-entity functies van Exsion365 kunt u geconsolideerde gegevens ophalen van alle bedrijven in uw Business Central-omgeving. Dit is met name handig voor financiële rapportages op groepsniveau, waarbij u cijfers van verschillende dochterondernemingen in één overzicht nodig hebt.

Wat gebeurt er met mijn bestaande Excel-rapportages als ik Exsion365 ga gebruiken?

Uw huidige rapportages blijven gewoon werken zoals voorheen. Exsion365 voegt nieuwe functionaliteiten toe zonder bestaande workflows te verstoren. Veel gebruikers zetten hun statische rapportages geleidelijk om naar live-verbonden sjablonen, te beginnen met de meest tijdrovende rapportages.

Hoe gaat het systeem om met gebruikersmachtigingen?

Exsion365 neemt de machtigingenstructuur van uw Business Central over. Als een gebruiker bepaalde records niet kan inzien in BC, zal hij of deze ook niet in Excel kunnen zien. Dit betekent dat u rapportagesjablonen veilig binnen uw team kunt delen zonder u zorgen te hoeven maken over ongeoorloofde toegang tot gegevens.

Welke training heb ik nodig om Exsion365 te gaan gebruiken voor managementrapportages?

De meeste controllers voltooien hun training in één dag. Het Exsion365-team biedt introductiesessies aan over dataselectie, het bouwen van rapporten en vernieuwingsworkflows. Omdat de tool binnen Excel draait, passen gebruikers vaardigheden toe die ze al in huis hebben.